2013 thông qua số liệu kế toán thống kê của Chi nhánh
3.2.1. Phương thức kinh doanh của Hiệu thuốc
Do đặc thù, trong tổng số 156 quầy thuốc trực thuộc Hiệu thuốc Hải Phòng chỉ có 07 quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất, còn lại 149 quầy do nhân viên bán hàng là chủ đầu tư nên việc quản lý hoạt động của Hiệu thuốc với các quầy là rất khó khăn vì vậy Hiệu thuốc đã dùng phương pháp khoán doanh số tối thiểu và doanh số hàng do công ty sản xuất cho các quầy.
Căn cứ vào vị trí và năng lực kinh doanh của từng điểm Hiệu thuốc giao cho quầy một trong bốn mức khoán của Hiệu thuốc với các chỉ tiêu:
Doanh số tối thiểu: ………... Trong đó doanh số hàng do công ty sản xuất:………
Bảng 3.13. Mức khoán của các quầy
Mức
Doanh số khoán hàng tháng Quầy do nhân viên bán hàng
tựđầu tư cơ sở vật chất
Quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất Doanh số tối thiểu Trong đó doanh số hàng do công ty sản xuất Doanh số tối thiểu Trong đó doanh số hàng do công ty sản xuất (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) 1 15.000.000 1.200.000 50.000.000 2.500.000 2 20.000.000 1.600.000 80.000.000 3.000.000 3 25.000.000 2.000.000 100.000.000 3.500.000 4 35.000.000 2.800.000
Nhận xét: Có 04 mức khoán đối với các quầy do nhân viên bán hàng
làm chủ đầu tư, các mức khoán không chênh lệch nhau quá nhiều. Tương ứng với 4 mức khoán doanh số tối thiểu là khoán doanh số hàng do công ty sản xuất thường bằng 8% tổng doanh số khoán. Với 07 quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất – đây là những quầy có diện tích lớn (4 quầy có diện tích trên 30m2 và 3 quầy có diện tích từ 20 – 30m2) và số nhân viên trong quầy lớn hơn (mỗi quầy có 1 chủ quầy thuốc và 3 người giúp việc tại quầy) – có 03 mức khoán doanh số tối thiểu tương ứng với đó là khoán doanh số hàng do công ty sản xuất.
Hiệu thuốc đảm bảo việc chấp hành của quầy thuốc thông qua bản “Cam kết bán hàng” được ký với từng quầy ghi rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên. Trong đó các quầy thuốc:
Không được nhập hàng từ các nguồn ngoài Công ty vào quầy bán. Không bán thuốc hướng tâm thần khi chưa được cấp giấy ủy quyền. Không bán thuốc giả, thuốc không rõ nguồn gốc, thuốc chương trình,
thuốc quá hạn dùng.
Tự bảo quản, quản lý hàng hóa.
Quầy được tự quyết định giá bán và phải chấp hành nghiêm túc, đầy đủ các qui định hiện hành của pháp luật và của Hiệu thuốc về giá: Niêm yết đầy đủ và bán đúng giá niêm yết. Tỷ suất lợi nhuận bán lẻ trung bình của Hiệu thuốc là 12%, nhân viên bán hàng có thể điều chỉnh giá bán tùy theo địa điểm thích hợp của quầy nhưng không được thấp hơn 5% và cao quá 30%.
Hàng tháng phải thanh toán đầy đủ các khoản phải nộp theo qui định của Hiệu thuốc.
Các quầy thuốc sẽ bị phạt nếu không hoàn thành chỉ tiêu:
Tiền phạt = (Doanh số tối thiểu – Tổng doanh số thực tế) x 20%
Trách nhiệm của Hiệu thuốc:
Đảm bảo thủ tục hành chính, pháp lý cho việc mở quầy bán hàng. Đảm bảo cung cấp đủ số lượng, chất lượng, chủng loại thuốc ra quầy. Trả lương theo doanh số và căn cứ vào vị trí từng điểm để giao cho
quầy một mức khoán phù hợp trong các mức khoán chung của Chi nhánh.
Hiệu thuốc tạo điều kiện cho các quầy hoàn thành các chỉ tiêu khoán thông qua một các chính sách:
- Mức khoán khác nhau giữa các quầy thuốc phù hợp với vị trí và năng lực kinh doanh của từng quầy.
- Giá xuất xuống quầy là giá bán buôn. Cho phép nhân viên bán hàng có thể điều chỉnh giá bán lẻ tùy theo địa điểm thích hợp của quầy nhưng không được thấp hơn 5% và cao quá 30%.
3.2.2. Mức độ hoàn thành chỉ tiêu khoán của các quầy năm 2013
3.2.2.1. Mức độ hoàn thành chỉ tiêu khoán doanh số tối thiểu
Bảng 3.14. Mức độ hoàn thành doanh số tối thiểu
Mức độ hoàn thành chỉ tiêu doanh số
khoán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quầy do nhân viên bán hàng tựđầu tư cơ sở
vật chất
Quầy do Hiệu thuốc
đầu tư cơ sở
vật chất Sốlượng quầy Tỷ lệ (%) Sốlượng quầy Tỷ lệ (%) Nhỏ hơn 100% 3 2,0 7 100,0 Từ 100 đến 120% 56 37,6 0 0,0 Từ 120 đến 200% 85 57,0 0 0,0 Trên 200% 5 3,4 0 0,0 Tổng 149 100,0 7 100,0
Nhận xét: Với mức khoán doanh số tối thiểu năm 2013, có 10 quầy thuốc (chiếm tỉ lệ 6,4%) không hoàn thành trong đó có 3 quầy thuốc do nhân viên bán hàng làm chủ đầu tư và 7 quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất.
Năm 2013 các quầy thuốc do nhân viên bán hàng làm chủ đầu tư đã hoàn thành với tỷ lệ cao 98%, chỉ có 3 quầy tương ứng với 2% không đạt chỉ tiêu đề ra. Đa số các quầy hoàn thành ở mức trên 120%, đặc biệt có 5 quầy hoàn thành ở mức trên 200%.
Với các quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất, cả 7 quầy đều không đạt mức doanh số tối thiểu, mức hoàn thành chỉ từ 80 – 90%.
3.2.2.2. Mức độ hoàn thành doanh số hàng do công ty sản xuất
Bảng 3.15. Mức độ hoàn thành doanh số hàng do công ty sản xuất
Mức độ hoàn thành doanh số hàng do
công ty sản xuất
Quầy do nhân viên bán hàng tựđầu tư cơ sở
vật chất
Quầy do Hiệu thuốc
đầu tư cơ sở vật chất Sốlượng quầy Tỷ lệ (%) Sốlượng quầy Tỷ lệ (%) Nhỏ hơn 100% 6 4,0 0 0,0 Từ 100 đến 120% 74 49,7 2 28,6 Từ 120 đến 200% 67 45,0 2 28,6 Trên 200% 2 1,3 3 42,8 Tổng 149 100,0 7 100,0
Nhận xét: Với mức khoán doanh số hàng do công ty sản xuất năm 2013, có 150 quầy thuốc (chiếm 96,1% tổng số quầy thuốc) hoàn thành chỉ tiêu, 5 quầy thuốc đạt trên 200% mức khoán. Với các quầy do nhân viên bán hàng làm chủ đầu tư, đa số các quầy hoàn thành chỉ tiêu ở mức 100 – 120%, có 6 quầy không hoàn thành chỉ tiêu. Với các quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất, mức độ hoàn thành doanh số hàng do công ty sản xuất cao, trong đó có 3 quầy đạt trên 200% mức khoán.
CHƯƠNG 4. BÀN LUẬN
4.1. Về thực trạng triển khai GPP của các quầy thuốc thuộc Chi nhánh
CTCP Dược phẩm Hải Phòng – Hiệu thuốc Hải Phòng năm 2013
Ngày 25/01/2013, Bộ Y tế đã ra công văn số 524/BYT-QLD theo đó, đến ngày 31/12/2013 tất cả các quầy thuốc phải đạt GPP nếu không không được phép tiếp tục hoạt động [7]. Tại Chi nhánh của CTCP Dược phẩm Hải Phòng – Hiệu thuốc Hải Phòng, đến tháng 01/2013, 130 quầy thuốc đã đạt GPP, 26 quầy đã hoàn thiện hồ sơ xin thẩm định. Đến tháng 3/2013, toàn bộ 156 quầy của Hiệu thuốc đã đạt GPP. Tuy nhiên, trong năm 2013 việc triển khai áp dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn của GPP trên hệ thống quầy thuốc vẫn tồn tại nhiều vấn đề cần bàn luận.
Vềcơ sở vật chất và trang thiết bị của các quầy thuốc
Nhìn chung, các quầy thuốc thường tận dụng tối đa diện tích quầy để bố trí các khu vực một cách hợp lý, gọn gàng sạch sẽ, gây ấn tượng tốt cho khách hàng đến mua thuốc.
Tuy nhiên, việc bố trí diện tích cho những hoạt động khác như: khu vực ra lẻ thuốc, nơi rửa tay, khu vực tư vấn và ghế cho người mua thuốc ngồi đợi chưa được thực hiện tốt trên tất cả các quầy thuốc. Kết quả kiểm tra của Tổ dược chính năm 2013 cho thấy chỉ có 32,1% quầy thuốc bố trí được “khu vực tư vấn”, có 73,7% tổng số quầy thuốc bố trí “Nơi rửa tay cho người mua và bán thuốc”, khu vực ghế cho người mua ngồi đợi chỉ có có 12,2% số quầy thuốc bố trí được. Một số nguyên nhân có thể kể đến:
- Quầy thuốc không đủ diện tích để bố trí đầy đủ các khu vực này. Các quầy của Hiệu thuốc phần lớn có diện tích từ 10 – 20m2 (121/156 quầy). Trong đó tối thiểu 10m2 là dành cho việc trưng bày và bảo quản thuốc, diện tích còn lại để bố trí thêm được tất cả các khu vực khác là khó thực hiện.
- Người mua thuốc và nhân viên quầy thuốc chưa có thói quen sử dụng đến các khu vực này dẫn đến hiệu quả sử dụng của các khu vực không cao.
Các cơ quan chức năng và Tổ dược chính của Hiệu thuốc cần tăng cường thanh kiểm tra cũng như nhắc nhở để đảm bảo các quầy thuốc phải bố trí đúng và đủ các khu vực để giúp nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ tại các quầy thuốc.
Về chỉ tiêu trang thiết bị tại các quầy thuốc, 100% quầy thuốc đạt chỉ tiêu có “điều hòa nhiệt độ” tuy nhiên, tỉ lệ sử dụng điều hòa trong 270 lượt thanh, kiểm tra còn thấp, chỉ đạt 48,2%. Điều này có thể được giải thích trên hai phương diện, thứ nhất là do chi phí để duy trì hoạt động của điều hòa cao, thứ hai là vấn đề tâm lý của người dân, việc bật điều hòa có thể gây cho người dân cảm giác “mua hàng cao cấp” và họ nghĩ rằng như vậy giá thuốc có thể sẽ cao hơn so với các quầy khác. Tuy nhiên, việc không bật điều hòa với thời tiết nóng và ẩm quanh năm của miền Bắc Việt Nam, sẽ khó có thể đảm bảo nơi bán thuốc luôn được duy trì ở nhiệt độ dưới 300C, vậy có thể gây ảnh hưởng không tốt tới chất lượng thuốc bảo quản. Các quầy thuốc cần được thường xuyên nhắc nhở, hoặc bị xử phạt nếu không thực hiện đúng.
Về hoạt động chuyên môn tại các quầy thuốc
Về việc ghi chép sổ sách của các quầy thuốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc ghi chép hồ sơ, sổ sách liên quan đến hoạt động kinh doanh thuốc là một hoạt động chuyên môn của quầy thuốc trong thực hiện GPP. Do có sự kiểm tra giám sát của Tổ dược chính, tất cả các quầy thuốc của Hiệu thuốc Hải Phòng đều có đầy đủ các loại sổ sách, tuy nhiên tỷ lệ ghi chép của các quầy thuốc còn thấp, với các sổ cần ghi chép hàng ngày là: “Sổ nhập thuốc và kiểm soát chất lượng thuốc”, “Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm”, “Sổ theo dõi mua bán thuốc”, “Sổ theo dõi vệ sinh quầy” thì “sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm” với tỷ lệ ghi chép cao nhất cũng chỉ là 48,9%. Nguyên nhân có thể kể đến:
- Có nhiều loại sổ sách nên nhân viên quầy thuốc không đủ thời gian để ghi chép và theo dõi đầy đủ.
- Các nhân viên quầy thuốc vẫn chưa hiểu hết ý nghĩa của việc ghi chép đầy đủ và theo dõi các sổ này nên chưa chủ động ghi chép.
- Chưa có sự phối hợp của người dân trong việc cung cấp các thông tin về ADR, thuốc bị thu hồi, đơn thuốc khi mua thuốc kê đơn.
Ngoài ra việc ghi chép sổ sách là một phần rất quan trọng của các Quy trình thao tác chuẩn. Để được thẩm định thực hiện đúng và đủ các qui trình thao tác chuẩn, các quầy cần thiết phải ghi chép đầy đủ các loại sổ sách này.
Do đó, các cơ quan chức năng và Tổ dược chính của Hiệu thuốc cần tăng cường thanh tra kiểm tra, nhắc nhở các quầy thuốc việc thực hiện ghi chép hồ sơ sổ sách để đảm bảo việc theo dõi và kiểm tra chất lượng thuốc, chất lượng dịch vụ dược tại quầy thuốc.
Việc quản lý và lưu trữ dữ liệu bằng hệ thống máy tính rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả, hiện nay đang được áp dụng phổ biến trên rất nhiều nơi trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, tuy nhiên mới chỉ có 03 quầy thuốc GPP trong Hiệu thuốc Hải Phòng thực hiện được việc đó. Cần có những lớp hướng dẫn đào tạo về kỹ năng tin học và quản lý phần mềm cho các chủ quầy thuốc cũng như dược sỹ chuyên môn của quầy cũng như khuyến khích các quầy đầu tư trang bị hệ thống quản lý bằng máy tính.
Về việc quản lí giá thuốc bán lẻ của các quầy thuốc
Trong tổng số 270 lượt thanh, kiểm tra, chỉ có 35,2% lượt ghi nhận việc thực hiện niêm yết giá thuốc đúng và đủ tại các quầy. Nguyên nhân có thể kể đến, thứ nhất, Thông tư liên tịch số 50/2011/TTLT-BYT-BTC-BCT [11] qui định giá thuốc bán lẻ phải được niêm yết trên từng đơn vị đóng gói nhỏ nhất, nhân viên quầy thuốc có thể sai sót trong việc xác định “đơn vị đóng gói nhỏ nhất” là gì. Ngoài ra, do phải niêm yết giá trên đơn vị đóng gói nhỏ nhất dẫn
đến tình trạng 02 tem giá (01 tem trên hộp và 01 tem trên vỉ nếu là thuốc đóng gói theo vỉ) gây rắc rối cho việc bán hàng.
4.2. Về thực trạng hoạt động kinh doanh của các quầy thuốc thuộc Chi nhánh CTCP Dược phẩm Hải Phòng – Hiệu thuốc Hải Phòng năm 2013 nhánh CTCP Dược phẩm Hải Phòng – Hiệu thuốc Hải Phòng năm 2013
Hiệu thuốc Hải Phòng áp dụng phương pháp khoán doanh số tối thiểu và doanh số hàng do công ty sản xuất để quản lý hoạt động kinh doanh của 156 quầy thuốc trực thuộc.
Ưu điểm của phương pháp khoán này là giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của 156 quầy thuốc đơn giản hơn.Bằng việc ký cam kết các quầy thuốc, Hiệu thuốc dễ dàng quản lý cũng như xử phạt đối với các quầy không đạt. Mức khoán doanh số tối thiểu hàng tháng cho các quầy do nhân viên bán hàng làm chủ đầu tư từ 15 triệu đồng đến 35 triệu đồng, cho các quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất là từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng được áp dụng khác nhau cho các quầy phụ thuộc vào vị trí và năng lực kinh doanh của mỗi quầy thể hiện sự linh hoạt trong quá trình đưa ra mức khoán và sự công bằng cho tất cả các quầy.
Khó khăn đặt ra cho Hiệu thuốc là phải đưa ra được các mức khoán chung, cũng như lựa chọn từng mức khoán cụ thể cho các quầy thuốc.
Trong năm 2013, với kết quả thực hiện khoán của 149 quầy do nhân viên bán hàng tự làm chủ đầu tư: 98% quầy hoàn thành khoán doanh số tối thiểu, 96% quầy hoàn thành doanh số hàng do công ty sản xuất. Trong đó có 7 quầy hoàn thành trên 200% mức khoán, cho thấy mức khoán Hiệu thuốc đưa ra là hợp lý. Tuy nhiên, với 7 quầy do Hiệu thuốc tự đầu tư cơ sở vật chất với mức khoán doanh số hàng do công ty sản xuất thấp (khoảng 3,5% tổng mức khoán) nên tất cả các quầy đều đạt được, còn với mức khoán doanh số tối thiểu, tất cả 7 quầy chỉ hoàn thành ở mức 80 – 90%, cho thấy mức khoán đối với các quầy này là chưa hợp lý, Hiệu thuốc cần điều chỉnh lại.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
KẾT LUẬN
Qua khảo sát hoạt động của các quầy thuốc thuộc Chi nhánh Công ty cổ phần Dược phẩm Hải Phòng – Hiệu thuốc Hải Phòng năm 2013 có thể rút ra kết luận sau:
1. Về thực trạng triển khai GPP của các quầy thuốc thuộc Chi nhánh CTCP Dược phẩm Hải Phòng – Hiệu thuốc Hải Phòng năm 2013
Cho tới 31/12/2013, 156 quầy thuốc của Hiệu thuốc Hải Phòng đã đạt GPP, thực hiện đúng theo lộ trình triển khai GPP của Bộ Y tế.
- Về nhân sự: Tất cả các quầy thuốc có người phụ trách chuyên môn là Dược sỹ Trung học, toàn Hiệu thuốc có 21 người giúp việc tại các quầy.
- Về cơ sở vật chất và trang thiết bị: Toàn Hiệu thuốc có 22,4% quầy thuốc có diện tích trên 20m2. 100% các quầy thuốc có “khu vực ra lẻ thuốc”, 32,1% quầy thuốc bố trí được “khu vực tư vấn”, 12,2% các quầy thuốc bố trí được “khu vực ghế cho người mua ngồi đợi”. Tất cả các quầy thuốc trang bị đầy đủ ẩm kế, nhiệt kế, điều hòa nhiệt độ đảm bảo cho điều kiện bảo quản thuốc. Chỉ có 03 quầy thuốc sử dụng máy tính và phần mềm quản lý.