Ngành
2.3.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Công ty TNHH Thiết bị Đa ngành sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT: khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và hóa đơn bán hàng, ghi vào hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn GTGT ghi đầy đủ các nội dung: tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh toán, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: màu tím được lưu tại quyển hóa đơn gốc
+ Liên 2: màu đỏ để giao cho khách hàng làm chứng từ kế toán của bên mua. + Liên 3: màu xanh được dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bộ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại công ty.
- Phiếu nhập kho: Do phòng kế toán lập trong trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc là nhập từ bên nhà cung cấp về để cung cấp cho khách hàng, thường lập làm 2 liên, sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập, trưởng phòng kế toán tài chính, giám đốc, thủ kho tiến hành nhập kho cùng với người giao nhận ký vào phiếu nhập kho. Sau đó một liên thủ kho giữ lại một liên chuyển lên phòng kế toán - tài chính làm căn cứ hạch toán.
- Phiếu xuất kho: Dùng để theo dõi số lượng hàng hoá xuất bán, Công ty sử dụng phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT do Bộ Tài Chính ban hành. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Giao cho khách hàng.
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ xuất kho (phụ lục 06)
phiếu thu. Thông thường kế toán sẽ lập làm 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên lưu lại công ty nhằm làm căn cứ thực tế.
- Phiếu giao hàng: Do phòng kế toán lập, phiếu này được lập thành 2 liên ghi chi tiết thông tin khách hàng và thông tin hàng hóa cần bàn giao cho khách hàng. Trong đó 1 liên được lập với đầy đủ chữ ký của thủ kho, kế toán trưởng, của người mua. Liên này được giao cho bộ phận kế toán giữ để hạch toán cuối tháng và tính doanh số cho nhân viên kinh doanh. Còn một liên được giao cho khách hàng giữ cùng với hóa đơn và phiếu bảo hành. Đây là căn cứ để trong trường hàng hóa bị trả lại hoặc trong thời gian bảo hành kế toán có căn cứ để hạch toán.
- Phiếu chi: Được kế toán thanh toán lập tại thời điểm thực phát sinh các khoản chi phí của doanh nghiệp.
- Sổ ngân hàng của ngân hàng Techcombank: Là chứng từ được ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán thu, chi qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Hàng tháng, kế toán thanh toán có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của công ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
- Ủy nhiệm chi, séc: Là các chứng từ ngân hàng được dùng để chuyển khoản bằng số dư trên tài khoản của công ty thanh toán cho các nhà cung cấp.
Ngoài các chứng từ nêu trên, công ty cũng sử dụng một số chứng từ liên quan khác: Như biên bản bàn giao nghiệm thu, giấy xác nhận công nợ, Hóa đơn cước phí vận chuyển; hợp đồng kinh tế với khách hàng và các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
2.3.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
Sau khi một hợp đồng mua bán máy phát điện được ký kết với khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu lần 1, làm khoản đặt cọc để thực hiện hợp đồng kinh tế. Phiếu thu này sẽ được in thành 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại tại công ty.
Đến khi nhận được thông báo của thủ kho là lô hàng đã được giao cho khách hàng, kế toán thanh toán tiến hành thu nốt số tiền còn lại của hợp đồng. Đồng thời
kế toán lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung, hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, trong đó liên đỏ được dùng để giao cho khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng lập phiếu xuất kho, đồng thời lập phiếu thu lần 2, mỗi loại được lập thành 2 liên trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu tại công ty làm chứng từ thanh toán.
Đối với những khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán không lập phiếu thu mà theo dõi qua các chứng từ ngân hàng.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để nhập liệu vào phần mềm kế toán máy MISA, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan. Cuối kỳ, kế toán tiến hành in các sổ theo quy định của Nhà nước và lưu giữ tại công ty.