Một trong những nhu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng thứ, loại vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa phòng kế toán và thủ kho nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho NVL. Nguyên vật liệu ở công ty cổ phần Hữu Hưng đa dạng và phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được.
Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, phương pháp này rất thuận tiện cho việc thực hiện kế toán trờn mỏy đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật tư và việc nhập xuất diễn ra liên tục. Đây là công việc quan trọng được tiến hành cả ở kho và phòng kế toán .
* Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. Mỗi thẻ kho (biểu số 2.11) được mở cho từng thứ vật tư. Thẻ kho do kế toán theo dõi vật tư lập và ghi đầy đủ các yếu tố như tên vật tư, quy cách, ngày tháng, số phiếu nhập, trích yếu,… và giao cho thủ kho. Thẻ kho được thủ kho sắp xếp theo từng loại vật tư cho thuận tiện trong công việc sử dụng thẻ để ghi chép, kiểm tra, đối chiếu, quản lý.
Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Kiểm tra đối chiếu số lượng thực tế nhập kho, xuất kho với số liệu ghi trên phiếu nhập, phiếu xuất sau đó thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất nguyên vật liệu vào thẻ kho. Đến cuối ngày thủ kho tính số tồn để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Mỗi thẻ kho có thể mở một hay nhiều tờ tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh của từng thứ nguyên vật liệu. Cuối tuần thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán.
* Tại phòng kế toán: Sau khi nhập liệu cho chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu như đã trình bày ở trình tự kế toán nhập, xuất máy tự động chạy theo chương trình đã cài đặt, cho phép kiết xuất và in ra sổ chi tiết vật tư theo yêu cầu của nhà quản trị. Sổ chi tiết được sử dụng để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho và theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Sổ chi tiết được mở cho từng loại vật tư, theo từng mã vật tư của từng kho vật tư.
Ví dụ: Sổ chi tiết của tài khoản 152 (Phụ lục số 16) 2.2.1.4. Hạch toán tổng hợp vật tư