Thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty cho thấy, việc sử dụng vốn tồn kho còn nhiều hạn chế, mà nguyên nhân chủ yếu là do công tác quản trị hàng tồn kho của công ty còn bất cập và chưa được chú trọng. Công ty cần thực hiện theo một số giải phapsau nhằm cải thiện công tác quản trijhangf tồn kho của mình.
Thúc đẩy công tác tiêu thụ hàng hóa: Công ty phải xây dựng kế hoạch bán hàng trên cơ sở nghiên cứu thi trường; quy mô và cầu thị trường, nhu cầu của từng đối tác khách hàng, dự đoán xu hướng biến đổi của thị trường để có phương án kinh nhiệm đúng đắn, có hiêuh quả. Trong thời gian tới, việc nghiên cứu thị trường trở nên hết sức cần thiết với công ty. Để thực hiện tốt công việc này, bộ phận nghiên cứu thị trường nên chia ra thành các nhóm nghiên cứu các nhóm sản phẩm có tính tương đồng. Sau đó tấp chung ý kiến và báo cáo cho trưởng phòng kế hoạch kinh doanh của công ty. Trên cơ sở báo cáo của các nhóm, trưởng phòng kế hoạch kinh doanh đề xuất ý kiến trình
giám đốc công ty quyết định. Cách phân chia này sẽ tránh tình trạng công việc chồng chất, phân bổ nhiện vụ từng người và bao quát được ở mọi thị trường. Cụ thể, giao nhiệm vụ về các phòng kinh doanh thực hiện các khâu tiếp theotrong việc tiêu thụ hàng hóa như đàm phán, kí kết hợp đồng. Trong hợp đồng cần qui định chặt chẽ các điều khoản có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên để thuận tiện trong việc triển khai và thực hiện và hạn chế đến mức thấp nhaatstranh chấp có thể xẩy ra. Trên cơ sở kinh doanh đẫ được xây dựng lãnh đạo công ty cũng như bộ phận quản lý hàng tồn kho sẽ lập kế hoạch mua hàng hóa đầu vào cũng như kế hoạch tài chính để chủ động trong kinh doanh.
Xác địnhvốn tồn kho: việc xác định nhu cầu vốn tồn khô không phải đơn giản mà doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện được. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp sử dụng vốn tồn kho một cách thụ động mà không có dự toán trước. Có thể nói, xác định nhu cầu vốn tồn kho là bước đầu tiên trong hoạch định tài chính doanh nghiệp, nó giúp cho công ty tránh được những lúng túng do thiếu vốn, đồng thời hạn chế việc huy động quá nhiều vốn, dẫn đến lãng phí.
Xác định lượng hàng tồn kho: Công ty cần thực hiện nghiêm túc, khoa học hơn trong việc xác định lượng hàng tồn kho của mình tránh tình trạng tồn trữ quá nhiều hoặc có lúc lại không đảm bảo nhu cầu hàng hóa gây lãng phí vốn kinh doanh.
Công ty cần triển ngay công tác quản trị chi phí kinh doanh và chi phí tồn kho với sự hỗ trợ phần mềm quản trị kinh doanhvaf các thiết bị tin học hiện đại như ngày nay. Giamr chi phí, tăng lợi nhuận là mục tiêu phấn đấu của các doanh nghiệptrong nền kinh tế thị trường. Trong những năm qua công ty đã quan tâm đến công tác quản trị chi phí, nhưng xét ở chừng mực nào đó thì công tác quản trị chi phí mới dừng lại ở việc thống kê, tập hợp các chi phí
và phân bổ sơ bộ cho đối tượng chịu phí. Cách tấp hợp chi phí này cho phép ban lãnh đạo công ty nắm bắt được tổng chi phí kinh doanh trong đó có chi phí tồn kho đã thực hiện, nhưng rất khó khăn cho công tác quản trị và dự đoán chi phí cho tương lai.
Các kho hàng của công ty nằm phân tán gây khó khăn cho việc quản lý cũng như đảm bảo chất lượng hàng hóa. Trong thời gian tới công ty nên bố trí lại các kho hàng theo hướng bố trí theo mặt hàng cần bảo quản để giảm chi phí bảo quản, xây dựng các kho lớn tại các địa điểm trung tâm, giảm bớt các kho nhỏ để tiết kiệm chi phí, cung cấp hàng hóa tới các điểm kinh doanh nhanh chóng kịp thời, đảm bảo chất lượng.
Công ty cần có những chương trình xuyên đào tạo củng cố lại và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên bộ phận phụ trách hàng tồn kho noi riêng và cán bộ quản lý kinh doang nói chung. Đặc biệt là nhân viên tài chính kế toán đòi hỏi không những phải nắm chắc nghiệp vụ mà còn phải thể hiện được sự năng động, linh hoặt giải quyết trong từng trường hợp cụ thể tránh gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Công ty cần đi sâu hơn nữa về các vấn đề sau:
•Xây dựng hệ thống quản lý chuyên trách.
Để làm tốt công tác đảm bảo lượng tồn kho luôn cung ứng đầy đủ cho sản xuất thì hoạt động giữa các bộ phận phải thực sự ăn khớp và nhịp nhàng
- Marketing và nhập khẩu: bộ phân Marketing khi cho dự toán tiêu thụ phải chính xác, khi thay đổi dự toán tiêu thụ phải thông báo ngay cho phòng kế hoạch để họ có thể thay đổi đến mức tốt nhất việc đặt hàng nguyên vật liệu và lịch trình sản xuất. Do quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp khá tốt cho nên trong trường hợp phòng kế hoạch mạc dù đã gửi các yêu cầu giao hàng rồi nhưng vẫn có thể thông báo đén nhà cung cấp việc thay đổi tăng hoặc giảm lượng hàng hoặc thời gian giao hàng, căn cứ vào tình hình thực tế mà
nàh cung cấp sẽ thay đổi sao cho giảm thiểu đến mức thấp nhất thiệt hại cho hai bên. Tuy nhiên, điều này không thể thực hiên được thường xuyên do ảnh hưởng đến uy tín của công ty, việc thay đổi lịch trình hay lượng giao hàng phải được hạn chế một cách thấp nhất.
- Xuất nhập hàng
Hàng tuần phòng xuất nhập sẽ có cuôc họp với nhau, bộ phận mua hàng sẽ cập nhập tình hình mua bá nguyên vật liệu, kế hoạch thay đổi nguyên vật liệu mới, thời gian thẩm định nguyên vật liệu mới trong và ngoài nước cho trưởng phòng. Bên cạnh đó, phòng xuất nhập sẽ thông báo đến bộ phận mua hàng nhưng khó khăn trong việc yêu cầu giao hàng từ nhà cung cấp, yêu cầu hỗ trợ từ nhà cung cáp trong việc tăng hay giảm lượng giao hàng. Tận dụng thời gian này, bộ phận sẽ cập nhập với trưởng phòng xuất nhập những thay đổi về thời gian giao hàng của nguyên vật liệu, yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến dự trữ hàng tồn kho.
Trước tiên ta cần khagr định vai trò của nhân viên phòng xuất nhập trong công tác tính toán nguyên vật liệu và gửi các yêu cầu giao hàng đúng hạn cho nhà cung cấp. Công tác tính toán nguyên vật liệu với các yêu cầu giao hàng đúng hạn cho nhà cung cấp. Công tác tính toán do nhân viên của phòng xuất nhập phụ trách và công tác gửi ccacs yêu cầu giao hàng và theo dõi tiến độ giao hàng do một nhân viên khác của phòng xuất nhập phụ trách.
Do đó, nội bộ phòng xuất nhập phải làm việc gắn với nhau để mọi thay đổi về kế hoạch sản xuất xuất phát từ thay đổi của bộ phận marketing phải được cập nhập đúng lúc và đầy đủ trên kế hoạch sản xuất và kế hoạch yêu cầu giao nguyên vật liệu. Sự không ăn ý ở nội bộ phòng xuất nhập sẽ đua đến là hậu quả phòng kế hoạch sản xuất tăng nhưng yêu cầu giao hàng không tăng dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu, ùn tắc trong sản xuất, hoặc kế hoạch sản xuất giảm nhưng yêu cầu giao hàng không giảm dẫn đến dư thừa nguyên vật liệu, áp lục về kho bãi. Chúng ta cũng biết được là nhân sự phòng nhập xuất
không ổn định, nhiều người bỏ việc, đào tạo một nhân viên mới đã khó khăn hơn cho nên về mặt vĩ mô chúng ta cần kết hợp với bộ phận nhân sự tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề này để có biện pháp khác phục dài hạn.
Ngoài ra, dây chuyền sản xuất cũng đồng bộ hóa. Bên cạnh các khâu tự động hóa, những khâu có công nhân tham gia, công ty nên thực hiện phương thức sản xuất luân phiên theo lô. Sự kết hợp giữa cac phương thức sản xuất dây chuyền số lượng lớn và phương thức sản xuất luân phiên theo lo sẽ đem lại hiệu quả cao, là nội dung chính của mô hình JIT.
• Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát hàng tồn kho
Trong quản trị hàng tồn kho tì việc nắm được số lượng và giá trị hàng hóa là những thông tin rât quan trọng, giúp ích cho các nhà quản trị trong việc hoạch định sản xuất, áp giá cho từng mặt hàng đưa vào sản xuất. Giá trị hàng tồn kho được thể hiên qua số lượng hagf tồn kho cũng như giá trị hàng hóa đang dự trữ. Chính vì vậy mà đối với công ty jieen nay, việc tăng cương công tác kiểm soát hàng tồn kho trở nên vô cùng cấp thiết. Việc kiểm kê cần thực hiện thường xuyên và đảm bảo chính xác tuyệt đối nhằm đảm bảo cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp với mức bán và lượng tồn kho cua công ty.
Muốn kiểm soát hàng tồn kho có hiệu quả thì phải kết hợp nhiều cách với nhau:
- Chi tiết hàng tồn kho tới mức có thể, càng chi tiết càng tốt.
- Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn nhau. Hàng nhập và hàng bán sẽ được sự theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng, và kinh doanh (nếu có).
- Thường xuyên kiểm kê và kiểm tra bất chợt.
- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh chóng và chính xác.
Ngoai việc kiểm tra về mặt số lượng như hiên nay thì công ty cần phải tiến hành kiểm tra cacr về mặt chất lượng nữa. Như thế mới tránh tình trạng lãng phí nguyên vật liệu hay thành phẩm, tình trạng này diễn ra do nguyên vật
liệu hay thành phẩm đã gần hết hạn sản xuất. Để tránh tình trạng này thì công ty phải tiến hành kiểm kê thường xuyên để tìm biện pháp xử lý kịp thời như mang những nguyên vật liệu đó đi sản xuất trước hay khuyến mại những sản phẩm sắp hết hạn vừa thu hút được khách hàng vừa tránh tình trạng lãng phí.