Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền 2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM Tuấn Hiền ta thấy bộ máy quản lý của Công ty bao gồm:
Bộ máy quản lý cấp cao của Công ty bao gồm HĐQT,một giám đốc, hai phó giám đốc và các phòng ban trực thuộc. như vậy, người quản lý cao nhất là HĐQT. Giám đốc là người sử dụng tất cả các phương pháp kinh tế, hành chính, tổ chức... để điều khiển quản lý Công ty và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt hoạt động của Công ty trước HĐQT. Theo mô hình trên ta thấy:
+ Giám đốc Công ty: Là người điều hành quản lý chung, giữ vị trí quan trọng nhất và chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động, quản lý của Công ty trước pháp luật và HĐQT.
- Phòng kế toán sắp xếp từ 6 đến 7 người, có chức năng thực hiện, giám sát
SVTH:Lê Thị Hiền–Lớp CDKT14BTH Trang: 26
HĐQT Ban Giám Đốc
Các Trạm TM Các Cửa Hàng Kế Toán
bằng tiền thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư cơ sở vật chất, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng Công ty. Giúp việc cho kế toán trưởng là có một phó phòng kế toán, các kế toán viên có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao, đồng thời phối hợp với các nhân viên kế toán dưới các trạm và các đơn vị kinh doanh.
Phòng kế toán ngoài chuyên môn nghiệp vụ được ban giám đốc giao cụ thể còn kiêm luôn các vấn đề về quản lý nhân sự, tổ chức lao động, thi hành các quyết định của HĐQT và ban giám đốc đề ra.
- Phòng kế hoạch sắp xếp từ 1 đến 2 người. có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc tổng hợp kế hoạch toàn diện của Công ty như : Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, thống kê tổng hợp số liệu thực hiện so với kế hoạch đề, giúp Giám đốc điều hành kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo.
Thực hiện hợp đồng trực tiếp mua bán với khách hàng, bán buôn trực tiếp, tìm hiểu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá cho Công ty. Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trước ban Giám đốc.
- Mỗi trạm sắp xếp từ 3 đến 4 người; trong đó có 1 trạm trưởng và 1 kế toán. - Mỗi cửa hàng sắp xếp từ 4 đến 5 người; trong đó có 1 cửa hàng trưởng và 1 kế toán.
- Đơn vị tổ chức nhân sự kinh doanh theo vô( 1 năm có 3 vô : vụ Xuân, vụ Mùa, vụ Đông ). Căn cứ vào tình hình kinh doanh ban Giám đốc bố trí lại nhân sự sau khi kết thúc một vụ, tổng kết đánh giá kết quả sản xuất –kinh doanh của từng đơn vị để bố trí cho phù hợp vá đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh cho vụ tới.
2.1.4. Cơ cấu phòng kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
- Kế toán trưởng : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra Kế toán trưởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp đối chiếu các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và công ty…
- Kế toán vật tư, nguyên vật liệu: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hóa vào cuối tháng.
- Kế toán lương, BHXH, phí vệ sinh : Kiểm tra các thủ tục chứng từ thành toán lương, nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành của các phòng ban, đơn vị, bộ phận. Quản lý theo dõi việc tạm ứng và thanh toán lương theo từng đối tượng. Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lương và các khoản theo lương.
- Kế toán thanh toán vốn bằng tiền:
Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ.
Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau.
Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng.
Theo dõi khế ước ngân hàng (bảng kê khế ước vay, bảng tính lãi vay)
- Kế toán ngân hàng, kho bạc và nguồn vốn:
Ghi chép kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ tài chính phát sinh của đơn vị mình Giám sát chặt chẽ các khoản tài chính thu chi , quá trình sử dụng tài sản của nh và của xã hội thông qua các khâu kiểm soát của kế toán
Cung cấp thông tin cho ngân hàng trung ương và các cơ quan quản lý nhà nước khác tổ chức tốt công việc giao dịch với khách hàng
-Kế toán xây dựng cơ bản, sản xuất kinh doanh: Theo dõi hoạt động kinh doanh xây dựng cơ bản đồng thời tham mưu cho kế toán trưởng, giám đốc công ty về công tác kinh doanh ngoài dich vụ.
Kế toán thủ kho, thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
Căn cứ vào biên bản giao nhận vật tư phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiểm tra ký nhận vật tư, vào sổ kho, thẻ kho cập nhật số liệu rút số tồn kho vào cuối ngày, đối chiếu số liệu với kế toán vật tư.
Lập các báo cáo theo yêu cầu quản trị của đơn vị
2.1.5. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.1.5.1. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Chứng từ ghi sổ
2.1.5.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Quy trình ghi chép sổ kế toán được tóm tắt như sau:
Chế độ kế toán áp dụng theo QĐ số 48/2006 QĐ – BTC, ngày 14 /09/2006 của bộ trưởng BTC
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền Ghi chú:
Đối chiếu Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
2.1.5.3. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Cuối quý, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và sổ tổng hợp thì số liệu trên sổ cái được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, và để lên báo cáo tài chính.
2.1.5.4. Các chính sách khác
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/12/xxxx đến 31/12/xxxx
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán đồng Việt Nam (Thực tế số dư quy đổi vào ngày cuối mỗi quý theo tỷ giá NH NN và phát triển nông thôn chi nhánh Thanh Hóa)
Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán TSCĐ:
Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản Hạch toán theo giá mua. Phương pháp khấu hao áp dụng Phương pháp đường thẳng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Tính theo giá thành sản xuất
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Theo giá mua Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: Dựa vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TYTNHH THƯƠNG MẠI TUẤN HIỀN TNHH THƯƠNG MẠI TUẤN HIỀN
2.2.1. Đặc điểm các khoản nợ phải trả tại công ty
Do công ty TNHH thương mại Tuấn Hiền là một doanh nghiệp thương mại, chuyên kinh doanh các mặt hàng như tivi, tủ lạnh, điều hoà, thiết bị vệ sinh… Để đảm bảo lượng hàng hoá phục vụ cho việc bán ra công ty thường mua hàng với số lượng lớn. Vì vậy việc thanh toán tiền hàng của công ty với nhà cung cấp chủ yếu là trả chậm trong một thời gian quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên khi mua hàng với số lượng nhỏ thì công ty thường thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển
khoản.
2.2.2. Thực tế kế toán công nợ vay ngắn hạn
Dùng để phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay của doanh nghiệp, bao gồm các khoản tiền vay Ngân hàng của ngân hàng ngoại thương, vay của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp.
Vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường hoặc trong vòng một năm tài chính
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Hợp đồng tín dụng Các khế ước vay Giấy báo có Giấy báo nợ
Sổ phụ nhân hàng, phiếu thu…
2.2.2.3. Sổ sách kế toán sử dụng tại công ty
Chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ chi tiết TK 311
2.2.2.4. Các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh tại công ty
Nghiệp vụ 1: Ngày 10/12 doanh nghiệp đến ngân hàng ngoại thương vay ngắn hạn để mua thiết bị như tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy giặt...., trị giá là 5.000.000.000 thiết bị này đã mang về nhập kho
Nợ TK 1561: 5.000.000.000
Có TK 311: 5.000.000.000
Chứng từ sử dụng: Hợp đồng vay ngắn hạn, Phiếu nhập kho (phụ lục 01) Nghiệp vụ 2: Ngày 26/12 khách hàng trả tiền mua tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy giặt....cho doanh nghiệp, doanh nghiệp yêu cầu chuyển trả vào tài khoản tiền vay của ngân hàng ngoại thương là 3.000.000.000, ngân hàng đã gửi giấy báo nợ
Nợ TK 311: 3.000.000.000
Có TK 131: 3.000.000.000
Chứng từ sử dụng: Giấy báo nợ (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 3: Doanh nghiệp đến Ngân hàng ngoại thương vay ngắn hạn để mua một xe tải về nhập kho để sử dụng cho bộ phận bán hàng với giá chưa thuế 800.000.000, VAT 10%
Nợ TK 211: 800.000.000 Nợ TK 133: 80.000.000
Có TK 311: 88.000.000
Chứng từ đi kèm: Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT số 145628 (phụ lục 01)
Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền Địa chỉ: 317 – 321 Đường Đình Hương , P. Đông Cương – TP. Thanh Hóa
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 301
Ngày 10 tháng 12 năm 2014
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi
chú
Nợ Có
A B C 1 D
Doanh nghiệp đến ngân hàng ngoại thương vay ngắn hạn để mua thiết bị như tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy giặt....thiết bị này đã mang về nhập kho 156 311 5.000.000.000 Cộng X X 5.000.000.000 X Ngày 10 tháng 12 năm 2014 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền Địa chỉ: 317 – 321 Đường Đình Hương , P. Đông Cương – TP. Thanh Hóa
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 302
Ngày 26 tháng 12 năm 2014
Nợ Có
A B C 1 D
Khách hàng trả tiền mua tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy giặt....cho doanh nghiệp, doanh nghiệp yêu cầu chuyển trả vào tài khoản tiền vay của ngân hàng ngoại thương
311 131 3.000.000.000 Cộng X X 3.000.000.000 X Ngày 26 tháng 12 năm 2014 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền Địa chỉ: 317 – 321 Đường Đình Hương , P. Đông Cương – TP. Thanh Hóa
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 303
Ngày 26 tháng 12 năm 2014
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi
chú
Nợ Có
A B C 1 D
Doanh nghiệp đến Ngân hàng ngoại thương vay ngắn hạn để mua một xe tải sử dụng cho bộ phận bán hàng 211 133 311 880.000.000 Cộng X X 880.000.000 X Ngày 26 tháng 12 năm 2014 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền Địa chỉ: 317 – 321 Đường Đình Hương , P. Đông Cương – TP. Thanh Hóa
Mẫu số: S02b – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2014
ĐVT: VNĐ
- Sổ này có…trang, đánh số từ trang số 01 đến trang… - Ngày mở sổ:... Ngày 31 tháng 12 năm 2014 Người lập ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)
SVTH:Lê Thị Hiền–Lớp CDKT14BTH Trang: 38
Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày,tháng A B 1 … … … 301 302 303 … 10/12 26/12 26/12 ….. 5.000.000.000 3.000.000.000 880.000.000 ……. Cộng X 295.724.043.728
Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền Địa chỉ: 317 – 321 Đường Đình Hương , P. Đông Cương – TP. Thanh Hóa
SỔ CHI TIẾT VAY NGẮN HẠN
(Dùng cho TK : 311) Tài khoản: Vay ngắn hạn Đối tượng : Ngân hàng ngoại thương
Loại tiền : VNĐ
Mẫu số S13 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TKđối
ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu thángNgày Nợ Có Nợ Có A B C D E 2 3 4 5 - Số dư đầu kỳ 23.562.230.125 - Số phát sinh trong kỳ .... .... .... ... .... .... ... .... ... 10/12 301 10/12
Doanh nghiệp đến ngân hàng ngoại thương vay ngắn hạn để mua thiết bị như tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy giặt....thiết bị này đã mang về nhập kho
156 5.000.000.000 28.562.230.125
26/12 302 26/12
Khách hàng trả tiền mua tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy giặt....cho doanh nghiệp, doanh nghiệp yêu cầu chuyển trả vào tài khoản tiền
vay của ngân hàng ngoại thương 131 3.000.000.000 25.562.230.125
28/12 303 28/12 Doanh nghiệp đến Ngân hàng ngoại thương vay ngắn hạn để mua một xe tải sử dụng cho bộ phận bán hàng
211
Công ty TNHH Thương Mại Tuấn Hiền
Địa chỉ: 317 – 321 Đường Đình Hương, P. Đông Cương – TP. Thanh Hóa
SỔ CÁI Năm 2014
Tên tài khoản Vay ngắn hạn Số hiệu: 311
Mẫu số: S02c1 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC. Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải TK ĐƯSố hiệu
Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Số Dư ĐK ... 54.834.842.748 10/12 03 10/12
Doanh nghiệp đến ngân hàng ngoại thương vay ngắn hạn để mua thiết bị như tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy giặt....thiết bị này đã mang về nhập kho
156 5.000.000.000
26/12 03 26/12
Khách hàng trả tiền mua tivi, tủ lạnh, điều hòa, máy giặt....cho doanh nghiệp, doanh nghiệp yêu cầu chuyển trả vào tài khoản tiền vay của ngân hàng ngoại thương
131 3.000.000.000
28/12 01 28/12