tháng và đã về nhập kho nhưng cuối tháng chưa nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán. Khi nhận được phiếu nhập vật tư, kế toán không ghi vào sổ kế toán mà lưu vào cặp hồ sơ riêng "Hàng về chưa có hoá đơn", nếu trong tháng kế toán nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán, kế toán lấy phiếu nhập vật tư ra khỏi hồ sơ “hàng về chưa có hoá đơn” và căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập vật tư để ghi sổ kế toán phản ánh giá mua vật liệu trên tài khoản.
Nợ TK 152-NVL (Giá trên Hoá đơn) Có TK 331-Phải trả cho người bán
Nếu đến cuối tháng, hoá đơn của sổ vật liệu nhập kho vẫn chưa về đến Công ty, kế toán lấy phiếu nhập vật tư ra khỏi hồ sơ “Hàng về chưa có hoá đơn” và căn cứ vào phiếu nhập vật tư đó để ghi sổ kế toán phản ánh số vật liệu nhập kho theo giá tạm tính (gía hạch toán) theo định khoản:
Nợ TK -152 (giá tạm tính)
Có TK 331- Phải trả cho người bán.
Sang tháng sau, hoá đơn về, khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán về số vật liệu đã nhập kho và ghi sổ tháng trước, nếu giá hoá đơn chênh lệch so với giá tạm ghi tháng trước, kế toán sẽ điều chỉnh lại số liệu đã ghi trên sổ kế toán theo giá mua thực tế bằng cách phản ánh số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán, vào sổ kế toán theo định khoản:
Nợ TK -152 (phần chênh lệch) Có TK 331- Phải trả với người bán
Nếu giá mua thực tế lớn hơn giá tạm tính thì kế toán ghi bằng mực thường, nếu giá mua thự tế thấp hơn giá hạch toán, kế toán ghi bằng mực đỏ (thể hiện giảm trừ số liệu ).