Trên thực tế việc hạch toán chi phí sản xuất có thể tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Đối với mỗi doanh nghiệp thì có cách hạch toán riêng tùy vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của Công ty quản lý và trình độ của cán bộ kế toán cũng như vào quy định của Chế độ kế toán hiện hành.
Theo quy định hiện hành trong doanh nghiệp xây lắp chỉ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp được hạch toán như sau:
2.2.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2.2.1.1. Nội dung
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá trị thực tế nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu kết cấu… được dùng trực tiếp cho việc chế tạo ra sản phẩm. Gía trị vật liệu bao gồm cả chi phí mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ tới tận công trình, hao hụt định mức. Trong giá thành sản phẩm xây lắp khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm một tỷ trọng lớn.
Khoản mục chi phí NVLTT của Công ty nói riêng cũng như của các đơn vị xây lắp nói chung bao gồm:
- Chi phí vật liệu chính: Gạch, ngói, cát, sỏi, xi măng, sắt thép… - Chi phí NVL phụ: Vôi, sơn, đinh, dây buộc…
- Chi phí vật liệu kết cấu: Kết cấu thép, xà gồ, khung, giàn giáo… - Chi phí vật liệu trực tiếp khác.
Đối với những vật liệu khi xuất dùng có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt (công trình, hạng mục công trình,…) thì hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó.
Trường hợp vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí, không thể tổ chức hạch toán riêng dược thì phải áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ chi phí cho các đối tượng có liên quan. Tiêu thức phân bổ thường được sử dụng là phân bổ theo định mức tiêu hao, theo hệ số, theo trọng lượng, số lượng sản phẩm…
Công thức phân bổ như sau:
2.1.1.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí NVLTT kế toán sử dụng tài khoản 621- CPNVLTT, tài khoản này được mở chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí sản xuất(công trình, hạng mục công trình…)
TK 621 có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Giá trị NVLTT xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm. Bên Có:
- Gía trị NVLTT xuất dùng không hết nhập lại kho Chi phí vật liệu phân bổ
cho từng đối tượng (hoặc sản phẩm)
Tổng tiêu thức phân bổ của từng đối tượng(hoặc sản phẩm) Tỷ lệ phân bổ = x Tỷ lệ (hệ số)
phân bổ Tổng tiêu thức phân bổ của tất cả các đối tượng Tổng chi phí vật liệu cần phần bổ
=
- Giá trị phế liệu thu hồi
- Kết chuyển và phân bổ chi phí NVLTT trong kỳ TK 621 cuối kỳ không có số dư.
Trình tự hạch toán chi phí NVLTT được thể hiện cụ thể theo sơ đồ sau
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2.2.1.3. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Khi có nhu cầu vật tư cho thi công, căn cứ vào bảng kế hoạch mua vật tư và phiếu báo giá kèm theo xác nhận của phòng kế toán, kế toán đội lập phiếu chi cấp tiền cho đội đi mua vật tư. Vật tư mua về được thủ kho đội và nhân viên cung ứng kiểm tra về số lượng, chất lượng vật tư, sau đó làm thủ tục nhập kho tại công trường. Lưu ý hóa đơn mua vật tư sẽ là HĐGTGT vì Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Phần thuế GTGT sẽ được tách riêng khỏi chi phí vật tư cho công trình. Phần thuế này do Công ty hạch toán vào TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được lập làm hai liên, một liên thủ kho theo dõi số lượng, chủng loại và giữ để làm căn cứ khi có đoàn xuống kiểm tra, thanh tra, một liên kế toán xí
TK 152 NVL mua sử dụng ngay TK 133 TK 154 TK 111, 112,141, 331,… TK 152 TK 621
Xuất kho NVL cho thi công Nhập kho NVL dùng không hết
nghiệp giữ và làm căn cứ ghi vào thẻ kho.
Khi có nhu cầu vật tư cho thi công, thủ kho công trường sẽ lập phiếu xuất kho. Mẫu như sau:
Biểu số 2.1: Phiếu xuất kho
- Họ tên người nhận hàng: Đinh Văn Phê Địa chỉ (bộ phận): Thủ kho
- Lý do xuất kho: Phục vụ thi công công trình - Xuất kho tại: Công trình số 5 Nguyễn Chí Thanh
Số TT
Tên nhã hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản
phẩm, hàng hóa)
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng
từ
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Xi măng Tam Điệp PCB 30 Tấn 33,2 870.000 28.884.000 2 Thép D6 Kg 1.000 12.200 12.200.000 3 Thép D8 Kg 3.200 12.200 39.040.000 4 Dây thép 1 ly Kg 1.715 13.000 22.295.000
Tổng 102.419.000
Tổng số tiền(viết bằng chữ): một trăm linh hai triệu bốn trăm mười chín nghìn đồng
Ngày 08 tháng 12 năm 2009
Chủ nhiệm công trình Kế toán Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
Chú ý rằng: Công ty tính giá HTK theo phương pháp bình quân gia quyền tháng vì vậy giá xuất HTK sẽ được tính vào ngày cuối tháng khi tập hợp các chứng từ nhập, xuất, tồn trong kho. Sau khi tính được đơn giá xuất
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 08 tháng 12 năm 2009 Đơn vị: XNXD 5
Địa chỉ: số 5 Nguyễn Chí Thanh
Nợ : TK 621 Số: 101 Có : TK 152
Mẫu số 01-VT
bình quân kế toán điền vào cột đơn giá và thành tiền trên phiếu xuất như mẫu phiếu xuất kho Biểu số 2.1.
Cuối mỗi tháng căn cứ vào toàn bộ số phiếu nhập kho, xuất kho phát sinh trong tháng, kế toán xí nghiệp lập bảng tổng hợp vật tư nhập kho, bảng tổng hợp vật tư xuất kho từng công trình rồi lên bảng tổng hợp Nhập- Xuât- Tồn vât liệu dùng trong tháng.
Biểu số 2.2: Bảng kê xuất kho vật tư
Đơn vị: XNXD 5
BẢNG KÊ XUẤT KHO VẬT TƯ Công trình: số 5 Nguyễn Chí Thanh
Số hiệu: 102. Tháng 12/ 2009
Số TT
Tên nhã hiệu quy cách phẩm chất
vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng
A B C D 1 1 Giấy giáp M2 4 2 Sơn lót chống kiềm Kg 40 3 Thép D8 Kg 126.347 4 Dây thép 1 ly Kg 9.680 5 Thép D6 Kg 100.000
6 Xi măng Tam Điệp PCB 30 Tấn 100,5
… … … … …
Ngày 31tháng 12năm 2009
Biểu số 2.3: Báo cáo nhập – xuất – tồn vật liệu
Cty CP Xây dựng công nghiệp MS : S10-DN
BÁO CÁO NHẬP- XUẤT- TỒN VẬT LIỆU – THÁNG: 12/2009 XNXD: 5 CÔNG TRÌNH: số 5 Nguyễn Chí Thanh
STT TÊN QUY CÁCH VẬT LIỆU ĐVT TỒN ĐẦU KỲ NHẬP XUẤT TỒN SL TT XN MUA TỔNG NHẬP SỬA CHỮA-
BẢO HÀNH XUẤT ĐIỀU TỔNG XUẤT SL TT
SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Bột đá kg 770 501.500 770 501.500 2 ống Upvc 42*1,5*4 ĐN m 200 1.495.400 200 1.495.400 3 ống nhựa TP D110/2 m 56 2.311.048 56 2.311.048 … … … … 11 Giấy giáp m2 4 60.000 4 60.000 4 60.000 4 60.000 12 Sơn lót chống kiềm kg 40 2.345.440 40 2.345.440 40 2.345.440 40 2.345.440 … … … … … … …. Cộng 19.481.579 998.623.700 998.623.700 998.623.700 998.623.700 19.481.579 Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Cuối tháng, sau khi lập xong bảng tổng hợp Nhập - Xuât- Tồn, kế toán xí nghiệp tập hợp các chứng từ gốc cùng các chứng từ liên quan nộp về phòng tài chính kế toán của Công ty.
Tại phòng kế toán Công ty sau khi nhận được chứng từ gốc cùng các bảng kê, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và tiến hành nhập dữ liệu vào máy để tổng hợp cuối tháng. Sau khi nhập số liệu phần mềm kế toán sẽ tự động chạy chương trình.
Đối với phần hạch toán chi tiết, căn cứ vào chứng từ hợp lệ để vào sổ chi tiết. Mẫu sổ chi tiết như sau:
Biểu số 2.4: Sổ chi tiết tài khoản 621
Cty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày: 01/10/2009 đến ngày: 31/12/2009
Tài khoản 621 – chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Công trình: số 5 Nguyễn Chí Thanh
Ngày Số Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có
A B C D 1 2
01/10 PXK23 Xuất xi măng cho thi công 331- S5NCT 1.628.000
…. …. … … …
Công phát sinh tháng 10 … 1.578.600.000 01/11 PXK56 Xuất cát cho thi công 331- S5NCT 24.400.000
… …
Cộng phát sinh tháng 11 789.623.000 08/12 PXK101 Xuất nvl phục vụ cho công trình 152- S5NCT 317.375.900
… …
Cộng phát sinh tháng 12 998.623.700
k/c CPNVLTT 154 3.366.846.700
Cộng phát sinh 3.366.846.700 3.366.846.700
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Dư nợ đầu kỳ: x
Phát sinh nợ: 3.366.846.700
Phát sinh có: 3.366.846.700
2.2.1.4. Quy trình ghi sổ tổng hợp
Sau khi nhập số liệu vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động chạy chương trình. Đối với kế toán ghi sổ tổng hợp, số liệu sẽ được chạy vào chứng từ ghi sổ theo mẫu Biểu số 2.5, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu Biểu số 2.35. Việc ghi sổ chứng từ ghi sổ được thực hiện vào hàng tháng, còn vào sổ cái vào cuối các quí. Mẫu chứng từ ghi sổ như sau:
Biểu số 2.5: chứng từ ghi sổ số 12.050
Cty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/12/2009
Số: 12.050
Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền
TK ghi nợ TK ghi có
A B C 1
Xuất giấy giáp 621 152 60.000
Xuất sơn lót chống kiềm 621 152 2.345.440
… … … …
Tổng 998.623.700
Kèm theo 05 bộ chứng từ gốc
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập kế toán lên sổ cái TK 621:
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài
Biểu số 2.6: Sổ cái TK 621
Cty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp
SỔ CÁI
Từ ngày: 01/10/2010 đến ngày: 31/12/2009 Tài khoản 621- chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải TK ĐƯ Số tiền
Số Ngày tháng Nợ Có
A B C D 1 2
10.040 31/10/2009 CP NVLTT tháng 10 - CT: S5NCT - Xuất xi măng cho thi công
… 331 1.628.000 … 10.065 31/10/2009 CP NVLTT tháng 10 - CT: CCVH - Xuất Thép D8 … 152 126.890.000 … … 11.045 30/11/2009 CP NVLTT tháng 11 - CT: S5NCT - Xuất cát cho thi công
…
331 900.000 … 11.083 30/11/2009 CP NVLTT tháng 11 - CT: CCVH
- Xuất sơn lót chống kiềm …
152 3.520.000 …
… …
12.050 31/12/2009 CP NVLTT tháng 12 - CT: S5NCT - Xuất giấy giáp
… 152 60.000… 12.089 CP NVLTT tháng 12 - CT: CCVH - Xuất đá 1x2 … 152 12.090.000 …. … 12.054 31/12/2009 k/c CP NVLTT quí IV - CT: S5NCT 154 3.366.846.700 12.111 31/12/2009 k/c CP NVLTT quí IV - CT: CCVH 154 3.009.897.000 … … … … … … Cộng phát sinh 8.998.609.000 8.998.609.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
Dư nợ đầu kỳ: x
Phát sinh nợ: 8.998.609.000
Phát sinh có: 8.998.609.000
2.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
2.2.2.1. Nội dung
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp tính theo lương cho số công nhân trực tiếp tham gia thi công, không bao gồm tiền ăn ca và các khoản trích theo lương cho BHXH, BHYT, KPCĐ.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là thi công các hạng mục công trình ở những địa bàn không ổn định nên người và dụng cụ phải di chuyển theo địa điểm xây dựng do đó lao động ở công trường chủ yếu là lao động thời vụ. Nghĩa là khi nhận được nhiệm vụ của Công ty giao xuống các xí nghiệp xây dựng phải tự thuê ngoài nhân công. Xí nghiệp sẽ trả lương theo hợp đồng thuê khoán. Chi phí cho nhân công thuê ngoài được trả bằng tiền mặt vào hàng tháng.
Nhân công tại công trường gồm công nhân lao động trực tiếp, quản lý công trường và công nhân lái máy, sửa chữa máy thi công. Trong đó lương quản lý công trường và công nhân lái máy, sửa chữa máy thi công không được hạch toán vào TK 622 mà được hạch toán vào chi phí sản xuất chung TK 627.
Cách tính lương cho nhân công cụ thể như sau
- Đối với tổ sản xuất:
+ Tiền lương học, họp, lễ, phép, lương thời gian…tính theo ngày công thực tế và lương cấp bậc theo NĐ 26/CP cho từng người
+ Tính các khoản tiền chế độ, phụ cấp lưu động, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ca 3 theo số công thực tế của từng người.
+ Tính tiền lương khoán của từng người, theo 2 cách sau:
• Cách 1: vừa theo hệ số mức lương vừa theo kết quả lao động của từng người. Công thức tính như sau: Tk =Tcb +Tns
Trong đó: Tk là tiền lương khoán của cá nhân
Tcb là tiền lương cơ bản theo NĐ 26/CP của cá nhân ứng với số công đi làm thực tế
Tns là tiền lương năng suất của cá nhân, được tính như sau:
Tns = VK + VCB x ntt x hcv
Σntt x hcv của toàn tổ
Với: VK là tổng tiền lương trong các hợp đồng khoán của tổ trong tháng VCB là tổng tiền lương cơ bản theo NĐ26/CP của tổ ứng với số công đi làm thực tế
ntt là số ngày công thực tế của cá nhân
hcv là hệ số mức độ đóng góp để hoàn thành công việc của cá nhân. Có 3 loại là A, B, C trong đó hệ số loại A tối đa bằng 2 lần hệ số loại C. Loại A áp dụng khi lao động có trình độ tay nghề vững vàng, ngày công đạt từ 23 ngày trở lên, vượt định mức lao động, chấp hành kỷ luật lao động, bảo đảm chất lượng lao động và an toàn lao động. Loại B áp dụng khi đạt 20 ngày công lao động trở lên, đạt định mức lao động, bảo đảm chất lượng sản phẩm và an toàn lao động. Loại C áp dụng nếu không bảo đảm một trong các chỉ tiêu trên.
• Cách 2: tiền lương khoán được trả theo hệ số cấp bậc công việc đảm nhận, không phụ thuộc vào hệ số lương cơ bản theo NĐ26/CP. Công thức tính như sau:
Tk = Vsp x ntt x hcv
Σntt x hcv toàn tổ
Với: Vsp là tổng tiền lương trong các hợp đồng giao khoán của tổ trong tháng
- Tính lương đối với người lao động làm thêm giờ: sản phẩm thêm
giờ hoặc thời gian thêm giờ được xây dựng trên cơ sở sản phẩm khoán hoặc quỹ thời gian theo chế độ. Mọi trường hợp bù vào mức khoán không được
thanh toán thêm giờ. Làm thêm giờ vào ngày thông thường được trả thêm 50%, ngày nghỉ ngày lễ được trả bằng 150% tiền lương của ngày làm việc bình thường. Làm thêm giờ vào ban đêm (từ 22h đến 6h sáng) được trả thêm 30% so với làm việc ban ngày. Nếu người lao động được bố trí nghỉ bù thì được hưởng chênh lệch so với tiền lương giờ của ngày bình thường.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Để theo dõi chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 622- chi phí nhân công trực tiếp. Khi hạch toán, tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình. Kết cấu của tài khoản như sau:
Bên Nợ: Chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh. Bên Có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp trong kỳ Tài khoản 622 cuối kỳ không có số dư.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ kế toán chi phí nhân công trực tiếp
TK 3341 TK 622 TK 154
Phải trả cho CN thuộc danh sách Kết chuyển CPNCTT
TK 3342,111...
Phải trả cho lao động thuê ngoài
2.2.2.3. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết