Thứ nhất: về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Đối với lượng vật liệu thực lĩnh hàng ngày sử dụng cho sản xuất mà không sử dụng hết thì công ty nên có một bộ phận chuyên nhiệm đưa vật liệu trở lại kho để thủ kho quản lý và thủ kho có thể mở sổ theo dõi riêng loại vật liệu này, tập hợp lại cuối tháng báo cáo với kế toán vật tư làm thủ tục nhập lại kho, tránh được tình trạng để tại phân xưởng gây tổn thất lãng phí. Đồng thời yêu cầu bộ phận thí nghiệm cần phải đưa ra các thông số chi tiết cho việc sử dụng nguyên vật liệu cho một ca sản xuất để hạn chế tình trạng số vật liệu thực xuất lớn hơn số thực tế dùng vào sản xuất. Và để quản lý chi tiết đến từng thứ, từng loại vật liệu nhập xuất kế toán vật tư có thể mở thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi chặt chẽ hơn, công việc này được thực hiện trên máy vi tính giúp cho việc quản lý chi phí tốt hơn.
- Mặc dù giữa bộ phận thí nghiệm, thủ kho, kế toán vật tư hiện nay đã xây dựng kế hoạch sản xuất cho từng tháng. Nhưng hiện tại kế hoạch này vẫn chưa thật cụ thể, chi tiết. Vì vậy để khắc phục tình trạng hiện nay và giúp cho công tác tổ chức sản xuất được tốt hơn thì giữa 3 bộ phận này có thể là chỉ mười ngày hoặc một tuần, cùng nhau bàn bạc, xem xét thống nhất trong việc đưa ra kế hoạch sản xuất cụ thể sau đó trình ban giám đốc ký duyệt những công việc. Bộ phận thí nghiệm đưa ra trong 10 ngày tới dự định sẽ sản xuất mẫu gạch nào? cần những loại nguyên vật liệu nào? để từ đó thủ kho xem xét xem hiện tại trong kho có đủ đáp ứng cho sản xuất không hoặc những loại nguyên vật liệu nào còn nhiều mà vẫn có thể sản xuất một mẫu gạch khác và có thể tránh được việc tồn đọng vật tư (có thể yêu cầu, đề nghị nên sản xuất mẫu gạch khác), và khi có kế hoạch cụ thể thì thủ kho có thể biết loại vật tư nào sắp hết, cần nhập thêm. Sau đó báo với kế toán vật tư lượng tồn của từng loại nguyên vật liệu sắp sử dụng cho sản xuất và cần nhập thêm loại nguyên vật liệu nào để từ đó kế toán có kế hoạch nhập thêm nguyên vật liệu
- Hiện nay công ty nên trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp, để đảm bảo giá thành phản ánh chính xác chi phí phát sinh.
Tiền lương nghỉ phép được xác định thông qua tỷ lệ trích trước và số tiền lương cơ bản của công nhân sản xuất.
Khi doanh nghiệp thực hiện trích trước tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất kế toán ghi :
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: Chi phí phải trả
Khi tính tiền lương thực tế phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất kế toán ghi:
Nợ TK 335: Phải trả công nhân viên Có TK 334 :Phải trả công nhân viên
- Một vấn đề nữa đó là hiện nay toàn bộ chi phí về tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất và tiền lương của nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý kế toán của doanh nghiệp đều tập hợp vào TK 622 như vậy là chưa hợp lý mà doanh nghiệp cần điều chỉnh lại như sau: Đó là chi phí về tiền lương của nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý tập hợp vào các TK riêng là TK 641(6411) và TK 642(6421).Việc tập hợp như vậy thì giá thành sẽ phản ánh chính xác chi phí phát sinh, phản ánh đúng lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được, khi đó kế toán hạch toán:
Đối với chi phí nhân viên bán hàng:
Nợ TK 641(6411): Chi phí tiền lương của nhân viên bán hàng Có TK 334 : Phải trả công nhân viên
Có TK 338(3382,3383,3384): KPCĐ, BHXH, BHYT Đối với chi phí của nhân viên quản lý:
Nợ TK 642(6421): Chi phí về tiền lương của nhân viên quản lý Có TK 334 : Phải trả công nhân viên
Có TK 338(3382,3383,3384): KPCĐ, BHXH, BHYT Thứ ba : Đối với chi phí sản xuất chung
- Hiện nay công ty chưa thực hiện phân bổ chi phí CCDC có giá trị lớn mà tính thẳng vào chi phí phát sinh trong kỳ điều này chưa hợp lý. Do vậy đối với CCDC xuất dùng có giá trị lớn khi phát sinh chi phí này thì phải phân bổ và đối với CCDC phân bổ hai lần kế toán hạch toán như sau:
Có TK 153(1531): Công cụ dụng cụ
Đồng thời phân bổ lần đầu bằng 50% giá trị thực tế của CCDC xuất dùng :
Nợ TK 627(6273), TK 641, TK 642 Có TK 142
Khi báo hỏng, báo mất, hết thời hạn sử dụng theo quy định của CCDC. Kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại của CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh, sau khi trừ phần phế liệu thu hồi hoặc khoản bồi thường
Đồng thời kế toán hạch toán :
Nợ TK 627(6273),TK 641(6413), TK 642(6423): số phải phân bổ lần hai
Nợ TK 152(1527) : Phế liệu thu hồi (nếu có ) Nợ TK 138(1388): bắt bồi thường (nếu có ) Có TK 142 (242):
- Đối với việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ là phù hợp với doanh nghiệp công nghiệp do vậy công ty nên trích trước chi phí để khi phát sinh chi phí sửa chữa có nguồn để bù đắp do vậy sẽ không làm cho giá thành sản phẩm bị biến động nhiều giữa các kỳ. Công việc được kế toán tiến hành như sau:
+ Số chi phí dự tính phát sinh: Nợ TK 627, TK 641
Có TK 335:Chi phí phải trả.
+ Khi công việc sửa chữa hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng. Kế toán kết chuyển số chi phí thực tế phát sinh thuộc khối lượng công việc sửa chữa lớn TSCĐ đã được dự tính trước vào chi phí kế toán hạch toán :
Nợ TK 335: chi phí phải trả
Có TK 241(2413): Xây dựng cơ bản dở dang
+ Nếu số trích trước về chi phí sửa chữa lớn TSCĐ lớn hơn số chi phí thực tế phát sinh thì phần chênh lệch được tính vào thu nhập khác kế toán hạch toán:
Nợ TK 335: Chi phí phải trả Có TK 711 : Thu nhập khác
+ Nếu số chi phí thực tế về sửa chữa lớn TSCĐ lớn hơn số trích trước chi phí sửa chữa lớn thì số chênh lệch tính vào chi phí :
Nợ TK 627,TK 641,TK 642...:số đã chi lớn hơn số trích trước Có TK 335: chi phí phải trả
Về việc sửa đổi phương pháp khấu hao theo quyết định mới tức là doanh nghiệp cần áp dụng chế độ khấu hao TSCĐ theo QĐ 206 / BTC để thay thế cho QĐ166/BTC mà doanh nghiệp đang áp dụng. Để cho phù hợp với quy định hiện hành.
- Về chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho bộ phận quản lý và phòng giao dịch với khác hàng về chi phí điện thoại, nước, điện… kế toán đã tập hợp toàn bộ vào TK 627(6277) chưa hợp lý nên hạch toán lại như sau:
Những chi phí này phát sinh tại phân xưởng thì mới tập hợp vào TK 627(6277) còn đối với những chi phí phát sinh ở bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng thì kế toán phải hạch toán vào TK 641(6417) hoặc TK 642(6427). Kế toán hạch toán :
Nợ TK 641(6417), TK 642(6427):
Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ (nếu có ) Có TK 331: phải trả người bán
- Về hạch toán sản phẩm hỏng
Trên thực tế hiện nay công ty không hạch toán sản phẩm hỏng. Mặc dù công ty căn cứ vào số sản phẩm nhập kho để xác định các chi phí đã chi ra và hiện tại Công ty đã xác định được định mức hao hụt. Nhưng trong thực tế có thể phát sinh sản phẩm hỏng ngoài định mức. Như vậy nếu không hạch toán sản phẩm hỏng sẽ không xác định được nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng do vậy gây ra lãng phí chi phí. Mặt khác không thực hiện được việc gắn trách nhiệm vật chất của các cá nhân đối với việc sản xuất và đồng thời không nâng cao được tinh thần trách nhiệm của người lao động trong sản xuất kinh doanh cụ thể:
- Đối với phần hao hụt trong định mức :
phần này có thể hạch toán vào giá thành sản phẩm theo quy định của nhà nước.
- Đối với phần hao hụt ngoài định mức :
khoản này không được tính vào giá thành mà được hạch toán như sau: + Xác định phần chi phí sản xuất tính cho sản phẩm hỏng
Sau khi xác định được số chi phí sản xuất sản phẩm hỏng công ty căn cứ vào nguyên nhân gây ra để có biện pháp xử lý, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 152: Phế liệu thu hồi (nếu có ) Nợ TK 334: Phần trừ vào lươngcủa CNV Nợ TK 811: chi phí khác
Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- Hoàn thiện việc lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu
Đối với những vật tư không mua theo hợp đồng, không có kế hoạch thu mua thì hàng tháng thủ kho và bộ phận sử dụng vật tư làm báo cáo số vật tư tồn kho và tình hình sử dụng vật tư trong tháng gửi cho phòng kỹ thuật. Phòng ban này căn cứ vào tình hình thực tế sử dụng vật tư tháng trước và thực tế nhu cầu sản xuất để xem xét lập kế hoạch thu mua, có như vậy mới phục vụ kịp thời cho nhu cầu sản xuất và tình hình vật liệu trong doanh nghiệp.
- Sử dụng " Phiếu xuất vật tư theo hạn mức "
Để tiết kiệm và sử dụng đúng đắn nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm và biết được số nguyên vật liệu cần sử dụng là bao nhiêu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, công ty nên sử dụng " Phiếu xuất vật tư theo hạn mức" với mục đích theo dõi số nguyên vật liệu xuất kho trong trường hợp xuất một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật tư theo định mức. Mẫu phiếu sử dụng ở công ty như ở trang bên.
- Hạn mức được duyệt trong tháng : là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm.
Số lượng SP Định mức sử dụng
Hạn mức được duyệt = sản xuất theo KH x vật tư cho một trong tháng đơn vị SP
- Số lượng thực xuất trong tháng : do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mực được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần.
Bộ phận kỹ thuật phụ trách quản lý vật tư căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm để xác định hạn mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng. Phiếu được lập thành 2 liên và giao cả 2 liên cho bộ phận sử dụng. Khi
lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho, người nhận vật tư giữ 1 liên, một liên giao cho thủ kho. Thủ kho ghi số lượng thực xuất vào ngày xuất (cột 2, 3, 4...) Người nhận vật tư ký vào 2 liên . Lần lĩnh tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho lĩnh không phải qua ký duyệt. Cuối thỏng, dự hạn mức còn hay hết, thủ kho thu cả 2 phiếu, cộng số thực xuất trong tháng (cột 5) để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển về phòng kế hoạch 1 liên, phòng kế toán 1 liên.
Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức số dư vật tư) đơn vị sử dụng muốn lĩnh thêm phải lập phiếu xuất vật tư, hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức mới, có kế hoạch xác nhận hoặc kỹ thuật xác nhận, thủ trưởng đơn vị duyệt làm căn cứ xuất.
- Công ty cần hạch toán phế liệu thu hồi nhập kho.
Công ty cần tiến hành thực hiện công tác nhập kho NVL phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất sản phẩm. Công tác hạch toán sẽ thực hiện như sau: Từ màn hình giao tiếp chọn "Kế toán hàng tồn kho/cậpnhập chứng từ/Phiếu nhập kho"
+ Nếu nhập kho NVL qua sử dụng định khoản:
Nợ TK 1521 (Chi tiết vật liệu): Thu hồi số NVL chưa qua sử dụng Có TK 621: Số thu hồi thực tế ( Chi tiết nhà máy ) + Nếu nhập kho NVL đã qua sơ chế định khoản:
Nợ TK 157: Phế liệu thu hồi
Có TK 621: Số thu hồi thực tế
- Hoàn thiện công tác đánh giá nguyên vật liệu xuất kho
Với việc sử dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu xuất kho là đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ thì kế toán không thể biết được trị giá nguyên vật liệu xuất kho tại thời điểm xuất kho. Mặt khác, nếu khối lượng nguyên vật liệu nhập, xuất trong tháng lớn thì phương pháp này không phản ánh chính xác giá nguyên vật liệu xuất kho. Vì vậy, công ty có thể sử dụng phương pháp đánh giá là đơn giá bình quân di động và cài đặt luôn trong phần mềm kế toán tại công ty. Với việc áp dụng phương pháp này thì kế toán có thể biết được trị giá nguyên vật liệu xuất kho tại thời điểm xuất và phiếu xuất kho chỉ phải in ra 1 lần giúp cho kế toán giảm bớt khối lượng công việc của mình.
- Về việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu
Mỗi doanh nghiệp ngoài các thông tin kế toán phục vụ cho việc phản ánh mối quan hệ với các đối tượng bên ngoài cũn cú cỏc thông tin kế toán phục vụ cho việc phản ánh mối quan hệ bên trong doanh nghiệp nhưng ở Công Ty các thông tin về kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu chưa phản ánh đựơc điều này.
Để chi phí nguyên vật liệu được quản lý chặt chẽ hơn nữa, các thông tin về chi phí mang lại hiệu quả cao cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo thì hàng năm Công ty nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu tính vào giá thành của từng loại sản phẩm để biết được những nhân tố nào ảnh hưởng tiêu cực, những nhân tố nào ảnh hưởng tích cực chi phí nguyên vật liệu của Công ty. Đồng thời, qua đó cũng xem được Nhà máy nào tiết kiệm hay lãng phí phần chi phí Công ty đã giao cho, để từ đó có biện pháp khắc phục giảm bớt các nhân tố tiêu cực, phát huy nhân tố tích cực.
- Hoàn thiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Trong một năm sản xuất kinh doanh, 6 tháng công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu một lần. Điều này có ảnh hưởng xấu tới công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung, làm Công ty không xác định được lượng thực tế nguyên vật liệu trong kho tại thời điểm cuối mỗi quý, dẫn tới không xác định được chính xác nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của Công ty.
Kiến nghị: Công tác kiểm kê NVL cần được coi trọng hơn nữa, vì mục đích của công tác kiểm kê là xác định số lượng, chất lượng và giá trị NVL hiện có trong kho tại thời đIểm kiểm kê, vì vậy công ty cần tiến hành thực hiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu vào thời điểm cuối mỗi quý. Điều này sẽ giúp cho Công ty theo dõi thường xuyên hơn tình hình nguyên vật liệu thực tế tồn tại của đơn vị mình. Từ đó Công ty có thể xác định được yêu cầu đặt ra về mặt dự trữ nguyên vật liệu cho quý tới tránh tình trạng nguyên vật liệu hoặc quá thiếu, hoặc quá thừa gây ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả của việc sử dụng vốn lưu động cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung của Công ty. Bên cạnh đó, việc kiểm kê thường xuyên nguyên vật liệu cũng làm giảm các hoạt động đầu cơ, gian lận, biển thủ của thủ kho. Ngoài ra, Công ty cũng nên tiến hành kiểm kê đột xuất xuất kho nguyên vật liệu nếu