II. Qui trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
2.Công tác đàm phán
Sau khi thực hiện công tác nghiên cứu thị trường và lựa chọn được các đối tác đáng tin cậy. Công ty sẽ tiến hành chào hàng, bao gồm: các loại mẫu hàng, thư chào giá trong đó kèm theo quy cách, giá cả, phương thức thanh toán. Công ty chủ yếu chào hàng cho những khách hàng truyền thống trước như Mỹ, Úc…, chào hàng qua mạng Internet hoặc liên hệ trực tiếp với các đối tác nước ngoài thông qua văn phòng đại diện hoặc chi nhánh đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Sau khi khách hàng tham khảo giá cả xong và nếu có nhu cầu với sản phẩm nhân hạt điều, khách hàng sẽ liên hệ với công ty bằng điện thoại hoặc fax. Sau đó, hai bên sẽ bắt đầu quá trình đàm phán để tiến tới việc kí kết hợp đồng ngoại thương. Để công tác đàm phán mang lại kết quả cao, công ty luôn tuân theo những nguyên tắc sau:
̇ Tôn trọng lợi ích chung của hai bên trong hợp đồng.
̇ Vừa khai thác mặt hàng mới, vừa giữ và ổn định mặt hàng cũ.
̇ Trong đàm phán, bằng mọi cách phải tạo được mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với
bạn hàng nói riêng và giữ được uy tín của doanh nghiệp mình trên thị trường nói chung.
̇ Trong đàm phán, phải luôn luôn mềm dẻo và phải thể hiện cho được bản lĩnh
của doanh nghiệp mình.
¬ Các hình thức đàm phán:
Sau khi khách hàng nhận được thư chào giá, nếu có một yếu tố nào đó trong thư chào giá mà khách hàng không hài lòng thi hai bên tiến hành hoàn giá, việc làm này là nhằm đạt được sự hài lòng cho cả hai bên. Hai bên có thể trải qua nhiều lần hòan giá trong một đợt giao dịch, tuy nhiên mức giá cuối cùng so với mức giá được xác định trong kế hoạch của công ty chênh lệch không lớn.
Đối với khách hàng quen thuộc ở thị trường Mỹ thì công tác đàm phán diễn ra rất nhanh chóng, vì các đối tác Mỹ đều là những khách hàng quen thuộc, hoạt động ngoại thương mang tính chất lặp đi lặp lại nhiều lần trong năm. Công tác đàm phán thường được tiến hành thông qua fax hoặc telex.
Đối với những khách hàng mới, công ty thường cử cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo ngoại ngữ để đàm phán trực tiếp. Tuy công ty đã có kinh nghiệm hoạt động nhiều năm trên thị trường Mỹ nhưng mỗi khách hàng có những nhu cầu khác nhau, cách thức hoạt động kinh doanh khác nhau. Do đó, công ty cần thận trọng trong công tác đàm phán để có thể thỏa mãn khách hàng.
Mỗi hình thức có những ưu nhược điểm riêng, tùy theo tình hình thực tế mà cán bộ làm công tác đàm phán áp dụng nhằm phát huy được ưu điểm của mỗi hình thức, đồng thời có thể hạn chế được những ảnh hưởng bất lợi của các hình thức ấy nhằm đem lại kết quả tốt đẹp cho công tác đàm phán của công ty.
¬ Đúc kết công tác đàm phán:
Cuối cùng, nếu cả hai bên đạt được sự thỏa thuận, thống nhất với nhau, công ty tiến hành công việc đúc kết lại việc đàm phán và kết luận với nhau bằng một sự xác nhận.
o Đối với khách hàng quen thuộc như ở Mỹ, công ty chỉ cần xác nhận trên điện
thoại là đủ, nhưng thông thường cần có văn bản xác nhận và chữ ký của hai bên.
o Đối với những khách hàng mới: công ty cần phải xác nhận kết quả đàm phán
bằng văn bản nhằm hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra cho công ty sau này.