Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng đều gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
- Số kế toán chi tiết, gồm:Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nhà nƣớc quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phƣơng pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hƣớng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp TSCĐ:
Sổ Nhật ký dùng để ghi chép tất các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong
từng kỳ kế toán (bao gồm cả các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ nhƣ: mua, thanh lí, trích khấu hao…) và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.
Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Sổ Cáidùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán đƣợc quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Sổ cái liên quan đến TSCĐ gồm có: các TK tài sản (TK 211, 213,…) và TK ghi khấu hao (TK 214).
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết:
Để phục vụ yêu cầu quản trị TSCĐ trong DN, TSCĐ cần đƣợc ghi chi tiết theo từng đối tƣợng TSCĐ. Đối tƣợng ghi TSCĐ hữu hình là từng kết cấu hoàn chỉnh với tất cả các vật giá và phụ tùng kèm theo hoặc là những vật thể riêng biệt về mặt kết cấu
22
dùng để thực hiện các chức năng độc lập nhất định hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận TS liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì trong đó cả hệ thống không hoạt động đƣợc. Đối tƣợng ghi TSCĐ vô hình gắn với một nội dung chi và một mục đích riêng nhƣ khoản chi về bằng phát minh sáng chế.
Để tiện cho việc theo dõi, quản lý, TSCĐ cần đƣợc đánh số. Đánh số là việc quy định cho mọi đối tƣợng ghi TSCĐ một số hiệu riêng theo nguyên tắc nhất định, đảm bảo sử dụng thống nhất trong phạm vi DN.
Tuỳ từng đối tƣợng ghi TSCĐ, kể cả đang sử dụng và đang lƣu trữ đều phải có số hiệu riêng. Số hiệu của từng đối tƣợng ghi TSCĐ không thay đổi trong suốt thời gian bảo quản, sử dụng TSCĐ tại DN. Kế toán không đƣợc sử dụng những số hiệu của những TSCĐ đã thanh lý, nhƣợng bán, biếu tặng, đƣa đi liên doanh, mất ( đã giảm) cho những TSCĐ mới tăng thêm.
Mỗi DN có cách đánh số riêng phù hợp với điều kiện của DN song cần đảm bảo yêu cầu: số hiệu TSCĐ phải thể hiện đƣợc nhóm và đối tƣợng ghi TSCĐ riêng biệt.
Kế toán chi tiết cần có:
- Thẻ TSCĐ: Do kế toán lập cho từng đối tƣợng ghi TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ đƣợc thiết kế thành các phần để phản ánh các chỉ tiêu chung về TSCĐ, các chỉ tiêu về giá trị: Nguyên giá, giá đánh giá lại, giá trị hao mòn.
- Sổ đăng ký thẻ TSCĐ: Đƣợc mở để theo dõi tình hình tăng giảm, tình hình hao mòn TSCĐ của toàn doanh nghiệp. Mỗi loại TSCĐ hữu hình có thể dùng riêng một sổ hoặc một số trang sổ. Căn cứ ghi sổ TSCĐ là các chứng từ tăng giảm TSCĐ và các chứng từ gốc liên quan.
- Sổ TSCĐ nơi sử dụng: Đƣợc mở để theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ do từng đơn vị quản lý, sử dụng. Mỗi đơn vị sử dụng phải mở một sổ riêng, trong đó ghi TSCĐ tăng, giảm của đơn vị mình theo từng chứng từ tăng giảm TSCĐ theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ. Việc theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng, nhằm gắn trách nhiệm bảo quản,sử dụng TSCĐ với từng bộ phận,từ đó nâng cao trách nhiệm và hiệu quả trong bảo quản, sử dụng TSCĐ của DN.
- Sổ TSCĐ toàn DN: theo dõi tổng hợp toàn bộ TSCĐ toàn DN.
- Sổ chi tiết TSCĐ (tăng, giảm riêng): Sổ này để quản lí theo loại TSCĐ.
Chú thích :
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 1.14 Kế toán TSCĐ trên hộ thông sổ Nhật kí chung
Chứng từ kế toán NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ SỔ CÁI TK 211, 213, 212, 217, 214 Bảng cân đối Số phát sinh
24
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI TỔNG
CÔNG TY KHOÁNG SẢN VINACOMIN