3.2.1. Yêu cầu chức năng
Quản lý hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của công ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình.
Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
Cập nhật phòng ban: nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới phòng ban khi có sự thay đổi về các phòng ban trong công ty: Khi công ty có quyết định thành lập thêm phòng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật vào hệ thống thêm phòng ban. Xóa bớt các phòng ban khi có sự sát nhập các phòng ban thu gọn bộ máy nhân sự của công ty.
Cập nhật thông tin nhân viên: khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thông tin chi tiết về nhân viên, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin chi tiết về nhân viên : họ tên , ngày sinh, địa chỉ số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương …. Hệ thống cũng hỗ trợ thêm :
• Thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng . • Xóa thông tin nhân viên khi công ty có nhân viên thôi việc.
• Sửa thông tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
Cập nhật danh mục công việc: nhân viên nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danh mục các công việc trong công ty.
Cập nhật chức vụ: khi trong công ty có thay đổi về các chức vụ của nhân viên, nhân viên nhân sự cập nhật lại cho các nhân viên được biết.Việc cập nhật chức vụ là một điều cần thiết. Cập nhật thêm chức vụ vào danh sách chức vụ thể hiện sự công bằng cho các nhân viên.
Quản lý khen thưởng kỷ luật: khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên. Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật thông tin khen thưởng kỷ luật. Quản lý hình thức khen thưởng kỷ luật: nhân viên được khen thưởng (kỷ luật) bằng hình thức nào sẽ được cập nhật vào hệ thống. Khi muốn thay đổi cũng được cập nhật, sửa, xóa một cách thuận lợi. Quản lý lí do khen thưởng (kỷ luật): nhân viên bị kỷ luật vì lý do gì cũng được cập nhật vào hệ thống.
Quản lý lương cho nhân viên: Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên trong công ty bao gồm các thông số như: mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp…Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên.
Công thức tính lương của công ty:
Tiền lương = Hệ số lương * Lương cơ bản Bảo hiểm y tế = 1,5% * Tiền lương cơ bản Bảo hiểm xã hội = 8% * Tiền lương cơ bản
Tiền lương thực lĩnh = Tiền lương – BHYT – BHXH + Trợ cấp + Thưởng – Phạt. Tìm kiếm: tìm kiếm thông tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.
Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, và trong HTTT quản lý lương người ta cũng thống kê báo cáo theo:
+ Báo cáo thông tin nhân viên bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật, quá trình công tác, đào tạo của nhân viên.
+ Báo cáo thông tin lương theo từng phòng ban và báo cáo thông tin lương chi tiết của nhân viên công ty