trường xanh An Phát
2.1.5.1 Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Tổ chức mọi công tác kế toán theo pháp lệnh kế toán thống kê để thực hiện đầy đủ, có chất lượng những nội dung công việc kế toán của đơn vị.
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc và thu thập đầy đủ các chứng từ kế toán của đơn vị, ghi chép tính toán phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính của nhà nước.
Giúp ban giám đốc hướng dẫn các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính. Tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định hiện hành.
HÌNH 1.9 CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Phó phòng kế toán
Giám đốc tài chính
Kế toán trưởng
Kế toán nhà điều hành Kế toán nhà máy số 1 Kế toán nhà máy số 2 Kế toán nhà máy số 3
Bộ phận kế toán của công ty gồm 21 người, trong đó có 1 giám đốc tài chính, 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán, còn lại là các nhân viên kế toán đều có trình độ đại học và kinh nghiệm thực hiện các phần hành kế toán của công ty.
- Giám đốc tài chính: có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin kế toán tài chính cung cấp cho Phó tổng giám đốc tài chính, cho các phòng ban liên quan, xây dựng các kế hoạch tài chính cho công ty. Là người giúp Phó tổng giám đốc tài chính, chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc chấp hành pháp luật, chế độ tài chính hiện hành.
- Kế toán trưởng: Kiểm tra trình tự hạch toán vốn, chịu trách nhiệm sử dụng vốn có hiệu quả, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính kịp thời, chính xác cho giám đốc tài chính. Cuối kỳ, tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính của công ty.
- Phó phòng kế toán: Là người chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác kế toán của công ty, thường xuyên kiểm tra và hướng dẫn kế toán viên thực hiện chế độ tài chính hiện hành.
- Kế toán điều hành: Là bộ phận gồm các kế toán viên thực hiện phần hành: kế toán thanh toán, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán thuế, kế toán tổng hợp. Tổng hợp các hóa đơn, chứng từ do các bộ phận kế toán ở các nhà máy đưa lên hàng tháng.
- Kế toán nhà máy sản xuất 1: Là bộ phận gồm các kế toán viên thực hiện phần hành kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở nhà máy sản xuất 1.
- Kế toán nhà máy sản xuất 2: Là bộ phận gồm các kế toán viên thực hiện phần hành kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở nhà máy sản xuất 2.
- Kế toán nhà máy sản xuất 3: Là bộ phận gồm các kế toán viên thực hiện phần hành kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở nhà máy sản xuất 3.
2.1.5.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất nên công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
2.1.5.4 Hình thức kế toán-Hệ thống sổ kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
• Hệ thống chứng từ kế toán:
Từ đặc điểm là một doanh nghiệp sản xuất tương đối lớn với lưu lượng hàng lưu chuyển và các giao dịch kinh tế trong ngày là tương đối lớn công ty áp dụng hầu hết các chứng từ kế toán được đưa ra trong quyết định số 15 chỉ trừ một số chứng từ như: bảng kê vàng, bạc, kim khí, đá quý; bảng kiểm kê quỹ (dùng cho vàng bạc, kim khí, đá quý), hóa đơn bán hàng thông thường...
• Cách thức tổ chức quản lý chứng từ:
Lập chứng từ kế toán: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều được lập chứng từ. Theo quy định của công ty, mỗi chứng từ chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và do bộ phận trực tiếp phát sinh nghiệp vụ lập.
Lưu chuyển chứng từ: các chứng từ kế toán liên quan đến hàng tồn kho và sản xuất chủ yếu phát sinh ở nhà máy và được kế toán công cụ dụng cụ, kế toán nguyên vật liệu, phụ trách kế toán ghi nhận và kiểm tra rồi chuyển lên phòng điều hành để soát xét. Các chứng từ về tiền, công nợ, thuế được chuyển thẳng lên phòng điều hành để ghi nhận. Với một số chứng từ như hóa đơn...thì được photo ra thêm một bản gửi lên kế toán công nợ trên văn phòng đại diện để hoàn thiện bộ hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế và để kế toán công nợ kiểm tra. Các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ theo nhu cầu hoạt động quản lý của khu vực nào khu vực ấy sẽ tự ghi nhận và lưu giữ chứng từ.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Áp dụng quyết định 15 vào hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã thiết lập hệ thống tài khoản kế toán
Cách thức mở tài khoản chi tiết với các đối tượng:
Tài khoản doanh thu: được theo dõi chi tiết theo từng nội dung ( doanh thu bán hàng hóa, doanh thu bán các thành phẩm, doanh thu cung cấp dịch vụ...), với từng loại tài khoản đó lại có những tài khoản chi tiết theo từng nhà máy. Ví dụ: Tài khoản 5111 doanh thu bán hàng hóa có 3 tài khoản chi tiết: TK 51111(NM1 - doanh thu bán hàng hóa), TK 51112 (NM2 - doanh thu bán hàng hóa), TK 51113 (NM3 - doanh thu bán hàng hóa). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tài khoản chi phí: được theo dõi tương tự như doanh thu (ban đầu là theo từng nội dung sau đó là đi vào chi phí của từng nhà máy).
- Tài khoản tiền mặt: được chi tiết thành tiền VNĐ và ngoại tệ, Tiền VNĐ lại được chi tiết theo từng bộ phận quản lý.
- Tài khoản tiền gửi ngân hàng: tương tự tiền mặt. Các loại tiền được chi tiết theo từng ngân hàng và từng loại tiền gửi.
- Tài khoản hàng tồn kho: được mở rất chi tiết, đặc biệt TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) mở theo từng loại sản phẩm tại từng nhà máy. Ví dụ: TK 1541 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hạt nhựa) có 3 TK chi tiết: TK 15411 (NM1 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hạt nhựa), TK 15412 (NM2 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hạt nhựa), TK15413 (NM3 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hạt nhựa).
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: : kế toán ghi nhận Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: máy tự động chuyển
(Nguồn: phòng kế toán)
HÌNH 1.10 TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký
đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ thẻ kế toánchi tiết
SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung kết hợp với việc áp dụng phần mềm kế toán Bravo. Ưu điểm của hình thức kế toán này là rõ ràng, dễ áp dụng và tương đối thích hợp với công ty.
Hàng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ đồng thời xác định các tài khoản ghi nợ và ghi có để nhập dữ liệu vào máy theo các phân hệ vào sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản tương ứng và các sổ thẻ chi tiết có liên quan. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện hoàn toàn tự động theo phần mềm kế toán đã được lập trình và luôn đảm bảo tính chính xác theo các dữ liệu được đã nhập vào trong kỳ.
Cuối kỳ kế toán hoặc tại bất kỳ thời điểm cần thiết nào, kế toán muốn kiểm tra và lập báo cáo kế toán thì các bút toán phân bổ, điều chỉnh hay kết chuyển đều được thực hiện tự động theo công thức đã được lập sẵn.
Đối với một số các sổ nhật ký đặc biệt như nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng hay nhật ký bán hàng kế toán sẽ phân loại và ghi nhận vào sổ nhật ký đặc biệt.
Phần mềm kế toán Bravo có 8 phân hệ: Vốn bằng tiền, mua hàng- thanh toán, bán hàng – phải thu, hàng tồn kho, quản lý tài sản, chi phí giá thành, kế toán tổng hợp, hệ thống. Hàng năm để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả nhất, công ty thực hiện công tác nâng cấp phần mềm.
Giới thiệu phần mềm kế toán Công ty đang áp dụng:
Hiện nay công ty đang áp dụng chương trình kế toán Bravo 6.3 với giao diện sau khi đăng nhập như sau:
HÌNH 2.1 GIAO DIỆN BAN ĐẦU PHẦN MỀM BRAVO 6.3 +Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm này:
Theo nhận xét của những người trong ngành, phần mềm Bravo có nhiều tính năng nổi trội:
Thứ nhất, phần mềm Bravo cho phép doanh nghiệp triển khai hiệu quả các phần hành thuộc nghiệp vụ kế toán như theo dõi sổ sách kế toán, nắm rõ việc chi thu- mua bán hàng hoá, quản lý tài sản và hàng tồn kho, tính giá thành sản phẩm … Đặc biệt, phần mềm Bravo cho phép liên kết dữ liệu số liệu, có chức năng tìm và tự sửa lỗi dữ liệu, tự sao lưu số liệu theo lịch đã lập…
Thứ hai, Bravo là một trong số ít nhà cung cấp hướng theo hình thức customize, tức cho phép phần mềm được hiệu chỉnh tự do. Vì thế, từ phần mềm cơ bản là Bravo 6.3, sẽ tuỳ nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng chương trình riêng.
Chẳng hạn, trong lĩnh vực kinh doanh Dầu khí-gas, Bravo sẽ cài đặt phần mềm kế toán có chương trình quản lý hàng tồn kho theo nhiệt độ và thêm phần quản lý bình vỏ; Hay ở ngành sản xuất, chương trình tính giá thành sẽ phải chia ra nhiều công đoạn sẽ được tính với nhiều phương pháp khác nhau như PP trực tiếp, PP định mức … và có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn khác nhau.
Tuy nhiên, điểm nổi bật của Bravo chính là tính ổn định của chương trình, sự đơn giản và dễ sử dụng; Ngoài ra, phần mềm cho phép chạy mạng đa người dùng (Mạng LAN, Mạng WAN …), bảo mật và phân quyền chi tiết.
Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy cũng tương tự quy trình xử lý hệ thống hóa thông tin kế toán trên máy vi tính, có thể hiểu như sau:
Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ cập nhật chứng từ gốc vào máy theo đúng đối tượng mã hóa đã được cài đặt trong phần mềm như sau: hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, danh mục khách hàng, danh mục vật tư,... đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Máy tính sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự động ghi vào sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá thành...) thì kế toán nhà điều hành làm sẽ nói cụ thể ở các phần sau. Nếu muốn tính riêng giá thành từng nhà máy thì kế toán tại từng nhà máy phải trích suất riêng để tính.Thông tin đầu ra: kế toán có thể in ra bất kỳ lúc nào có sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau có thông tin từ các nghiệp vụ đã được xâu lọc. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tổng hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được thực hiện đồng thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Do đặc trưng của công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại công ty nên các đối tượng quản lý thông tin của kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm bao gồm: các loại chứng từ liên quan đến việc tập hợp chi phí, các loại tài khoản sử dụng, danh mục đối tượng chi phí, danh mục khoản chi phí, danh mục các bút toán phân bổ, danh mục các bút toán kết chuyển.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Là một doanh nghiệp tương đối lớn và có hoạt động tích cực, hệ thống báo cáo kế toán được tổ chức với đầy đủ 4 loại báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu B 01 -DN - Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu B 02 -DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu B 03 -DN - Thuyết minh báo cáo tài chính. Mẫu B 09 -DN
Với niên độ kế toán theo năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12) thì thời hạn hoàn tất và nộp báo cáo tài chính năm của công ty là 90 ngày kể từ ngày 31/12 của năm làm báo cáo.Nơi nhận báo cáo: cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh.
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ sáu (06) nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chính”: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh. Việc thuyết minh báo cáo tài chính căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán, được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của đơn vị.
Ngoài các báo cáo tài chính năm, công ty còn tổ chức thiết lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ và dạng tóm lược. Mỗi dạng đều có cả 4 loại báo cáo tài chính trên và được lập theo quý (trừ quý IV).