3.1.1.1 Đối với bán hàng hóa
Doanh thu bán hàng của Hợp Tác Xã bao gồm doanh thu các mặt hàng: nhựa các loại, vật liệu xây dựng, bách hóa…
Phương thức bán hàng:
Hợp Tác Xã bán hàng theo hai hình thức: Bán buôn:
Bán hàng qua kho: hàng bán ra phải làm thủ tục xuất kho, trên hóa đơn bán hàng phải thể hiện rõ tên đơn vị mua hàng, tên sản phẩm, số lượng bán, đơn giá bán, thành tiền và phải có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan.
Bán hàng vận chuyển thẳng Bán lẻ.
Nhân viên ở các quầy hàng cuối ngày lập báo cáo bán hàng và đem tiền, hóa đơn về nộp cho thủ quỹ
Phương thức thanh toán:
Thanh toán theo giá thỏa thuận ban đầu về những điều khoản trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết.
Thanh toán theo giá do người bán quy định (khách hàng có thể mua trả chậm bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng).
Trong khâu bán lẻ: chủ yếu là bán hàng thu bằng tiền mặt và thông thường thì hàng hóa xuất kho giao cho khách hàng và thu tiền diễn ra cùng trong cùng một thời điểm.
Đối với phương pháp bán lẻ: Các nhân viên ở các cửa hàng kiêm luôn việc thu tiền. Cuối ngày, báo cáo bán hàng sẽ được lập, nộp về phòng kế toán tài vụ và nộp tiền cho thủ quỹ, kế toán quỹ lập phiếu thu tiền. Kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng lập hóa đơn thuế giá trị gia tăng. Cuối tháng, kế toán phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào bảng kê doanh thu bán hàng để ghi nhận doanh thu đồng thời kế toán ghi vào bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra, số hàng bán được.
Đối với phương thức bán buôn:
Theo yêu cầu của người mua hàng, phòng kế hoạch nghiệp vụ lập hóa đơn giá trị gia tăng giao cho khách hàng. Khách hàng sau khi nhận hóa đơn giá trị gia tăng xuống kho lấy hàng. Hóa đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên:
- Liên 1 lưu nội (lưu tại Hợp Tác Xã). - Liên 2 giao cho khách hàng làm chứng từ. - Liên 3 lưu ở phòng kế toán.
3.1.1.2 Đối với cung cấp dịch vụ
Ngoài doanh thu bán hàng đã nêu ở trên, Hợp Tác Xã còn có thu nhập từ việc cung cấp các dịch vụ như: giữ xe, dịch vụ sửa chữa điện lạnh, dịch vụ điện thoại công cộng, dịch vụ khai thác chợ và cho thuê mặt bằng…
Phương thức thanh toán:
Nhân viên bán hàng lập báo cáo nộp cho phòng kế toán tài vụ về dịch vụ mà mình cung cấp, đối với khách hàng thuê mặt bằng nộp tiền vào cuối tháng khi đến thời hạn thanh toán thì kế toán cũng căn cứ vào báo cáo và hợp đồng để ghi nhận doanh thu.
3.1.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng
Để hạch toán doanh thu, Hợp Tác Xã sử dụng tài khoản 511 để phản ánh doanh thu bán hàng. Do Hợp Tác Xã không chỉ thu nhập qua việc bán hàng mà còn cung cấp dịch vụ như : giữ xe, bưu điện, dịch vụ sữa chữa điện lạnh, dịch vụ khai thác chợ và cho thuê mặt bằng… Do đó Hợp Tác Xã đã sử dụng tài khoản cấp hai để hạch toán:
TK 5111: Doanh thu bán hàng
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5113B: Dịch vụ giữ xe và cho thuê mặt bằng
TK 5113C: Dịch vụ khai thác chợ
TK 5113D: Dịch vụ bưu điện
TK 5113E: Dịch vụ sửa chữa điện lạnh Chứng từ sử dụng
Đối với phương thức bán lẻ: Các chứng từ được sử dụng chủ yếu tại Hợp Tác Xã
Hóa đơn GTGT do bộ phận kế toán lập
Báo cáo bán hàng
Phiếu thu
Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra
Đối với phương thức bán buôn:
Hóa đơn GTGT
Bảng kê chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra
Nhật ký chứng từ số 8
Bảng kê số 8
Phiếu thu
Đối với cung cấp dịch vụ:
Hợp đồng thuê mặt bằng
Giấy nộp tiền thu phí chợ
Phiếu thu
Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán
Về nguyên tắc, cuối kỳ kế toán, Hợp Tác Xã phải xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Toàn bộ doanh thu thuần thực hiện trong kỳ kế toán được kết chuyển vào tài khoản 911 – xác định kết quả kinh doanh. Các tài khoản thuộc loại tài khoản doanh thu không có số dư cuối kỳ.
Đối với bán buôn:
Trường hợp khách hàng trả tiền ngay: khi hàng hóa được xác định là tiêu thụ trong kỳ, kế toán không hạch toán vào tài khoản 111, 112 mà thông qua tài khoản trung gian là 131, sau đó mới hạch toán vào tài khoản 111,112.
Nợ TK 131
Có TK 5111 Có TK 33311 Nợ TK 111,112
Có TK 131
Trường hợp khách hàng trả chậm: khi hàng hóa được xác định tiêu thụ trong kỳ, kế toán hạch toán: Nợ TK 131 Có TK 5111 Có TK 33311 Đối với bán lẻ: Nợ TK 111 Có TK 5111 Có TK 33311
Đối với cung cấp dịch vụ:
Khi khách hàng nộp tiền thuê mặt bằng, ăn cứ vào hợp đồng mà kế toán ghi nhận doanh thu nhay trong ngỳ đồng thời xuất hóa đon cho khách hàng
Nợ TK 111
Có TK 5113B Có TK 33311
Khi nhận giấy nộp tiền của nhân viên thu phí dịch vụ khai thác chợ thì kế toán ghi nhận doanh thu.
Nợ TK 111
Có TK 5113C Có TK 33311
Tùy theo tình hình kinh doanh mà các dịch vụ sữa chữa điện lạnh, dịch vụ điện thoại công cộng nộp báo cáo và giấy nộp tiền, lúc này kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111 Có TK 5113D Có TK 3331 Nợ TK 111 Có TK 5113E Có TK 33311 3.1.4 Dẫn chứng số liệu
Đối với bán buôn
Nghiệp vụ 1: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0038410 ngày 05/06/2010 xuất bán cho công ty mậu dịch Hon Hui các mặt hàng:
Gạch lót nền loại 1: 100 thùng x 42.000đ = 4.200.000 đ
Gạch lót nền loại 2: 100 thung x 43.000đ = 4.300.000 đ Tổng giá bán chưa thuế: 12.700.000đ
Thuế 10% là : 1.270.000đ Tổng giá phải thu: 9.300.000đ. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ TK 131: 9.300.000 đ Có TK 5111: 8.500.000 đ Có TK 33311: 850.000 đ
Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0038430 ngày 11/06/2010 xuất bán cho công ty TNHH TM-DV Hoàn Mai các mặt hàng gồm:
Lưỡi dao lam : 1 thùng x 2.440.000 đ = 2.440.000 đ
Bật lửa vỏ nhựa : 1 thùng x 675.000 đ = 675.000 đ Tổng giá bán chưa thuế: 3.115.000 đ
Thuế 10%: 311.500 đ
Tổng giá phải thu: 3.426.500 đ. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ TK 131: 3.426.500 đ
Có TK 5111: 3.115.000 đ Có TK 33311: 311.500 đ
Nghiệp vụ 3 căn cứ hóa đơn GTGT số 0038437 ngày 18/06/2010 xuất bán cho cửa hàng pin Tấn Dũng: 12.000 cái, giá bán là 250 đ/cái, thuế GTGT 10%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ TK 131: 3.300.000 đ
Có TK 5111: 3.000.000 đ Có TK 33311: 300.000 đ
Đối với bán lẻ:
Nghiệp vụ 1: căn cứ báo cáo bán hàng và hóa đơn GTGT số 0038416 ngày 08/06/2010 xuất bán lẻ cho khách hàng:
Màng nhựa PVC 900 mét x 3.910 đ/m = 3.519.000 đ
Màng nhựa PVC 3.200 mét x 2.210 đ/m = 7.072.000 đ
Màng nhựa PVC 2.300 mét x 4.110 đ/m = 9.453.000 đ Tổng cộng tiền hàng: 20.044.000 đ Thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 1111: 22.048.400 đ
Có TK5111: 20.044.000 đ Có TK 33311: 2.004.400 đ
Nghiệp vụ 2: căn cứ báo cáo bán hàng và hóa đơn GTGT số 0038445 ngày 19/06/2010 xuất bán lẻ cho khách hàng:
Kệ nắp nhỏ 2 ngăn 20 cái x 114.400 đ/c = 2.288.000 đ
Giỏ nắp lớn 80 cái x 20.200 đ/c = 1.616.000 đ
Ghế dựa lùn 150 cái x 21.500 đ/c = 3.225.000 đ Tổng cộng tiền hàng: 8.557.000 đ
Thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 1111: 9.412.700đ
Có TK 5111: 8.557.000 đ Có TK 33311: 855.700 đ
Nghiệp vụ 3: Căn cứ báo cáo bán hàng và hóa đơn GTGT số 0038461 ngày 27/06/2010 xuất bán lẻ cho Cửa hàng bách hóa Sang 93 BH:
Đường tinh luyện 10 kg x 8.527 đ/kg = 85.720 đ
Nước tẩy Javell 03 chai x 3.810 đ/chai = 11.430 đ Tổng cộng tiền hàng: 97.150 đ
Thuế GTGT 5 %, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 1111: 97.150 đ
Có TK 5111: 97.150 đ Có TK 33311: 4.858 đ
Đối với cung cấp dịch vụ:
Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào phiếu thu số 127T/06 và Hóa đơn GTGT số 0038470 ngày 27/06/2010 thu tiền thêu 1 phần mặt bằng kho 927 Hậu Giang táng 06/2010 của cty TNHH TM – DV Kiến Hoa. Kế toán ghi:
Nợ TK 1111: 13.000.000 đ Có TK 5111B: 11.818.182 đ Có TK 33311: 1.181.818 đ
Mổi ngày, khi nhận giấy nộp tiền của nhân viên thu phí dịch vụ khai thác chợ thì kế toán ghi nhận doanh thu.
Nợ TK 1111 Có TK 5111C Có TK 333
Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào Phiếu thu số 119T/06 và Hóa đơn GTGT số 0038456 ngày 25/06/2010 thu tiền dịch vụ sữa chữa điện lạnh tháng 06/2010.
Nợ TK 1111: 2.062.500 đ Có TK 5113E: 1.875.000 đ Có TK 33311: 187.500 đ Tổng doanh thu bán hàng tháng 06/2010: 3.479.541.743 đ Trong đó: Bán buôn: 2.613.065.880 đ Bán lẻ: 866.475.863 đ
Tổng doanh thu cung cấp dịch vụ tháng 06/2010: 147.981.353 đ Trong đó:
Mặt bằng (5113B): 85.829.546 đ
Phí chợ (5113C): 53.989.182 đ
Bưu điện (5113D): 6.287.625 đ
Điện lạnh (5113E): 1.875.000 đ
Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng 06/2010: 3.627.523.096 đ SỔ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Tài Khoản: 511 ĐVT: Đồng Chứng Từ Diễn Giải Ghi có TK 511 Ghi nợ TK Số Ngày 111 131 Cộng Có 30/06Doanh thu bán lẻ 866.475.863 866.475.863
30/06Doanh thu bán buôn 2.613.065.880 2.613.065.880
30/06Doanh thu cung cấp dịch vụ 147.981.353 147.981.353
Tổng Cộng 1.014.457.216 2.613.065.880 3.627.523.096
3.2 Kế toán giá vốn hàng bán 3.2.1 Cách tính giá vốn hàng bán
Do Hợp Tác Xã kinh doanh theo loại hình dịch vụ không trực tiếp sản xuất sản phẩm nên giá vốn hàng bán của Hợp Tác Xã được tính theo từng lô hàng mua nhưng không bao gồm chi phí mua hàng mà cuối năm mới phân bổ chi phí mua hàng theo tổng lượng hàng thực tế bán ra. Do đó khi mua hàng nhập kho thì đơn giá mua hàng cũng chính là giá vốn khi hàng xuất bán.
* Đối với lượng hàng nhập khẩu từ nước ngoài, đơn giá mua được tính theo trình tự:
- Căn cứ lượng hàng trên hàng hóa để tính trị giá lô hàng theo ngoại tệ.
- Quy đổi trị giá lô hàng theo ngoại tệ sang Việt Nam đồng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng cộng với thuế nhập khẩu (tùy theo từng mặt hàng).
- Sau đó tùy theo từng trường hợp giám định lộ hàng, lượng hàng thực nhập mà kế toán tính đơn giá vốn.
3.2.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng •Tài Khoản sử dụng Tài khoản sử dụng: TK 632 Sổ kế toán: Nhật ký chứng từ •Chứng từ sử dụng Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng Báo cáo bán hàng
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
3.2.3 Trình tự hach toán
`Kế toán hạch toán vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan và lưu lại theo thứ tự thời gian.
`Cuối tháng, khi xác định được doanh thu bán hàng đồng thời kế toán cũng xác định được tổng trị giá hàng hóa dã xuất bán trong kỳ (giá vốn hàng bán).
Nợ TK632
Có TK 1561
Hợp Tác Xã phân bổ chi phí mua hàng theo nguyên tắc hàng năm tổng hợp chi phí mua hàng phát sinh rồi dựa trên lượng hàng thực bán trong năm để phân bổ chi phí mua hàng và giá vốn theo công thức:
Chi phí thu mua liên Chi phí thu mua Chi phí quan đến hàng hóa + phát sinh
Thu mua tồn kho đầu kỳ trong kỳ Trị giá của Phân bổ hàng hóa đã Cho hàng = x xác định
Hóa đã tiêu thụ
Tiêu thụ Trị giá hàng hóa + Trị giá hàng hóa trong kỳ trong kỳ tồn kho đầu kỳ nhập phát sinh
trong kỳ
Sau đó khi phân bổ chi phí mua hàng vào giá vốn hàng bán, kế toán hạch toán: Nợ TK 632
Có TK 1562
Cuối năm, kế toán phân bổ chi phí thu mua vào giá vốn lượng hàng bán ra trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
3.2.4 Dẫn chứng số liệu
Nghiệp vụ 1: Ngày 17/06/2010 xuất bán cho công ty tư vấn xây dựng Trường Thuận: màng nhựa PVC 2.200 mét, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán.
Nợ TK 632: 8.932.000 đ (2.200 mét x 4.060 đ/m) Có TK 1561: 8.932.000 đ
Nghiệp vụ 2: ngày 25/03/2010 xuất bán cho Công ty TNHH Chấn Hưng: tivi màu màn hình phẳng SamSung TC 29FX20B: 4 cái, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán.
Nợ TK 632: 15.400.000 đ (4 cái x 3.855.000 đ) Có TK 1561: 15.400.000 đ
Nghiệp vụ 3: Ngày 18/04 xuất lẻ cho khách hàng
Kệ trung 4 ngăn: 20 cái x 59.500 đ/c = 1.190.000 đ
Kệ nắp nhỏ 2 ngăn: 20 cái x 96.000 đ/c = 1.920.000 đ
Giỏ nắp lớn: 80 cái x 16.800 đ/c = 1.344.000 đ
Ghế dựa cao: 150 cái x 17.500 đ/c = 2.625.000 đ Kế toán ghi nhận giá vốn hàng xuất bán.
Nợ TK 632: 7.079.000 đ Có TK 1561: 7.079.000 đ * Tổng giá vốn hàng bán ra tháng 06/2010: 3.429.591.586 đ SỔ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Tài Khoản: 632 ĐVT: Đồng Chứng Từ Diễn GiảI Ghi nợ TK 632 Ghi có TK Số Ngày 1561 1562 Cộng Có 30/06 Bán hàng hóa 3.311.450.781 3.311.4 50.781
30/06Chi phí mua hàng 118.140.80 5 118.140.805 Tổng Cộng 3.311.450.78 1 118.140.8 05 3.429.591.586 3.3 Kế toán chi phí bán hàng 3.3.1 Cách tính chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là toàn bộ hao phí lao động liên quan đến toàn bộ quá trình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm.
Chi phí bán hàng của Hợp Tác Xã gồm:
Tiền lương cho nhân viên bán hàng, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn).
Chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ dồ dùng.
Khấu hao tài sản cố định.
Chi phí thuê kho bãi, thuê sữa chữa ngoài tài sản cố định.
Chi phí vận chuyển bốc xếp, hoa hồng cho đại lý, tiền thuê cửa hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, bảo hành sảm phẩm, tiếp khách.
Các chi phí khác bằng tiền.
Tính tất cả các khoản nêu trên phát sinh ở bộ phận bán hàng
3.3.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng
Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng: Hợp Tác Xã sử dụng TK 641 để phản ánh chi phí bán hàng, ngoài ra còn có các tài khoản cấp hai:
TK 6411: chi phí nhân viên bán hàng
TK 6412: chi phí vật liệu bao bì
TK 6413: chi phí dụng cụ đồ dùng
TK 6414: chi phí khấu hao tài sản cố định
TK 6417: chi phí dịch vụ mua ngoài
Các sổ kế toán sử dụng:
Sổ chi tiết chi phí bán hàng,
Bảng kê TK 641,
Nhật ký chứng từ,
Sổ cái TK 641. Chứng từ sử dụng
Khi ghi nhận chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
Bảng tính lương nhân viên bán hàng.
Các hóa đơn mua bao bì, dụng cụ đồ dùng.
Bảng tính khấu hoa tài sản cố định trong khâu bán hàng.
Các hóa đơn phản ánh dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
Phiếu chi.
Luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào các chứng từ như bảng lương, biên lai thu phí…, kế toán lập phiếu chi vào sổ báo cáo quỹ, đồng thời phiếu chi được chuyển qua kế toán bộ phận để hạch toán.
3.3.3 Trình tự hạch toán
Kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan mở sổ chi tiết các chi phí phát sinh dể