Phòng kế toán của Hợp Tác Xã nên trang bị một phần mềm chuyên dùng và phù hợp cho công tác kế toán để giảm bớt khối lượng công việc cho các kế toán viên, mang lại hiệu quả tốt hơn trong công việc.
Về các khoản phải thu
Hợp Tác Xã nên mở riêng các sổ chi tiết công nợ đối với từng khoản nợ phải thu của từng khách hàng như: đối với khách hàng mua hàng thường xuyên tại Hợp Tác Xã thì theo dõi trên một quyển sổ, còn những khách hàng không thường xuyên thì theo dõi trên từng trang. Điều này giúp các kế toán viên thuận tiện hơn trong việc kiểm tra, đối chiếu, đặc biệt khi có các trường hợp khiếu nại xảy ra thì những thông tin cần thiết sẽ được cung cấp một cách nhanh chóng hơn.
Về các khoản diều chỉnh giảm doanh thu
Hợp Tác nên mở thêm TK 521 – Chiết khấu thương mại, TK 531 – Hàng bán bị trả lại, TK 532 – Giảm giá hàng bán. Làm vậy sẽ giúp cho Hợp Tác Xã không quá bị động trong việc giải quyết vấn đề khi xảy ra các trường hợp như hàng hóa trong quá trình vận chuyển đem bán cho khách hàng gặp sự cố và bị hư hỏng…
Về khoản dự phòng
Kế toán nên mở thêm khoản dự phòng thu nợ khó đòi. Việc lập các khoản dự phòng sẽ giúp cho Hợp Tác Xã đề phòng các trường hợp xấu xảy ra.
* Cách lập:
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là chắc chắn không thu được ( Nợ phải thu khó đòi – TK 139), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập.
-Vì trong quá trình hoạt động kinh doanh Hợp Tác Xã có phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa nhập khẩu, nên việc sự dụng ngoại tệ trong việc mua bán là tất yếu. Chính vì vậy phòng kế toán nên lập ra một quỹ dự phòng tài chính để đề phòng sự lên xuống của đồng đô la.
- Lập dự phòng tài chính bằng cách trích một phần lợi nhuận sau thuế ( TK 421 ) và đưa vào quỹ dự phòng tài chính ( TK 415 ).