lắp tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
3.1.1. Ưu điểm:
• Bộ máy quản lý Công ty:
Là một trong những Công ty mạnh trong ngành xây lắp nước nhà, ban lãnh đạo Công ty không ngừng cải tiến bộ máy quản lý của mình để phù hợp với tiến trình phát triển hiện nay. Công ty đã xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp, hiệu quả giữa các vị trí quản lý từ cấp trên đến cấp cơ sở. Luôn duy trì hoạt động tra đổi thông tin từ ban lãnh đạo Công ty với các tổ trưởng xây dựng. Điều này cho phép bố máy quản lý của Công ty có thể tiếp cận với tình hình thực tế tại các công trường xây dựng, vì vậy kiểm soát một cách có hiệu quả hoạt động sản xuất và các khoản chi phí phát sinh.
• Tổ chức sản xuất:
Với đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm việc tổ chức sản xuất trong Công ty rất khoa học. Việc bố trí trách nhiệm, nhiệm vụ trong mỗi giao đoạn sản xuất rõ ràng. Và đặc biệt Công ty sản xuất kinh doanh theo cơ chế khoán gọn cho từng xí nghiệp, đội xây dựng có tác dụng thúc đẩy ý thức trách nhiệm trong sản xuất tới người lao động trong từng xí nghiệp, nhờ đó chi phí của Công ty được sử dụng một cách có hiệu quả hơn.
• Bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, quy trình làm việc khoa học cùng với đội ngũ kế toán có năng lực, nắm vững chế độ, nhiệt tình
trong công việc được bố trí phù hợp với trình độ khả năng của mình tạo điều kiện nâng cao tinh thần tự giác với trách nhiệm được giao đồng thời luôn có sự tương hộ lẫn nhau giúp cho công tác kế toán được chuyên môn hóa. Vì thế góp phần cho việc hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành được hiệu quả hơn.
• Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và phương pháp kế toán:
Công ty tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ, luôn tuân thủ một cách chặt chẽ các nguyên tắc chế độ chứng từ kế toán. Nhờ đó mà Công ty luôn kiểm soát tốt các khoản chi phí phát sinh tại công trường nghĩa là các nghiệp vụ ghi sổ đều được phản ánh từ các khoản chi phí thực tế phát sinh tại công trường.
Phương pháp kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm được áp dụng là phương pháp tính giá trực tiếp. Phương pháp này giúp cho việc tính giá mỗi công trình hết sức dễ dàng và chính xác đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho bộ phận quản lý.
• Về hình thức sổ kế toán:
Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ áp dụng rất phù hợp với đặc điểm sản xuất cũng như quy mô của Công ty. Kết cấu sổ sách đơn giản, dễ ghi chép phù hợp với điều kiện lao động thủ công và áp dụng kế toán máy.
• Về công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Với phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp trực tiếp nên việc hạch toán chi phí sản xuất và xác định giá thành được tiến hành theo từng công trình, hạng mục công trình trong từng kỳ rõ ràng, cụ thể. Sự phù hợp giữa đối tượng hạch toán chi phí và đối tượng tính giá thành là cơ sở giúp cho việc tính giá thành được đơn giản mà vẫn bảo đảm tính chính xác cao. Sử dụng phương pháp này rất phù hợp với đặc điểm xây lắp của Công ty. Nhìn chung việc
hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đã đáp ứng được yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về pham vi, phương pháp tính và các bộ phận liên quan.
Về kế toán nguyên vật liệu trực tiếp: dựa vào dự toán đã lập các đội tự lập kế hoạch mua sắm vật tư và theo dõi vật tư qua phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết vật tư. Tùy vào vị trí địa lý của các công trình mà có công tác quản lý vật tư phù hợp, thông thường công trình ở xa Công ty nên vật tư được đội mua sắm và bảo quản ngay tại kho của công trường. Đây chính là ưu điểm của cơ chế khoán gọn trong Công ty xây lắp. Cuối tháng sau khi tổng hợp các chứng từ, kế toán đội gửi chứng từ gốc và bảng tổng hợp lên kế toán Công ty. Vì thế kế toán Công ty có thể theo dõi được mức hao phí vật tư, định mức vật tư và tiêu chuẩn kỹ thuật của vật tư mỗi công trình một cách dễ dang, có hệ thống. Và việc tính giá NVL theo phương pháp bình quân gia quyền tháng tại công ty giúp giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu vì việc tính này khá đơn giản và dễ làm.
Về kế toán chi phí nhân công trực tiếp: với việc tính lương dễ dàng dựa vào kết quả lao động giúp cho công tác hạch toán thuận lợi, chính xác. Kế toán Công ty có thể theo dõi lao động qua các bảng chấm công, các hợp đồng khoán mà đội gửi lên. Do đặc điểm lao động Công ty có hai loại là cán bộ công nhân viên trong Công ty và lao động thuê ngoài, Công ty đã linh hoạt áp dụng hai hình thức tính lương đó là: tính lương theo sản phẩm cho lao động của Công ty và lương khoán cho lao động thuê ngoài. Với cách tính lương này đã đáp ứng một cách thỏa đáng về vấn đề trả lương cho người lao động, tận dụng lao động địa phương để giảm thiểu chi phí. Bên cạnh đó việc chấm công tại các đơn vị trực thuộc được thực hiện đều đặn theo số công làm việc thực tế, lương được tính trên số công theo dõi đó.
chi phí đặc thù của các Công ty sản xuất xây lắp bởi chi phí máy thi công chiếm một phần không nhỏ trong chi phí sản xuất của Công ty. Việc tập hợp chi phí máy thi công được tiến hành cụ thể cho từng công trình, đối với từng loại máy móc sử dụng dựa trên giá trị hợp đồng thuê ngoài máy móc, thiết bị hoặc theo số giờ máy hoạt động. Tổ trưởng tổ xây dựng sẽ chịu trách nhiệm theo dõi quá trình hoạt động của máy móc để báo cáo lên phòng kế toán giúp cho việc hạch toán chi phí máy thi công được chính xác
Về kế toán chi phí sản xuất chung: việc phân chi phí sản xuất chung thành nhiều khoản mục nhỏ giúp kế toán có thể theo dõi cụ thể, chính xác hơn chi phí sản xuất chung của Công ty. Bên cạnh đó việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho các công trình, Công ty sử dụng tiêu thức phân bổ là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Cách phân bổ này rất là hợp lý, chính xác vì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Mặc khác tại các đội sản xuất các chi phí phát sinh được kế toán đội tập hợp trên bảng kê kèm theo chứng từ gốc giúp kế toán Công ty phân loại chi phí được rõ ràng, chính xác hơn.
Về công tác đánh giá sản phẩm dở dang: được tiến hành theo quy trình đã được Công ty quy định cụ thể. Cứ cuối mỗi quý các cán bộ phòng kỹ thuật cùng với cán bộ xí nghiệp trực tiếp đến kiểm nghiệm mỗi công trình nhằm đánh giá khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ. Vì vậy việc tính giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành được chính xác hơn.
Về kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp: Công ty tính giá sản phẩm khi có kết quả nghiệm thu và bản xác định giá thanh toán đảm bảo tính thận trọng trong kế toán.
Bởi những ưu điểm trên mà công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty đã được thực hiện rõ ràng, đầy đủ, tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất vào giá thành hạng mục công trình hoàn thành, phục
vụ hữu hiệu cho công tác quản lý.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, Công ty vẫn còn một số khó khăn nhất định trong việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
• Về bộ máy quản lý
Nhìn chung trình độ của các nhân viên kế toán xí nghiệp là chưa cao, chủ yếu là ở trình độ cao đẳng hay trung cấp. Vì vậy sẽ hạn chế về năng lực dẫn tới việc tập hợp chứng từ và hạch toán ban đầu giảm đi tính chính xác cần thiết. Điều này gây nhiều khó khăn cho các kế toán viên trên Phòng kế toán tài chính của Công ty và dẫn tới việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh không thực sự chính xác. Bên cạnh đó sự phân công lao động giữa các kế toán đội với kế toán Công ty là chưa hợp lý. Kế toán đội chỉ có nhiệm vụ là thu thập các chứng từ gốc, còn kế toán Công ty mới là người xử lý các số liệu từ chứng từ gốc để cho ra kế quả. Điều này đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của kế toán Công ty là quá lớn bởi một lúc phải xử lý số liệu của tất cả các công trình, trong khi đó kế toán xí nghiệp chỉ thực hiện nhiệm vụ thu thập chứng từ gốc.
Ngoài ra, Phòng kế toán Công ty hiện đang thiếu nhân viên kế toán bởi khối lượng công việc ngày càng lớn, với số nhân viên hiện giờ sẽ không đáp ứng đủ.
• Về tổ chức và luân chuyển chứng từ:
Do đặc điểm địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng vì vậy để đáp ứng cho việc tập hợp chứng từ số liệu về phòng kế toán Công ty thường được thực hiện vào cuối quý. Hàng ngày kế toán xí nghiệp tập hợp chứng từ, cuối tháng lập bảng kê cùng với chứng từ gốc chuyển lên phòng kế toán để vào sổ. Tuy nhiên thực tế việc giao nộp chứng từ của các nhân viên kế toán xí nghiệp thường rất hay chậm trễ gây khó khăn cho công tác hạch toán. Cuối tháng
nhân viên kế toán ở các đội xây dựng mới gửi chứng từ về Phòng Kế toán. Các chứng từ chủ yếu là các chứng từ gốc (Hoá đơn, biên bản thanh lý hợp đồng, bảng chấm công, biên bản nghiệm thu…) cùng bảng tổng hợp chi phí phát sinh cho từng khoản mục. Do đó công việc của Phòng Kế toán Công ty tập trung vào cuối tháng, trong khi thời điểm giữa tháng công việc không nhiều dẫn đến tình trạng công việc không được dàn đều trong tháng, việc xử lý số lượng chứng từ lớn có thể gây ra những sai sót làm sai lệch thông tin kế toán. Hơn nữa, bảng kê do Kế toán đội gửi lên thực chất chỉ là bảng tổng hợp thanh toán hóa đơn theo khoản mục chưa có tác dụng nhiều cho việc hạch toán chi phí ở bộ phận Kế toán Công ty, việc tập hợp chi phí theo khoản mục nhiều khi bị nhầm lẫn giữa các khoản mục điều này sẽ gây ra sai lệch trong việc tập hợp chi phí theo khoản mục chi phí cho từng công trình. Đôi khi các kế toán đội cũng không tuân thủ đầy đủ nguyên tắc về chế độ tổ chức chứng từ kế toán. Những tồn tại trên trong công tác tổ chức chứng từ đã gây khó khăn không nhỏ cho công tác hạch toán kế toán tại phòng kế toán của Công ty đôi khi không phản ánh đúng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
Đặc biệt Công ty không có bảng phân bổ vật tư mà chỉ có Bảng kê tổng hợp vật tư xuất dùng. Bảng kê này tuy rằng tổng hợp được số liệu cuối tháng nhưng không thể hiện được nội dung kinh tế của bảng phân bổ. Vì ở bảng kê tổng hợp, những số liệu đó chỉ phản ánh quá trình tổng hợp chi phí về vật tư phát sinh trong kỳ mà không phản ánh được quá trình phân bổ vật tư cho các đối tượng tập hợp chi phí có liên quan trong trường hợp vật tư đó xuất dùng cho nhiều đối tượng và không thể tập hợp trực tiếp.
• Về công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành:
Về kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hình thức kinh doanh sản xuất của Công ty chủ yếu là khoán gọn nghĩa là các vật tư phục vụ cho công trình xây lắp sẽ do các xí nghiệp, đội công trình tự mua sắm. Đây là phương
án vừa có nhiều ưu điểm nhưng cũng không ít nhược điểm. Tại các đội xây dựng chỉ có các chứng từ nhập xuất kho theo giá mua thực tế mua về không có sổ sách theo dõi chặt chẽ theo từng danh điểm vật tư cho từng công trình. Và việc khoán gọn này dễ gây ra hiện tượng mua bán không trung thực và Công ty rất khó quản lý. Bên cạnh đó Công ty không theo dõi số vật liệu thu hồi sau khi kết thúc công trình. Điều này có thể làm cho giá thành công trình bị đẩy lên cao hơn so với thực tế.
Về kế toán chi phí nhân công trực tiếp: Việc quản lý nhân công cũng còn gặp nhiều khó khăn. Bởi do địa bàn hoạt động rộng lớn nên lực lượng nhân công trực tiếp chủ yếu là lao động thuê ngoài, nhưng việc quản lý chưa được chặt chẽ vì vậy dễ tạo tình trạng chấm công và trả lương không trung thực. Đối với công nhân trực tiếp biên chế, Công ty chỉ theo dõi qua bảng chấm công và thành toán lương của cả xí nghiệp mà không theo dõi chặt chẽ được ở các tổ thi công. Bên cạnh đó Công ty chưa đề cập đến việc trích trước tiền lương, nghỉ phép cho người lao động trong Công ty. Vấn đề này dễ lâm vào tình trạng thụ động khi có lượng công nhân viên nghỉ phép cùng dịp, dẫn tới chi phí nhân công trực tiếp sẽ tăng bất thường. Còn đối với những lao động thuê ngoài, khi ký hợp đồng lao động, Công ty chỉ thảo thuận điều kiện đơn giá lao động bình quân, vấn đề về bảo hiểm của lao động thuê ngoài tự lo, phương tiện đi lại, an toàn giao thông tự lo. Những vấn đề này nếu còn tiếp diễn sẽ không khuyến khích tinh thần làm việc cho những lao động thuê ngoài và sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ thì công của công trình. Bởi nhân lực chủ yếu tại các công trình là lao động thuê ngoài vì vậy Công ty cần có chế độ hợp lý đối với những lao động thời vụ này để đảm bảo uy tín Công ty.
Về kế toán chi phí máy thi công: cũng chưa được hạch toán chính xác bởi việc thuê ngoài máy thi công chưa được kiểm tra chặt chẽ. Lượng xe, máy thi công của Công ty khá lớn, tuy nghiên Công ty không có bộ phận trích
trước chi phí sửa chữa máy. Trong trường hợp có sự cố đối với máy thi công sẽ mất thời gian làm chậm tiến độ thi công. Công ty nên xem xét vấn đề này để chủ động trong hạch toán chi phí máy thi công. Mặt khác chi phí sử dụng máy thi công ở Công ty chủ yếu là chi phí đi thuê ngoài, thuê trọn gói toàn bộ máy và nhân công điều khiển. Việc đi thuê máy thi công như vậy sẽ rất tốn kém, vì mỗi một công trình thường tiến hành thi công trong thời gian dài, có khi có công trình đến vài ba năm. Do đó, Công ty nên khắc phục tồn tại này nhằm tiết kiệm tối đã chi phí cho Công ty.
Về kế toán chi phí sản xuất chung: hiện nay Công ty không thực hiện trích trước chi phí bảo hành công trình mà chỉ đến khi nào có sự cố xảy ra thì mới hạch toán. Khi đó, toàn bộ chi phí phát sinh cho việc sửa chữa được hạch toán vào TK 811. Điều này là không hợp lý do vi phạm nguyên tắc dồn tích. Bên cạnh đó, Công ty cũng không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn