Về mặt cơ bản, để sản phẩm của nhà cung ứng được bày bán trong siêu thị Co.opMart, thì họ phải cung cấp bộ hồ sơ gồm: Bảng giá chào hàng theo mẫu; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế; Hồ sơ công bố chất lượng theo quyết định của Bộ Y tế số 42/2005/QĐ-BYT; Giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm đối với cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm theo quyết định của Bộ Y tế số 11/2006/QĐ-BYT; Hợp đồng phân phối, đại lý hoặc hóa đơn mua hàng với bên thứ ba (nếu không là nhà sản xuất, nhập khẩu trực tiếp); Chứng thư nhượng quyền kinh doanh, phân phối trên lãnh thổ Việt Nam (nếu là hàng hóa nhãn hiệu độc quyền bảo hộ tại Việt Nam). Tuy nhiên, đối với hàng hóa có tính chất đặc biệt, đặc trưng thì phải có Giấy phép lưu hành của các cơ quan quản lý chuyên ngành. Còn với hàng nhập khẩu, ngoài các loại chứng từ trên còn cần thêm: Tờ khai hải quan; Giấy chứng từ xuất xứ hàng hóa C/O và Giấy chứng nhận đạt chất lượng nhập khẩu theo quyết định của Bộ Y tế số 23/2007/QĐ-BYT.
Khi Co.opMart đã duyệt và cho phép những mặt hàng đó bày bán trong siêu thị thì quy trình đặt hàng sẽ thực hiện như sau:
oĐầu tiên, các nhà sản xuất sẽ vận chuyển sản phẩm của mình tới “Tổng kho Co.opMart”.
oSau đó, Sài Gòn Coop sẽ phân phối những sản phẩm đó xuống theo quy mô, nhu cầu của từng siêu thị chi nhánh.
oTiếp theo, nhân viên siêu thị sẽ lấy hàng và trưng bày trên các kệ hàng theo quy định của siêu thị tại đó.
Tuỳ vào từng loại sản phẩm mà sẽ có cách thức đặt hàng khác nhau:
oNhững mặt hàng đã có thương hiệu trên thị trường của các công ty lớn như Unilever, P&G, Tân Hiệp Phát… nhân viên tiếp thị của các công ty đó một mặt liên hệ với công ty mình về lượng hàng cần trong siêu thị; mặt khác nhân viên đó cũng sẽ báo
cho người quản lý tại siêu thị về việc hàng sắp hết trong kho; người quản lý đó sẽ xác định lại thông qua mức chênh lệch thực tế với hoá đơn xuất nhập hàng. Sau đó, trưởng kho siêu thị báo lên “Tổng kho chính”, rồi bên đó vận chuyển hàng đến kho ở siêu thị đã đặt. Đối với những tháng vào dịp lễ đặc biệt hay có khuyến mãi thì lượng vận chuyển hàng sẽ thường xuyên hơn, thậm chí là sẽ vận chuyển hàng ngày (nhiều chuyến) để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ cao của khách hàng mua sắm.
oRiêng với những mặt hàng chưa có thương hiệu hoặc thương hiệu chưa nổi tiếng thì các công ty sẽ chào hàng tại các siêu thị và cung cấp hàng trực tiếp vào siêu thị. Khi hết hàng thì công ty sẽ liên hệ với doanh nghiệp chuyển hàng vào kho siêu thị. Những mặt hàng này không được bán ở hầu hết các siêu thị trong hệ thống, chỉ được cung ứng cho một vài siêu thị chấp nhận phân phối và tiêu thụ. Ngoài ra các công ty có thể hỗ trợ việc bán hàng bằng cách đưa các nhân viên tiếp thị của mình vào tư vấn và bán hàng trực tiếp tại siêu thị. Tuy nhiên, việc thanh toán hàng hóa vẫn thông qua hệ thống thu ngân của siêu thị, để biết lượng hàng hóa xuất nhập hàng ngày phục vụ cho việc đặt hàng vào báo cáo doanh thu hàng tháng của siêu thị. o Đối với những sản phẩm mang thương hiệu Coop Mart sẽ do bên Tổng Liên Hiệp phụ trách, họ chủ động tìm kiếm nhà sản xuất để đặt hàng gia công và bao tiêu toàn bộ sản phẩm dưới hình thức hợp đồng hợp tác. Tùy vào lượng tiêu thụ hàng tháng thông qua các siêu thị chi nhánh, phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp bằng fax hay điện thoại. Sau khi nhận được thông báo, nhà cung cấp sẽ cho xe tải vận chuyển hàng hóa về “Tổng kho siêu thị”. Bộ phận tổng kho sẽ căn cứ theo thông số của phầm mềm tồn kho của siêu thị để vận chuyển hàng hóa cần thiết về kho của các siêu thị chi nhánh đúng lúc
để đảm bảo số lượng hàng hóa được bày bán hiệu quả.
oNhững mặt hàng rau quả, thịt, trứng, hàng đông lạnh phải đạt tiêu chuẩn An toàn vệ sinh thực phẩm, do đó những mặt hàng này đều lấy từ các nhà cung ứng có thương hiệu như Vissan, CP,.. khi bên siêu thị hết, thì trưởng kho cũng sẽ báo cáo lên Tổng
kho, từ đó, những mặt hàng sẽ được vận chuyển trực tiếp tới kho của mỗi siêu thị bằng xe chuyên dụng vào mỗi buổi sáng trước khi siêu thị hoạt động.
Hình 3: Quy trình đặt hàng tại hệ thống Co.opMart
Tại các siêu thị rất hiếm khi xảy ra tình trạng hết hàng đột xuất. Nhưng nếu xảy ra tình trạng hụt hàng, thì nhân viên quầy hàng báo ngay với trưởng kho hàng, rồi người thủ kho hoặc người phụ kho sẽ chịu trách nhiệm làm bộ chứng từ và liên hệ với các hệ thống Co.opMart gần nhất để lấy hàng về nhằm đáp ứng ngay lập tức lượng hàng bị thiếu hụt.
Mỗi ngày vào cuối giờ làm việc thì trưởng quầy sẽ tổng kết lại các mặt hàng và đặt hàng lên Tổng kho (đặt dư đối với những mặt hàng thiếu, để trả lại hàng cho bên siêu thị mà đã mượn), sau đó các xe trung chuyển sẽ chở hàng hoá từ Tổng kho về các siêu thị vào mỗi buổi sáng khoảng 8h00, 9h00 tuỳ theo lộ trình tuyến xe vận chuyển Đối với nhân viên tiếp thị phải có mặt khoảng 7h30 tại siêu thị để lấy hàng hoá trong
sẽ đi kiểm tra hàng trên các kệ - ghi lại số lượng sản phẩm hiện diện trên kệ, xem cách bố trí có phù hợp với quy định hay không? Nếu không đúng qui định, sẽ báo cho nhân viên tiếp thị điều chỉnh lại cho phù hợp. Đối với những mặt hàng bán chạy thì khoảng đầu giờ chiều, nhân viên siêu thị sẽ vào kho lấy hàng, rồi chất lên kệ và sắp xếp lại các mặt hàng. Tuỳ theo quy mô, địa điểm của từng siêu thị, nhân viên tiếp thị phải “châm hàng” liên tục để đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách và đặc biệt vào những ngày cuối tuần lượng châm hàng sẽ tăng cao hơn thường lệ. Sau một ngày hoạt động, đa số các mặt hàng trên kệ sẽ hết hàng hoặc vơi đi, vì vậy mỗi buổi sáng hôm sau, nhân viên tiếp thị phải đi sớm để sắp xếp hàng cho các quầy, kệ mà mình phụ trách.