- Quỹ dự phòng tà
3.2.2. Hoàn thiện công tác quản lý các khoản phải thu
Việc khoản phải thu tăng cao sẽ khiến gia tăng các khoản chi phí quản lý thu nợ, tăng chi phí trả lãi tiền vay. Hơn thế nữa, việc tăng các khoản phải thu dẫn tới tình trạng nợ khó đòi hoặc không thu hồi do khách hàng vỡ nợ gây mất nguồn vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các khoản phải thu khiến doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn nhưng nó lại là một biện pháp giúp tăng doanh số. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có những chính sách hợp lý để quản lý khoản phải thu. Một số biện pháp để cải thiện công tác quản lý khoản phải thu như sau:
Đẩy mạnh công tác thu hồi nợ thông qua các hình thức khuyến khích khách hàng trả nợ sớm như dùng hình thức chiết khấu (chiết khấu số lượng, chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán) hoặc sử dụng phí hoa hồng.
Quản trị các khoản phải thu chặt chẽ từ bước đấu thầu dự án đến khâu cuối cùng là đòi nợ. Công ty cần có những chính sách, điều kiện nhận thầu dự án hợp lý hơn. Đối với những hợp đồng tư vấn, thiết kế dự án có giá trị lớn hơn 1 tỷ đồng, Công ty nên yêu cầu thanh toán theo tiến độ công việc. Đối với hợp đồng tư vấn, thiết kế dự án, Công ty yêu cầu thanh toán 40% ngay sau khi hoàn tất việc tìm hiểu thực tiễn., 10% nữa khi đệ trình bản báo cáo và phần còn lại 50% khi dự thảo hoàn tất.
Đối với các hợp đồng thi công dự án, Công ty yêu cầu ứng trước 30% ngay sau khi ký kết hợp đồng, 40% nữa sau khi hoàn thành các hạng mục của dự án, và 30% sau khi nghiệm thu bàn giao dự án. Đối với những hợp đồng tư vấn, thi công một dự án có giá trị nhỏ hơn 1 tỷ đồng, Công ty có thể để chủ đầu tư trả tiền sau khi hoàn thành dự án.
Phân tích năng lực tín dụng của khách hàng xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn tín dụng hợp lý:
Phân tích uy tín của khách hàng trước khi quyết định có nên bán chịu cho khác hàng đó hay không: Dựa vào các nguồn báo cáo tài chính, báo cáo tín dụng ngân hàng thương mại và kinh nghiệm của doanh nghiệp để đánh giá mức độ uy tín của khách hàng. Nếu khách hàng đủ điều kiện doanh nghiệp có thể ra quyết định cấp tín dụng, nếu không đủ điều kiện sẽ không bán chịu.
Phân nhóm khách hàng theo mức độ rủi ro: Để xác định nhóm rủi ro, các doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính điểm tín dụng dựa vào vốn, tài sản thế chấp, khả năng thực hiện nghĩa vụ của tín dụng thương mại, sự sẵn có của khách hàng trong việc thực hiện nghĩa vụ của tín dụng thương mại.
Theo dõi các khoản phải thu cũng là một yếu tố cần thiết. Công ty nên theo dõi các khoản nợ quá hạn bằng cách lập ra một bản kê thời gian quá hạn của các khoản phải thu. Khi khách hàng chậm thanh toán, Công ty gửi một bảng sao kê tài sản (hồ sơ quyết toán) nhưng cần khóe léo tránh gây mất lòng khách hàng. Tiếp theo đó là sử dụng thư tín hoặc điện thoại nhắc nợ ngày càng thúc bách hơn. Nếu khách hàng vẫn không chịu thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán sẽ giải quyết bằng pháp luật để tránh gây ra tình trạng thất thoát nguồn vốn hoặc hạn chế mất mát một cách tối thiểu.