quả thanh tra, kiểm tra năm 2013
3.1.4.1. Số lượt thanh tra, kiểm tra các quầy thuốc trong năm 2013
Hàng năm, Sở Y tế TP Hải Phòng, Đội quản lý thị trường các quận và Tổ dược chính của Hiệu thuốc Hải Phòng có định kì và đột xuất thanh tra, kiểm tra các quầy thuốc, các biên bản được lưu 01 bản tại quầy thuốc, biên bản kiểm tra của Hiệu thuốc được lưu tại Tổ dược chính của Hiệu thuốc. Số lượt thanh tra, kiểm tra các quầy thuốc tính từ tháng 3/2013 cho tới hết năm 2013 cụ thể như sau:
Bảng 3.6. Số lượt thanh, kiểm tra các quầy thuốc trong năm 2013
Chỉ tiêu Số lượt
Tổng số lượt thanh, kiểm tra Trong đó: - Sở Y tế
- Đội quản lý thị trường các quận -Tổ dược chính của Hiệu thuốc
270 40 74 156
Trung bình sốlượt thanh, kiểm tra 01 quầy thuốc/năm 1,7
Nhận xét: Hiệu thuốc Hải Phòng có 156 quầy thuốc, trung bình mỗi quầy thuốc được thanh, kiểm tra 1,7 lượt/năm. Các đợt thanh tra kiểm tra nhằm đánh giá hoạt động của các quầy cũng như có các hình thức xử phạt đảm bảo việc các quầy thuốc chấp hành đúng các quy định của Nhà nước.
3.1.4.2. Sự có mặt của chủ quầy thuốc
Theo quy định, chủ quầy thuốc phải có mặt khi cơ sở bán lẻ hoạt động hoặc thực hiện uỷ quyền theo quy định. Sự có mặt của chủ quầy thuốc giúp điều hành hoạt động của quầy thuốc theo đúng các quy chế chuyên môn, mặt khác giúp cho chất lượng tư vấn thuốc cho người mua được đảm bảo.
Nhận xét: Dựa trên biên bản của 270 lượt thanh, kiểm tra các quầy thuốc cho thấy, các chủ quầy thuốc đã thực hiện khá nghiêm túc việc có mặt tại quầy, chủ quầy thuốc vắng mặt trên 10/270 lượt thanh, kiểm tra.
Hình 3.2. Tỷ lệ có mặt - vắng mặt của chủ quầy thuốc
Có mặt - 260 lượt (96,3%)
Vắng mặt -10 lượt (3,7%)
3.1.4.3. Thực hiện mặc áo blouse và đeo biển hiệu khi bán hàng của nhân
viên quầy thuốc
Việc mặc áo blouse và đeo biển hiệu ghi rõ chức danh trong khi bán hàng giúp thể hiện tinh thần trách nhiệm của người bán cũng như tạo niềm tin cho người mua thuốc khi họ xác định được người bán thuốc cho mình là người có chuyên môn và được phép hành nghề Dược.
Bảng 3.7. Việc chấp hành qui định mặc áo blouse và đeo biển hiệu khi bán hàng của nhân viên quầy thuốc
STT Chỉ tiêu Sốlượt Tỷ lệ (%)
1 Mặc áo blouse 247 91,5
2 Đeo biển hiệu 66 24,4 3 Tổng sốlượt thanh, kiểm tra 270 100,0
Nhận xét: Trên tổng số 270 lượt thanh kiểm tra 156 quầy thuốc, hầu hết các nhân viên nhà thuốc chấp hành qui định mặc áo blouse (91,5 %). Tuy nhiên chỉ có 66 lượt thanh, kiểm tra (chiếm 24,4%) là ghi nhận các nhân viên quầy thuốc có đeo biển hiệu ghi rõ chức danh khi bán hàng.
3.1.4.4. Trang bị và ghi chép sổ sách
Việc ghi chép đầy đủ và theo dõi sổ sách là hoạt động chuyên môn rất quan trọng đối với quầy thuốc. “Sổ nhập thuốc và kiểm soát chất lượng thuốc” là sổ cần ghi chép hàng ngày giúp kiểm soát chất lượng thuốc nhập, tránh nhập hàng giả, hàng kém chất lượng, hàng không rõ nguồn gốc xuất xứ. “Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm” để ghi chép hàng ngày số liệu nhiệt độ, độ ẩm từ nhiệt kế - ẩm kế đảm bảo điều kiện bảo quản thuốc ở nhiệt độ phòng được duy trì ở nhiệt độ dưới 300C, độ ẩm không quá 75%. “Sổ theo dõi thông tin bệnh nhân” khi bán thuốc theo đơn giúp kiểm soát thông tin bệnh nhân và hàng đã bán cho khách. “Sổ theo dõi thuốc bị đình chỉ lưu hành” và “Sổ theo
dõi ADR” giúp kiểm soát hàng thu hồi tại quầy thuốc và ghi lại các phản ứng có hại, tác dụng không mong muốn của thuốc.
Tuy nhiên, qua các kết quả thanh, kiểm tra, thực trạng trang bị và ghi chép sổ sách tại các quầy thuốc như sau:
Bảng 3.8. Việc thực hiện các quy định về sổ sách STT Chỉ tiêu Quầy thuốc có trang bị sổ sách Quầy thuốc chấp hành việc ghi chép Số lượng quầy Tỷ lệ (n=156) (%) Số lượt thanh, kiểm tra Tỷ lệ (n=270) (%) 1 Sổ nhập thuốc và kiểm soát chất lượng thuốc
156 100,0 110 40,7
2 Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm
156 100,0 132 48,9
3 Sổ theo dõi mua bán thuốc
156 100,0 87 32,2
4 Sổ theo dõi thông tin bệnh nhân
156 100,0 81 30,0
5 Sổ theo dõi thuốc bị đình chỉ lưu hành
156 100,0 13 4,8
6 Sổ theo dõi ADR 156 100,0 12 4,4
7 Sổ theo dõi vệ sinh quầy 156 100,0 124 45,9
Nhận xét: 100% số quầy thuốc có đủ các loại sổ sách cần thiết của cơ
sở bán lẻ thuốc. Tuy nhiên, việc chấp hành ghi chép các loại sổ sách lại chưa được thực hiện thực sự tốt. Trong 270 lượt thanh, kiểm tra thì tỷ lệ ghi chép của các quầy thuốc còn thấp, với các sổ cần ghi chép hàng ngày là: “Sổ nhập
thuốc và kiểm soát chất lượng thuốc”, “Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm”, “Sổ theo dõi mua bán thuốc”, “Sổ theo dõi vệ sinh quầy” thì “sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm” với tỷ lệ ghi chép cao nhất cũng chỉ là 48,9%. Các loại sổ sách khác có tỷ lệ ghi chép khá thấp, như “Sổ theo dõi thuốc bị đình chỉ lưu hành” là 4,8%.
3.1.4.5. Sắp xếp thuốc
Thực trạng việc sắp xếp thuốc tại 156 quầy thuốc của Hiệu thuốc Hải Phòng qua các kết quả thanh, kiểm tra như sau:
Bảng 3.9. Việc sắp xếp thuốc tại các quầy thuốc
Chỉ tiêu Số lượt Tỷ lệ
(%)
Có khu vực riêng cho ‘Thuốc kê đơn” 270 100,0
Sắp xếp gọn gàng, dễ lấy, tránh nhầm lẫn 230 85,2 Thuốc được sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý 270 100,0
Tổng số lượt thanh, kiểm tra 270 100,0
Nhận xét: Từ kết quả của 270 lượt thanh, kiểm tra cho thấy, tại tất cả các quầy thuốc, các thuốc được sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý, thuốc kê đơn được bày bán và bảo quản tại khu vực riêng có ghi rõ “thuốc kê đơn”. Tuy nhiên, chỉ tiêu “sắp xếp gọn gàng, dễ lấy, tránh nhầm lẫn” vẫn chưa được thực hiện tốt trên tất cả các quầy, trong các biên bản thanh kiểm tra, vẫn còn có quầy thuốc để lẫn thực phẩm chức năng với thuốc; thuốc kê đơn với thuốc không kê đơn.
3.1.4.6. Thực hiện niêm yết giá thuốc đúng qui định
Theo Thông tư liên tịch số 50/2011/TTLT-BYT-BTC-BCT về hướng dẫn thực hiện quản lý nhà nước về giá thuốc dùng cho người, giá thuốc bán lẻ phải được niêm yết trên từng đơn vị đóng gói nhỏ nhất [11]. Thực trạng niêm yết giá thuốc tại 156 quầy thuốc như sau:
Bảng 3.10. Việc thực hiện niêm yết giá thuốc đúng quy định
Chỉ tiêu Số lượt Tỷ lệ (%)
Niêm yết giá thuốc đầy đủ đúng qui định 95 35,2
Tổng số lượt thanh, kiểm tra 270 100
Nhận xét: Việc niêm yết giá thuốc đã được giám sát, kiểm tra và chấn chỉnh thường xuyên, tuy nhiên kết quả cho thấy việc thực hiện quy định về niêm yết giá thuốc tại 156 quầy thuốc GPP của Hiệu thuốc Hải Phòng là chưa tốt, chỉ có 35,2% lượt thanh kiểm tra ghi nhận việc thực hiện niêm yết giá đúng và đủ tại các quầy.
3.1.4.7. Xây dựng các quy trình thao tác chuẩn
Theo thông tư số 46/2011/TT-BYT về các nguyên tắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt nhà thuốc”, các cơ sở đạt GPP phải xây dựng và thực hiện theo các quy trình thao tác chuẩn dưới dạng văn bản cho tất cả các hoạt động chuyên môn để mọi nhân viên áp dụng, tối thiểu phải có 5 quy trình sau:
- Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng; - Quy trình bán thuốc theo đơn;
- Quy trình bán thuốc không kê đơn;
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng;
- Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi;
Bảng 3.11. Việc xây dựng các quy trình thao tác chuẩn
Chỉ tiêu Số lượt Tỷ lệ
(%)
Có xây dựng đủ 5 quy trình thao tác chuẩn tối thiểu 270 100,0 Có thêm qui trình khác: Qui trình vệ sinh quầy thuốc 270 100,0
Nhận xét: Các kết quả thanh, kiểm tra cho thấy, có đầy đủ 156 quầy thuốc tương ứng với 100% số quầy thuốc có xây dựng đủ quy trình thao tác chuẩn một cách chi tiết chặt chẽ dưới dạng văn bản và được kiểm tra, phê duyệt bởi Hiệu thuốc Hải Phòng. Tất cả các quầy thuốc đểu có thêm “Qui trình vệ sinh quầy thuốc”.
3.1.4.8. Thực trạng hoạt động của các thiết bị bảo quản
Việc trang bị các thiết bị bảo quản tại quầy thuốc là chưa đủ, cần phải sử dụng các thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm đảm bảo nơi bán thuốc được duy trì ở nhiệt độ dưới 300C, độ ẩm bằng hoặc dưới 75%. Thực trạng hoạt động của các thiết bị bảo quản thuốc tại các quầy thuốc như sau:
Bảng 3.12. Thực trạng hoạt động của các thiết bị bảo quản
Chỉ tiêu Số lượt Tỷ lệ (%)
Ẩm kế, nhiệt kế hoạt động 266 98,5 Điều hòa hoạt động 130 48,2
Tổng số lượt thanh, kiểm tra 270 100
Nhận xét: 98,5% lượt thanh, kiểm tra ghi nhận việc các quầy thuốc đang sử dụng ẩm kế và nhiệt kế. Tuy nhiên, chỉ có 130/270 lượt thanh, kiểm tra (chiếm 48,2%) ghi nhận quầy thuốc có điều hòa đang hoạt động.
3.2. Thực trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống quầy thuốc năm
2013 thông qua số liệu kế toán thống kê của Chi nhánh
3.2.1. Phương thức kinh doanh của Hiệu thuốc
Do đặc thù, trong tổng số 156 quầy thuốc trực thuộc Hiệu thuốc Hải Phòng chỉ có 07 quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất, còn lại 149 quầy do nhân viên bán hàng là chủ đầu tư nên việc quản lý hoạt động của Hiệu thuốc với các quầy là rất khó khăn vì vậy Hiệu thuốc đã dùng phương pháp khoán doanh số tối thiểu và doanh số hàng do công ty sản xuất cho các quầy.
Căn cứ vào vị trí và năng lực kinh doanh của từng điểm Hiệu thuốc giao cho quầy một trong bốn mức khoán của Hiệu thuốc với các chỉ tiêu:
Doanh số tối thiểu: ………... Trong đó doanh số hàng do công ty sản xuất:………
Bảng 3.13. Mức khoán của các quầy
Mức
Doanh số khoán hàng tháng Quầy do nhân viên bán hàng
tựđầu tư cơ sở vật chất
Quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất Doanh số tối thiểu Trong đó doanh số hàng do công ty sản xuất Doanh số tối thiểu Trong đó doanh số hàng do công ty sản xuất (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) 1 15.000.000 1.200.000 50.000.000 2.500.000 2 20.000.000 1.600.000 80.000.000 3.000.000 3 25.000.000 2.000.000 100.000.000 3.500.000 4 35.000.000 2.800.000
Nhận xét: Có 04 mức khoán đối với các quầy do nhân viên bán hàng
làm chủ đầu tư, các mức khoán không chênh lệch nhau quá nhiều. Tương ứng với 4 mức khoán doanh số tối thiểu là khoán doanh số hàng do công ty sản xuất thường bằng 8% tổng doanh số khoán. Với 07 quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất – đây là những quầy có diện tích lớn (4 quầy có diện tích trên 30m2 và 3 quầy có diện tích từ 20 – 30m2) và số nhân viên trong quầy lớn hơn (mỗi quầy có 1 chủ quầy thuốc và 3 người giúp việc tại quầy) – có 03 mức khoán doanh số tối thiểu tương ứng với đó là khoán doanh số hàng do công ty sản xuất.
Hiệu thuốc đảm bảo việc chấp hành của quầy thuốc thông qua bản “Cam kết bán hàng” được ký với từng quầy ghi rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên. Trong đó các quầy thuốc:
Không được nhập hàng từ các nguồn ngoài Công ty vào quầy bán. Không bán thuốc hướng tâm thần khi chưa được cấp giấy ủy quyền. Không bán thuốc giả, thuốc không rõ nguồn gốc, thuốc chương trình,
thuốc quá hạn dùng.
Tự bảo quản, quản lý hàng hóa.
Quầy được tự quyết định giá bán và phải chấp hành nghiêm túc, đầy đủ các qui định hiện hành của pháp luật và của Hiệu thuốc về giá: Niêm yết đầy đủ và bán đúng giá niêm yết. Tỷ suất lợi nhuận bán lẻ trung bình của Hiệu thuốc là 12%, nhân viên bán hàng có thể điều chỉnh giá bán tùy theo địa điểm thích hợp của quầy nhưng không được thấp hơn 5% và cao quá 30%.
Hàng tháng phải thanh toán đầy đủ các khoản phải nộp theo qui định của Hiệu thuốc.
Các quầy thuốc sẽ bị phạt nếu không hoàn thành chỉ tiêu:
Tiền phạt = (Doanh số tối thiểu – Tổng doanh số thực tế) x 20%
Trách nhiệm của Hiệu thuốc:
Đảm bảo thủ tục hành chính, pháp lý cho việc mở quầy bán hàng. Đảm bảo cung cấp đủ số lượng, chất lượng, chủng loại thuốc ra quầy. Trả lương theo doanh số và căn cứ vào vị trí từng điểm để giao cho
quầy một mức khoán phù hợp trong các mức khoán chung của Chi nhánh.
Hiệu thuốc tạo điều kiện cho các quầy hoàn thành các chỉ tiêu khoán thông qua một các chính sách:
- Mức khoán khác nhau giữa các quầy thuốc phù hợp với vị trí và năng lực kinh doanh của từng quầy.
- Giá xuất xuống quầy là giá bán buôn. Cho phép nhân viên bán hàng có thể điều chỉnh giá bán lẻ tùy theo địa điểm thích hợp của quầy nhưng không được thấp hơn 5% và cao quá 30%.
3.2.2. Mức độ hoàn thành chỉ tiêu khoán của các quầy năm 2013
3.2.2.1. Mức độ hoàn thành chỉ tiêu khoán doanh số tối thiểu
Bảng 3.14. Mức độ hoàn thành doanh số tối thiểu
Mức độ hoàn thành chỉ tiêu doanh số
khoán
Quầy do nhân viên bán hàng tựđầu tư cơ sở
vật chất
Quầy do Hiệu thuốc
đầu tư cơ sở
vật chất Sốlượng quầy Tỷ lệ (%) Sốlượng quầy Tỷ lệ (%) Nhỏ hơn 100% 3 2,0 7 100,0 Từ 100 đến 120% 56 37,6 0 0,0 Từ 120 đến 200% 85 57,0 0 0,0 Trên 200% 5 3,4 0 0,0 Tổng 149 100,0 7 100,0
Nhận xét: Với mức khoán doanh số tối thiểu năm 2013, có 10 quầy thuốc (chiếm tỉ lệ 6,4%) không hoàn thành trong đó có 3 quầy thuốc do nhân viên bán hàng làm chủ đầu tư và 7 quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất.
Năm 2013 các quầy thuốc do nhân viên bán hàng làm chủ đầu tư đã hoàn thành với tỷ lệ cao 98%, chỉ có 3 quầy tương ứng với 2% không đạt chỉ tiêu đề ra. Đa số các quầy hoàn thành ở mức trên 120%, đặc biệt có 5 quầy hoàn thành ở mức trên 200%.
Với các quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất, cả 7 quầy đều không đạt mức doanh số tối thiểu, mức hoàn thành chỉ từ 80 – 90%.
3.2.2.2. Mức độ hoàn thành doanh số hàng do công ty sản xuất
Bảng 3.15. Mức độ hoàn thành doanh số hàng do công ty sản xuất
Mức độ hoàn thành doanh số hàng do
công ty sản xuất
Quầy do nhân viên bán hàng tựđầu tư cơ sở
vật chất
Quầy do Hiệu thuốc
đầu tư cơ sở vật chất Sốlượng quầy Tỷ lệ (%) Sốlượng quầy Tỷ lệ (%) Nhỏ hơn 100% 6 4,0 0 0,0 Từ 100 đến 120% 74 49,7 2 28,6 Từ 120 đến 200% 67 45,0 2 28,6 Trên 200% 2 1,3 3 42,8 Tổng 149 100,0 7 100,0
Nhận xét: Với mức khoán doanh số hàng do công ty sản xuất năm 2013, có 150 quầy thuốc (chiếm 96,1% tổng số quầy thuốc) hoàn thành chỉ tiêu, 5 quầy thuốc đạt trên 200% mức khoán. Với các quầy do nhân viên bán hàng làm chủ đầu tư, đa số các quầy hoàn thành chỉ tiêu ở mức 100 – 120%, có 6 quầy không hoàn thành chỉ tiêu. Với các quầy do Hiệu thuốc đầu tư cơ sở vật chất, mức độ hoàn thành doanh số hàng do công ty sản xuất cao, trong đó có 3 quầy đạt trên 200% mức khoán.
CHƯƠNG 4. BÀN LUẬN
4.1. Về thực trạng triển khai GPP của các quầy thuốc thuộc Chi nhánh
CTCP Dược phẩm Hải Phòng – Hiệu thuốc Hải Phòng năm 2013
Ngày 25/01/2013, Bộ Y tế đã ra công văn số 524/BYT-QLD theo đó, đến ngày 31/12/2013 tất cả các quầy thuốc phải đạt GPP nếu không không