phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp
•Về chứng từ, luân chuyển chứng từ Về chứng từ:
Phòng kế toán Công ty nên yêu cầu các nhân viên kế toán đội lập Bảng kê vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ ở các công trình làm căn cứ phản ánh chính xác hơn chi phí NVLTT thực tế phát sinh và khối lượng xây lắp dở dang thực tế cuối kỳ theo mẫu sau:
Biểu số 3.1: Bảng kê vật tư tồn cuối kỳ
BẢNG KÊ VẬT TƯ TỒN CUỐI KỲ
Tên công trình: Đội xây dựng:
Ngày….tháng… năm
STT Tên vật liệu ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7
Cộng
(Ký, họ tên)
Để lập bảng kê này, nhân viên kế toán đội cùng cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm kê xác định khối lượng nguyên vật liệu chưa dùng hết vào cuối kỳ tại công trường để tính toán ghi vào bảng kê.
Bên cạnh đó hiện nay, Công ty không lập bảng phân bổ vật tư mà chỉ sử dụng bảng kê tổng hợp vật tư xuất dùng, nhận thấy nội dung bảng kê chưa phản ánh được quá trình phân bổ chi phí cho từng công trình. Để giúp kế toán thuận lợi trong quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, Công ty nên lập bảng phân bổ vật tư có mẫu sau:
Biểu số 3.2: Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU CÔNG CỤ, DỤNG CỤ
Tháng… năm…. STT TK 152 TK 153 1 TK 621 … 2 TK 623 … 3 TK 627 … 4 TK 642 … Cộng Ngày … tháng… năm …
Người lập bảng Kế toán trưởng
Bảng phân bổ này có thể lập cho từng công trình hoặc lập tổng hợp cho cả Công ty. Bảng số liệu được tổng hợp từ các chứng từ xuất kho vật liệu và các bảng kê chi tiết vật tư xuất dùng. Dựa vào bảng này kế toán căn cứ để ghi sổ chi tiết TK, vào bảng kê N- X – T và lập chứng từ ghi sổ.
Vấn đề luân chuyển chứng từ lên phòng kế toán còn chậm trễ. Điều này gây cản trả lớn cho công tác hạch toán, dồn tích công việc vào cuối tháng, có thể dẫn đến những sai sót không đáng có trong công tác hạch toán chi phí do nhầm lẫn. Bên cạnh đó, các chứng từ không hợp lệ, cũng như những chứng từ chi sai mục đích vẫn được thanh toán làm cho khâu kiểm tra, hạch toán chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ càng khó khắn. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những tồn tại này không chỉ do nguyên nhân khách quan là các công trình thi công thường ở xa trụ sở Công ty mà còn do cả nguyên nhân chủ quan từ phía các xí nghiệp, đội thi công là họ không thực hiện đúng trách nhiệm luân chuyển chứng từ của mình.
Vì vậy Công ty nên có biện pháp đôn đốc việc luân chuyển chứng từ từ phía kế toán xí nghiệp:
- Quy định ngày giới hạn phải nộp chứng từ gốc và bảng kê từ xí nghiệp lên phòng kế toán.
- Có hình thức kỉ luật đối với những người vi phạm.
- Có hình thức khen thưởng đối với những xí nghiệp tuân chuyển chứng từ về phòng kế toán nhanh chóng, hợp lệ.
•Về tài khoản và phương pháp kế toán Về kế toán chi phí nguyên vật liệu:
Hiện nay công tác kiểm kê NVL tồn còn rất kém, kế toán đội chưa lập Bảng kê vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ ở các công trình. Vì vậy Phòng kế toán Công ty nên yêu cầu nhân viên kế toán đội lập Bảng này để làm căn cứ phản ánh NVLTT thực tế phát sinh và khối lượng xây lắp dở dang thực tế cuối kỳ.
Nếu điều kiện Công ty không cho phép kiểm kê NVL còn lại cuối kỳ thì cũng cần phải kiểm kê lượng vật liệu còn lại chưa sử dụng tại công trường xây dựng khi công trình đã hoàn thành nhằm phản ánh chính xác hơn chi phí
NVLTT đồng thời tăng cường biện pháp quản lý chi phí ở các đội xây dựng. Trong trường hợp NVL thừa nhập lại kho thì tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 152
Có TK 621
Kế toán công trình là người chịu trách nhiệm lập Bảng kê vật tư, phế liệu thu hồi sau khi tham gia cuộc kiểm kê vật tư trên công trường.
Biểu số 3.3: Bảng kê vật tư, phế liệu thu hồi
Về kế toán chi phí nhân công trực tiếp:
Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương hoàn toàn phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh. Việc áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với bộ phận lao động gián tiếp, theo sản phẩm đối với bộ phận lao động trực tiếp. Cả hai hình thức đều khuyến khích người lao động luôn phấn đấu hoàn thành tốt khối lượng công việc được giao và nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc quản lý và chỉ đạo sản xuất. Tuy nhiên, theo em Công ty nên cải thiện công việc lập định mức lao động, cần phải chi tiết hơn cho từng giai đoạn công việc, chứ không lập chung cho cả công trình như vậy sẽ không chính xác, dễ lãng phí.
Bên cạnh đó Công ty nên trích trước tiền lương nghỉ phép cho công
Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp
BẢNG KÊ VẬT TƯ, PHẾ LIỆU THU HỒI
STT Tên, chủng loại vật tư ĐVT Số lượng Giá trị thu hồi ước tính
… … … … …
… … … … …
Cộng × × …
Chủ nhiệm công trình Người lập
nhân, điều này sẽ tác động tốt đến tâm lý của người lao động, kích thích họ làm việc nhiệt tình, hiệu quả hơn. Mức trích trước được xác định như sau:
Trong đó, tỷ lệ trích trược được ước lượng theo công thức sau:
Cứ mỗi quý kế toán phải tính ra mức trích trước tiền lương nghỉ phép trong kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất. Sau đó, kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 6221 – Chi tiết công trình Có TK 335
Khi đó nếu công nhân trực tiếp sản xuất trong biên chế có đơn nghỉ phép, kế toán phản ánh tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho người lao động trực tiếp như sau:
- Nếu số lương phép thực tế phải trả nhỏ hơn số đã trích trước, kế toán ghi: Nợ TK 335: số tiền lương nghỉ phép đã trích
Có TK 334: số lương phép thực tế phải trả Có TK 6221 – chi tiết công trình
- Nếu trường hợp số lương phép thực tế lớn hơn số đã trích, phần còn thiếu được hạch toán luôn vào chi phí trong kỳ:
Nợ TK 335: số tiền lương nghỉ phép đã trích trước Nợ TK 6221- chi tiết công trình: số còn thiếu
Có TK 334: tổng số lương phép thực tế phải trả. Về kế toán chi phí sử dụng máy thi công:
Đối với máy thi công của Công ty, việc trích khấu hao cho máy thi
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của CNTTSX
biên chế trong quý
=
Tiền lương thực tế phải trả công nhân biên chế trong quý
×
Tổng tiền lương phép năm KH của CNTTSX trong biên chế Tỷ lệ trích
trước =
Tỷ lệ trích trước
công không nên được trích theo tháng mà nên trích theo ca máy sử dụng như vậy sẽ làm tăng tính chính xác của khoản mục chi phí này. Căn cứ vào số giờ máy hoạt động kế toán tiền hành tính đúng, đủ khấu hao cho máy thi công và phân bổ chi phí máy cho các công trình giúp cho việc phản ánh một cách chính xác chi phí sản xuất của từng hạng mục công trình đó.
Đối với máy thi công thuê ngoài, do việc thuê ngoài chi phí rất tốn kém, ảnh hưởng đến tổng chi phí của toàn bộ công trình. Vì vậy, để tiết kiệm chi phí sử dụng máy, ở mỗi xí nghiệp nên tiến hành mua, lắp đặt một số máy thi công thường xuyên sử dụng, đồng thời tiến hành tuyển thêm nhân công trực tiếp điều khiển các loại máy đó, việc giảm chi phí được bao nhiêu sẽ có tác dụng tốt bấy nhiêu, đây là vấn đề thiết thực của toàn Công ty.
Ngoài ra, sửa chữa lớn máy thi công là một nhu cầu không thể thiếu để duy trì năng lực làm việc của xe, máy nhưng Công ty không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi công. Như vậy nếu trong kì xảy ra tình trạng máy thi công hỏng phải sửa chữa lớn sẽ ảnh hưởng tới chi phí sản xuất. Để khắc phục tình trạng này, Công ty nên tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi công dự tính sẽ phát sinh.
Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi công thì kế toán ghi: Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Có TK 335 – Chi tiết cho xí nghiệp xây dựng Khi tiến hành sửa chữa kế toán tiến hành tập hợp chi phí Nợ TK 2413
Nợ TK 133 ( Nếu có )
Có TK 111, 112, 331, 152,… Khi công trình sửa chữa hoàn thành Nợ TK 335
Về kế toán chi phí sản xuất chung:
Nhìn chung công tác kế toán khoản mục chi phí sản xuất chung tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp được tương đối tốt. Bên cạnh đó Công ty còn một số hạn chế, Công ty không trích trước chi phí bảo hành công trình và chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trong kế hoạch dùng cho quản lý công trình.
Đối với chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trong kế hoạch được hạch toán tương tự như chi phí sửa chữa lớn máy thi công trong kế hoạch.
Đối với chi phí bảo hành công trình, Công ty phải sử dụng TK dự phòng 352 để hạch toán. Sau khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành và bàn giao cho bên chủ đầu tư, Công ty phải tiến hành xác định mức trích lập dự phòng cho bảo hành công trình đó là bao nhiêu và thực hiện trích lập như sau:
Nợ TK 6277- Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác Có TK 352- Dự phòng phải trả
Khi có sự cố về công trình mà Công ty phải thực hiện nghĩa vụ bảo hành thì các chi phí bảo hành thực tế phát sinh được tập hợp như tập hợp chi phí sản xuất thông thường. Đến lúc hoàn thành công tác bảo hành, các chi phí phát sinh được tổng hợp vào TK 154 và kế toán sẽ xử lý số chi phí này:
Nợ TK 6277: Số thực tế phát sinh lớn hơn số dự phòng Nợ TK 352: Số đã dự phòng
Có TK 154: Số chi phí thực tế phát sinh
Có TK 711: Số dự phòng lớn hơn thực tế phát sinh Hoàn thiện kế toán thiệt hại trong sản xuất
Trong trường hợp thiệt hại do những nguyên nhân khách quan Công ty vẫn phải bỏ ra một khoản chi phí để duy trì hoạt động như tiền công lao động, khấu hao tài sản cố định…Những khoản chi phí chi ra trong thời gian này
được coi là thiệt hại ngừng sản xuất. Với những khoản về ngừng sản xuất theo kế hoạch dự kiến, kế toán trích trước vào chi phí và tạo thành 1 quỹ trên TK 335 - Chi phí phải trả giống như việc trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất trong biên chế.
•Về ghi sổ kế toán:
Hàng tháng chứng từ được gửi lên từ xí nghiệp, kế toán phải tập hợp một cách chính xác, kịp thời các chi phí phát sinh. Thường xuyên liên hệ với giám đốc để kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ. Các bảng thanh quyết toán của các đội phải làm kịp thời tạo điều kiện cho việc tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả kinh doanh được tốt. Và phải lưu ý, số liệu giữa các sổ liên quan phải khớp, nếu xảy ra chênh lệch cần tiến hành kiểm tra lại và chỉnh sửa ngay cho phù hợp giữa số liệu với thực tế.
Về sổ hạch toán chi tiết: Sổ chi tiết được lập từ các chứng từ và theo dõi cho từng công trình hoặc theo dõi cho tất cả công trình của Công ty. Sổ chi tiết từng công trình là cơ sở để lên sổ chi tiết tổng hợp công trình của Công ty.
Về sổ hạch toán tổng hợp: chứng từ ghi sổ được lập hàng tháng theo thứ tự tăng dần của các lần ghi sổ, và theo dõi riêng cho từng công trình. Riêng khi lên sổ Cái là tập hợp của tất cả các công trình. Vì vậy việc lên sổ Cái khá là phức tạp phải được kế toán trưởng trực tiếp theo tiến hành lên sổ.
•Về quản lý chi phí sản xuất:
Công ty cần bổ sung thêm nhân viên kế toán, tuân thủ việc tách các phần hành kế toán riêng để hạn chế áp lực trong công việc.
Bởi vì đặc thù ngành xây dựng là các nghiệp vụ về liên quan đến lĩnh vực xây lắp nhiều và số lượng thuê người lao động tại các công trường lớn nên cần có nhân viên kế toán chuyên thực hiện phần hạch toán kế toán này.