5.1 Hạch toán phân tích trong Ngân hàng thơng mại
Hạch toán phân tích ( hay hạch toán chi tiết ) là khâu kế toán cụ thể, phản ánh một cách chi tiết, tỷ mỉ các đối tợng hạch toán. Đặc điểm của hạch toán phân tích là ở chỗ nó đợc tiến hành theo từng nghiệp vụ phát sinh bằng cách căn cứ vào chứng từ kế toán nhất định, gắn liền với nghiệp vụ có liên quan đến khách hàng hoặc nội bộ ngân hàng .
Do vậy hạch toán phân tích có ý nghĩa nh sau:
- Là khâu đầu tiên trong quá trình hạch toán nên nó quyết định sự chính xác, đầy đủ của số liệu ban đầu.
- Là khâu gắn trực tiếp với việc kiểm soát trớc đối với mỗi nghiệp vụ phát sinh nên có thể góp phần ngăn chặn kịp thời những sai sót, hành vi tham ô lợi dụng nhằm đảm bảo an toàn tài sản.
- Là khâu trực tiếp giao dịch với khách hàng nên có liên quan đến việc tiết kiệm thời gian giao dịch của khách hàng, là nơi thể hiện bộ mặt của Ngân hàng thơng mại.
Hình thức kế toán phân tích là sổ kế toán chi tiết đợc thiết kế theo những mẫu mực nhất định tuỳ theo đối tợng hạch toán .
Sổ kế toán chi tiết tài khoản nội bảng về cơ bản có kích thớc thống nhất . Phần đầu , phía trên của tờ sổ có ghi đủ các yếu tố :
+ Tên và số hiệu liên hàng của chi nhánh ngân hàng + Tên và số hiệu tài khoản
+ Số sổ
Kết cấu dọc trong phần chính của tờ sổ gồm các cột : + Số thứ tự
+ Số chứng từ
+ Tài khoản đối phơng + Phát sinh nợ
Kết cấu ngang trong phần chính của tờ sổ gồm :
+ Dòng đầu tiên của tờ sổ ghi số d ngày hôm trớc mang sang. Nếu là số d Nợ thì ghi vào cột phát sinh Nợ, nếu là số d Có thì ghi vào cột phát sinh Có
+ Ghi các khoản phát sinh trong ngày + Cộng doanh số phát sinh ngày + Luỹ kế tháng
+ Luỹ kế năm
+ Số d cuối ngày : nếu là số d Nợ thì ghi vào cột " phát sinh Nợ ", nếu là số d Có thì ghi vào cột " phát sinh Có "
Phần cuối của tờ sổ gồm : + Chữ ký của thanh toán viên
+ Chữ ký của trởng hoặc phó phòng kế toán.
Sổ kế toán chi tiết tài khoản ngoại bảng thờng có hình thức sau :
Tiểu khoản ...
Ngày Số
CT
Diễn giải Nhập Xuất Còn lại
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
5.2 Hạch toán tổng hợp
Hạch toán tổng hợp là loại kế toán đợc hình thành bằng cách tập hợp số liệu của các tài khoản chi tiết phụ thuộc theo định kỳ ( cuối ngày, cuối tháng, cuối năm ). Đơng nhiên việc hạch toán tổng hợp chỉ thực hiện đợc khi chỉ tiêu hạch toán có cùng một thớc đo. Mặt khác, yêu cầu chung của hạch toán là tính chính xác - khách quan, đầy đủ - toàn diện và rõ ràng dễ hiểu cũng phải đợc thể hiện ở đây. Nhiệm vụ chủ yếu của hạch toán tổng hợp là phải cung cấp một cách chính xác, kịp thời các số liệu sau một thời gian hoạt động ( ngày, tháng, năm để phục vụ các mặt nghiệp vụ, đặc biệt là chỉ đạo công tác nguồn vốn và sử dụng vốn trong toàn hệ thống ngân hàng, đồng thời kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hạch toán phân tích.
Hình thức hạch toán tổng hợp gồm có : - Nhật ký chứng từ
- Bảng kết hợp tài khoản - Sổ cái
- Bảng cân đối tài khoản
- Bảng tổng kết tài sản
5.2.1 Nhật ký chứng từ
Nhật ký chứng từ là hình thức tập hợp, hệ thống hoá tất cả các chứng từ kế toán đã ghi sổ trong ngày tại một đơn vị kế toán ngân hàng.
Tác dụng của nhật ký chứng từ là:
- Sắp xếp và lu trữ chứng từ kế toán một cách khoa học để tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
- Bằng việc lập nhật ký chứng từ mà kiểm tra sự chính xác của hạch toán phân tích.
Cuối ngày, sau khi hoàn thành việc ghi sổ kế toán thì chứng từ kế toán đợc tập hợp lại và chia thành 2 tập nhỏ, mỗi tập gồm các liên chứng từ chứng minh cho tài khoản Nợ hoặc tài khoản Có. Sau đó trong từng tập nhỏ trên, chứng từ lại đợc xếp theo từng tiểu khoản ( tài khoản phân tích) tơng ứng. Căn cứ vào từng nhóm chứng từ này để lập bảng kê chứng từ thuộc tiểu khoản đó ( bảng kê này đợc gọi là bảng kê hợp tiểu khoản ).
Cuối cùng, các chứng từ thuộc tiểu khoản nào đợc đính kèm theo bảng kết hợp tiểu khoản đó và tất cả đợc xếp vào tập chứng từ đã hạch toán trong ngày theo thứ tự tiểu khoản từ nhỏ đến lớn. Xếp trên cùng của từng tập chứng từ là bảng tổng kê chứng từ bên Nợ ( hoặc bên Có ) mà số tiền đợc liệt kê ở đây đã đợc lấy từ các bảng kết hợp tiểu khoản nói trên. Số tiền tổng cộng của bảng tổng kê chứng từ bên Nợ phải bằng số tiền tổng cộng của bảng tổng kê chứng từ bên Có. Đồng thời số ấy chính là tổng doanh số phát sinh các nghiệp vụ trong ngày của đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại.
Sau khi lên đợc cân đối chứng từ, các chứng từ trên đợc đóng thành 2 tập ( tập Nợ riêng, tập Có riêng ), trên bảng tổng kê cân đối chứng từ phải có đủ chữ ký ghi rõ họ - tên của ngời lập và trởng hoặc phó phòng kế toán, giám đốc ngân hàng và tổ chức l- u trữ.
ở những đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại đã thực hiện hạch toán bằng máy thì nhật ký chứng từ đợc lập 1 vế với trình độ công nghệ riêng.
5.2.2 Bảng kết hợp tài khoản
Bảng kết hợp tài khoản là bảng kê doanh số phát sinh và số d của các tiểu khoản thuộc cùng một tài khoản cấp I theo định kỳ cuối ngày, cuối tháng, cuối năm. Cuối ngày thì bảng này đợc kê theo số liệu của toàn bộ các tiểu khoản và cộng theo tài khoản cấp II, tài khoản cấp I.
Tác dụng của bảng kết hợp tài khoản là:
- Làm căn cứ đối chiếu số liệu với bảng kết hợp chứng từ ( hàng ngày ) và sổ cái ( hàng tháng ).
Cách lập bảng kết hợp tài khoản nh sau :
Căn cứ vào số cộng ngày của sổ hạch toán chi tiết để lấy số liệu đa vào " Bảng kết hợp tài khoản " theo từng tài khoản cấp I. Nếu là bảng kết hợp tài khoản tháng, năm thì căn cứ vào dòng cộng tháng và cộng năm trên sổ hạch toán chi tiết để lấy số liệu.
ở các đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại đã thực hiện hạch toán bằng máy thì bảng kết hợp tài khoản đợc lập theo một quy định riêng, ở những đơn vị kế toán hạch toán thủ công thì bảng kết hợp tài khoản đợc lập theo mẫu in sẵn dới đây:
Ngân hàng ... Bảng kết hợp tài khoản Số ... Ngày... tháng ... năm ... Số hiệu tài khoản
Số d cuối ngày hôm trớc Số phát sinh trong ngày Số d cuối ngày hôm sau Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Cộng TK cấp I
Ngời lập bảng Trởng phòng kế toán
5.2.3 Bảng cân đối tài khoản ngày
Bảng cân đối tài khoản ngày là bảng tổng hợp số liệu của tất cả các tài khoản cấp I trong 1 ngày ở một đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại nhất định.
Tác dụng của bảng cân đối tài khoản ngày là:
- Cung cấp doanh số hoạt động nghiệp vụ ở một đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại.
- Làm công cụ kiểm tra sự chính xác của hạch toán phân tích hàng ngày ( qua cân đối tổng doanh số và tổng số d giữa bên Nợ và bên Có của bảng cân đối tài khoản )
Cách lập :
- Căn cứ vào số liệu của sổ cái hàng ngày.
- Trên bảng cân đối tài khoản phải xếp các tài khoản cấp I theo thứ tự số hiệu tài khoản cấp I từ nhỏ đến lớn.
Hình thức của bảng cân đối tài khoản kế toán nh sau :
Ngân hàng
... bảng cân đối tài khoản
Ngày ... tháng ... năm ... Số hiệu
TK
Tên TK Số d hôm trớc Số phát sinh Số d hôm nay
Cộng ngày
5.2.4 Bảng cân đối tài khoản tháng, năm
Hình thức bảng cân đối tài khoản tháng, năm cũng tơng tự nh bảng cân đối tài khoản ngày nhng bảng này có thêm đặc điểm sau :
- Đợc tập hợp theo hệ thống tài khoản cấp II, sắp xếp theo thứ tự số liệu tài khoản cấp II từ nhỏ đến to , có cộng theo tài khoản cấp I, cộng loại ( mục ) và cộng cân đối.
- Là loại báo cáo kế toán gửi ngân hàng cấp trên .
- Có cả bảng cân đối tài khoản nội bảng và bảng cân đối tài khoản ngoại bảng . Tác dụng :
- Là công cụ đánh giá tình hình hoạt động nghiệp vụ của một đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại hàng tháng, năm .
- Là công cụ kiểm tra độ chính xác của hạch toán phân tích theo định kỳ tháng, năm .Cách kiểm tra là: căn cứ vào sự cân số giữa vế Nợ - vế Có về doanh số, số d cả tháng của bảng này và sự khớp đúng số liệu của từng tài khoản cấp I giữa bảng này và sổ cái lúc cuối tháng .
Cách lập :
Căn cứ vào số liệu của bảng kết hợp tài khoản tháng ( năm ) của các thanh toán viên để lấy số liệu lập bảng này. Những tài khoản có 2 số d thì phải để nguyên cả 2 số d mà không đợc bù trả lẫn nhau .
Hình thức bảng cân đối tài khoản tháng nh sau :
Ngân hàng
... bảng cân đối tài khoản
