2011 2012 2013 2013 2012 2012 Khả năng thanh
2.2.2. Thực trạng quản trị các khoản phải thu khách hàng ngắn hạn
2.2.2.1. Hoạch định khoản phải thu khách hàng ngắn hạn và các khoản phải thu khác ngắn hạn
Như đã phân tích ở trên, Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng có hai hoạt động kinh doanh sinh lời đó là:
Hoạt động 1: cho thuê xe, thuê bến đỗ xe và cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng ô tô.Hoạt động này làm phát sinh khoản Phải thu khách hàng ngắn hạn.
Hoạt động 2: liên kết với các chủ xe bus/khách, cho mượn tên công ty để họ trực tiếp thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ vận tải hành khách rồi định kỳ thu tiền khoán bao gồm tiền xăng dầu, vé xe ứng trước cho chủ xe và một phần phí khoán. Hoạt động này làm phát sinh khoản Các khoản phải thu ngắn hạn khác.
Tiêu chuẩn tín dụng
Đối với hoạt động 1: tiêu chuẩn tín dụng của công ty thay đổi theo từng thời kì tuy nhiên trong ba năm trở lại đây (2011, 2012, 2013) công ty áp dụng một tiêu chuẩn tín dụng duy nhất cho tất cả các khách hàng sử dụng dịch vụ cho thuê xe, thuê bãi đồ xe và dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng ô tô tại công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng đó là: khách hàng đến sử dụng dịch vụ muốn được cấp tín dụng cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:
+ Có tình hình tài chính kinh doanh lành mạnh. Công ty sẽ xem xét báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán của công ty khách hàng để phân tích và ra quyết định cấp tín dụng;
50
+ Nếu không là khách hàng lâu năm, uy tín lớn mà vẫn muốn được cấp tín dụng, khách hàng cần có tài sản thế chấp và phải kí ghi giấy nhận nợ.
Đối với hoạt động 2: các khách hàng của công ty chính là các chủ xe, muốn được đỗ xe tại bến đỗ của công ty và muốn được thực hiện hoạt động vận tải thông qua tên của công ty, trên các tuyến xe đã được công ty định sẵn. Đã là xe liên kết với công ty thì sẽ được công ty cấp tín dụng là khoản tiền xăng dầu và chi phí vé xe hàng tháng. Để trở thành xe liên kết của công ty, bản thân chủ xe phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
+ Có tài sản thế chấp, thường chính là xe bus/khách của họ; + Có lý lịch trong sáng, xe chưa từng gây tai nạn trước đây; + Xe phải đạt tiêu chuẩn về chất lượng mà công ty đã đặt ra.
Điều khoản tín dụng
Thời hạn tín dụng
Bên cạnh việc tạo điều kiện cho khách hàng, hiện tại công ty đang có thời hạn tín dụng theo hợp đồng mua bán cho tất cả các khách hàng sử dụng dịch vụ thuê xe, bãi đỗ, sửa chữa, bảo dưỡng ô tô. Thời hạn tín dụng thay đổi theo từng chu kỳ kinh doanh để phù hợp nhất với tình hình tài chính của công ty trong từng giai đoạn.
+ Đối với hoạt động 1: giai đoạn 2011 – 2012, công ty đang trên đà phục hội hoạt động kinh doanh sau thua lỗ nên tích cực đưa ra các chính sách hấp dẫn nhắm thu hút khách hàng cho nên thời hạn tín dụng kéo dài. Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn khách hàng có 7 ngày để thanh toán và sau 2 tháng sử dụng dịch vụ nếu không thanh toán công ty sẽ thực hiện các chính sách cưỡng chế, thu hồi nợ. Sang năm 2013, công ty thắt chặt hơn chính sách tín dụng nên thực hiện việc thu hẹp thời hạn tín dụng, cụ thể là khách hàng sau khi nhận được hóa đơn khách hàng có 7 ngày để thanh toán và sau 1 tháng sử dụng dịch vụ nếu không thanh toán công ty sẽ thực hiện các chính sách cưỡng chế, thu hồi nợ Như vậy, hiện tại công ty đưa ra thời hạn là 1 tháng kể từ khi khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. Tuy nhiên công ty vẫn chủ yếu khuyến khích khách hàng thanh toán trực tiếp ngay sau khi nhận được hóa đơn. Chính bởi vậy mà khoản Phải thu khách hàng của công ty chỉ chiếm tỉ trọng rất nhỏ trong tổng Các khoản phải thu.
+ Đối với hoạt động 2: khác với hoạt động 1, việc nộp tiền khoán của các chủ xe từ trước đến nay của công ty vẫn là từ ngày 15 của tháng này đến này 15 của tháng ké tiếp. Đến ngày 15 của 2 tháng kế tiếp sau mà chủ xe không trả được tiền khoán, công ty sẽ thực hiện các chính sách đòi nợ. Điều này tương đương việc các chủ xe có 1 tháng để nộp tiền khoán cho công ty, sang đến ngày 16 của tháng đó nếu chưa nộp khoán đã bị nhắc nhở. Nếu trả khoản sớm hơn ngày 15 của tháng sau sẽ được hưởng mọt số ưu đãi về giờ xe chạy tốt hơn. Mặc dù chính sách tín dụng không thay đổi trong
51
cả ba năm 2011, 2012, 2013 thì các khoản phải thu ngắn hạn khách vẫn tăng là do giá xăng dầu giai đoạn 2012 – 2013 được điều chỉnh tăng liên tiếp, có thời gian tăng kỉ lục. Bên cạnh đó thì công ty cũng mở rộng hoạt động, cho nhiều chủ xe liên kết hơn cũng làm tăng khoản phải thu khác. Điều này cũng chứng tỏ chính sách tín dụng của công ty hiện tại cũng tương đối “dễ chịu” và có thể chấp nhận được với các chủ xe. Một mặt khác là việc các xe không thể hoàn thành đúng tiến độ nên không trả đủ, trả kịp tiền khoản khi đến ngày đáo hạn của thời hạn tín dụng cũng làm cho Các khoản phải thu khác tăng lên, đặc biệt năm 2013, năm khó khăn của ngành vận tải nên tiền nợ khoán càng tăng lên rất nhiều.
Chính sách chiết khấu
Do đặc tính của dịch vụ vận tải có nhiều nét đặc biệt, không phải là một loại hàng hóa cho nên rất khó để có thể xây dựng một chính sách chiết khấu hợp lý cho khách hàng sử dụng dịch vụ. Hiện tại công ty không có chính sách chiết khấu nào cho cả hai hoạt động kinh doanh của công ty.
Chính sách thu nợ
Công ty xây dựng một quy trình thu nợ đối với các khách hàng sử dụng dịch vụ thuê xe, bến đỗ, sửa chữa, bảo dưỡng ô tô theo các chu kỳ thời gian khác nhau.
Bảng 2.9. Quy trình thu tiền dịch vụ tại công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hƣng giai đoạn 2011 – 2013
ƣớc hoạt động
Thời gian kể từ ngày viết hóa đơn của các dịch vụ thuộc hoạt
động 1
Thời gian kể từ ngày 15 của tháng trên sổ của kế toán
ở hoạt động 2
Hoạt động cần thiết
2011 - 2012 2013 2011 – 2013
1 7 ngày 7 ngày 30 ngày
Viết hóa đơn, gửi hóa đơn, liên lạc với khách hàng đến
thanh toán tiền trực tiếp.
2 60 ngày 30 ngày 60 ngày
Thực hiện các biện pháp nhắc nhở, thúc giục khách hàng hoàn thành việc thanh toán như gửi thư, gọi điện, cử nhân
viên đến tận nơi nhắc nhở, thu tiền…
3 Sau 60 ngày Sau 30
ngày Sau 60 ngày
Thực hiện biện pháp cưỡng chế thu hồi nợ như: Thu hồi và giao bán tài sản thế chấp của khách hàng để bù vào số
tiền khách hàng nợ; Nhờ sự can thiệp của pháp luật.
52
2.2.2.2. Tình hình thực hiện quản trị khoản phải thu khách hàng thuê xe, bến đỗ; dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng ô tô giai đoạn 2011 – 2013
Khoản phải thu khách hàng ngắn han
Trong cả ba năm 2011. 2012, 2013 giá trị khoản phải thu khách hàng của công ty chiểm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng Các khoản phải thu. Theo từng thời kỳ, khoản phải thu có những biến động tăng giảm do tác động của sự điều chỉnh chính sách tín dụng của công ty.
Giai đoạn 2011 – 2012, khoản phải thu khách hàng tăng rất mạnh từ 14.175.798 đồng năm 2011 đến 715.203.813 đồng năm 2012, tăng 701.028.024 đồng tương ứng tăng 4915,24%. Do giai đoạn năm 2012 – 2012, công ty mới từng bước hồi phục hoạt động kinh doanh sau năm 2010 bị thua lỗ nên có nhiều chính sách hấp dẫn hơn để thu hút khách hàng. Nhằm tăng sự cạnh tranh của công ty với các đối thủ cùng ngành, công ty đã nới lỏng chính sách thu tiền, cấp tín dụng thương mại cho khách hàng dẫn đến phải thu khách hàng tăng lên. Việc nới nỏng chính sách tín dụng giúp công ty gia tăng được số lượng dịch vụ cung cấp ra, tăng doanh thu, từng bước hồi phục hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, điều này giúp khẳng định uy tín, tạo danh tiếng cho công ty trên thị trường, làm cho khách hàng sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn. Tuy nhiên, việc nới lỏng chính sách tín dụng cũng làm cho công ty gặp phải nhiều rủi ro như tăng chi phí khoản phải thu dẫn đến mất cơ hội tìm kiếm lợi nhuận từ hoạt động khác, rủi ro phát sinh các khoản phải thu khó đòi, tốn chi phí quản lý, ...
Sang năm 2013, khoản Phải thu khách hàng đã giảm đi rất nhiều, giảm 696.023.813 đồng tương ứng giảm 97,34% chỉ còn 19.000.000 đồng. Điều này cho ta thấy công ty đã bắt đầu thắt chặt việc sử dụng các chính sách tín dụng cũng như kiểm soát các điều kiện áp dụng nên lượng khách hàng thanh toán chậm, quá hạn giảm thiểu đáng kể.
Bảng 2.10. Tình hình nợ khó đòi trong mảng dịch vụ cho thuê xe, bến bãi; dịch vụ sửa chữa, bảo dƣỡng ô tô
Chỉ tiêu Năm Phải thu khách hàng (đơn vị: đồng) Nợ khó đòi (đơn vị: đồng) Tỉ lệ nợ khó đòi (đơn vị: %) 2011 14.175.798 728.600 5.14 2012 715.203.813 43.125.790 6.03 2013 19.000.000 476.900 2.51 (Nguồn: Phòng tài vụ)
Qua bảng trên ta thấy giai đoạn năm 2011 – 2012, công ty thực hiện chính sách nới lỏng tín dụng, đẩy khoản phải thu khách hàng từ 14.175.798 đồng năm 2011 lên 715.203.813 đồng ở năm 2012 thì tỉ lệ nợ khó đòi cũng tăng lên từ 5,14% đến 6,03%.
53
Sang giai đoạn năm 2013, công ty thực hiện chính sách thắt chặt tín dụng, thu hẹp thời hạn tín dụng và chặt chẽ hơn trong việc cho khách hàng được cấp tín dụng khiến cho tỉ lệ nợ khó đòi cũng giảm xuống thấp, chỉ còn 2,51%.
Các khoản phải thu khác ngắn hạn
Các khoản phải thu khác năm 2012 đạt 19.450.545.227 đồng, tăng 7.046.579.140 đồng tương ứng 56,81% so với năm 2011 có khoản phải thu khác là 12.403.966.087 đồng. Sang năm 2013, các khoản phải thu khác vẫn tăng, chiếm tỷ trọng cao trong tài sản ngắn hạn (chiếm 96,13%). Các khoản phải thu khác năm 2013 đạt 25.897.814.425 đồng, tăng so với năm 2012 là 6.447.269.198 đồng tương ứng tăng 33,15%. Có điều này là do giá xăng dầu năm 2013 được Nhà nước điều chỉnh tăng nhiều lần, dẫn đến chi phí dành cho xăng dầu tăng cao dẫn đến chi phí ứng trước tiền xăng dầu cho chủ xe của công ty cũng tăng theo. Bên cạnh đó công ty cũng liên kết thêm với một số xe bus/ khách mới cũng dẫn đến tăng các khoản phải thu khác.
Tuy đối với hoạt động 2 công ty vẫn giữ nguyên chính sách tín dụng nhưng năm 2013 là một năm khó khăn đối với ngành vận tải nói chung bởi vậy tỉ lệ các chủ xe hoàn thành chậm mức khoán hoặc nợ khoán lâu ngày cũng tăng lên.
Bảng 2.11. Tình hình nợ khó đòi trong hoạt động thu khoán xe bus, xe khách Chỉ tiêu
Năm
Các khoản phải thu khác (đơn vị: đồng) Nợ khó đòi (đơn vị: đồng) Tỉ lệ nợ khó đòi (đơn vị: %) 2011 12.403.966.087 704.545.274 5,68 2012 19.450.545.227 1.561.878.782 8,03 2013 25.897.814.425 3.501.384.510 13,52 (Nguồn: Phòng tài vụ)
Nhìn vào bảng trên ta thấy, tỉ lệ nợ khó đòi năm tăng lên theo cả 3 năm. Giai đoạn 2011 – 2012 có sự tăng nhẹ (2,53%) nhưng đến năm 2013 tỉ lệ này đã tăng lên nhiều so với hai năm trước (tăng 5,49% so với năm 2012). Như đã nói ở trên, nguyên nhân là do điều kiện kinh tế khó khăn dẫn đến việc không hoàn thành sản lượng của các chủ xe. Mặt khác có thể nói đến việc công ty không có nhiều ưu đãi trong việc các chủ xe trả khoản trước hạn cũng là nguyên do khiến họ không muốn trả luôn tiền khoán định kì.
Phân tích các yêu cầu tín dụng
Việc phân tích tín dụng rất được công ty coi trọng bởi làm tốt công tác này sẽ giảm thiểu tối đa những khoản nợ thanh toán chậm, quá hạn, khó đòi hoặc nợ không thể đòi được.
Đối với khách hàng là các doanh nghiệp: công ty ưu tiên cấp tín dụng cho các khách hàng gắn bó lâu năm, có uy tín với công ty. Nếu hóa đơn không vượt quá
54
100.000.000 đồng công ty có thể cấp tín dụng cho tổ chức, doanh nghiệp đó bằng tín chấp. Đối với các tổ chức, doanh nghiệp khác, công ty cần xem xét kĩ lưỡng tình hình tài chính của doanh nghiệp đó qua các thông số tài chính. Tài liệu cần thiết là báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp đó.
Ví dụ: Ngày 29/8/2013 Công ty Cổ phần Landco đến kí hợp đồng thuê 3 xe 50 chỗ ngồi để cho công nhân viên đi du lịch nhân ngày nghỉ lễ 2/9 trong thời gian là 3 ngày (kể từ sáng ngày 30/8/2013 đến chiều ngày 1/9/2013) với quãng đường Hải Dương – Thanh Hóa và xin được cấp tín dụng. Khách hàng sẽ trả ngay 6.000.000 đồng trong hóa đơn 18.000.000 đồng. Số tiền còn lại đến ngày 29/9/2013 sẽ thanh toán nốt khi khách hàng của Landco thanh toán cho họ nốt khoản nợ 20.000.000 đồng mua hàng hóa từ tháng 7/2013.
Nhân viên phòng kế hoạch đã thu thập số liệu và phân tích tình hình tài chính của công ty Cổ phần Landco như sau:
Bảng 2.12. Tình hình tài chính của công ty Cổ phần Landco năm 2013
Đơn vị: triệu đồng
Khoản mục 2011 2012
Tổng tài sản 65.240 72.311
Tài sản Cố định 22.051 22.016
Các khoản phải thu 23.825 31.766
Hàng tồn kho 11.636 10.582
Nợ ngắn hạn 32.853 39.244
Nguồn Vốn chủ sở hữu 31.812 32.826
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 91.402 88.347
Lợi nhuận sau thuế 4.102 2.655
Lợi nhuận sau thuế/Doanh thu (%) 4,49% 3,01%
Vòng quay Vốn lưu động 2,52 (vòng) 1,93 (vòng)
Khả năng thanh toán ngắn hạn 1,27 (lần) 1,27 (lần)
Khả năng thanh toán nhanh 0,89 (lần) 0,87 (lần)
Hệ số Nợ 0,51 0,55
Vốn lưu động ròng 8.907 10.715
(Nguồn: Phòng tài vụ)
Qua bảng trên ta thấy công ty Cổ phần Landco có tổng tài sản tăng trong 2 năm. Mặc dù doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cùng lợi nhuận sau thuế có giảm nhưng nhìn chung làm ăn vẫn có lãi. Các khoản phải thu tăng lên cho thấy công ty đang bị chiếm dụng tài sản nhiều, và số tài sản đó có thể thu hồi được. Vòng quay vốn lưu động tương đối và khả năng thanh toán ngắn hạn cùng khả năng thanh toán nhanh tương đối ổn định. Bên cạch đó, công ty Landco cam kết trả nốt nợ thuê xe trị giá hóa
55
đơn 12.000.000 đồng cho công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng khi khách hàng của họ thanh toán số tiền 20.000.000 đồng còn lại nợ mua hàng hóa. Xét tất cả các phân tích trên nhân viên quản lý việc cấp tín dụng cho khách hàng của công ty đã đưa ra quyết dịnh đồng ý cho khách hàng nợ.
Đối với khách hàng là khách lẻ: công ty sẽ ưu tiên các khách hàng trung thành, có nhiều năm gắn bó, sử dụng dịch vụ của công ty. Nếu hóa đơn dịch vụ không vượt quá 50.000.000 đồng, công ty có thể cấp tín dụng cho những khách hàng này bằng tín chấp. Đối với các khách hàng thông thường, muốn được cấp tín dụng cần phải phải có tài sản thế chấp có giá trị tương đương hoặc hơn số tiền cần thanh toán trong hóa đơn.
Đối với khách hàng là các chủ xe liên kết với công ty: khi đã liên kết với công ty và có xe đỗ tại bãi của công ty rồi thì định kỳ khàng tháng các chủ xe sẽ được ứng trước cho một khoản tiền xăng dầu và vé xe.
Theo dõi các khoản phải thu khách hàng
Mô hình quản lý khoản phải thu công ty áp dụng
Đối với hoạt động kinh doanh liên kết với các chủ xe bus, xe khách, công ty luôn áp dụng chung một chính sách tín dụng cho cả giai đoạn 2011 – 2013. Chính sách tín