Hình thức kế toán vật liệu mà hiện nay công ty đang áp dụng là: Chứng từ ghi sổ. Tập hợp các chứng từ ghi ở sổ, được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Bảo đảm các mặt được tiến hành song song và việc sử dụng, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Nhờ vậy tạo điều kiện cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho việc quản lý đảm bảo số liệu chính xác, hơn nữa từ đó tạo ra một lối làm việc mới có tính chất ràng buộc lẫn nhau. Đảm bảo tiến độ công việc dồn đều ở tất cả các khâu và trong các phần hành chính kế toán. Cụ thể là khi vật liệu mua về đến kho của xí nghiệp trình tự của kế toán tiến hành như sau:
a.Thủ tục nhập kho:
Theo chế độ quy định, tất cả các loại vật liệu công ty mua về đều phải làm thủ tục nhập kho. Việc thu mua cung cấp vật liệu cho sản xuất của công ty do phòng kế toán đảm nhận. Khi vật tư về đến công ty, người đi mua vật tư mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán. Trong đó đã ghi các chỉ tiêu như: tên và quy cách vật tư, số lượng xuất bán, hình thức thanh toán... .đến phòng kế toán của công ty.
Phòng kế toán xem xét hoá đơn nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký thì đồng ý cho nhập kho.
Cụ thể: Trong tháng 3-2006 Công ty mua đường của nhà máy Văn Điển; Hoá đơn thuế giá trị gia tăng của người bán như sau