thông tin đáng tin c y c n ph i th c hi n nhi u ho t đ ng ki m soát nh m ki m tra tính xác th c, đ y đ và vi c phê chu n các nghi p v .
Có hai lo i ki m soát : ki m soát chung và ki m soát ng d ng
- Ki m soát chung: là các chính sách, bi n pháp nh m ng n ch n và phát hi n sai sót trong quá trình x lý thông tin. Ki m soát chung th ng bao g m: ki m soát d li u, ki m soát h th ng ph n m m, ki m soát truy c p h th ng, ki m soát phát tri n và duy trì h th ng ng d ng.
+ Ki m soát d li u: bao g m công vi c cài đ t, l p ch ng trình, v n hành, sao chép, khôi ph c l i, và k ho ch khôi ph c l i nh ng s c b t th ng. + Ki m soát ph n m m h th ng: bao g m vi c ki m soát tính hi u qu c a vi c mua, s d ng và b o trì ph n m m.
+ Ki m soát truy c p h th ng: là vi c ki m soát các bi n pháp đ m b o an toàn cho h th ng. Hi u qu c a ki m soát truy c p h th ng có th b o v đ c h th ng, ng n ch n truy c p trái phép.
+ Ki m soát phát tri n và b o trì h th ng ng d ng: là vi c theo dõi, c p nh t nh ng thay đ i c a h th ng. Khi thay đ i h th ng, ng i thi t k h th ng c n tham kh o ý ki n c a nh ng ng i có th m quy n, ng i có trách nhi m liên quan. H th ng m i c n đ c th nghi m cho t ng ch ng trình riêng và cho toàn b h th ng. Tài li u liên quan đ n thay đ i h th ng c n đ c l u tr đ tham kh o khi c n thi t.
- Ki m soát ng d ng: là các chính sách, bi n pháp đ c thi t k đ ki m soát quy trình ng d ng, nh m đ m b o quy trình nghi p v đ c th c hi n đ y
đ và chính xác. ng n ch n và phát hi n sai sót quy trình ng d ng, ki m soát ng d ng bao g m :
+ Ki m soát thông tin đ u vào: là vi c bi n đ i ngôn ng mà máy có th hi u đ c nh m ng n ch n và phát hi n sai sót tr c và trong quá trình nh p d li u.
+ Ki m soát x lý: là giám sát s chính xác c a d li u k toán trong quá trình x lý máy tính.
+ Ki m soát thông tin đ u ra: bao g m các chính sách và cách th c th c hi n nh m đ m b o s chính xác c a k t qu quá trình x lý s li u.
1.2.3.3 B o v tài s n
B o v tài s n là ng n ch n s m t mát, tham ô, lãng phí ho c s d ng sai m c đích tài s n c a doanh nghi p. Các quy đ nh và th t c b o v tài s n :
- H n ch s ti p c n tài s n.
- S d ng các thi t b đ h n ch r i ro. - Ki m kê tài s n đ nh k .
- B o qu n ch ng t và s sách k toán.
1.2.3.4 Phân tích soát xét
Phân tích soát xét là xem xét nh ng vi c đã đ c th c hi n b ng cách so sánh gi a hai s li u t nh ng ngu n khác nhau. M c đích là phát hi n nh ng v n đ b t th ng, nhanh chóng tìm hi u nguyên nhân và đ ra các bi n pháp gi i quy t k p th i.
Các ph ng pháp đ phân tích soát xét :
- nh k đ i chi u s li u t ng h p và chi ti t.
- i chi u s li u đ c ghi chép gi a đ n v v i bên ngoài cho cùng m t đ i t ng.
- i chi u s li u k này v i k tr c.
- i chi u s li u gi a k ho ch, đ nh m c, s trung bình c a ngành và th c t .
Phân tích soát xét giúp cho nhà qu n lý bi t đ c m t cách t ng quát là m i thành viên có theo đu i m c tiêu c a doanh nghi p m t cách h u hi u và hi u qu hay không.
1.2.4 Thông tin và truy n thông
Thông tin và truy n thông là đi u ki n không th thi u cho vi c thi t l p, duy trì và nâng cao n ng l c ki m soát trong doanh nghi p thông qua vi c hình thành các báo cáo đ cung c p thông tin v ho t đ ng, tài chính và s tuân th , bao g m c cho n i b và bên ngoài doanh nghi p.
1.2.4.1 Thông tin
Thông tin c n thi t cho m i c p trong doanh nghi p đ doanh nghi p ho t đ ng, và đ t đ c các m c tiêu v ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p, báo cáo tài chính và tính tuân th . T t c thông tin s d ng trong doanh nghi p có m i liên h ch t ch v i nhau.
H th ng thông tin
Thông tin đ c cung c p thông qua h th ng thông tin. H th ng thông tin c a m t doanh nghi p có th đ c x lý trên máy tính, qua h th ng th công ho c k t h p c hai. H th ng thông tin ph i đ kh n ng thu th p, x lý thông tin, hình thành các báo cáo tài chính và ho t đ ng.
H th ng thông tin có th chính th c ho c không chính th c. Ch ng h n
nh , đàm phán v i khách hàng, nhà cung c p, thì ng i qu n lý và nhân viên có
th nh n ra m t s thông tin quan tr ng c n thi t đ xác đ nh nh ng r i ro và nh ng c h i trong ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p.
H th ng thông tin thích h p bao g m thông tin v ngành s n xu t kinh doanh, thông tin kinh t và nh ng thông tin có liên quan khác t bên ngoài và bên trong doanh nghi p.
Chi n l c thông tin
Vi c thi t k c u trúc h th ng thông tin và đ t đ c công ngh là quan tr ng đ i v i chi n l c c a doanh nghi p. Vi c l a ch n v công ngh có th quy t đ nh đ đ t đ c m c tiêu c a doanh nghi p. Nh ng quy t đ nh v l a ch n công ngh và th c hi n d a vào nhi u nhân t , bao g m m c tiêu c a t ch c, nhu c u c a th tr ng và yêu c u c nh tranh.
H th ng thông tin đ c thi t k và s d ng đ h tr cho chi n l c kinh doanh.
Ch t l ng thông tin
Ch t l ng c a h th ng thông tin nh h ng đ n kh n ng c a nhà qu n lý đ đ a ra nh ng quy t đ nh thích h p trong qu n lý và ki m soát nh ng ho t đ ng c a doanh nghi p.
Nh ng báo cáo ch a đ y đ d li u thích h p đ ki m soát có hi u qu là quan tr ng. Ch t l ng c a thông tin đ m b o yêu c u :
- N i dung thông tin thích h p.
- Thông tin đ c cung c p k p th i khi có yêu c u. - Thông tin ph i c p nh t m i nh t.
- Thông tin ph i chính xác.
1.2.4.2 Truy n thông
Truy n thông là m t ph n c a h th ng thông tin. Truy n thông là vi c cung c p thông tin trong doanh nghi p, c th là t c p trên xu ng c p d i, t c p d i lên c p trên ho c gi a các c p có quan h ngang hàng; và cung c p thông tin bên ngoài doanh nghi p.
Truy n thông có th th c hi n b ng cách nh : b n h ng d n th c hi n, th báo, th đi n t , thông báo b ng b ng hình, thông báo b ng mi ng qua các cu c h p.
Truy n thông trong n i b doanh nghi p
Nh ng thông tin liên quan đ n qu n lý ho t đ ng quan tr ng ho c trách nhi m qu n lý tài chính thì c n nh n đ c nh ng thông tin rõ ràng t nhà qu n lý c p cao đ ki m soát n i b ph i đ c th c hi n nghiêm túc. Thông tin rõ ràng và hi u qu c a vi c truy n thông là quan tr ng.
Nh ng nhi m v c th ph i đ c phân chia rõ ràng. M i nhân viên c n hi u nh ng khía c nh liên quan đ n h th ng ki m soát n i b , nhân viên bi t vai trò và trách nhi m c a mình trong h th ng. Nhân viên c ng c n bi t liên quan gi a công vi c c a mình v i công vi c c a nh ng nhân viên khác đ đi u ch nh các ho t đ ng cho phù h p.
ho t đ ng c a doanh nghi p đ t hi u qu h n, các nhà qu n lý không ch truy n đ t thông tin cho nhân viên mà còn ph i l ng nghe các thông tin ph n h i t nhân viên.
Truy n thông bên ngoài doanh nghi p
Vi c truy n thông không ch c n cho trong n i b doanh nghi p mà còn bên ngoài doanh nghi p. V i vi c m kênh thông tin bên ngoài, khách hàng và nhà cung c p có th cung c p nh ng thông tin quan tr ng nh thông tin ch t
l ng s n ph m ho c d ch v …, giúp cho doanh nghi p bi t đ c nhu c u c a khách hàng.
Thông tin đ n các c đông, ng i l p pháp, ng i phân tích tài chính và nh ng ng i khác bên ngoài cung c p nh ng thông tin liên quan đ n yêu c u c a h , đ h có th hi u đ c hoàn c nh và r i ro mà doanh nghi p ph i đ i m t.
* Các tiêu chí đ đánh giá y u t thông tin và truy n thông:
- Thông tin
+ Thu th p thông tin bên trong và ngoài doanh nghi p, và cung c p cho nhà qu n lý nh ng báo cáo c n thi t v k t qu ho t đ ng liên quan đ n các m c tiêu đã đ ra.
+ Thông tin cung c p ph i chi ti t, đ y đ , k p lúc đ n nh ng ng i có trách nhi m đ h th c hi n đ t hi u qu .
+ Vi c phát tri n và c i ti n h th ng thông tin d a vào k ho ch chi n l c liên quan đ n toàn b chi n l c c a doanh nghi p và đáp ng đ đ t đ c m c tiêu t ng ho t đ ng và toàn doanh nghi p.
+ S h tr c a nhà qu n lý cho s phát tri n h th ng thông tin b ng các ngu n l c thích h p – nhân l c và tài chính.
- Truy n thông
+ S h u hi u c a truy n thông v nhi m v và trách nhi m ki m soát c a
m i nhân viên.
+ Thi t l p nh ng kênh thông tin cho m i ng i trình bày v vi c mà h nghi ng là không thích h p.
+ Nhà qu n lý ti p nh n nh ng đ xu t c a nhân viên v các ph ng pháp đ nâng cao n ng su t, ch t l ng ho c nh ng c i ti n v nh ng v n đ t ng t .
+ S thích h p c a truy n thông gi a các b ph n trong doanh nghi p, tính đ y đ , đúng lúc c a thông tin và s đ y đ c a thông tin cho phép ng i th c hi n trách nhi m c a h m t cách có hi u qu .
+ S h u hi u c a kênh thông tin bên ngoài doanh nghi p nh v i khách hàng, nhà cung c p ho c các thành ph n khác bên ngoài doanh nghi p đ bi t thông tin v s thay đ i nhu c u c a khách hàng.
+ M r ng ph m vi đ n các thành ph n ngoài doanh nghi p đ h bi t đ c nh ng tiêu chu n đ o đ c c a doanh nghi p.
+ Tính k p th i và thích h p c a nh ng ho t đ ng ti p theo c a nhà qu n lý khi nh n đ c thông tin t khách hàng, nhà cung c p hay các thành ph n khác bên ngoài doanh nghi p.
1.2.5 Giám sát
Giám sát là quá trình mà ng i qu n lý đánh giá ch t l ng c a h th ng ki m soát. i u quan tr ng trong giám sát là ph i xác đ nh ki m soát n i b có v n hành đúng nh thi t k hay không và có c n thi t s a đ i chúng cho phù h p v i t ng giai đo n phát tri n c a doanh nghi p hay không. Giám sát đ c th c hi n theo hai cách: giám sát th ng xuyên và đánh giá đ nh k .
1.2.5.1 Giám sát th ng xuyên
Giám sát th ng xuyên di n ra ngay trong quá trình ho t đ ng c a doanh nghi p, do các nhà qu n lý và nhân viên th c hi n trách nhi m c a mình. Giám sát th ng xuyên th ng đ c áp d ng cho nh ng y u t quan tr ng trong ki m soát n i b . Ví d nh : thông qua vi c ti p nh n ý ki n c a khách hàng, nhà cung c p … ho c các báo cáo ho t đ ng phát hi n các bi n đ ng b t th ng. * Các tiêu chí đ đánh giá giám sát th ng xuyên:
- ánh giá vi c th c hi n nh ng ho t đ ng th ng xuyên tìm ra b ng ch ng v h th ng ki m soát n i b có nên th c hi n ch c n ng n a hay không. - ánh giá v truy n thông bên ngoài doanh nghi p đ làm rõ thông tin trong n i b ho c ch ra nh ng s c .
- nh k đ i chi u s li u trên s sách k toán v i tài s n hi n có.
- S chú tr ng đ n ki n ngh c a ki m toán n i b và ki m toán đ c l p v c i ti n ki m soát n i b .
- ánh giá v các bu i hu n luy n, h i th o ho c các cu c h p khác đ cung c p thông tin ph n h i đ n ng i qu n lý v ho t đ ng ki m soát có hi u qu hay không.
- S hi u bi t, tính tuân th các chu n m c đ o đ c và vi c th c hi n các ho t đ ng ki m soát th ng xuyên c a nhân viên.
- S h u hi u c a nh ng ho t đ ng ki m toán n i b .
1.2.5.2 ánh giá đ nh k
ánh giá đ nh k đ c th c hi n thông qua ch c n ng ki m toán n i b và ki m toán đ c l p, nh m phát hi n k p th i nh ng y u kém c a h th ng ki m soát n i b và tìm ra bi n pháp hoàn thi n.
Ph thu c vào m c đ c a r i ro mà ph m vi và t n su t đánh giá s khác. Ki m soát s ch ra m c đ c a nh ng r i ro và n u kh n ng x y ra r i ro cao thì th c hi n vi c đánh giá th ng xuyên h n. Và ph m vi đánh giá c ng ph vào nh ng m c tiêu: m c tiêu ho t đ ng, m c tiêu báo cáo tài chính và m c tiêu tuân th .
Vi c đánh giá h th ng ki m soát n i b t b n thân nó là m t quy trình. Ng i đánh giá ph i hi u m i m t ho t đ ng c a doanh nghi p và m i y u t
c u thành h th ng ki m soát n i b , và ph i xác đ nh làm sao đ h th ng th c s ho t đ ng.
Có nhi u ph ng pháp và công c đ đánh giá, bao g m: b ng li t kê nh ng m c c n ki m tra, b ng câu h i, bi u đ , so sánh v i các doanh nghi p cùng và khác ngành đ t đó rút ra kinh nghi m.
