2.2.2.1 Chứng từ kế toán tăng, giảm TSCĐ
Theo chế độ hiện hành các chứng từ gốc ban đầu và kế toán tài sản cố định gồm: - Biên bản giao nhận tài sản cố định (Mẫu 01 - TSCĐ/BB) Dùng để xác nhận việc
giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, đƣợc cấp trên cấp phát… đồng thời là căn cứ để kế toán ghi sổ, thẻ kế toán có liên quan.
- Thẻ Tài sản cố định (Mẫu 02- TSCĐ/BB) Dùng để theo dõi chi tiết tài sản cố định về thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của TSCĐ. Thẻ TSCĐ đƣợc lập tại các Phòng (ban) kế toán theo dõi chi tiết tài sản cố định và đƣợc lƣu ở đó trong suốt quá trình sử dụng tài sản cố định.
- Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 03- TSCĐ/BB) Dùng để xác định việc thanh lý, nhƣợng bán TSCĐ và làm căn cứ ghi giảm TSCĐ ở sổ kế toán.
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu 04- TSCĐ/HD) là xác nhận TSCĐ sau khi hoàn thành sửa chữa lớn đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán, thanh toán sửa chữa TSCĐ.
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu 05- TSCĐ/HD) xác định việc đánh giá lại tài sản cố định và làm căn cứ ghi sổ kế toán và các tài liệu liên quan đánh giá lại TSCĐ.
Ngoài các chứng từ liên quan đến TSCĐ trong quản lý dựa vào các hồ sơ sau: - Hồ sơ kĩ thuật, hồ sơ kế toán…
- Bảng tính và phân bổ khấu hao…
- Sổ TSCĐ, Sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng…
2.2.2.2 Quy trình ghi sổ kế toán TSCĐ
2.2.2.2.1 Quy trình ghi sổ kế toán tăng TSCĐ
Tăng TSCĐ do mua săm
Khi mua sắm TSCĐ, đơn vị cần tiến hành lập các hồ sơ: - Quyết định sử dụng nguồn vốn để mua sắm TSCĐ (Mẫu 2.1); - Hợp đồng kinh tế với bên bán (Mẫu 2.2);
- Hóa đơn mua sắm TSCĐ (Mẫu 2.3);
42
Trong tổng giá trị TSCĐ tăng năm 2014 thì TSCĐ tăng do mua sắm chiếm tỷ trọng đáng kể. Điều đó cho thấy, công ty luôn trang bị máy móc, thiết bị quản lí kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu của Tổng công ty nói riêng và nhu câu của thị trƣờng nói chung.
Ví dụ: Trích số liệu ngày 9/3/2014 về việc mua trang thiết bị Cisco Swich Layer 3 WS-CS3560-24T-S phục vụ quản lí với giá chƣa thuế 94.136.364 đ (bao gồm cả tiền vận chuyển). Đây là một trong nhiều trang thiết bị Tổng công ty sẽ mua trong dự án “Đầu tƣ bổ sung duy trì hoạt động văn phòng Tổng công ty”. Trang thiết bị có thuế GTGT 10%, đƣợc công ty thanh toán bằng chuyển khoản, tài sản này đƣợc đầu tƣ bằng quỹ đầu tƣ phát triển.
Bƣớc đầu, để thực hiện dự án cần có sự phê duyệt Tổng giám đốc của Tổng công ty. Tổng giám đốc sẽ là ngƣời ra quyết định về về việc sử dụng nguồn vốn nào để thực hiện dự án.
Mẫu 2.1
Quyết định
V/v Phê duyệt báo cáo kinh tế kĩ thuật
“Đầu tƣ bổ sung duy trì hoạt động văn phòng Tổng công ty”
Căn cứ nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/2/2009 của Chính phủ về quản lí dự án đầu tƣ xây dựng công trình, nghị định số 83/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị Định 12/2009/NĐ-CP ngày 10/2/2009;
Căn cứ nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lí chất lƣợng công trình xây dựng, Nghị định số 49/2008/NĐ-CP ngày 18/4/2008 của chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 209/2004/NĐ-CP;
Căn cứ Nghị định số 112/2010/NĐ-CP ngày 14/12/2040 của Chính phủ về quản lí chi phí đầu tƣ xây dựng công trình;
Căn cứ Thông tƣ số 03/2009/TT- BXD ngày 26/3/2009 của Bộ trƣởng Bộ xây dựng hƣớng dẫn một số nội dung về lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tƣ xây dựng công trình; giấy phép xây dựng và tổ chức quản lí đầu tƣ xây dựng công trình quy định tại Nghị định số 12/2009/NĐ-CP;
Căn cứ thông tƣ số 05/2009/TT-BXD ngày 15/4/2009 của Bộ xây dựng hƣớng dẫn điều chỉnh dự toán xây dựng công trình;
Căn cứ Quyết định số 1437/QĐ- HĐQT ngày 23/6/2010 của Hội đồng thành viên Tổng công ty khoáng sản Vinacomin về việc ban hành quy chế quản lí và đầu tƣ Tổng công ty khoáng sản - Vinacomim
Căn cứ nghị quyết của Hội đồng thành viên Tổng công ty khoáng sản - Vinacomin về việc thông qua kế hoạch đầu tƣ- xây dựng năm 2014.
Theo đề nghị của Trƣởng phòng đầu tƣ xây dựng Tổng công ty
Quyết định
Điều 1. Phê duyệt báo cáo kinh tế kĩ thuật Đầu tƣ bổ sung duy trì hoạt động Văn phòng Tổng công ty với những nội dung chủ yếu sau:
1. Tên dự án: Đầu tƣ sổ sung duy trì hoạt động Văn phòng Tổng công ty 2. Chủ đầu tƣ: Tổng công ty khoáng sản -Vinacomin.
3. Tên tổ chức lập báo cáo kinh tế kĩ thuật: Văn phòng Tổng công ty 4. Mục tiêu đầu tƣ
- Trang bị bổ sung thiết bị cho Văn phòng cơ quan Tổng công ty TẬP ĐOÀN THAN KHOÁNG SẢN VIÊT NAM
Tổng công ty khoáng sản - vinacomin
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - tự do - hạnh phúc
44
- Xây dựng một hệ thống mạng máy tính bảo mật thông tin và an toàn trƣớc những nguy cơ tấn công.
- Tạo điêu kiện tốt nhất cho cán bộ công nhân viên cơ quan Tổng công ty
- Đáp ứng đƣợc yêu cầu về âm thanh và hình ảnh cho cuộc họp trực tuyến tại địa điểm cầu khi có số lƣợng ngƣời tham gia họp nhiều
5. Nội dung và quy mô đầu tƣ: Nâng cấp hệ thống mạng nội bộ, đầu tƣ bổ sung trang thiết bị cho các phòng ban cơ quan Tổng công ty. Bổ sung thiết bị hệ thống hội nghị truyền hình tại 2 điểm cầu.
6. Địa điểm thực hiện
- Tổng công ty khoáng sản - Vinacomin, 193 Nguyễn Huy Tƣởng, Thanh Xuân, Hà Nội
7. Thiết bị công nghệ: Sử dụng các thiết bị mới 100% và đồng bộ 8. Tổng mức đầu tƣ dự án: 1.743.855.834 đồng
Làm tròn: 1.743.856.000 đồng
(Một tỉ bảy trăm ba tƣ triệu, tám trăm năm sáu nghìn đồng chẵn)
- Chi phí thiết bị: 1.531.210 đồng
- Chi phí QLDA: 38.647.740 đồng
- Chi phí tƣ vấn đầu tƣ: 69.853.800 đồng
- Chi phí khác: 13.232.378 đồng
- Dự phòng: 90.911.916 đồng
9. Nguồn vốn đầu tƣ: Vốn đầu tƣ phát triển Tổng công ty 10.Hình thức quản lí dự án: Chủ đầu tƣ trực tiếp quản lí 11.Thời gian thực hiện dự án: 06 tháng đầu năm 2014
Điều 2: Tổ chức thực hiện: Giao cho phòng Đầu tƣ xây dựng chủ trì phối hợp với Văn phòng, các phòng, ban quản lí Tổng công ty tổ chức thực hiện Dự án theo quy định hiện hành quản lí đầu tƣ xây dựng.
Điều 3: Các ông Trƣởng phòng ĐTXD, Chánh văn phòng, Trƣởng các phòng, ban quản lí Tổng công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định có hiệu lực từ ngày kí./.
Nơi nhận: Tổng giám đốc
- Nhƣ điều 3
- HĐTV
- Cơ quan TGĐ
Mẫu 2.2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o--- HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số 200/2014/HĐKT
- Căn cứ Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 đƣợc Quốc hội nƣớc Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005; Luật số 38/2009/QH12 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật liên quan đến đầu tƣ xây dựng cơ bản;
- Căn cứ Quyết định số 362/QĐ - VIMICO của Tổng cụng ty Khoỏng sản - Vinacomin về việc phờ duyệt kết quả chỉ định thầu gúi thầu số 1 “Hệ thống mạng nội bộ” thuộc Dự án: Đầu tƣ bổ sung duy trỡ hoạt động Văn phòng Tổng công ty;
Hôm nay, ngày 8 tháng 3 năm 2014, tại Tổng công ty Khoáng sản - Vinacomin, chúng tôi đại diện cho các bên ký hợp đồng, gồm:
I. TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN - VINACOMIN (gọi tắt là Bên A):
Đại diện: Ông Nguyễn Tiến Mạnh Chức vụ: Tổng giám đốc
Địa chỉ: Số 193 Nguyễn Huy Tƣởng, Phƣờng Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Điện thoại: 04. 6287 6666 Fax: 04. 6288 3333
II. CÔNG TY TNHH TÍCH HỢP HỆ THỐNG CMC (gọi tắt là bên B):
Đại diện: Ông Tạ Hoàng Linh Chức vụ: Tổng giám đốc
Địa chỉ: Tầng 16, CMC Tower, phố Duy Tân, phƣờng Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 04. 3795 8686 Fax: 04 3795 8383 Hai bên nhận kí kết hợp đồng với điều khoản sau:
Điều 1: Phạm vi hàng hóa (Tại phụ lục kèm theo hợp đồng)
Điều 2: Trách nhiệm của Bên A
Thanh toán giá trị theo tiến độ của Hợp đồng và thực hiện các điều khoản của hợp đồng.
Điều 3: Trách nhiệm của Bên B
3.1. Bên B chịu trỏch nhiệm cung cấp hàng hóa và các dịch vụ kỹ thuật nhƣ quy định.
46
3.2. Hỗ trợ bên A các vấn đề kỹ thuật trong quá trình hoạt động và thực hiện các điều khoản của Hợp đồng.
Điều 4: Số lƣợng, chất lƣợng và quy cách hàng hóa
4.1. Số lƣợng, chất lƣợng hàng hóa Bên B giao cho Bên A phải đảm bảo mới 100%, sản xuất năm 2012 đến nay, chƣa qua sử dụng, đảm bảo đúng chủng loại, đúng quy cách, xuất xứ, hàng sản xuất đƣợc quy định tại Phụ lục 1 và Phụ lục 2 kèm theo Hợp đồng này.
4.2. Bên B cung cấp các tài liệu kỹ thuật kèm theo thiết bị với số lƣợng tƣơng ứng (nếu có).
Điều 5: Giá trị, hình thức hợp đồng.
5.1. Tổng giá trị của Hợp đồng: 103.550.000 VNĐ (Bằng chữ: Một trăm linh ba triệu đồng năm trăm năm mƣơi nghìn đồng chẵn./.) (Đó bao gồm các loại thuế, phí, chi phí vận chuyển, lắp đặt, hiệu chỉnh và hƣớng dẫn vận hành)
5.2. Hình thức hợp đồng: Hợp đồng trọn gói.
Điều 6: Thanh toán
Hình thức thanh toán: bằng đồng Việt Nam
Một trăm phần trăm giá trị hợp đồng sẽ thanh toán cho Bên B khi Bên A nhận đƣợc đủ hàng và nhận đƣợc đủ các giấy tờ sau của Bên B.
ĐẠI DIỆN BÊN A Tổng Giám đốc
Nguyễn Tiến Mạnh
ĐẠI DIỆN BÊN B Tổng Giám đốc
Mẫu 2.3
Hoá đơn giá trị gia tăng
(Liên 2: Giao ngƣời mua) Ngày 9 tháng 3 năm 2014
Mẫu số: 01GTK3/001 Ký niệm:AX/11p Số: 0001862 Họ tên ngƣời mua hàng:
Tên đơn vị: Tổng công ty khoáng sản - Vinacomin Địa chỉ: 193 Nguyễn Huy Tƣởng- Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 0100103087
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số
lƣợng Đơn giá
Thành tiền(đồng)
1 Cisco swich layer 3 WS- CS 560X-24T-S
Bộ 1 94.136.364 94.136.364
Cộng tiền hàng 94.136.364
Thuế GTGT 10% 9.413.636
Tổng cộng tiền thanh toán 103.550.000 Số tiền viết bằng chữ: một trăm tám mƣơi triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn.
Căn cứ quyết định đầu tƣ của Ban Giám đốc và các hồ sơ nói trên, kế toán Tài sản cố định sẽ lập chứng từ hạch toán tăng TSCĐ theo định khoản:
Nợ TK 211: 94.136.364 Nợ TK 133: 9.413.636,4
Có TK 112: 103.550.000,4
Đồng thời ghi tăng nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 414: 94.136.364
48
Khi TSCĐ đƣợc đƣa về đến công ty, kế toán thực hiện lập Biên bản bàn giao cho đơn vị sử dụng. Với TSCĐ mua mới, Biên bản bàn giao chỉ có giá mua, không có khấu hao và giá trị còn lại.
Mẫu 2.4
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ DỤNG CỤ
Đơn vị: Tổng Công ty Khoáng sản Vinacomin Ngày 9 tháng 3 năm 2014 Số: 0158 Địa chỉ:193 Nguyễn Huy Tƣởng
Nợ...
Bàn giao tài sản cố định gồm: Cisco swich layer 3 WS- CS 560X-24T-S
Ông(bà):Trƣơng Thành Nam Chức vụ: -Ông(bà):………. Chức vụ: Đại diện bên giao
Ông(bà): Phạm Trung Hải Chức vụ: -Ông(bà):Trƣởng phòng kĩ thuật Chức vụ: Đại diện bên nhận
Địa điểm giao nhận tài sản cố định và dụng cụ: ………
Xác nhận việc giao nhận tài sản cố định và dụng cụ nhƣ sau:
T T
00Tên, ký hiệu, quy cách000
(cấp hạng TSCĐ) ĐVT Số lƣợng 0Nƣớc sản xuất 0Năm sản xuất Năm đƣa vào SD Đơn giá (VNĐ) Giá mua (VNĐ) Chi phí (VNĐ) Nguyên giá
(VNĐ) Tài liệu KT kèm theo
A B C 1 2 3 4 5 6=1*5 7 8=6+7 9
1
Cisco swich layer 3 WS- CS
560X-24T-S 1 Mỹ 2012 2014 94.136.364 94.136.364
Tổng cộng
Việc mở thẻ TSCĐ đƣợc tiến hành khi mua. Kế toán căn cứ vào biên bản giao nhận để phản ánh vào cột nguyên giá. Hàng năm căn cứ vào mức trích khấu hao phản ánh trên bảng phân bổ để ghi vào cột “ giá trị hao mòn TSCĐ”. Sau đó đƣa vào số hao mòn luỹ kế ở cột cộng dồn. Thẻ TSCĐ của các TSCĐ trong cùng một nhóm đƣợc tập hợp vào một số trang riêng trong sổ TSCĐ.tất cả các biến động của tài sản đều đƣợc theo dõi và lƣu tại phòng kế toán tài chính, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng. Tại các đơn vị sử dụng chỉ cho biết sự biến động và mặt số lƣợng tài sản.
Mẫu 2.5
Tổng công ty khoáng sản - Vinacomin
193 Nguyễn Huy Tƣởng-Thanh xuân- Hà Nội
Mẫu số :02-TSCĐ
Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính
Thẻ tài sản cố định Số : 1235
Ngày 09 tháng 03 năm 2014
Kế toán trƣởng (ký, họ tên): Ngô Quốc Trung Căn cứ vào biên bản giao thiết bị
Tên, mã hiệu, quy cách (cấp hàng) TSCĐ:Cisco Switch Layer 3 WS - CS 3560 - 24T-S
Nƣớc sản xuất: USA
Bộ phận quản lý, sử dụng: văn phòng Tổng công ty Số hiệu
chứng từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày,
tháng, năm Diễn giải
Nguyên
giá Năm Giá trị
hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 BBGN 0158 09/03/2014 Cisco Switch Layer 3 WS - CS 3560 - 24T-S 94.136.364 Dụng cụ phụ tùng kèm theo. STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lƣợng Giá trị A B C 1 2
50
Để việc theo dõi đƣợc chặt chẽ, kế toán TSCĐ sẽ vào sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng và theo loại tài sản.
Mẫu 2.6
Đơn vị: Tổng công ty Khoáng sản Vinacomin Địa chỉ: 193 Nguyễn Huy Tƣởng
Mẫu số S22-DN
an hành theo Đ số 15 2006 Đ-BTC ngày 20 3 2006 của ộ trư ng TC
SỔ THEO D I TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ C NG CỤ DỤNG CỤ TẠI NƠI SỬ DỤNG
Tên đơn vị (phòng ban hoặc ngƣời sử dụng): Phòng kĩ thuật
Ghi tăng tài sản cố định và công cụ dụng cụ Ghi giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Ghi chú Chứng từ Tên, nhãn hiệu, quy cách
tài sản cố định và công cụ, dụng cụ Đơn vị tính Số lƣợ ng
Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do Số lƣợng Số tiền
Số hiệu Ngày,tháng hiệu Số Ngày,tháng
A B C D 1 2 3 = 1x2 E G H 4 5 I
BBGN 0158
9/3 Cisco Switch Layer 3 WS -CS 3560 -24T-S
Bộ 1 94.136.364 94.136.364
- Sổ này có ...trang, đánh số từ trang 01 đến trang... - Ngày mở sổ:...
Ngày tháng năm
Ngƣời ghi sổ
Mẫu 2.7
Đơn vị: Tổng công ty Khoáng sản Vinacomin Địa chỉ: 193 Nguyễn Huy Tƣởng
Mẫu số S21-DN
an hành theo Đ số 15 2006 Đ-BTC ngày 20 3 2006 của ộ trư ng TC
SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Loại TS: Thiết bị quản lí
Ghi tăng tài sản cố định và công cụ dụng cụ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm tài sản cố định Chứng từ
Tên, nhãn hiệu, quy cách tài sản cố định và công cụ, dụng cụ Nƣớc sản xuất Tháng năm đƣa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá Khấu hao Khấu hao tính đến khi giảm Chứng từ Lý do giảm Số