a/ Hoàn thiện khâu bố trí phương tiện vận tải nội địa
Do hạn chế về nguồn lực nên công ty bị động trong khâu đi gom hàng hoặc nhận hàng gửi của khách : đối với hàng xuất nguyên công ty phải thuê đầu kéo container rỗng về nơi của người sản xuất hoặc về khở Hà Nội ,còn đối với hàng lẻ công ty phải thuê xe gom hàng từ các địa điểm khác nhau ,....Công ty bị phụ thuộc nhiều vào hãng vận tải nội địa .Trong dịp cao điểm ,việc bố trí phương tiện vận tải rất khó khăn và phức tạp ,gây khó chịu cho khách hàng và làm chậm tiến độ giao hàng xuất khẩu.
Tuy nhiên đây là một khó khăn cần khắc phục trong dài hạn .Do đó về lâu dài công ty cần đầu tư mua sắm các phương tiện vận tải nội địa như xe chở hàng,đầu kéo container một cách phù hợp với quy mô hoạt động nhằm tăng tính chủ động ,rút ngắn thời gian nhận hàng .
b/ Hoàn thiện khâu nhận hàng
Nhận và kiểm tra hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký là việc làm hết sức cần thiết để tránh những sai sót và kiện cáo của các bên liên quan về sau .Kiểm hàng trong quá trình nhận hàng phải hết sức chính xác .Nhân viên cần phải kiểm tra tên hàng xem có đúng như hợp đồng , so sánh đối chiếu với Packing list vì danh mục hàng hóa thường dài ,nhiều loại hàng hóa khác nhau nên rất dễ bị nhầm lẫn .Số lượng và chất lượng hàng hóa là hai yếu tố cần được đặc biệt quan tâm .Nhân viên trong
công ty cần phải căn cứ vào bản hợp đồng và các chứng từ có liên quan để kiểm lại cho chính xác ,xem có khớp với lượng và quy cách phẩm chất hàng hóa được giao nhận như đã ký trong hợp đồng hay không .Qua trình kiểm ta hàng hóa cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng không có sai lệch ngoài phạm vi cho phép .Đối với những hàng hóa đang trong quá trình chờ xếp hàng lên phương tiện vận tải hoặc trong lúc trước khi hàng hóa được gom vào container thì việc kiểm hàng trước khi lưu kho để bảo quản hàng hoá cần được nhân viên giao nhận của công ty hết sức chú ý ,nhất là đối với các loại hàng hóa có tính dễ hỏng ,dễ bị tác động của môi trường bên ngoài như tính hút ẩm cao .dễ bị ăn mòn ,oxi hóa ...để có những giải pháp bảo vệ kịp thời.
c/ Hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan .
Khi tiến hành tra và áp thuế để khai nộp thuế hải quan ,nhân viên công ty cần câng cao tính cẩn thận , kiểm tra kỹ ,tránh áp thuế sai gây phiền hà khi làm thủ tục .Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi .cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp biểu thuế ,danh mục hàng hóa xuất khẩu của Nhà nước ,danh mục ,biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng giao nhận .Đặc biệt chú ý đến danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu ban hành theo Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 01 năm 2005 sửa đổi .Nghiên cứu kỹ luật hải quan số 42/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 sửa đổi ,Nghị định số 154/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng 12 năm 2005 hướng dẫn tại Thông tư số 112/2005/TT-BTC về thủ tục hải quan ,kiểm tra ,giám sát hải quan .
Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hóa thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho khách hàng đúng thời hạn .Phân công các cán bộ phụ trách có kinh nghiệm nắm vững mặt hàng giao nhận và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong những trường hợp bị hải quan chất vấn .
d/Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan ,giao hàng ,kiểm hàng , đổi lấy chứng từ vận tải nên chứng từ là một phần không thể thiếu được của bất cứ một hợp đồng giao nhận nào của công ty .Không có đủ chứng từ cần thiết công ty không thể gaio hàng đúng thời hạn . Dù nguyên nhân từ phía khách hàng hay do công ty thì công ty cũng cần chủ động khắc phục .Một số giải pháp có thể được kể đến như: Phân công người theo dõi ,cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động giao nhận từ các phía cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung ,điều chỉnh phù hợp các chứng từ cần thiết .Đưa ra những khiển trách tương xứng với những nhân viên thiếu trách nhiệm ,đồng thời có những hình thức thưởng và khuyến khích những nhân viên hoàn thành tốt ,ít để sai sót xảy ra ,giáo dục tập huấn cho nhân viên các tình huống có thể xảy ra khi chuẩn bị giấy tờ ,thủ tục, để có giải pháp điều chỉnh kịp thời .
Lên lịch giao hàng phù hợp với giờ tàu đến cảng .Theo dõi sát diễn biến ,hành trình của tàu chuyên chở có thông tin sớm nhất ,kịp thời có những ứng phó khi cần thiết .
Nên cân nhắc cử ra một người lãnh đạo phụ trách hợp đồng giao nhận để người này chịu trách nhiệm giám sát ,kiểm tra ,theo dõi ,đôn đốc , móc nối các khâu trong quy trình giao hàng được thuận lợi ,kịp tiến độ .
Tạo dựng mối quan hệ tốt hơn nữa với cảng vụ để khắc phục tình trạng chậm trễ trong việc bố trí phương tiện và nhân sự giao hàng lên tàu như hiện nay .Trong trường hợp gấp rút ,có thể áp dụng mức thưởng phạt bốc dỡ cao để đẩy nhanh tiến độ giao hàng lên tàu của cảng .