6. Các hình thức sổ kế toán
6.4. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
a) Đặc điểm
Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký – chứng từ, cuối tháng số liệu được tổng cộng và ghi vào sổ cái 1 lần.
- Sổ sách được mở theo vế có của các tài khoản
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp việc kế toán tổng hợp với kế toán chi tết trên cùng một sổ sách và trong cùng quá trình ghi chép.
- Kết hợp ghi chép kế toán hàng ngày và việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý, lập báo biểu.
b) Các loại sổ kế toán
Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức nhật ký – chứng từ là: - Các nhật ký chứng từ
- Các bảng kê - Sổ cái
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết
c) Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ.
Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiét, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký – Chứng từ.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký – chứng từ: 31 Chứng từ kế toán Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
6.5 Hình thức kế toán máy
a) Khái niệm
Kế toán máy (hay còn gọi là kế toán trên máy tính): Là dùng máy móc,máy tính để hỗ trợ, thay thế 1 phần công việc của người làm kế toán tài chính cho một doanh nghiệp hoặc một tổ chức xã hội. Một chương trình làm kế toán máy là một phần mềm dùng để làm công việc kế toán. Để có một chương trình kế toán máy thì phải lập trình bằng một ngôn ngữ lập trình nào đó. Các ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu như: Ms Excel, Ms Access, Visual Basic, Visual Foxpro, Visual C#, SQL server và Oracle đều có thể lập được một chương trình kế toán máy.
b) Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào các bảng, biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán.
Cuối tháng, thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết luôn được thực hiện tự động đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Sơ đồ:
Chú thích:
Chú thích:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối kỳ, cuối tháng. Quan hệ đối chiếu, đối ứng.
32 Chứng từ kế toán Sổ kế toán Phần mềm kế toán máy Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Báo cáo tài chính
CHƯƠNG II:
VẬN DỤNG CÁC PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN VÀO CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY TRẦN BÌNH THÁNG 9 NĂM 2013