2.2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán của công ty Công ty TNHH KDTH Nguyên Hưng gồm 6 người, được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty và toàn bộ nhân viên kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng. Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và chuyên môn hóa của nhân viên kế toán, bộ phận kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 01.Tổ chức bộ máy kế toáncủa công ty( Phụ lục 01)
2.2.1.2 Chính sách kế toán áp dụng
Công ty đã thực hiện các chính sách kế toán đúng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày14/09/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của Bộ tài chính như: thông tư 200/2014/TT – BTC ban hành ngày 22/12/2014.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc.
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Nhập trước xuất trước. + Phương pháp hoạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế: Công ty là đơn vị tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Căn cứ để tính khấu hao tài sản cố định là nguyên giá và thời gian sử dụng của TSCĐ.
Công ty thực hiện kỳ kế toán theo năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thức vào ngày 31/12 của năm đó. Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép và hoạch toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Các báo cáo Tài chính được lập vào cuối niên độ kế toán do kế toán trưởng lập và gửi lên ban giám đốc, cơ quan thuế, các ngân hàng, các nhà đầu tư và các đối tượng khác có liên quan.
- Hình thức kế toán áp dụng: Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
vàsử dụng hình thức kế toán máy với phần mềm kế toán MISA(Phụ lục 02) Các mẫu sổ công ty áp dụng đều phù hợp với quy định theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày14/09/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính và cập nhật kịp thời các mẫu sổ của các thông tư sửa đổi bổ sung có liên quan. Các loại sổ chủ yếu mà công ty sử dụng là Sổ Nhật kí chung; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Sổ TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ; Sổ chi tiết mua,bán hàng; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi thuế GTGT… và một số các sổ phụ khác có liên quan khác.
2.2.1.3 Đặc điểm bán hàng tại công ty
Công ty TNHH Kinh doanh tổng hợp Nguyên Hưng được thành lập vào ngày 29 tháng 10 năm 2009 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Công ty TNHH KDTH Nguyên Hưng chủ yếu phân phối tay nắm cửa, khóa cửa, chốt cài bằng đồng nguyên chất, cremon đồng, inox và các sản phẩm nội thất cao cấp trong gia đình.
Trong khuân khổ của bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp, em chỉ đề cập đến kế toán bán sản phẩm khóa cửa.
Hiện nay công ty TNHH KDTH Nguyên Hưng áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ.Công ty có quan hệ với nhiều đối tượng khách hàng bán buôn và bán lẻ..
Về hình thức thanh toán công ty áp dụng các hình thức: tiền mặt, séc. ủy nhiệm chi qua ngân hàng… Trường hợp công ty bán hàng cho khách hàng theo hình thức bán buôn thì thường hình thức thanh toán sẽ được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế.
Trong điều kiện kinh tế thị trường và với sự cạnh tranh gay gắt đòi hỏi công ty phải đa dạng hóa phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng, đồng thời chú trọng đến quy cách, chất lượng luôn được đảm bảo, cập nhật thường xuyên mẫu mã sản phẩm mới nhất.
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng khóa cửa tại công ty TNHH KDTH Nguyên Hưng Nguyên Hưng
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng:
Kế toán bán hàng tại Công ty sử dụng các chứng từ chủ yếu sau : - Hợp đồng mua bán hang hóa (hoặc thỏa thuận mua bán) (phụ lục 03) - Phiếu xuất kho (MS 02-VT) (phụ lục 13,15):Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách.
- Hóa đơn GTGT (MS 01 GTGT-3LL):(phụ lục 12,14)
Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dòng ghi tổng tiền hàng, một dòng ghi tổng tiền thuế GTGT.Dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, viết một lần qua giấy than:
+ Liên 1 (Màu tím): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3(Màu xanh):Được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại công ty. - Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: (phụ lục 05)
Liên 1: Giao cho người nộp tiền. Liên 2: Phòng kế toán thu.
- Giấy báocủa ngân hàng (phụ lục 04)
-Hóa đơn GTGT liên 2 của các bên có liên quan như CP vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bán hàng…
Quy trình luân chuyển các chứng từ như sau: Khi khách hàng đồng ý mua hàng, hoặc chấp nhận lời chào hàng của công ty, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế (hoặc thỏa thuận mua bán hàng hóa. Thủ kho viết phiếu xuất kho và tiến hành kiểm kê, giao hàng. Phiếu xuất kho đã đầy đủ chữ kí của bên giao và bên nhận hàng hóa được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ để kế toán viết Hóa đơn GTGT. Các liên của hóa đơn GTGT được chuyển tới bộ phận xử lý, tập hợp HĐ GTGT hàng bán, hóa đơn chi phí của việc bán hàng, để kế toán có thể kê khai thuế GTGT hàng tháng, thuế TNDN tạm tính của quý và căn cứ để lên các BCTC cũng như quản lý tốt tình hình tiêu thụ của doanh nghiệp.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng:
Kế toán bán hàng tại công ty sử dụng những tài khoản sau : - TK 5111: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK5212 –Hàng bán bị trả lại - TK 5213 – Giảm giá hàng bán - TK 156: Hàng hoá.
- TK 632: Giá vốn hàng bán. -TK 642: Chi phí kinh doanh
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
-TK 33311: Thuế GTGT đầu ra.
-TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu - TK 131: Phải thu khách hàng.
- TK 1111: Tiền mặt.
2.2.2.3 Quy trình hoạch toán
(1)Kế toán ghi nhận doanh thu:
* Theo hình thức bán buôn.
Bán buôn qua kho: Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng,
căn cứ vào hợp đồng, đến thời hạn giao hàng, kế toán tiến hành kiểm tra hàng hóa tồn kho. Sau đó, kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho (phụ lục 13,15). Phiếu này được lập thành hai bản. Một bản kho giữ làm cơ sở để theo dõi tình hình xuất hàng hóa và là chứng từ gốc để lên thẻ kho, một bản kế toán sử dụng để viết hóa đơn GTGT (phụ lục 12,14). Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên trong đó liên 2 giao cho khách hàng, còn lại làm căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký chung (Phụ lục 06):
Kế toán hoạch toán nghiệp vụ như sau: Nợ TK 111, 112, 131:
Có TK 5111: Có TK 3331
Vì đây là hình thức bán buôn, khách hàng thường thanh toán tiền theo hợp đồng đã ký với công ty. Trường hợp khách hàng ứng trước một phần hợp đồng trước khi nhận hàng kế toán phản ánh:
Nợ TK 111,112: số tiền ứng trước
Có TK 131(dư có): số tiền ứng trước
Khi giao hàng, dựa trên hóa đơn GTGT hoạch toán: Nợ TK 131: Tổng số tiền trên hóa đơn
Có TK 5111: Doanh thu chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Khi nhận thanh toán từ khách hàng:
Nợ TK 111,112: Số tiền còn phải thu khách hàng Có TK 131: Số tiền còn phải thu khách hàng
Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế toán bán hàng lên sổ NKC, là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 511, 131.
(Sổ cái TK 511 – xem phụ lục 23) (Sổ cái TK 131 – xem phụ lục 19)
Đồng thời, từ NKC, sổ Cái ghi vào các sổ chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng , Sổ chi tiết TK 131 (phụ lục 17)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán kê vào Bảng kê hóa đơn GTGT đối chiếu sổ chi tiết TK 3331,1331để cuối tháng lập Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).
* Theo hình thức bán lẻ:
Khách hàng trực tiếp đến cửa hàng của công ty để mua hàng. Sau khi khách hàng đồng ý mua và tiến hành các thủ tục cần thiết, hàng hóa sẽ đươc giao trực tiếp cho khách hàng ngay tại cửa hàng và khách hàng trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt. Phương pháp hoạch toán kế toán theo hình thức bán lẻ giống như theo hình thức bán buôn.Tuy nhiên vì ở hình thức bán lẻ, khách hàng sẽ thanh toán tiền ngay khi mua hàng nên khi ghi nhận doanh thu kế toán sẽ ghi tăng số tiền mặt thu được (Nợ TK 111) thay vì ghi tăng khoản phải thu của khách hàng hoặc khoản tiền gửi ngân hàng.
Kế toán hoạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (theo tổng giá thanh toán)
Có TK511 -Doanh thu (theo giá bán chưa thuế GTGT) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (tính trên giá bán) (2) Kế toán các trường hợp giảm trừ doanh thu:
* Kế toán các khoản chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán: -Chiết khấu thanh toán:
Khi thanh toán có phát sinh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng do thanh toán tiền sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng thì kế toán ghi
Nợ TK 635:Chi phí tài chính Có TK 111: Tiền mặt
Có TK131 Phải thu khách hàng (theo số tiền thực chiết khấu cho khách).
- Giảm giá hàng bán
Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán ra do kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách ghi trong hợp đồng thì kế toán ghi
Nợ TK5213 - giảm giá hàng bán (theo giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT (tính trên trị giá hàng bị giảm giá)
Có TK111 - Tiền mặt Có TK112 - Tiền gửi
Có TK131-Phải thu khách hàng (theo tổng giá thanh toán). * Kế toán hàng bán bị trả lại
Nếu chấp nhận sẽ lập xác nhận hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào “Biên
bản trả hàng” (phụ lục 10), kế toán tiến hành hoạch toán khoản mục “Hàng
bán bị trả lại”.
Khi công ty chấp nhận thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại, kế toán vào sổ nhật ký chung:
Nợ TK 5212: theo giá bán chưa có thuế GTGT,
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) Có TK 111,112,331:
Cuối tháng, khi trong tháng công ty nhận được hóa đơn xuất trả lại hàng do người mua hàng xuất trả lại vì kém chất lượng, kế toán kê khai hóa đơn nhận lại đó trên bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra, kê khai bình thường như các hóa đơn đầu ra khác và sử dụng phương pháp ghi số âm.
Đồng thời, khi nhận lại số hàng hóa bị trả lại, thủ kho kiểm tra và kế toán lập phiếu nhập kho hàng hóa (phụ lục 11).Nếu hàng bán bị trả lại từ những lô hàng đã xuất thời gian trước, kế toán tiến hành nhập kho với giá là giá xuất tại thời điểm trước. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán sẽ vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 156.
Từ sổ nhật ký chung, kế toán sẽ vào sổ cái các tài khoản 5212
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ doanh thu của hàng bán bị trả lại (Có TK 5212) phát sinh trong kỳ vào tài khoản doanh thu bán hàng (Nợ TK 511- chi tiết cho từng hình thức).
(3) Kế toán giá vốn hàng bán:
Do công ty áp dụng phương phápnhập trước xuất trước để tính giá vốn hàng hóa xuất kho nên căn cứ vào sổ chi tiết từng mặt hàng (phụ lục 20,08) và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của hàng hóa (phụ lục 22) để làm căn cứ ghi giá xuất kho.
Khi xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Giá trị hàng hóa xuất kho (sổ cái 632-xem phụ lục 25)
Cuối kì kế toán kết chuyển giá vốn của hàng đã bán (Có TK 632) vào bên Nợ tài khoản 911 - xác định kết quả kinh doanh
2.2.2.4 Sổ kế toán:
Công ty đã áp dụng đúng các mẫu sổ quy định theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày14/09/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính và cập nhật kịp thời các mẫu sổ của các thông tư sửa đổi bổ sung có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, vào thời điểm phát sinh, kế toán sẽ lên sổ Nhật kí chung, rồi từ đó lên Sổ Cái các tài khoản liên quan như sổ cái TK 156, TK632, TK 511, TK 642, TK 111,112, TK 131….
- Đối với nợ phải thu khách hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán kế toán vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng và theo từng ngày. Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng lập bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. Số liệu trên bảng tổng hợp này được đối chiếu với TK 131 trên sổ cái và là căn cứ để vào chỉ tiêu nợ phải thu khách hàng - loại A trên bảng cân đối kế toán mà không phân biệt thành nợ ngắn hạn và dài hạn.
Dựa vào mẫu sổ công nợ chi tiết từng khách hàng ta thấy kế toán chưatheo dõi chi tiết các khoản công nợ riêng rẽ thành công nợ ngắn và dài hạn. Không xác định được thời điểm thu hồi các khoản nợ. Vì vậy mà đến cuối kì hoặc cuối năm tài chính sẽ không phản ánh chính xác một số chỉ tiêu phân tích kinh tế như Khả năng thanh toán ngắn hạn… và không lên được kế hoạch cũng như khoản dự phòng cho những trường hợp khách hàng nợ quá hạn thanh toán.
Cuối kì kết chuyển các tài khoản doanh thu, giá vốn, chi phí lên tài khoản 911 để xác định được tình hình kết quả kinh doanh trong kì.