Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

6. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp

2.1.4.Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

2.1.4.1. Chế độ kế toán công ty đang áp dụng

 Chính sách kế toán

- Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

- Chế độ kế toán áp dụng: đơn vị áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính.

- Phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ đƣợc hạch toán theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Khi kết thúc năm tài chính thì tiền mặt và các khoản công nợ là ngoại tệ đƣợc đánh giá chênh lệch

lãi lỗ theo tỷ giá ngoại tệ ngân hàng nơi mở tài khoản công bố vào thời điểm kết thúc năm tài chính.

- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (VNĐ).  Phƣơng pháp kế toán

- Tài sản cố định đƣợc thể hiện theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên giá tài sản là giá trị hóa đơn và chi phí vận chuyển, lắp đặt.

- Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài Chính.

- Phƣơng pháp tính thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ:

+ Thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ là thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua ngoài có chịu thuế GTGT.

+ Thuế GTGT đầu vào bằng tổng số thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ có chịu thuế.

- Thuế xuất cho doanh thu bán hàng: 5%

- Hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ

- Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền. - Hóa đơn sử dụng: hóa đơn GTGT do Công ty đặt in tại chi nhánh Công ty In Tài Chính.

 Hệ thống tài khoản sử dụng

Hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Công ty đã cụ thể hóa và xây dựng hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 và hệ thống tài khoản chi tiết để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ kế toán tại công ty.

2.1.4.2. Hình thức sổ kế toán

Sổ kế toán áp dụng: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng, sổ quỹ, sổ cái... đƣợc ghi theo hình thức nhật ký chung thể hiện qua sơ đồ

Sơ đồ 2.3: Hình thức sổ kế toán tại Công ty cổ phần dƣợc phẩm Anh Đức

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày : Đối chiếu kiểm tra

: In sổ sách kế toán, báo cáo tháng, quý, năm

2.1.4.3. Hình thức ghi sổ

Để phục vụ cho công tác kế toán của đơn vị đƣợc nhanh chóng, hợp lý và tuân thủ đúng chế độ kế toán Nhà Nƣớc quy định. Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán ASC với hình thức kế toán trên máy tính, hạn chế tính toán thủ công để tránh sai sót.

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ phần mềm kế toán ASC

Chứng từ kế toán phát sinh Nhật ký chung Sổ cái Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính Bảng cân đối số

phát sinh

Sổ chi tiết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Phần mềm kế toán - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp Chứng từ kế toán

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị Máy vi tính

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, năm : Đối chiếu, kiểm tra :

2.1.5. Thuận lợi, khó khăn, 2.1.5.1 Những thuận lợi 2.1.5.1 Những thuận lợi

Chính Phủ, Bộ Y Tế ban hành nhiều chính sách thúc đẩy ngành dƣợc trong nƣớc phát triển, tạo điều kiện kinh doanh, cạnh tranh công bằng.

Đội ngũ nhân viên đa số là những ngƣời trẻ trung năng động sáng tạo có trình độ và kỹ năng đi trình dƣợc, đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc, thích ứng nhanh với những thay đổi nhu cầu của khách hàng cũng nhƣ là đối với thị trƣờng. Đây chính là yếu tố quan trọng mang lại lợi nhuận và doanh số cho công ty.

2.1.5.2 Những khó khăn

Giá cả thị trƣờng luôn biến động, công ty lại chƣa có khả năng nhập khẩu trực tiếp nên chƣa chủ động đƣợc nguồn hàng hóa, cũng nhƣ giá cả các loại hàng ngoại nhập.

Địa bàn trình dƣợc viên chƣa đƣợc mở rộng, việc đƣa đƣợc thuốc vào các đơn vị dùng còn gặp khó khăn do chi phí, sự cạnh tranh giá cả giữa các mặt hàng với những công ty dƣợc khác.

Giữa các phòng ban chƣa có sự liên kết chặt chẽ, hỗ trợ nhau trong công việc. Tiến độ công việc thƣờng bị chậm trễ, gây thiệt hại trong các hợp đồng kinh tế và dự án hồ sơ thầu vào các bệnh viện.

Hiện nay công ty chƣa có bộ phận marketing nên sản phẩm của công ty chƣa đƣợc tiếp thị hay quảng bá đến ngƣời tiêu dùng một cách rộng rãi.

2.1.5.3 Định hƣớng phát triển trong thời gian tới

Tiếp tục mở rộng thị trƣờng kinh doanh và bám sát thị trƣờng nội địa, tìm kiếm thị trƣờng mới. Mở rộng liên doanh liên kết với các công ty trong và ngoài nƣớc, tạo mới quan hệ tốt đẹp để hợp tác mua bán dài lâu.

Xây dựng bộ phận marketing để có thể hoạt động hiệu quả hơn và có thể cạnh tranh đƣợc với các đối thủ và đặt biệt hơn là để tạo dựng đƣợc thƣơng hiệu công ty.

Đầu tƣ và thực hiện tốt chiến lƣợc sản phẩm, tài chính, tín dụng, tăng cƣờng công tác quản lý, bồi dƣỡng nâng cao năng lực chuyên môn trong từng bộ phận, sử dụng và khai thác đồng vốn có hiệu quả, tính lại các khoản chi phí, xem xét lại công nợ hợp lý để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn. Nắm bắt kịp thời các thông tin, đảm bảo thu nhập ổn định cho ngƣời lao động. Xây dựng quy chế trả lƣơng, thƣởng phù hợp với thực tiễn trong từng giai đoạn phát trển.

Công ty cần tăng cƣờng và bổ sung vốn đầu tƣ cho việc dự trữ hàng hóa, tiết kiệm chi phí vận chuyển lƣu kho, tiết kiệm các khoản chi phí một cách chặt chẽ và có lợi nhất.

Tham gia ủng hộ các chƣơng trình giúp đỡ ngƣời nghèo, khuyết tật,… đóng góp quỹ vào các công trình phúc lợi – xã hội. Duy trì việc ủng hộ thuốc giúp bệnh nhân nghèo.

2.2.Thực trạng tổ chức công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần dƣợc phẩm Anh Đức. Công ty cổ phần dƣợc phẩm Anh Đức.

2.2.1. Tổ chức kinh doanh, đặc điểm xác định kết quả kinh doanh và thanh toán tại công ty. toán tại công ty.

2.2.1.1. Tổ chức kinh doanh tại công ty

Tổ chức kinh doanh mang lại nguồn doanh thu tại công ty là quá trình tiêu thụ hàng hóa.

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nhận đơn đặt hàng và mở rộng thị trƣờng. Khi nhận đƣợc đơn hàng của khách hàng, hai bên tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng cung ứng thuốc. Hợp đồng và đơn hàng sẽ đƣợc lƣu tại phòng kinh doanh 01 bản, khách hàng giữ 01 bản, một bản chuyển qua phòng kế toán để xuất hóa đơn sau đó chuyển xuống thủ kho làm căn cứ xuất hàng cho khách hàng.

Thủ kho có trách nhiệm kiểm kê, theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn tại kho và báo cáo kịp thời cho phòng kinh doanh, phòng kế toán theo dõi tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

Phòng kế toán tiếp nhận các chứng từ liên quan từ thủ kho và khách hàng, ghi nhận nghiệp vụ doanh thu giá vốn phát sinh, lập phiếu xuất kho, xuất hóa đơn GTGT: liên 01 lƣu phòng kế toán, liên 2 giao khách hàng, liên 3 nội bộ.

Sơ đồ 2.5: Quy trình tiêu thụ hàng hóa 2.2.1.2. Đặc điểm xác định kết quả kinh doanh và thanh toán

 Đặc điểm xác định kết quả kinh doanh tại công ty

Hàng quý, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp các khoản doanh thu, chi phí phát sinh trong quý, tiến hành tính thu nhập trƣớc thuế TNDN của từng quý, xác định số thuế TNDN tạm tính. Cuối năm tài chính căn cứ vào thu nhập chịu thuế và thuế suất để tính thuế thu nhập thực tế phải nộp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung, nên kế toán kết quả kinh doanh hoàn toàn đƣợc thực hiện tại phòng Tài chính, kế toán của công ty, từ khâu xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập BCTC. Ngƣời phụ trách kế toán là ngƣời có trách nhiệm hƣớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các phần hành kế toán của nhân viên kế toán.

 Phƣơng thức thanh toán

Doanh nghiệp thanh toán theo 2 phƣơng thức sau:

Thanh toán ngay (hạch toán tăng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): Sau khi nhận đƣợc hàng hóa, hoặc ký kết hợp đồng kinh tế, khách hàng sẽ thanh toán đúng

PHÒNG KINH DOANH -Tìm kiếm khách hàng -Báo giá sản phẩm - Nhận đơn đặt hàng - Soạn hợp đồng ... KHO HÀNG HÓA THỦ KHO KHÁCH HÀNG PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

kết hợp đồng kinh tế, khách hàng phải ký nhận giấy chấp nhận thanh toán trong thời gian thỏa thuận.

2.2.2. Kế toán doanh thu, thu nhập khác 2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng 2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng

Do doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên chỉ phát sinh tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng, không có các khoản làm giảm trừ doanh thu nên doanh thu bán hàng chính là doanh thu thuần.

 Chứng từ kế toán

- Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng - Phiếu thu

- Giấy báo có của Ngân hàng - Hợp đồng kinh tế

- Biên bản thanh lý hợp đồng

 Đặc điểm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty:

Tại công ty, kế toán ghi nhận doanh thu sau khi đã chuyển quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng, doanh thu đƣợc ghi nhận theo hóa đơn với giá đã đƣợc thỏa thuận trƣớc. Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ kế toán doanh thu:

1) Ngày 02/01/2014, xuất bán cho BV Gia Định (Địa chỉ: 01 Nơ Trang Long, P7, Bình Thạnh): 40 hộp Rovastin 10mg, đơn giá chƣa thuế là 857.143/hộp, thuế suất thuế GTGT là 5%, số hóa đơn 5175, thanh toán bằng chuyển khoản.

Nợ TK 1121 : 36.000.006 Có TK 5111 : 34.285.720 Có TK 3331 : 1.714.286

2) Ngày 31/03/2014, xuất bán cho Nhà thuốc BV Quân Đoàn 4 (Địa chỉ: Số 2 đƣờng DT 743, KCN Sóng Thần, Dĩ An, Bình Dƣơng): 100 hộp Tiloxen, đơn giá 104.762/hộp; 300 hộp Bonatil 5mg, đơn giá 80.000/hộp; 300 lọ Pantomarksans với đơn giá 49.524/lọ, thuế suất GTGT 5% thu bằng chuyển khoản.

Nợ TK 1121 : 41.400.030 Có TK 5111 : 39.428.600 Có TK 3331 : 1.971.430

Cuối Quý I/2014 kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng với số tiền là: 4.882.765.868

- Kết chuyển doanh thu:

Nợ TK 511 : 4.882.765.868 Có TK 911 : 4.882.765.868  Sổ kế toán CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM ANH ĐỨC SỔ CÁI QUÝ I/2014

TK 511: DOANH THU BÁN HÀNG HÓA

Ngày Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Loại CT Số CT Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 02/01/2014 XH 01/01 Xuất hàng bán cho các bệnh viện 131 101,284,545 03/01/2014 XH 02/01 Xuất hàng bán cho các bệnh viện 131 36,975,920 ……. … …. ……….. … ………… 18/02/2014 XH 45/01 Xuất hàng bán cho các bệnh viện 131 8,745,721 …… …. …. ……… …. ……… 31/03/2014 XH 82/01 Xuất hàng bán cho các bệnh viện 131 80,816,170 Xác định kết quả kinh doanh 911 4,882,765,868 Phát sinh 4,882,765,868 4,882,765,868 Số dƣ TK 511 4,882,765,868 Ngày 31 tháng 03 năm 2014

 Sơ đồ hạch toán

Cuối quý I/2014 kế toán tổng hợp số liệu và khoá sổ chi tiết bán hàng. Sau đó tổng hợp chi tiết (số liệu đƣợc kiểm tra đối chiếu với số phát sinh trên Nhật ký chung), sau cùng kế toán áp dụng số liệu trên để lập báo cáo tài chính.

TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 4.882.765.868 4.882.765.868

2.2.1.2. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính

Các khoản thu nhập hoạt động tài chính bao gồm: Lãi tiền gửi ngân hàng, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.

 Chứng từ sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Phiếu thu, giấy báo có.

 Sổ kế toán

CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM ANH ĐỨC

SỔ CÁI

QUÝ I/2014

TK 515: DOANH THU HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH

Ngày Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Loại CT Số CT Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 27/01/2014 TNH 016/01

Nhập lãi tiền gửi Techcombank tháng 01/2014

1121 460,612

27/01/2014 TNH 018/01

Nhập lãi tiền gửi VPBank tháng 01/2014

1121 33,582

26/02/2014 TNH 010/02

Nhập lãi tiền gửi VPBank tháng 02/2014

1121 70,329

28/02/2014 TNH 014/02

Nhập lãi tiền gửi Techcombank tháng 02/2014

1121 466,137

31/03/2014 TNH 017/03

Nhập lãi tiền gửi VPBank tháng 03/2014

1121 4,064

31/03/2014 TNH 020/03

Nhập lãi tiền gửi Techcombank tháng 03/2014 1121 256,949 Xác định kết quả kinh doanh 911 1,291,673 Phát sinh 1,291,673 1,291,673 Số dƣ TK 515 Ngày 31 tháng 03 năm 2014

Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng TỔNG GIÁM ĐỐC

(Đóng dấu và ký)  Sơ đồ hạch toán

TK 911 TK 515 TK 1121

2.2.1.3. Kế toán thu nhập khác

Trong quý I/2014, doanh nghiệp không có hoạt động nào phát sinh thu nhập khác.

2.2.3. Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng 2.2.2.1. Giá vốn hàng bán 2.2.2.1. Giá vốn hàng bán

Công ty xác định hàng tồn kho theo phƣơng pháp Bình quân gia quyền.  Chứng từ sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Bảng tổng hợp nhập - xuất tồn.

- Sổ chi tiết, sổ cái, sổ nhật ký chung.

Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ kế toán giá vốn hàng bán:

Đồng thời với việc ghi nhận doanh thu ở tài khoản 511, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán ra:

1) Nợ TK 632 : 25.306.720 Có TK 156 : 25.306.720 2) Nợ TK 632 : 27.610.680 Có TK 156 : 27.610.680

Cuối Quý I/2014 kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán với số tiền là: 3.391.413.805 đồng

- Kết chuyển giá vốn:

Nợ TK 911 : 3.391.412.627 Có TK 632 : 3.391.412.627  Sổ kế toán

Giá vốn hàng bán đƣợc kế toán phản ánh ngay khi xuất kho bán hàng. Sau đó ghi vào nhật ký chung để cuối kỳ tiến hành đối chiếu số liệu dùng làm báo cáo.

CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM ANH ĐỨC SỔ CÁI QUÝ I/2014 TK 632: GIÁ VỐN HÀNG BÁN Ngày Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Loại CT Số CT Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 02/01/2014 PX 01/01 Giá vốn hàng bán 156 25.306.720 ….. …. … ……….. ….. …. 31/03/2014 PX 80/01 Giá vốn hàng bán 156 27,610,680 31/03/2014 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 3,391,412,627 Phát sinh 3,391,412,627 3,391,412,627 Số dƣ TK 632 Ngày 31 tháng 03 năm 2014

Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng TỔNG GIÁM ĐỐC

(Đóng dấu và ký)  Sơ đồ hạch toán

TK 156 TK 632 TK 911 3.391.412.627 3.391.412.627

2.2.2.2. Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng của doanh nghiệp chủ yếu bao gồm: chi phí vận chuyển, hoa hồng bán hàng, chi phí trả lƣơng nhân viên, …

 Chứng từ sử dụng

- Sổ chi tiết, sổ nhật ký chung của các tài khoản.

Cuối quý I, kế toán tổng hợp các khoản chi phí bán hàng: Nợ TK 641 : 568.348.031 Có TK 1111 : 15.089.091 Có TK 3341 : 553.258.940 - Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 : 568.348.031 Có TK 641 : 568.348.031  Sổ kế toán CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM ANH ĐỨC SỔ CÁI QUÝ I/2014 TK 641: CHI PHÍ BÁN HÀNG Ngày Chứng từ