Truy n thông là m t ph n c a h th ng thông tin. Truy n thông là vi c cung c p thông tin trong doanh nghi p, c th là t c p trên xu ng c p d i, t c p d i lên c p trên ho c gi a các c p có quan h ngang hàng; và cung c p thông tin bên ngoài doanh nghi p.
Truy n thông có th th c hi n b ng cách nh : b n h ng d n th c hi n, th báo, th đi n t , thông báo b ng b ng hình, thông báo b ng mi ng qua các cu c h p.
Truy n thông trong n i b doanh nghi p
Nh ng thông tin liên quan đ n qu n lý ho t đ ng quan tr ng ho c trách nhi m qu n lý tài chính thì c n nh n đ c nh ng thông tin rõ ràng t nhà qu n lý c p cao đ ki m soát n i b ph i đ c th c hi n nghiêm túc. Thông tin rõ ràng và hi u qu c a vi c truy n thông là quan tr ng.
Nh ng nhi m v c th ph i đ c phân chia rõ ràng. M i nhân viên c n hi u nh ng khía c nh liên quan đ n h th ng ki m soát n i b , nhân viên bi t vai trò và trách nhi m c a mình trong h th ng. Nhân viên c ng c n bi t liên quan gi a công vi c c a mình v i công vi c c a nh ng nhân viên khác đ đi u ch nh các ho t đ ng cho phù h p.
ho t đ ng c a doanh nghi p đ t hi u qu h n, các nhà qu n lý không ch truy n đ t thông tin cho nhân viên mà còn ph i l ng nghe các thông tin ph n h i t nhân viên.
Truy n thông bên ngoài doanh nghi p
Vi c truy n thông không ch c n cho trong n i b doanh nghi p mà còn bên ngoài doanh nghi p. V i vi c m kênh thông tin bên ngoài, khách hàng và nhà cung c p có th cung c p nh ng thông tin quan tr ng nh thông tin ch t
l ng s n ph m ho c d ch v …, giúp cho doanh nghi p bi t đ c nhu c u c a khách hàng.
Thông tin đ n các c đông, ng i l p pháp, ng i phân tích tài chính và nh ng ng i khác bên ngoài cung c p nh ng thông tin liên quan đ n yêu c u c a h , đ h có th hi u đ c hoàn c nh và r i ro mà doanh nghi p ph i đ i m t.
* Các tiêu chí đ đánh giá y u t thông tin và truy n thông:
- Thông tin
+ Thu th p thông tin bên trong và ngoài doanh nghi p, và cung c p cho nhà qu n lý nh ng báo cáo c n thi t v k t qu ho t đ ng liên quan đ n các m c tiêu đã đ ra.
+ Thông tin cung c p ph i chi ti t, đ y đ , k p lúc đ n nh ng ng i có trách nhi m đ h th c hi n đ t hi u qu .
+ Vi c phát tri n và c i ti n h th ng thông tin d a vào k ho ch chi n l c liên quan đ n toàn b chi n l c c a doanh nghi p và đáp ng đ đ t đ c m c tiêu t ng ho t đ ng và toàn doanh nghi p.
+ S h tr c a nhà qu n lý cho s phát tri n h th ng thông tin b ng các ngu n l c thích h p – nhân l c và tài chính.
- Truy n thông
+ S h u hi u c a truy n thông v nhi m v và trách nhi m ki m soát c a m i nhân viên.
+ Thi t l p nh ng kênh thông tin cho m i ng i trình bày v vi c mà h nghi ng là không thích h p.
+ Nhà qu n lý ti p nh n nh ng đ xu t c a nhân viên v các ph ng pháp đ nâng cao n ng su t, ch t l ng ho c nh ng c i ti n v nh ng v n đ t ng t .
+ S thích h p c a truy n thông gi a các b ph n trong doanh nghi p, tính đ y đ , đúng lúc c a thông tin và s đ y đ c a thông tin cho phép ng i th c hi n trách nhi m c a h m t cách có hi u qu .
+ S h u hi u c a kênh thông tin bên ngoài doanh nghi p nh v i khách hàng, nhà cung c p ho c các thành ph n khác bên ngoài doanh nghi p đ bi t thông tin v s thay đ i nhu c u c a khách hàng.
+ M r ng ph m vi đ n các thành ph n ngoài doanh nghi p đ h bi t đ c nh ng tiêu chu n đ o đ c c a doanh nghi p.
+ Tính k p th i và thích h p c a nh ng ho t đ ng ti p theo c a nhà qu n lý khi nh n đ c thông tin t khách hàng, nhà cung c p hay các thành ph n khác bên ngoài doanh nghi p.
1.2.5 Giám sát
Giám sát là quá trình mà ng i qu n lý đánh giá ch t l ng c a h th ng ki m soát. i u quan tr ng trong giám sát là ph i xác đ nh ki m soát n i b có v n hành đúng nh thi t k hay không và có c n thi t s a đ i chúng cho phù h p v i t ng giai đo n phát tri n c a doanh nghi p hay không. Giám sát đ c th c hi n theo hai cách: giám sát th ng xuyên và đánh giá đ nh k .
1.2.5.1 Giám sát th ng xuyên
Giám sát th ng xuyên di n ra ngay trong quá trình ho t đ ng c a doanh nghi p, do các nhà qu n lý và nhân viên th c hi n trách nhi m c a mình. Giám sát th ng xuyên th ng đ c áp d ng cho nh ng y u t quan tr ng trong ki m soát n i b . Ví d nh : thông qua vi c ti p nh n ý ki n c a khách hàng, nhà cung c p … ho c các báo cáo ho t đ ng phát hi n các bi n đ ng b t th ng. * Các tiêu chí đ đánh giá giám sát th ng xuyên:
- ánh giá vi c th c hi n nh ng ho t đ ng th ng xuyên tìm ra b ng ch ng v h th ng ki m soát n i b có nên th c hi n ch c n ng n a hay không. - ánh giá v truy n thông bên ngoài doanh nghi p đ làm rõ thông tin trong n i b ho c ch ra nh ng s c .
- nh k đ i chi u s li u trên s sách k toán v i tài s n hi n có.
- S chú tr ng đ n ki n ngh c a ki m toán n i b và ki m toán đ c l p v c i ti n ki m soát n i b .
- ánh giá v các bu i hu n luy n, h i th o ho c các cu c h p khác đ cung c p thông tin ph n h i đ n ng i qu n lý v ho t đ ng ki m soát có hi u qu hay không.
- S hi u bi t, tính tuân th các chu n m c đ o đ c và vi c th c hi n các ho t đ ng ki m soát th ng xuyên c a nhân viên.
- S h u hi u c a nh ng ho t đ ng ki m toán n i b .
1.2.5.2 ánh giá đ nh k
ánh giá đ nh k đ c th c hi n thông qua ch c n ng ki m toán n i b và ki m toán đ c l p, nh m phát hi n k p th i nh ng y u kém c a h th ng ki m soát n i b và tìm ra bi n pháp hoàn thi n.
Ph thu c vào m c đ c a r i ro mà ph m vi và t n su t đánh giá s khác. Ki m soát s ch ra m c đ c a nh ng r i ro và n u kh n ng x y ra r i ro cao thì th c hi n vi c đánh giá th ng xuyên h n. Và ph m vi đánh giá c ng ph vào nh ng m c tiêu: m c tiêu ho t đ ng, m c tiêu báo cáo tài chính và m c tiêu tuân th .
Vi c đánh giá h th ng ki m soát n i b t b n thân nó là m t quy trình. Ng i đánh giá ph i hi u m i m t ho t đ ng c a doanh nghi p và m i y u t
c u thành h th ng ki m soát n i b , và ph i xác đ nh làm sao đ h th ng th c s ho t đ ng.
Có nhi u ph ng pháp và công c đ đánh giá, bao g m: b ng li t kê nh ng m c c n ki m tra, b ng câu h i, bi u đ , so sánh v i các doanh nghi p cùng và khác ngành đ t đó rút ra kinh nghi m.
Thi t l p h s c a h th ng ki m soát n i b tùy thu c vào quy mô c a doanh nghi p, m c đ ph c t p c a các y u t . Nh ng doanh nghi p l n th ng thi t l p s tay chính sách, bi u đ t ch c, b n mô t công vi c, h ng d n ho t đ ng … Nh ng doanh nghi p nh thì h s ki m soát n i b đ n gi n đ n. * Các tiêu chí đ đánh giá :
- M c đích và tính th ng xuyên c a vi c đánh giá đ nh k trong h th ng ki m soát n i b .
- S phù h p c a quy trình đánh giá.
- Ph ng pháp đánh giá là có h th ng và thích h p hay không. - M c đ thích h p c a tài li u.
1.2.5.3 Báo cáo phát hi n
S thi u sót c a h th ng ki m soát n i b trong doanh nghi p do nhi u ngu n, bao g m th t c giám sát th ng xuyên c a doanh nghi p, đánh giá đ nh k c a h th ng ki m soát n i b và các thành ph n bên ngoài.
M t trong nh ng ngu n thông tin quan tr ng trong ki m soát nh ng thi u sót c a báo cáo tài chính đó là h th ng ki m soát n i b . Và vi c phát hi n thi u sót c a ki m soát n i b không ch là nhân viên ch u trách nhi m v ch c n ng hay ho t đ ng liên quan mà còn có nh ng ng i qu n lý c p trên c a h .
* Các tiêu chí đ đánh giá báo cáo phát hi n :
- S phù h p c a báo cáo.
- S phù h p c a nh ng ho t đ ng ti p theo.
1.3 Nh ng h n ch c a h th ng ki m soát n i b
b t c doanh nghi p nào, dù đã đ u t thi t k và v n hành h th ng, th nh ng v n không th có m t h th ng ki m soát n i b hoàn toàn h u hi u. H th ng ki m soát n i b ch có th giúp h n ch t i đa nh ng sai ph m ch không th đ m b o đ c r ng các r i ro, gian l n và sai sót không x y ra. B i vì ki m soát n i b có nh ng h n ch v n có, c th nh sau :
Dù là ki m soát n i b đ c thi t k hoàn h o, nh ng có th v n th t b i. Vì tính h u hi u th t s c a ki m soát n i b ph thu c vào nhân t ch y u là con ng i. Con ng i là nhân t gây ra sai sót do nh ng h n ch xu t phát t b n thân con ng i nh hi u sai v ch d n c a c p trên ho c các báo cáo c a c p d i, ho c là ph m ph i l i b i vì s vô ý, b t c n, đãng trí, m t m i, đánh giá hay c l ng sai ...
Ki m soát n i b khó ng n c n đ c gian l n và sai sót c a ng i qu n lý c p cao. Các th t c ki m soát là do ng i qu n lý đ t ra, nó ch ki m tra gian l n và sai sót c a nhân viên. Khi ng i qu n lý c p cao c tình gian l n thì h s có th tìm cách b qua nh ng th t c ki m soát c n thi t.
Gian l n c ng có th x y ra do s thông đ ng gi a các nhân viên trong doanh nghi p hay v i các b ph n bên ngoài doanh nghi p.
Ho t đ ng ki m soát th ng ch t p trung vào các sai ph m d ki n, do đó khi có các sai ph m b t th ng x y ra thì th t c ki m soát tr nên kém h u hi u và th m chí là vô hi u.
Yêu c u th ng xuyên và trên h t c a ng i qu n lý là chi phí b ra cho ho t đ ng ki m soát ph i nh h n giá tr thi t h i c tính do sai sót hay gian l n gây ra.
Luôn có kh n ng nhà qu n lý l m d ng quy n h n c a mình b qua các quy đ nh ki m soát trong quá trình th c hi n nghi p v , do đó có th d n đ n vi c không ki m soát đ c các r i ro và làm cho môi tr ng ki m soát tr nên y u kém.
Do nh ng thay đ i c a t ch c, thay đ i quan đi m qu n lý và đi u ki n ho t đ ng c a doanh nghi p có th d n đ n nh ng th t c ki m soát không còn phù h p.
Nh v y, chính nh ng h n ch nói trên c a ki m soát n i b là nguyên nhân khi n cho ki m soát n i b không th b o đ m tuy t đ i, mà ch đ m b o h p lý trong vi c đ t đ c các m c tiêu c a doanh nghi p. Và ki m soát n i b ch có th phát hi n và ng n ng a nh ng gian l n sai sót, ch không đ m b o r ng gian l n, sai sót không x y ra. Do v y, dù ki m soát n i b có h u hi u đ n đâu thì c ng đ u t n t i r i ro nh t đ nh. V n đ là ng i qu n lý đã nh n bi t, đánh giá và gi i h n chúng trong m c đ ch p nh n đ c.