2.1.1. Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công
- Bảng chấm công làm thờm giờ - Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng thanh toán tiền làm thờm giờ - Bảng kê các khoản trích nộp theo lương - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Bảng tạm ứng tiền lương
- Bảng thanh toán tiền thưởng - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán BHXH
- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH - Bảng khấu trừ BHXH, BHYT, HBTN, KPCĐ
2.1.2. Phương pháp tính lương
Đối với khới gián tiếp : Cụ thể chúng ta hãy xem một số ví dụ minh hoạ
cho việc tính lương theo thời gian ở bộ phận hành chính - bắt đầu từ bảng chấm công (biểu số 3).
Từ bảng chấm công căn cứ vào cấp bậc lương và số ngày làm việc thực tế của từng người trong tháng, kế toán tiến hành tính lương cho từng người trong phòng, sau đó lập bảng thanh toán lương cho cả phòng .
a. Kế toán trưởng: Trần Thị Vân: Trong tháng 5/2011 chị Vân Anh có đi công tác 2 ngày và 25 ngày công. Lương của chị Vân Anh gồm:
• 25 ngày công = 830.000 x 3,2826 x 25 = 2.617.692 đồng • 2 ngày đi công tác được hưởng 100% lương:
830.000 x 3,28 x 2 = 209.415 đồng 26
• Phụ cấp trách nhiệm: 0,4 x 830.000 = 332.000 đồng Tổng lương của chị Vân Anh là:
2.617.692 + 209.415 + 332.000 = 3.159.107đ
b. Chị Phạm Thị Nga: trong tháng 5/2011 có 12 ngày công và 15 ngày
đi học, lương của chị Nga gồm: •12 ngày công:
830.000 x 2,02 x 12 = 773.815 đ 26
•15 ngày đi học được hưởng 70% lương:
70% x 8300.000 x 2,02 x 15 = 677.088 đ 26
Tổng lương của chị Nga là: 773.815 + 677.088 = 1.450.903 đồng
c. Chị Bùi Thị Thu: trong tháng 3/2011 có 4 ngày nghỉ ốm được
hưởng BHXH, lương của chị Thu gồm: • 23 ngày công:
830.000 x 1,97 x 23 = 1.446.434 đ 26
• 4 ngày nghỉ ốm hưởng lương: 830.000 x 1,97
x 4 x 75% = 188.665đ 26
Tổng lương của chị Thu là:1.446.434 + 188.665 = 1.635.099đ
Tương tự ta sẽ tính lương cho từng người trong phòng và các phòng ban trong công ty.
+ Thực tế công tác tiền lương tại Công ty.
Để đảm bảo đời sống sinh hoạt của cán bộ công nhân viên trong Công ty, cứ đầu tháng Công ty cho tạm ứng lương kỳ một. Tùy vào mức lương cơ bản của từng người mà họ có thể ứng lương theo yêu cầu của mình nhưng không được vượt quá mức lương cơ bản của mình.
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 01 tháng 05năm 2011
số 10 Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tuấn Đạt Tên tôi là: Mai Quốc Doanh
Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật và bảo hành sản phẩm Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 9.500.000 đ
Viết bằng chữ: Chín triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương kỳ I tháng 05 năm 2011 cho CBCNV Thời hạn thanh toán: Ngày 31/05/2011
Giám đốc KT trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Giấy này do người xin tạm ứng viết. Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số tiền xin tạm ứng, lý do tạm ứng và thời hạn thanh toán.
Giấy đề nghị tạm ứng đựoc chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng Công ty duyệt chi. Căn cứ quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi kèm giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tuấn Đạt
Quyển số: 05 Số: 12
Phiếu chi
Ngày 01 tháng 05 năm 2011
Họ tên người nhận tiền: Mai Quốc Doanh
Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật và bảo hành sản phẩm. Lý do chi: Tạm ứng tiền lương kỳ I tháng 5/2011
Số tiền: 9.500.000 Bằng chữ: Chín triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo : 01 chứng từ gốc: Bảng thanh toán lương kỳ I tháng5/2011 Đó nhận đủ số tiền: 9.500.000 Bằng chữ: Chín triệu năm trăm nghìn đồng Ngày 01 thỏng 05năm 2011
Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tuấn Đạt Bộ phận: Phòng Kỹ thuật và bảo hành sản phẩm
Tạm ứng lương kỳ I
Tháng 5 năm 2011
STT Họ và tên Tạm ứng kỳ I Kí nhận
1 Nguyễn Văn Tăng 2.500.000
2 Nguyễn Việt Dũng 2.500.000
3 Nguyễn Văn Cảnh 2.500.000
4 Nguyễn Văn Tuân 2.000.000
Cộng 9.500.000
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng Công ty
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Sau khi lập bảng thanh toán tạm ứng này kế toán sẽ tập hợp các số liệu của từng bộ phân để lập thành bảng thanh toán tạm ứng cho toàn Công ty.
Mục đích: Bảng thanh toán tạm ứng này là căn cứ để lấy số liệu lập phiếu chi và sau này khi trả lương sẽ lấy số tạm ứng vào bảng thanh toán tiền lương và khi thanh toán lương sẽ trừ đi các khoản đó tạm ứng
Ngày 31 tháng 5 năm 2011 Công ty thanh toán nốt số tiền lương còn lại cho cán bộ công nhân viên Phòng Kỹ thuật sau khi đó trừ đi các khaỏn giảm trừ BHXH, BHYT, BHTN , KPCĐ. Kế toán ghi phiếu chi thanh toán tiền lương kỳ II tháng 3/2011.
Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tuấn Đạt Quyển số: 05 Số: 32 Phiếu chi Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Việt Dũng
Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật và bảo hành sản phẩm Lý do chi: Thanh toán lương kỳ 2 tháng 5/2011
Số tiền: 10.156.000 Bằng chữ: Mười triệu một trăm năm mươi sáu nghìn đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc: Bảng thanh toán lương kỳ I tháng 5/2011
Đó nhận đủ số tiền: 10.156.000 Bằng chữ: Mười triệu một trăm năm mươi sáu nghìn đồng
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Làm việc thực tế Ngừng việc Vắng mặt Làm theo sản phẩm: V Máy hỏng: H Ốm: Ô
Làm theo thời gian: + Mất điện: Đ Con ốm: C.Ô
Mưa bão: M Thai sản: T Tại nạn lđ: T Phép: P Học tập: HT Hội họp: HH
BẢNG CHẤM CÔNG TH ÁNG 3/2011
Họ tên Bậc lương
Những ngày trong tháng Quy ra để tính lương
1 2 .... 5 6 … 27 28 29 30 31 Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ hưởng lương 100% Nghỉ hưởng BHXH Nghỉ không lương Trần Thị Vân 3,28 + + + + CN + + + + + 25 2 Vũ Tiến Lợi 2,50 + + + + CN + + + + + 27
Mai Quốc Doanh 2,02 HTHTHH HH CN HH HT HT HH HH 15 12
Lê Thị Thu 1,97 + + + + CN + + + + + 23 4 Phạm Thị nga 2,78 + + + + CN + + + + + 25 2 Trần Thị Hoa 2,74 + + + + CN + + + + + 27 Phụ trách đơn vị Ngày 31/03/2011 Phụ trách bảng chấm công
Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ Tuấn Đạt BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Bộ phận: Phòng Kinh Doanh Tháng 05 năm 2011 (đơn vị: đồng)
TT Họ và tên lươngBậc Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương Nghỉ việc, ngừng việc hưởng ..% lương Nghỉ việc hưởng BHXH Phụ cấp Tổng số
Tạm ứng kỳ I Các khoản khấu trừ Lĩnh kỳ II Số
SP tiềnSố côngSố Số tiền côngSố Số tiền SốcôngSố tiền Sốcông tiềnSố Số tiền nhậnKý BHXH BHYT Cộng Số tiền nhậnKý
A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 Nguyễn Việt thắng 3,28 25 1080909 2 86473 84000 1251382 500000 39136 7827 46963 704419 2 Vũ Tiến Lợi 2,5 27 889772 63000 952772 450000 32216 6443 38659 464113 3 Đỗ Thu Hằng 2,02 12 319527 15 279586 599113 300000 26304 5206 31510 267603 4 Lê Hồng Liên 1,97 23 597268 4 77904 675172 200000 21625 4325 25950 449222 5 Trần Thị Hoa 2,74 27 975191 975191 350000 35309 7062 42371 582820
6 Hoàng Anh Tuấn 1,78 25 586950 2 46927 633867 300000 21239 4248 25487 308380
7 Lê Minh Hà 2,48 27 882654 882654 400000 31958 6392 38350 444304 8 Nguyễn Thị Thuỷ 2,02 27 718936 718936 300000 26030 5206 31236 387700 9 Lâm Thị Hồng 1,78 27 633518 633518 250000 23938 4587 28525 354993 10 Đặng Ngọc Toàn 2,06 27 733173 733173 350000 26546 5309 31855 351318 11 Cao Thị Chính 2,52 27 896890 896890 400000 32474 6494 38968 457922 12 Hồng Thu Trang 2,48 27 882654 882654 400000 31958 6392 38350 444304 Cộng 301 9197442 4 133400 15 279586 4 779041470009835332 4200000 348733 69491 418224 5217108 Biểu số 3
Bộ phận: Phòng Kĩ thuật và bảo hành sản phẩm Tháng 5 năm 2011(đơn vị: đồng) TT Họ và tên lươngBậc Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương Nghỉ việc, ngừng việc hưởng ..% lương Nghỉ việc hưởng BHXH Phụ cấp Tổng số
Tạm ứng kỳ I Các khoản khấu trừ Lĩnh kỳ II
Số SP Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số côngSố tiền Số tiền Ký nhận BHXH BHYT Cộng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 Nguyễn Văn Đức 2,06 27 1016740 84000 1100740 400000 26546 5309 31855 668885
2 Mai Quốc Doanh 1,72 26 858100 858100 400000 21344 4269 25613 432487
3 Dương Thị Hà 2,06 27 1016740 1016740 500000 26546 5309 31855 484885
4 Trần Thị Hà 1,72 25 858100 2 34009 892109 350000 20525 4105 24630 517479
5 Lê Ngọc Hùn 1,46 24 721090 721090 350000 16724 3345 20069 351021
6 Đặng Thùy Mai 1,72 27 858100 858100 400000 22165 4433 26598 431502
7 Nguyễn Thị My 1,58 27 778780 778780 300000 20360 4072 24432 454348
8 Bùi Văn Thăng 1,72 26 858100 858100 400000 20525 4105 24630 433470
9 Cao Văn Thành 1,48 23 728304 4 58527 786831 350000 20876 4175 25051 411780 10 Hồng Chiến Thắng 1,62 27 800410 800410 400000 20876 4175 25051 375359 … ………….. 22 Trần Văn Trung 800410 800410 350000 16246 3249 19495 430915 Cộng 19339700 6 92536 84000 19516236 8700000 451585 90317 541902 10274334 Biểu số 4
Stt Đơn vị Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ việc hưởng 100% lương Nghỉ việc hưởng 70% lương Nghỉ việc hưởng BHXH Phụ cấp Tổng số Tạm ứng kỳ I
Các khoản khấu trừ Lĩnh kỳ II
BHXH BHYT Cộng Số tiền Ký nhận 1 Ban Giám đốc 3885900 252000 4137900 2000000 139892 27978 167870 1970030 2 P 9197442 133400 279586 77904 147000 9835332 4200000 348733 69491 418224 5217108 3 P. 8603400 147000 8750400 4000000 293014 63003 356017 4394383 4 P 9112400 147000 9259400 4700000 287218 66844 354062 4205338
2.1.3. Tài khoản sử dụng
Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN sử dụng chủ yếu những tài khoản sau đây:
• TK 334 - “Phải trả công nhân viên”
Tài khoản này dựng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của Công ty về tiền lương, tiền công, trợ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản khác về thu nhập của công nhân viên.
Tài khoản 334 hạch toán cho 2 nội dung: Bên nợ:
+ Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản đã trả, đã ứng cho người lao động.
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền thưởng của người lao động. Bên có:
+ Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả cho nguời lao động.
Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động.
• Tk 338 - “Phải trả, phải nộp khác”
Tài khoản này được dựng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, BHTN các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án, giá trị tài sản thừa chờ sử lý, các khoản vay mượn tạm thời…nội dung của tài khoản này như sau:
Bên nợ:
Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ
Xử lý giá trị tài khoản thừa Các khoản đã nộp, đã trả khác Bên có:
Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù.
Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ sử lý. Trong TK 338 có 5 tài khoản cấp 2 phản ánh liên quan trực tiếp đến công nhân viên như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
* Kế toán tài khoản sử dụng.
Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác, cụ thể sử dụng các tài khoản chi tiết sau:
- TK 3382: Kinh phí công đồn - TK 3383: Bảo hiểm xã hội - TK 3384: Bảo hiểm y tế
- TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
TK 3389 - Bảo hiểm thất nghiệp có công dụng và kết cấu như sau: Công dụng: Tài khoản này dựng để phản ánh tình hình trích bảo hiểm thất nghiệp của người lao động theo pháp luật về đóng BHTN
Kết cấu, nội dung phản ánh:
Bên nợ: Số BHTN đó nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHTN Bên có: Trích BHTN vào chi phí sản xuất, kinh doanh Trích bảo hiểm thất nghiệp khấu trừ vào lương của CBCNV
Số dư bên có: Số bảo hiểm thất nghiệp đó trích nhưng chưa nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHTN.
+ Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu:
Định kỳ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ các TK 622, 627, 641, 642…
Có TK 338 ( chi tiết 3382, 3383, 3384, 3389)
Tính số tiền BHXH, BHYT, BHTN đó trừ vào lương của CBCVN, ghi: Nợ TK 334
Có TK 338 ( 3383, 3384, 3389)
Khi nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cơ quan quản lý, ghi: Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389)
Có TK 111, 112
Sơ đồ hạch toán tổng hợp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
TK 111,112 TK3382,3383,3384 ,3389 TK662,627,641,642 Nộp BHXH, BHYT,KPCĐ Trích BHXH,BHYT,KPCĐ BHTN BHTN tính vào chi phí TK334 Trích BHXH, BHYT KPCĐ, BHTN trừ vào thu nhập của NLĐ TK334 TK 111,112 Trợ cấp BHXH Nhận tiền cấp bù của
Ngoài các tài khoản 334, 338, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng một số các tài khoản như TK 622 - “Chi phí nhân công trực tiếp”; TK 627 - “Chi phí sản xuất chung”; TK 642-“Chi phí bán hàng”; TK 642 - “Chi phí quản lí doanh nghiệp”; TK 111 - “Tiền mặt”…
Kế toán tổng hợp tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
Kế toán tổng hợp và các khoản trích theo lương được thực hiện trên sổ sách kế toán các tài khoản liên quan.
2.1.4. Quy trình kế toán
Việc hạch toán lao động tiền lương diễn ra theo quá trình từ dưới lên trên. Từ việc theo dõi tình hình đi làm của công nhân viên được ghi vào bảng chấm công có mẫu sẵn (tại mỗi phòng ban, mỗi tổ).Thời gian lam việc thực tế, nghỉ việc, vắng mặt của cán bộ công nhân viên ở các phòng ban, tổ được ghi chép trong bảng. Cuối tháng bảng chấm công được gửi đến phòng tổ chức- hành chính duyệt rồi chuyển sang phòng kế toán để tính lương.
Khi nhận được bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan, kế toán tiền lương kiểm tra lại, tính tiền lương cho từng người tại các phòng ban, tổ đồng thời lập bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương sau khi được Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt sẽ trở thành căn cứ để thủ quỹ thanh toán tiền lương. Đồng thời, kế toán tiền lương tập hợp các chứng từ này để phân bổ chi phí nhân công cho các đối tượng.
Quy trình này được biểu diễn qua sơ đồ sau:
Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán lao động tiền lương:
Hình thức sổ tổng hợp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương áp dụng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch Vụ Tuấn Đạt là hình thức nhật ký chung. Sơ đồ hạch toán theo hình thức này như sau:
Bảng chấm công Phiếu giao việc
Giám đốc duyệt Thủ quỹ chi tiền
Phòng tổ chức xét duyệt Kế toán Lưu chứng từ Kế toán trưởng duyệt KT lương tính lương, lập bảng thanh toán, phân bổ tiền lương