2. Thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty
2.2.Quản lý, dự trữ hàng tồn kho
2.2.1. Quản lý hàng tồn kho
•Mã hóa, phân loại hàng tồn kho
Nguyên liệu và bao bì được sử dụng trong sản xuất và đóng gói rất phong phú, đúng loại, đúng quy cách, kích cỡ để thuận tiện cho công tác dự trữ cũng như ghi chép, theo dõi, phản ánh của các bộ phận quản lý hàng tồn kho và đẩy nhanh tốc độ giải phóng kho thì điều đầu tiên là phải nhận dạng hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Giải pháp đơn giản và thông thường nhất là sử dụng ngay chính tên gọi của chúng. Ngoài ra, công ty còn tăng thêm khả năng quản lý hàng tồn kho theo nhiều cấp: kho, ngăn kệ, số lo, mã hàng.
•Bố trí, sắp đặt, dự trữ
Việc lưu giữ hàng hóa tại các kho như trên đảm bảo cho biệc cung cấp hàng hóa phục vụ tốt nhất cho quá trình phân phối đến các đại lý lớn, các cửa hàng và các trung tâm thương mại một cách tốt nhất, tránh hư hỏng, mất mát, thất thoát, hàng hóa cần được bảo vệ, chống trộm, chống thời tiết xấu, ẩm mốc, chống làm biến dạng hàng hóa bằng những phương tiện kỹ thuật phù hợp.
•Kiểm soát mức tồn kho
kho, công ty sử dụng hệ thống các báo cáo để theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện so với dự toán đã lập.
Số chênh lệch giữa dự toán và thực tế của kỳ chính là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện dự toán về số lượng hàng hóa tiêu thụ được cũng như doanh thu tiêu thụ ,về số lượng và giá trị hàng mua, số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, xem giữa thực tế thực hiện và dự toán có cách nhau quá hay không để rút kinh nghiệm.
2.2.2. Dự trữ hàng tồn kho
Mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho cuối cùng là phục vụ cho hoạt động sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Để đánh giá hiệu quả hàng tồn kho nguyên vật liệu, chúng tôi xem xét các chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng, chỉ tiêu về giá trị tồn kho bao bì, nguyên liệu và chỉ tiêu về khả năng đáp ứng thành phẩm.
•Chỉ tiêu về khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Cuối mỗi tháng bộ phận kế hoạch sẽ tổ chức thống kê báo cáo chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng. Chỉ tiêu này được đo lường bằng số ngày thiếu hàng để bán cho khách hàng trên thị trường.
Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng= số ngày thiếu hụt hàng trong tháng /tổng số ngày làm việc trong tháng * số lượng các mặt hàng thành phẩm.
Mục tiêu dự tính đạt đến của chỉ số này là dưới 0.35% Kết quả thực hiện của công ty như sau:
(đơn vị: %)
Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 BQ
Kết quả 0 0,3 2,9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3,2
Bảng 7: Chỉ tiêu đáp ứng khách hàng năm 2012
nhiên, trong tháng 2 đặc biệt là tháng 3 chỉ tiêu này không đáp ứng mục tiêu đặt ra. Chỉ số hai tháng này chưa tốt do bộ phận marketing dự báo hàng tiêu thụ thấp nhưng số lượng bán ra thực tế lại nhiều.
•Chỉ tiêu về giá trị tồn kho bao bì.
Với việc phân loại hàng tồn kho đã xây dựng được định mức dự trữ bao bì và nguyên liệu, cụ thể là tổng giá trị tồn trữ nguyên vật liệu không vượt quá mức cho phép và cho bao bì là 2% giá trị nguyên vật liệu. Hàng tháng, phòng xuất nhập thống kê và gửi các báo cáo về giá trị tồn kho nguyên vật liệu và bao bì cho giám đốc và phòng kế toán. Trường hợp tháng nào vượt mức cho phép, phòng xuất nhập phải tìm hiểu nguyên nhân và giải trình.
(Đơn vị: VNĐ)
Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Kết quả 3.922.705 3.527.113 3.425.063 3.338.268 3.105.111 3.186.228 3.310.513 4.035.746 3.969.931 3.572.347 3.765.540 3.257.811 Tỷ lệ với mục
tiêu 1.28 1.15 1.12 1.09 1.01 1.04 1.08 1.32 1.29 1.16 1.23 1.06
Kết quả tại bảng trên cho ta thấy giá trị tồn kho của bao bì tháng này cũng vượt mức cho phép, điều này cho thấy chính sách tồn kho bao bì của công ty chưa thực sự phù hợp, gâp sức ép cho công ty trong việc tìm kho chứa. Tuy nhiên thì chỉ tiêu này tuy có vượt nhưng phù hợp với mức hàng hóa nhập về trong các tháng này để đáp ứng nhu cầu thực phẩm phục vụ nhu cầu người tiêu dùng vào đầu năm và cuối năm.