Để những sản phẩm địa chí đến tận tay người sử dụng đây mới là bước cuối cùng và cũng là thành công của thư viện do vậy việc phối hợp chia sẻ tài liệu địa chí của tỉnh Hưng Yên được coi là mấu chốt quan trọng cho quá trình hội nhập và liên kết giữa các thư viện. Tuy nhiên điều này được thực hiện ở thư viện tỉnh Hưng Yên vẫn mang tính chất thủ công truyền thống.
Mục tiêu của việc phối hợp và chia sẻ tài liệu địa chí đó là để có sự nhất quán đồng nhất giữa các chuẩn nghiệp vụ và để có thể tận dụng tối đa
vốn tài liệu địa chí cho việc tìm hiểu mà qua đó tiết kiếm được thời gian công sức tiền của cho các thư viện liên kết với nhau.
Nhưng để có thể liên kết giữa các thư viện thì đòi hỏi rất nhiều yếu tố trong đó vấn đề con người và công nghệ thông tin là hai yếu tố quyết định.
Trước hết khi các thư viện muốn chia sẻ những tài liệu địa chí cho nhau thì phải tiến hành hoàn chỉnh các cơ sở dữ liệu, xác định rõ quy hoạch những khu vực vốn tài liệu cần sử dụng để hợp tác và chia sẻ, số hóa những tài liệu này và tổ chức tốt những tài liệu cần chia sẻ.
Hiện nay, việc tiến hành liên kết và chia sẻ các tài liệu địa chí ở thư viện tỉnh Hưng Yên đã tiến hành trao đổi tài liệu địa chí với các thư viện lân cận khác như: Hải Dương, Bắc Ninh, Hà Nam. Tuy nhiên số lượng không nhiều. Chủ yếu các thư viện tiến hành trao đổi danh mục tài liệu và các sản phẩm thư mục địa chí. Tổng số tài liệu trao đổi được từ năm 2011 đến nay là 120 tài liệu, phần lớn là các tài liệu về pháp luật, lịch sử.
Nguyên nhân của việc trao đổi tài liệu giữa các tỉnh với nhau không được nhiều là do quá trình ứng dụng công nghệ thông tin ở thư viện tỉnh Hưng Yên được tiến hành chưa lâu và hiệu quả không cao, thư viện tỉnh Hưng Yên áp dụng những thành quả của công nghệ thông tin ứng dụng vào việc xử lý tài liệu địa chí trên máy tính chưa triệt để. Ngoài ra, các thư viện sử dụng những phần mềm khác nhau và vấn đề chia sẻ nguồn tài liệu địa chí giữa các thư viện vẫn còn là một vấn đề mới, vì vậy mà nhiều thư viện vẫn chưa thực sự sẵn sàng hội nhập và chia sẻ.
2.5. Sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí tại thƣ viện tỉnh Hƣng Yên
Thư viện là cầu nối giữa bạn đọc và vốn tài liệu, nhu cầu dùng sản phẩm và các dịch vụ thông tin thư viện của bạn đọc luôn thay đổi nó tương ứng và phù hợp với sự phát triển của các nguồn tin cũng như nhận thức của con người.
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí của tỉnh Hưng Yên bao gồm như sau:
Thư mục
Thư mục là tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh các tài liệu có chung một / một số dấu hiệu về nội dung và / hoặc hình thức [22,tr.49].
Tại thư viện tỉnh Hưng Yên, công tác biên soạn các ấn phẩm thông tin thư mục rất được chú trọng. Trước năm 2002, thư viện chủ yếu biên soạn các ấn phẩm thông tin thư mục các bài báo trích, tạp chí tài liệu về Hưng Yên, đến năm 2002 trở lại đây, thư viện đã tiến hành biên soạn thêm thư mục thông báo sách mới và nhiều thư mục chuyên đề phục vụ cho việc tra cứu của bạn đọc.
Có thể nói đến một vài thư mục chuyên đề mà thư viện đã biên soạn như: Thư mục nguyễn Văn Linh – cuộc đời và sự nghiệp (03 cuốn).
Thư mục Đảng Bộ Hưng Yên – Quá trình xây dựng và phát triển (05 cuốn). Thư mục Phố Hiến….
Hiện nay mỗi tháng thư viện lại tiếp tục tiến hành biên soạn một thư mục chuyên đề. Thư mục sách mới được thư viện biên soạn theo quý do đó một năm thư viện xuất bản 4 cuốn theo từng đợt nhập sách, thư mục các bài trích báo, tạp chí về địa phương một tháng được biên soạn một cuốn nên một năm thư viện xuất bản 12 cuốn.
Tổng cộng cho đến nay, phòng địa chí đã lưu giữ hơn 80 thư mục do thư viện biên soạn. Ngoài ra còn lưu giữ hơn 10 cuốn thư mục của thư viện tỉnh bạn.
Hệ thống mục lục
Mục lục là tập hợp các phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định phản ánh nguồn lực thông tin (vốn tài liệu) của một cơ quan hay một nhóm cơ quan thông tin thư viện [22,tr.37].
Đó là các phích mục lục được tổ chức một cách khoa học theo đúng quy tắc nghiệp vụ. Tất cả các tài liệu địa chí được miêu tả trên phích theo nguyên tắc mô tả quốc tế (ISBD). Các phích mô tả được tổ chức thành các mục lục tạo thành hệ thống mục lục địa chí cho người đọc khai thác, hệ thống mục lục địa chí được chia thành các mục riêng rẽ dựa vào đặc điểm cấu tạo của loại hình tài liệu.
Tính đến quý I năm 2003, toàn bộ tài liệu địa chí của thư viện tỉnh Hưng Yên đã được xử lý nghiệp vụ và nhập toàn bộ cơ sở vật chất tài liệu địa chí vào máy tính tạo tiền đề cho việc tra tìm tài liệu. Song cho đến nay, số lượng máy tính của thư viện chưa thể đưa CSDL này ra phục vụ bạn đọc trên máy được mà chủ yếu thư viện vẫn duy trì hệ thống tra cứu tài liệu địa chí truyền thống với 5 loại mục lục:
Mục lục phân loại địa chí
Hộp phiếu các xuất bản phẩm địa phương
Hộp phiếu các tài liệu về cuộc khởi nghĩa Bãi Sậy Hộp phiếu về bài trích báo, tạp chí tài liệu địa phương Hộp phiếu nhân vật địa phương
Trong số này mục lục bạn đọc thường xuyên sử dụng nhất là mục lục phân loại và hộp phiếu các bài trích báo, tạp chí tư liệu địa phương.
Cơ sở dữ liệu địa chí
Ngày nay, để bắt nhịp với xu hướng phát triển chung của xã hội hiện đại, cũng như đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc, những năm gần đây, hầu hết các thư viện trong cả nước đã tiến hành tin học hóa hoạt động của thư viện mình.
Hưng Yên có thư viện được tái lập mấy chục năm nay, mặc dù vẫn còn thiếu thốn về nhiều mặt song thư viện tỉnh Hưng Yên đã cố gắng khắc phục khó khăn đến nay đã trang bị cho mỗi phòng ít nhất 01 máy vi tính.
Phòng địa chí được trang bị 01 máy vi tính để tạo lập các CSDL, cập nhật biểu ghi.
Những năm về trước thư viện đã tạo lập và khai thác CSDL dựa trên phần mềm CDS/ISIS do UNESSCO cung cấp miễn phí cho hệ thống thư viện của các nước đang phát triển, từ tháng 9 năm 2012, do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, thư viện đã chuyển sang sử dụng phần mềm tích hợp quản trị như viện ILIB của công ty CMC. Tuy nhiên do mới áp dụng nên cán bộ thư viện vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm này.
Theo báo cáo tổng kết của thư viện tỉnh Hưng Yên năm 2013 phòng địa chí đã xây dựng được hai CSDL đó là CSDL địa chí chủ yếu là sách tiếng việt với hơn 2500 biểu ghi trong đó có gần 200 biểu ghi về nhân vật và CSDL báo với 1500 biểu ghi là những bài trích báo tạp chí mang tính chất phát hiện các sự kiện lịch sử văn hóa, nhân vật địa phương.
Mặc dù vậy, cho đến nay việc phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu trên máy chưa được thư viện tiến hành bởi một mặt do thư viện Hưng Yên chưa trang bị đủ máy tính để phục vụ tra cứu. Mặt khác hầu hết bạn đọc địa chí đều chưa biết cách tra tìm tài liệu trên máy. Vì vậy phòng địa chí nói riêng cần được trang bị thêm máy tính và cũng cần mở lớp hướng dẫn bạn đọc sử dụng bộ máy tra cứu hiện đại này.
Dịch vụ cung cấp tài liệu địa chí
Đáp ứng tốt mọi nhu cầu thông tin về tài liệu địa chí cho bạn đọc là mục đích cuối cùng của các thư viện. Phòng địa chí được tổ chức theo kho đóng nên khi bạn đọc có nhu cầu tìm tài liệu nào đó sẽ phải viết phiếu yêu cầu tìm tài liệu và cán bộ địa chí đóng vai trò trung gian giữa tài liệu và bạn đọc. Khi bạn đọc có nhu cầu photo tài liệu thì thư viện sẵn sàng phôto tài liệu mà bạn đọc cần. Hay những tài liệu Hán Nôm mà bạn đọc không tự mình tìm hiểu được thì cán bộ thư viện vẫn nhiệt tình làm tốt công tác dịch thuật khi
bạn đọc có nhu cầu. Những dịch vụ này bạn đọc phải trả phí cho thư viện. Tuy nhiên cũng có những tài liệu mà bạn đọc cần nhưng thư viện chưa kịp thời bổ sung thì cán bộ thư viện địa chí tận tình chỉ dẫn nguồn tài liệu địa chí ở những nơi khác cho bạn đọc.
Có các dịch vụ như:
+ Đọc tại chỗ: Sau khi người dùng đến thư viện và viết phiếu yêu cầu cho cán bộ thư viện thì sẽ được cuốn sách đó và bạn đọc cũng có thể đọc tại chỗ, bởi thư viện tỉnh đã sắp xếp chỗ ngồi đọc thuận lợi có bàn ghế, ánh sáng để nghiên cứu tài liệu tại chỗ.
+ Dịch tài liệu:
Khi người đọc có yêu cầu thì cán bộ sẽ làm công tác dịch tài liệu để người đọc không khó hiểu về tài liệu, điều này cũng rất quan trọng nó đòi hỏi trình độ của cán bộ thư viện đặc biệt là những sách Hán Nôm.
+ Tra tìm tài liệu:
Khi bạn đọc có nhu cầu muốn tra tìm tài liệu, với việc ứng dụng công nghệ thông tin thì có thể dễ dàng tra tìm tài liệu, tuy nhiên đối với việc tra tìm tài liệu này thì thư viện tỉnh Hưng Yên sẽ áp dụng tra tìm tài liệu theo cách thủ công truyền thống qua hệ thống mục lục.
+ Thông báo tài liệu địa chí mới:
Đây là công việc mà cán bộ thư viện cần phải làm đối với những khách hàng muốn đăng kí việc thông báo tài liệu địa chí mới về lĩnh vực mà họ cần.
+ Triển lãm và nói chuyện giới thiệu tài liệu địa chí:
Thư viện sẽ tổ chức những buổi triển lãm giới thiệu cho độc giả những tài liệu địa chí để thu hút sư chú ý của bạn đọc đến với thư viện.
+ Dịch vụ cho mượn về nhà:
Do đối tượng mượn đa dạng như cán bộ, giáo viên, học sinh, sinh viên, nhân dân… với những ngành nghề của họ cũng khác nhau thời gian đến thư
viện cũng khác nhau cho nên thư viện tổ chức cho mượn tài liệu về nhà. Dịch vụ này giúp cho bạn đọc có thể sắp xếp thời gian công việc của mình một cách hợp lý để chuyên sâu tìm hiểu tài liệu phục vụ cho công việc hay mục đích của mình. Tùy theo đối tượng mà thư viện có quy định thời gian mượn cụ thể theo nội quy mà thư viện đã đề ra. Như vậy dịch vụ này bạn đọc trực tiếp nghiên cứu và có phát huy tính sáng tạo tối đa cho người dùng tài liệu địa chí.
Nhìn chung các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí thư viện vẫn còn hạn chế chủ yếu là phục vụ theo lối thủ công truyền thống, chưa có sự mở rộng và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ của mình. Ngoài việc biên soạn các cuốn thư mục thì thư viện cần củng cố hệ thống mục lục riêng cho phòng địa chí cho bạn đọc thuận tiện hơn vừa rút ngắn thời gian tra tìm, vừa tiết kiệm công sức cho cán bộ thư viện và người dùng tin.
2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin
Cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị là thành phần cơ bản để cho hoạt động của cơ quan thông tin thư viện. Còn việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ thúc đẩy sự phát triển của thư viện để hòa nhập và nâng cao hiệu quả phục vụ cho bạn đọc ngày một tốt hơn. Việc đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị cho hoạt động thông tin thư viện của thư viện Hưng Yên nhằm nâng cao năng lực phục vụ, đáp ứng cho người dùng tin ngày một tăng nhanh là một trong những mục tiêu hoạt động của trung tâm, vì vậy phải có một phương hướng kế hoạch đầu tư phát triển cụ thể cho hoạt động của thư viện, do đó ứng dụng công nghệ thông tin là một việc làm cần thiết và thiết thực nhất.
Hiện tại thư viện tỉnh Hưng Yên có 01 phòng đọc, 01 phòng nghiệp vụ, 01 phòng tin học, 01 phòng mạng lưới và 01 phòng địa chí, bao gồm hệ thống mỗi phòng từ 01 đến 02 máy tính nối mạng Internet ngoài ra có 2 máy chủ, 2 máy scanner, 4 máy photocopy và 2 máy in phục vụ cho bạn đọc khai thác nguồn thông tin nhanh chóng và hiệu quả.
Ngoài ra còn có hệ thống bảo vệ, bảo quản tài liệu: Máy hút bụi, máy điều hòa, có hệ thống mạng LAN, mạng internet đường truyền tốc độ cao, mạng Wifi….
Thực hiện chương trình “Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng hoạt động thông tin tài liệu của các thư viện tỉnh, thành phố” [14:tr.3-6].
Thư viện tỉnh Hưng Yên trước kia sử dụng phần mềm CDS/ISIS, kết quả của việc triển khai ứng dụng phần mềm này là đây là phần mềm dành cho các nước đang phát triển và tạo lập ra một số CSDL trong đó có CSDL thư mục địa chí.
Hiện nay, thư viện tỉnh Hưng Yên đã chuyển sang phần mềm ILIB của công ty truyền thông máy tính CMC xây dựng và phát triển. ILIB là một phần mềm tích hợp cho phép tự động hóa hầu hết các hoạt động của thư viện: Tra cứu, bổ sung, biên mục, lưu thông tài liệu, ấn phẩm định kỳ, quản lý bạn đọc, đồng thời phần mềm ILIB còn cho phép tiến hành các hoạt động nhằm chia sẻ thông tin như: Mượn liên thư viện, tra cứu mục lục trực tuyến (OPAC).
Thư viện tỉnh Hưng Yên đã xây dựng CSDL địa chí với cấu trúc biểu ghi gồm 30 trường. Một trong những mục tiêu của chương trình tin học hóa thư viện là làm cho các thư viện tỉnh, thành phố có khả năng thu thập các loại tư liệu, dữ kiện, số liệu về địa phương mình, xử lý để tạo lập cơ sở dữ liệu về các tài liệu nhằm phục vụ nhu cầu thông tin ở địa phương, việc ứng dụng tin học hóa công nghệ thông tin của thư viện tỉnh Hưng Yên do phòng tin học đảm nhận và được tiến hành trên các phương thức chủ yếu:
Xây dựng cơ sở dữ liệu tư liệu địa chí. Xây dựng cơ sở dữ kiện địa chí.
Sản xuất các sản phẩm thông tin địa chí.
Dữ liệu trong CSDL địa chí là những thông tin về bản thân tài liệu của kho tài liệu địa chí và ấn phẩm địa phương của thư viện tỉnh Hưng Yên ở tất
cả các khía cạnh khác nhau: Tác giả, nhân vật, chủ đề, đề tài, loại hình, thời gian, ngôn ngữ, tóm tắt nội dung tài liệu, nó có thể trợ giúp cho các hoạt động nghiệp vụ về công tác địa chí. Nếu tổ chức tốt tương lai có thể thay thế cho hệ thống mục lục và hộp phích truyền thống. Hiện nay thư viện tỉnh Hưng Yên đã tiến hành xây dựng CSDL tài liệu địa chí mới nhập và toàn bộ sách hồi cố về tài liệu địa chí khoảng 1200 biểu ghi.
2.7. Nhận xét
Thành tựu:
Thư viện tỉnh Hưng Yên đã xác định đúng được vị trí, vai trò và tầm quan trọng của tài liệu địa chí đối với sự phát triển của địa phương cũng như nhu cầu nghiên cứu về địa phương của mọi người. Do vậy tài liệu địa chí đã đạt được một số thành quả đáng khích lệ như sau:
- Về vốn tài liệu: Thư viện tỉnh Hưng Yên đã thu thập được nguồn tài