Như chúng ta đã biết, ngày nay thông tin đã trở thành một sức mạnh to lớn trong sự phát triển kinh tế - xã hội. Sản phẩm và dịch vụ thông tin là kết quả của hoạt động thông tin, là cầu nối giữa người dùng tin và thông tin giúp người dùng tin tiếp cận thông tin của nhân loại một cách nhanh chóng và kịp thời.
Để đáp ứng được các nhu cầu thông tin địa chí của nhiều đối tượng dùng tin khác nhau, thư viện tỉnh Hưng Yên cần phải tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí hiện đại, đa dạng có giá trị cung cấp cho xã hội, tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp cận các nguồn thông tin địa chí dễ dàng, với chi phí ít nhất và người dùng tin địa chí chấp nhận.
Các sản phẩm và thông tin địa chí hiện đại của thư viện góp một phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc. Vì vậy bên cạnh các sản phẩm và dịch vụ thông tin truyền thống, thư viện cần tăng cường tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại, để làm được điều này thư viện cần đầu tư nhiều hơn nữa về kinh phí, thời gian và công sức tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin của các thư viện khác để từ đó tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị cao.
Nghiên cứu thực tế về mức độ sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện nói chung về sản phẩm và dịch vụ nói riêng cho thấy nhu cầu của người dùng tin về sản phẩm và dịch vụ thông tin của cơ quan thông tin thư viện ngày một tăng theo chiều hướng phát triển của nguồn tin. Điều đó khẳng định vai trò quan trọng của các sản phẩm và dịch vụ trong việc tạo điều kiện dễ dàng cho người dùng tin chọn lọc, khai thác thông tin cho phù hợp với nhu cầu của mình. Chính vì thế các sản phẩm và dịch vụ này càng làm cho nó hiện đại bao nhiêu thì khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho bạn đọc ngày càng phong phú và đa dạng thì càng chứng tỏ khả năng thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin bấy nhiêu. Sự gia tăng của chúng thể hiện rõ nét hiệu quả và chất lượng hoạt động phục vụ người dùng tin nói chung và người dùng địa chí nói riêng trong các cơ quan thông tin thư viện. Vì vậy việc chú trọng phát triển nhiều loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí có chất lượng là điều kiện tiên quyết để thu hút người dùng tin vào sử dụng thư viện.
Phương hướng phát triển tăng cường sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí của thư viện tỉnh Hưng Yên trong thời gian tới là:
- Kết hợp hài hòa việc xử lý thông tin địa chí thỏa mãn nhu cầu thông tin địa chí của người dùng tin thông qua các sản phẩm và dịch vụ thư viện địa chí có chất lượng cao.
- Tăng cường khả năng khai thác và sử dụng tài liệu địa chí trong và ngoài thư viện Hưng Yên, bằng các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí được thực hiện từ ứng dụng công nghệ thông tin.
- Nâng cao năng lực tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng cao và đào tạo kỹ năng tra cứu cho người dùng tin.
Các phương pháp nêu trên sẽ trở thành hiện thực khi có được một hệ thống các giải pháp phù hợp.
Để hoàn thiện các sản phẩm thông tin địa chí, trước hết cần chấn chỉnh, củng cố bộ máy tra cứu truyền thống, trong đó chủ yếu là hệ thống lục lục địa chí. Hộp phích tra cứu dữ kiện và các bản thư mục. Đồng thời phát triển mục lục đọc máy khi cơ sở vật chất kỹ thuật của thư viện tỉnh Hưng Yên được tăng cường.
3.5. Đầu tƣ kinh phí, cơ sở vật chất cho hoạt động địa chí
Về kinh phí:
Hàng năm trong dự toán ngân sách của thư viện tỉnh Hưng Yên cần có một khoản kinh phí phù hợp cho hoạt động thông tin địa chí, khi có kinh phí thì cán bộ thư viện sẽ có điều kiện để tiến hành thường xuyên việc bổ sung tài liệu cũng như tiến hành các hoạt động như: tuyên truyền, giới thiệu nguồn tài liệu địa chí, tổ chức các cuộc triển lãm, các cuộc thi thu hút sự quan tâm của bạn đọc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, mua sắm trang thiết bị còn thiếu.
Về diện tích:
Để tăng cường hiệu quả hoạt động địa chí, thư viện tỉnh Hưng Yên cần phải bố trí các phòng riêng với diện tích 50-80m2
ở vị trí thuận lợi để tổ chức kho và phục vụ riêng bạn đọc nghiên cứu tài liệu địa chí.
Về trang thiết bị:
Hiện nay, thư viện tỉnh Hưng Yên nên trang bị thêm một số trang thiết bị cần thiết như cần đầu tư thêm các loại bàn ghế, tủ thư mục, tủ trưng bày giới thiệu tài liệu địa chí, giá đựng tài liệu… phải đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và hiện đại. Đầu tư các trang thiết bị bảo vệ phòng chống cháy, nổ, hệ thống báo động, hệ thống đèn tia tím chống mối mọt cho kho tài liệu và các kỹ thuật nhằm phục chế và bảo quản tài liệu. Thư viện cần ưu tiên dành cho bộ phận địa chí 02 - 03 máy vi tính để có thể đưa ra cho bạn đọc tự tra tìm thông tin trên các CSDL địa chí, 01 máy scanner để quét, lưu giữ tài liệu, thông tin. Nội dung tài liệu trên CD - ROM có thể sử dụng thay cho việc sử dụng tài liệu gốc góp phần bảo vệ tài liệu gốc và dễ dàng tổ chức tra cứu tự động tại thư viện. Bạn đọc có thể tra tìm tài liệu trên máy thay vì sử dụng một bản tài liệu gốc, ngoài ra bộ phận địa chí cần thêm một máy in, máy photo… để phục vụ cho bạn đọc.
3.6.Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý tài liệu địa chí
Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hiện đại hóa thư viện, được sự quan tâm và đầu tư của tỉnh và Bộ văn hóa thông tin. Thư viện Hưng Yên đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 2000 cho đến nay vào một số các hoạt động của thư viện, trong đó có hoạt động địa chí đã được tự động ở một số bộ phận tuy nhiên việc ứng dụng cũng chưa được phổ biến.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập tài liệu địa chí bằng cách sử dụng máy vi tính và hệ thống mạng để tra cứu, tìm kiếm thông tin về tài liệu địa chí. Đây là ứng dụng mang lại nhiều lợi ích vì không phải đi tới nhiều nơi, không phải tổ chức đội ngũ cộng tác viên quá lớn cũng có thể xác định được vị trí của tài liệu địa chí này đang nằm ở đâu. Một điều rất thuận
tiện hơn nữa là khi đã tìm ra được biểu ghi của tài liệu đó thì cũng có thể tải biểu ghi đó vào CSDL của mình. Sử dụng thư điện tử để liên lạc, trao đổi, đàm phán, thu nguồn tài liệu địa chí khi biết địa chỉ, trong trường hợp không thu được bản gốc, có thể dùng công nghệ thông tin để thu bản điện tử qua chức năng truyền tệp.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc bảo quản tài liệu địa chí bằng cách chuyển tài liệu địa chí ở dạng sách sang tài liệu địa chí dạng điện tử.
Quá trình chuyển dạng điện tử từ tài liệu giấy sang dạng tài liệu được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính hay trên các vật mang tin điện tử là quá trình số hóa tài liệu.
Tài liệu địa chí là loại tài liệu quý và thường có ít bản nên việc số hóa là rất cần thiết. Mặt khác, tài liệu tồn tại ở dạng giấy: văn bản sách, hình ảnh,… chịu tác động cơ học của con người và môi trường sẽ nhanh bị hư hỏng nên việc lưu giữ, kéo dài tuổi thọ của tài liệu đòi hỏi cần được đầu tư nhiều hơn.
Người ta xác định giá trị gia tăng của tài liệu được số hóa ở chỗ:
+ Giúp kiểm soát tri thức chặt chẽ hơn nhờ tạo ra các phương tiện trợ giúp tìm kiếm mới, các đường liên kết giữa các biểu ghi thư mục và toàn văn.
+ Gia tăng cường độ sử dụng tài liệu địa phương nhờ khả năng tìm kiếm rộng rãi, nhờ cải tiến chất lượng văn bản…
Ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu công tác xử lý và phục vụ: Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu công tác quản lý và phục vụ làm thay đổi toàn bộ quá trình xử lý của thư viện truyền thống và có thể ảnh hưởng tới gần như tất cả các khâu nghiệp vụ của thư viện nói chung, trong đó có hoạt động địa chí.
+ Đăng kí và quản lý bạn đọc.
+ Xử lý sách: Quản lý công tác bổ sung, tổ chức công tác biên mục, xây dựng và quản lý các CSDL, in phích và ấn phẩm thông tin, tìm kiếm trên máy.
Đồng thời cần ứng dụng công nghệ thông tin trong việc mở rộng khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin địa chí giữa các thư viện và cơ quan thư viện thông tin.
Tuy nhiên để thực hiện tốt các chức năng trên, phần mềm thư viện Hưng Yên cần phải đạt được các tiêu chí:
-Tính hợp chuẩn quốc tế, quốc gia, công nghệ thông tin và thư viện. -Tính kế thừa dữ liệu từ phần mềm cũ.
-Tính dễ khai thác sử dụng. -Tính ổn định.
-Và được thiết kế theo mô hình kho mở, khả năng tích hợp cao. Đồng thời phải đảm bảo các tiêu chuẩn về nghiệp vụ thư viện…
Năm 2006, thư viện tỉnh Hưng Yên đã tiến hành xây dựng thử nghiệm trang web cho thư viện với mục đích nhằm:
Giới thiệu cho bạn đọc trong và ngoài tỉnh thông tin về Hưng Yên nói chung và về kho tài liệu địa chí của thư viện tỉnh Hưng Yên nói riêng.
Tạo ra một diễn đàn trao đổi thông tin, ý kiến, quan điểm về Hưng yên ngày nay và mai sau.
Giới thiệu các nguồn tài liệu trực tuyến về Hưng Yên với tất cả bạn đọc trong và ngoài tỉnh.
Tạo ra một giao diện thân thiện, tiện ích giữa bạn đọc và các dịch vụ thông tin về thư viện.
Tạo ra sự liên kết, chia sẻ nguồn dữ liệu, chia sẻ nguồn tài liệu giữa các thư viện trong cùng hệ thống thư viện công cộng và các thư viện chuyên ngành khác.
Đặc biệt là có thể trao đổi mạn đàm với bạn đọc, thống kê lượt sách tra cứu, lượt sách được xem… để nắm bắt được nhu cầu của bạn đọc.
Tin học hóa công tác TV – TT là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan TV- TT trong giai đoạn hiện nay cũng như trong tương lai. Vì vậy thư viện tỉnh Hưng Yên cần quan tâm đến các vấn đề sau:
- Tăng cường hệ thống máy tính phục vụ hoạt động cả về số lượng lẫn chất lượng. Máy tính có cấu hình vừa và cao, tương thích với phần mềm chuyên dụng. Không nên sử dụng các máy tính có cấu hình thấp, máy tính cài hệ điều hành không phổ biến, có thể dẫn tới tình trạng không tương thích với phần mềm.
- Hệ thống mạng nội bộ và toàn cầu phải ổn định, tốc độ đường truyền không quá chậm, hạn chế tối thiểu đứt đoạn đường truyền, sự cố gây gián đoạn hoạt động.
- Tham khảo các trang thiết bị từ các thư viện khác, đặc biệt là thư viện có tài liệu điện tử phong phú và đa dạng phục vụ cho hoạt động của thư viện.
3.7. Phát huy nhân tố con ngƣời trong hoạt động thông tin địa chí
Trong công việc, mọi vấn đề liên quan đến chất lượng và hiệu quả đều phụ thuộc vào yếu tố con người, do đó để nâng cao chất lượng hoạt động thông tin thư viện nói chung và hoạt động thông tin địa chí nói riêng, thư viện Hưng Yên cũng rất cần một đội ngũ cán bộ vừa có phẩm chất chính trị, vừa có phẩm chất nghề nghiệp vững vàng. Đặc biệt là trong bối cảnh công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
Hiện nay cán bộ làm công tác địa chí ở thư viện Hưng Yên đã tốt nghiệp chuyên ngành thông tin, do đó hiện tại chủ yếu cần nâng cao trình độ chuyên môn:
Cử đi học các lớp bồi dưỡng, nâng cao ngắn hạn về ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý và bao gói thông tin, tra cứu và phục vụ thông tin trên mạng, phổ biến thông tin có chọn lọc, tạo các CSDL thư mục địa chí chuyên đề, CSDL địa chí toàn văn, khai thác các mạng trong nước và quốc tế.
Để khi thực hiện các dự án hiện đại hóa thư viện, trong đó có phòng địa chí thì cán bộ phải luôn đi trước.
Khuyến khích các cán bộ tự học, nâng cao trình độ hiểu biết về chính trị, kinh tế, văn hóa … của tỉnh và ngoại ngữ bằng những hình thức động viên khen thưởng về vật chất lẫn tinh thần.
Tổ chức cho cán bộ tham quan thực tế, trao đổi kinh nghiệm về xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục, dữ kiện, toàn văn địa chí, biên soạn các bản thư mục đọc máy, tổ chức hội nghị, hội thảo, sminar chuyên đề về địa chí.
Tổ chức các cuộc thi thư viện viên giỏi, qua đó để các cán bộ thư viện học tập kinh nghiệm lẫn nhau, nâng cao sự hiểu biết về nghiệp vụ, tạo lòng yêu nghề cho cán bộ.
Với việc nâng cao trình độ cán bộ cho thư viện thông tin địa chí, vấn đề quan trọng không thể thiếu khi cán bộ thư viện tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động địa chí, công việc này tốn rất nhiều thời gian và công sức, tuy nhiên đó là công việc cần phải làm, nếu như thư viện muốn nâng cao hiệu quả sử dụng và khai thác vốn tài liệu của thư viện mình.
Bên cạnh những phẩm chất nghề nghiệp nêu trên, với đặc thù của công tác địa chí cần được nâng cao trình độ về Hán Nôm để có thể nghiên cứu tài liệu địa chí cổ trong thư viện. Cán bộ thư viện cũng không thể thiếu các phẩm chất như:
Khả năng biên tập, khả năng tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí và quan trọng nhất là phải có lòng yêu nghề thì mới có niềm đam mê, vượt qua được những khó khăn trong công việc của người cán bộ địa chí, dồn tâm huyết của mình cho sự sáng tạo, phát triển hoạt động địa chí cho thư viện… với việc ứng dụng công nghệ thông tin và phục vụ bạn đọc tra cứu tài liệu địa chí thì thư viện tỉnh Hưng Yên cần có tuyển thêm 01 – 02 người nữa để có thể hướng dẫn bạn đọc tra cứu tài liệu.
KẾT LUẬN
Tài liệu địa chí là vấn đề rất quan trọng trong việc phục vụ bạn đọc tuy nhiên cần phải tổ chức, quản lý tài liệu địa chí thật khoa học thì mới có thể phục vụ một cách đúng đắn và kịp thời đại.
Công tác địa chí là một hoạt động đặc thù của thư viện tỉnh, thành phố nói chung và thư viện tỉnh Hưng Yên nói riêng. Việc tổ chức quản lý tài liệu địa chí cho ta biết được thông tin một cách khoa học giúp cho cán bộ và nhân dân hiểu biết toàn diện về địa phương mình, về lịch sử địa lí, lịch sử truyền thống đấu tranh dựng nước và giữ nước, phong tục tập quán, nắm vững đường lối chính sách kinh tế văn hóa của địa phương để xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp.
Bằng việc thông qua các nguyên tắc và nội dung nghiệp vụ chuyên môn địa chí, thư viện tỉnh Hưng Yên đã giúp các cơ quan và bạn đọc nghiên cứu những tài liệu cần thiết để giải quyết các nhiệm vụ phục vụ công cuộc xây