- Không để vượt về chi phí quản lý chưa định mức / quỹ lương và sử dụng vật tư
3.2.3. Hệ thống tài liệu của Xí nghiệp:
Cấu trúc tài liệu hế thống của Xí nghiệp như sau : 1. Sổ tay chất lượng
2. Các thủ tục (do Công ty ban hành)
3. Tài liệu hỗ trợ : Tiêu chuẩn, quy định, hướng dẫn công việc, mục tiêu, kế hoạch…
4. Hồ sơ, biểu mẫu
Các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng Xí nghiệp Thành Mỹ bao gồm : a) Các văn bản công bố chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của
Công ty, của xí nghiệp, của các đơn vị (phòng, ngành).
b) Sổ tay chất lượng Xí nghiệp (phù hợp với sổ tay chất lượng của Cadivi). c) Các thủ tục dạng văn bản (do Công ty ban hành), các hướng dẫn công
việc (do Công ty hoặc Xí nghiệp ban hành) và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.
d) Các tài liệu (bao gồm cả hồ sơ) như : tiêu chuẩn, quy định, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, các mục tiêu chất lượng, các chương trình/ kế hoạch… nhằm đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của Xí nghiệp.
Sổ tay chất lượng :
Xí nghiệp thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng dạng văn bản, trong đó bao gồm:
a) Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng: Sản xuất và cung ứng dây và cáp điện
b) Các thủ tục dạng văn bản : do Công ty Cadivi ban hành và các hướng dẫn công việc dạng văn bản do Công ty hoặc Xí Nghiệp ban hành cho hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập hoặc viện dẫn đến chúng. c) Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng.
Kiểm soát các tài liệu :
kiểm soát. Hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt và được kiểm soát theo các quy định tại kiểm soát hồ sơ.
Xí nghiệp áp dụng thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết nhằm:
a) Phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành. b) Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu.
c) Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu.
d) Đảm bảo các phiên bản của tài liệu thích hợp có sẵn ở nơi sử dụng. e) Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết.
f) Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài mà Xí nghiệp xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát.
g) Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào.
Kiểm soát hồ sơ :
Xí nghiệp kiểm soát hồ sơ được thiết lập nhằm cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Các hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng.
Xí nghiệp áp dụng thủ tục văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ.