ty TNHH sản xuất và thương mại ONC.
2.2.1 Cỏc phương thức bỏn hàng và cỏc hỡnh thức thanh toỏn hiện đang ỏpdụng tại cụng ty. dụng tại cụng ty.
+ Về phương thức bỏn hàng: Cụng ty vẫn chủ yếu ỏp dụng hỡnh thức bỏn lẻ
hàng hoỏ.
+ Về phương thức thanh toỏn: Cụng ty ỏp dụng hai hỡnh thức thanh toỏn chủ yếu là tiền mặt và chuyển khoản.
2.2.2 Tổ chức cỏc đối tượng cần quản lý theo nội dung phần mềm kế toỏn tạicụng ty TNHH sản xuất và thương mại ONC. cụng ty TNHH sản xuất và thương mại ONC.
a) Danh mục khỏch hàng.
Danh mục khỏch hàng dựng để quản lý chung cỏc khỏch hàng cú quan hệ mua bỏn với cụng ty. Bờn cạnh mó hiệu, mỗi khỏch hàng cũn được mụ tả chi tiết thụng qua cỏc thuộc tớnh khỏc như: tờn khỏch hàng, địa chỉ, mó số thuế …
Việc khai bỏo danh mục khỏch hàng được thực hiện khi bắt đầu đưa phần mềm vào sử dụng bằng cỏch: từ Menu hệ thống vào Danh mục/ Danh mục khỏch hàng.
Tại đõy kế toỏn sẽ tiến hành khai bỏo cỏc thụng tin chi tiết về cỏc khỏch hàng. Cỏc thụng tin này giỳp cho quỏ trỡnh nhập liệu được nhanh chúng, trỏnh sai sút, nhầm lẫn.
Trớch danh mục khỏch hàng của Cụng ty TNHH sản xuất và thương mại ONC:
b) Danh mục hàng hoỏ.
Hàng hoỏ tại cụng ty trước hết được quản lý theo nhúm. Mỗi nhúm hàng được mó theo tờn viết tắt, trong từng nhúm hàng hàng sẽ tổ chức quản lý chi tiết đến từng thứ hàng hoỏ.
Bờn cạnh mó hiệu, mỗi hàng hoỏ cũn được mụ tả bằng cỏc thuộc tớnh nh: tờn hàng hoỏ, đơn vị tớnh…
Việc khai bỏo danh mục hàng hoỏ được thực hiện nh sau: tại Menu vào phõn hệ Danh mục/ Danh mục hàng hoỏ; cỏc bước tiếp theo cũng giống nh khai bỏo danh mục khỏch hàng.
c, Danh mục cỏc khoản chi phớ
Nhằm quản lý chặt chẽ cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh, ngay từ khi đưa phần mềm vào sử dụng, kế toỏn tại đơn vị đó xõy dựng một danh mục cỏc khoản mục chi phớ khỏ chi tiết và cụ thể.
Để xõy dựng danh mục khoản mục chi phớ, từ Menu vào phõn hệ ‘Danh mục/ Danh mục khoản mục chi phớ’. Cỏc bước thực hiện cũng giống nh xõy dựng danh mục cỏc danh mục khỏc.
Trớch danh mục khoản mục chi phớ của cụng ty TNHH ONC:
Mó khoản mục Tờn khoản mục chi phớ 64111 Chi phớ tiền lương
64113 Chi phớ BHXH
64114 Chi phớ BHYT
64121 Chi phớ nhiờn vật liệu …
641716 Chi phớ kiểm, giỏm định hàng hoỏ c) Danh mục chứng từ.
Kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty sử dụng cỏc chứng từ gốc:
_ Hoỏ đơn GTGT _ Phiếu thu, phiếu chi _ Cỏc chứng từ ngõn hàng _ Cỏc chứng từ chi phớ
Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc và cỏc bỳt toỏn phỏt sinh trong kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng, phần mềm đó thiết kế cỏc chứng từ mỏy tương ứng sau:
_ Hoỏ đơn bỏn hàng cú mó HDHV
_ Chứng từ tiền mặt bao gồm: phiếu thu cú mó PTTV, phiếu chi tiền mặt cú mó PCTV
_ Chứng từ tiền gửi ngõn hàng bao gồm: giấy bỏo Nợ cú mó NNTV, giấy bỏo Cú cú mó CNTV
Cỏc chứng từ này được xõy dựng ngay từ khi đưa phần mềm vào sử dụng bằng cỏch: từ Menu vào ‘Danh mục/ Danh mục chứng từ ’, tại đõy kế toỏn sẽ thực hiện khai bỏo tờn chứng từ sử dựng cựng những tham số mặc định cho chứng từ. Cỏc chứng từ trờn mỏy được xõy dựng với những tham số phự hợp với chứng từ gốc tương ứng, việc này giỳp cho quỏ trỡnh nhập liệu được đơn giản, dễ dàng, tiết kiệm thời gian nhập liệu.
d) Danh mục tài khoản.
Danh mục tài khoản của cụng ty nhỡn chung là vẫn tuõn theo hệ thống tài khoản doanh nghiệp thống nhất do Bộ Tài chớnh quy định.
Tại Menu hệ thống vào phõn hệ ‘ Danh mục/ Danh mục tài khoản’ và tiến hành khai bỏo tài khoản sử dụng với cỏc thụng tin về số hiệu tài khoản, tờn tài khoản, loại tài khoản, bậc tài khoản, số dư đầu kỳ của cỏc tài khoản. Cỏch thức xõy dựng danh mục tài khoản cũng tương tự như cỏc danh mục khỏc.
Trớch danh mục tài khoản của cụng ty TNHH sản xuất và thương mại ONC:
Số hiệu
tài khoản Tờn tài khoản
Loại tài khoản
cụng nợ Bậc
131 Phải thu của khỏch hàng C 1
1311 Phải thu khỏch hàng mua nội thất C 2
1312 Phải thu khỏch hàng mua thộp C 2
….
333 Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước 1
….
511 Doanh thu bỏn hàng 1
5111 ---Doanh thu bỏn hàng nội thất 2
5112 ---Doanh thu bỏn hàng thộp 2
521 Chiết khấu thương mại 1
531 Hàng bỏn bị trả lại 1
532 Giảm giỏ hàng bỏn 1
.…
641 Chi phớ bỏn hàng 1
….
642 Chi phớ quản lý doanh nghiệp 1
911 Xỏc định kết quả kinh doanh 1
Việc xõy dựng cỏc danh mục trờn sẽ giỳp quỏ trỡnh nhập liệu được nhanh chúng, đồng thời giỳp mỏy kết xuất in ra cỏc sổ kế toỏn tổng hợp, sổ chi tiết theo đỳng yờu cầu của nhà quản trị.