XNK tại công ty CPTM Kim Hoa.
4.3.1 Các đề xuất nâng cao hiệu quả các quyết định trong quản trị vận chuyển trong kinh doanh XNK tại công ty CPTM Kim Hoa:
a, Hoàn thiện quy trình lựa chọn người vận chuyển:
Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển và người vận chuyển để đảm bảo cho công ty luôn giao và nhận hàng đúng thời gian trong hợp đồng. Quy trình lựa chọn người vận chuyển được tiến hnagf qua các bước sau:
Bước 1: Xử lý hợp đồng.
Bước 2: Lựa chọn điều kiện giao hàng. Bước 3: Chọn phương thức vận chuyển. Bước 4: Chọn hãng vận chuyển.
+Xử lý đơn hàng: Công tác này giúp cho các cán bộ kinh doanh hoạch định tất cả các chi phí liên quan để hoàn thành hợp đồng, trong đó có chi phí dành cho công tác vận chuyển.
+Lựa chọn điều kiện giao hàng: Sự lựa chọn này vô cùng quan trọng, ảnh hưởng rất nhiều tới doanh nghiệp, làm cho công tác vận chuyển của công ty gặp nhiều khó khăn nếu không có những chính sách hợp lý trong việc lựa chọn điều kiện giao hàng.
+Lựa chọn phương thức vận chuyển: Với việc giao hàng như trên của công ty thì phương thức vận chuyển chủ yếu là đường bộ và đường thủy.
+Chọn phương tiện: Vì thị trường hàng nhập khẩu của công ty CPTM Kim Hoa có cả ở 3 miền: Bắc, Trung, Nam. Nhưng đại đa số khách hàng là ở Hà Nội và các tỉnh lân cận nên việc vận chuyển hàng từ kho của công ty hoặc từ khi nhận hàng ở cảng chủ yếu là ô tô.
b, Chiến lược vận tải:
Để vây dựng chiến lược vận tải công ty cần làm những công việc sau:
-Nghiên cứu tình hình phát triển giao thông vận tải và giá cước vận chuyển hàng hóa trong nước và trên thế giới, loại hàng hóa, phương thức vận chuyển mà công ty thường sử dụng.
-Dự báo nhu cầu vật tư hàng năm. -Xác định các nhà cung cấp tiềm năng.
Trên cơ sở đó xác định rõ tuyến đường và lượng hàng hóa cần vận chuyển. -Lựa chọn người vận tải phù hơp:
+Tình hình tài chính của hãng vận tải. +Năng lực vận chuyển.
+Các dịch vụ phụ trợ có thể cung cấp. +Uy tín của hãng vận tải.
+Các chứng nhận mà hãng vận tải đạt được.
+Hệ thống thông tin, khả năng kiểm soát hàng hóa trên đường vận chuyển. +Cước vận chuyển.
-Tạo dựng mối quan hệ với các hãng vận tải có uy tín. c, Giảm chi phí vận chuyển:
Trên thực tế cho thấy công ty rất khó có khả năng quản lý được các chi phí vận chuyển. Hay nói cách khác trong nhiều trường hợp, chi phí vận chuyển nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty. Hàng hóa nhập khẩu thì công ty đàm phán được với các hãng tàu, nhưng vận chuyển hàng hóa đến địa điểm của khách hàng thì công ty thường thuê bên thứ ba thực hiện, hầu hết các chi phí là không rõ ràng và không thể kiểm soát.
Ví dụ: đầu năm 2008, khi chi phí xăng dầu tăng, hầu hết các doanh nghiệp vận tải tăng giá. Một động thái rất phổ biến là công ty lập tức đưa chi phí tăng vào giá bán hơn là tìm cách thương thảo với các doanh nghiệp vận tải. Theo ước tính thì cứ 1% giảm chi phí vận chuyển sẽ giúp giảm 0,1% giá bán cuối cùng.
Vì vậy công ty có thể xem xét và thực hiện đàm phán giá vận chuyển với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển của mình nhằm giảm giá bán và nâng cao thị phần của công ty. Sau đây là một số cách mà công ty có thể sử dụng để giảm chi phí vận chuyển:
-Quy định rõ điều kiện giá dịch vụ trọng hợp đồng vận chuyển, trong điều kiện hiện tại Việt Nam nên chọn phương pháp giá linh hoạt. Trên thực tế, khi giá xăng dầu tăng, các doanh nghiệp vận tải sẽ tăng giá bán dịch vụ vận chuyển của mình không theo một nguyên tắc nào cả, vì giá vận chuyển được chào không tách rời phí xăng dầu. Chính điều này làm cho giá dịch vụ vận chuyển không minh bạch và rất dễ bị các hãng vận chuyển lợi dụng tình hình tăng của xăng dầu thì tăng luôn giá bán dịch vụ vận chuyển. Vì thế công ty nên yêu cầu các hãng vận chuyển chào bán giá dịch vụ vận chuyển tách rời với phụ phí xăng dầu. Giá bán dịch vụ sẽ được giữ nguyên trong suốt thời hạn hợp đồng và chỉ có phụ phí xăng dầu sẽ được điều chỉnh dựa trên giá thị trường.Chẳng hạn như thay vì giá dịch vụ vận chuyển từ khu công nghiệp VSIP về Cát Lái là 1,500,000 VND thì các doanh nghiệp nên yêu cầu các hãng vận chuyển chào cơ cấu giá như sau:
+Giá dịch vụ vận chuyển 1,300,000 VND / container 40’
+Phụ phí xăng dầu: 200,000VND. Phụ phí này sẽ được điều chỉnh hàng tháng dựa trên sự thay đổi giá dầu giao dịch trong tháng đó.
- Tham gia vào các hiệp hội ngành hàng và chủ hàng để tạo lợi thế đàm phán với các hãng vận chuyển. Trên thực tế, các hãng vận chuyển thường có ưu thế đàm phán hơn so với các chủ hàng và vì thế các hãng vận chuyển thường đơn phương áp dụng các phụ phí hoặc là áp dụng giá cao cho các dịch vụ cung cấp. Điển hình như phụ phí cảng (THC: Terminal Handling Charges) do các hãng tàu và hiệp hội các hãng tàu đơn phương áp dụng cho các chủ hàng tại Việt Nam. Để tránh tình trạng bị các hãng vận chuyển đơn phương áp đặt các điều kiện không có lợi cho mình, các doanh nghiệp nên tham gia vào các hiệp hội ngành hàng. Các hiệp hội này sẽ đại diện toàn bộ thành viên để đàm phán
trực tiếp các hợp đồng vận chuyển với các hãng tàu. Và các thành viên có thể sử dụng các hợp đồng này để có thể hưởng được mức giá vận chuyển tốt. Chẳng hạn như hiệp hội các nhà nhập khẩu Mỹ (American Import Shippers Association) có thể lấy được mức giá tốt hơn gần 500 đôla cho một container 40’ từ các hãng vận chuyển so với từng nhà nhập khẩu đàm phán riêng lẻ. Ở Việt Nam, nhận thức được điều này, Thủ tướng Chính phủ đã có công văn số 1369/TTg-KTN, ngày 20/08/2008, giao cho Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp với các bộ, ngành liên quan để thành lập Hiệp hội các Chủ hàng Việt Nam (Vietnam’s Shippers Council).
-Trong nhập khẩu, công ty nên xây dựng mối quan hệ chiến lược với một số hãng tàu để giành được thế chủ động trong việc đàm phán với người mua về quyền thuê tàu (chuyển từ tập quán thương mại quốc tế từ FOB sang điều kiện “C” trong incoterm). Hơn 90% hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam theo điều kiện FOB trong đó người bán phía Việt Nam không có điều kiện để đứng ra đàm phán thuê tàu. Và chính điều này khiến cho các doanh nghiệp Việt Nam không quản lý được chi phí vận chuyển và rất dễ để người nhập khẩu nước ngoài hạ giá thành sản phẩm. Rất nhiều nhà nghiên cứu đã lên tiếng kêu gọi các doanh nghiệp nên cố gắng thay đổi tập quán này. Tuy nhiên, ở phía công ty thật là khó khi không có cơ sở để đứng ra đàm phán với đối tác vì đội tàu của Việt Nam chưa có khả năng đáp ứng được các yêu cầu. Hầu hết các hãng tàu container ở Việt Nam không phải là công ty toàn cầu mà chủ yếu là các hãng vận chuyển nội địa hoặc vận chuyển tuyến ngắn trong khu vực châu Á. Vì thế công ty cần xây dựng đối tác chiến lược với một số hãng tàu nhằm : (1) có được mức giá hợp đồng thấp hơn so với mức giá thị trường , (2) có cơ sở để đàm phán với đối tác nước ngoài nhằm giành quyền vận chuyển để từ đó kiểm soát được chi phí vận chuyển và không bị “ép” giá.
-Công ty nên tổ chức một bộ phận thuê ngoài vận tải chuyên nghiệp và tiến hành quy trình chọn nhà cung cấp vận tải. Hiện nay việc thuê ngoài hoạt động vận chuyển ít được công ty tổ chức quản lý tốt và vì thế công ty thường không kiểm soát được các chi phí vận chuyển. Việc thuê ngoài này thường được giao cho một cá nhân để thực hiện, cụ thể như việc vận chuyển hàng hóa nhập khẩu thường được giao cho Trưởng phòng xuất nhập khẩu để đàm phán, quyết định giá và ký kết hợp đồng vận chuyển. Điều này tạo nên
sự mâu thuẫn về lợi ích giữa cá nhân và công ty. Cá nhân có thể quyết định chọn hãng vận chuyển có chi phí cao để hưởng “hoa hồng” từ hãng vận chuyển thay vì chọn hãng vận chuyển với mức giá tốt nhất cùng với chất lượng dịch vụ tương ứng, vốn là lợi ích của công ty. Để có thể tránh được tình trạng này, việc thuê ngoài vận chuyển nên được giao cho một bộ phận trong công ty cùng với một quy trình đấu thầu công khai (thông thường công ty phải có ít nhất ba bảng chào dịch vụ của ba hãng vận chuyển khác nhau). Hiện nay một số tập đoàn lớn trên thế giới, như P&G, The Gap, GE,... đã thực hiện quá trình đấu thầu qua mạng, theo đó các hãng này sẽ yêu cầu các hãng vận chuyển gởi các bảng chào dịch vụ cạnh tranh thông qua trang web của họ nhằm giảm bớt các chi phí liên quan trong quá trình lựa chọn các nhà vận chuyển.
- Quản lý chi phí xăng dầu nhằm giảm các chi phí vận chuyển. Một số doanh nghiệp có hoạt động vận chuyển nội bộ đã sử dụng chiến lược bảo hiểm xăng dầu (fuel hedging strategy) nhằm hạn chế sự biến động xăng dầu. Thông qua các thị trường hàng hóa giao sau, các doanh nghiệp này thực hiện nghiệp vụ hedging với việc mua trước xăng dầu ở mức giá thỏa thuận. Hơn thế nữa, các doanh nghiệp này với tư cách là người mua lớn, có khả năng đàm phán được giá tốt với các nhà cung cấp xăng dầu trên thế giới. Công ty United States Postal Service (USPS) đang điều hành đội xe lớn nhất ở nước Mỹ với hằng năm chi phí cho xăng dầu vào khoảng 1.5 tỷ USD. Để quản lý được chi phí này, USPS đã sử dụng một số công cụ sau : Một là, sử dụng sức mạnh của tập đoàn để mua xăng dầu (group purchasing), cho phép công ty có thể tiết kiệm chi phí do sức mạnh đàm phán tạo ra; Hai là, sử dụng một thẻ mua xăng dầu (fuel card) cho tất cả các văn phòng của công ty cho phép công ty nhận được chiết khấu do mua số lượng lớn.
Trên đây là một số cách để giảm chi phí vận chuyển. Để có thể giảm chi phí vận chuyển. Điều đầu tiên, công ty cần phải tổ chức quản lý tốt hệ thống vận chuyển của mình. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp có thể đánh giá và đo lường liệu chi phí vận chuyển đó đã hợp lý chưa, hoặc là đã tốt nhất trong ngành chưa: để từ đó có các giải pháp hợp lý hóa các chi phí vận chuyển.
4.3.2 Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả quản trị vận chuyển trong kinh doanh XNK tại công ty CPTM Kim Hoa:
a, Một số kiến nghị với công ty CPTM Kim Hoa:
• Phương thức nhập khẩu:
Do chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ thuê tàu và bảo hiểm công ty nên nhập hàng theo giá FOB (hay FCA) rồi tự mình thuê tàu vận tải có trụ sở tại Việt Nam hoặc tàu Việt Nam, đồng thời mua bảo hiểm hàng tại các công ty bảo hiểm nước ngoài đặt tại Việt Nam hoặc mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm của Việt Nam như: Bảo Minh, Bảo Việt…
Công ty cũng có thể mua theo giá CFR (hay CPT) rồi mua bảo hiểm tại Việt Nam. Việc mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm có trụ sở tại Việt Nam có lợi vì khi hàng bị mất hay hư hại, công ty có thể yêu cầu giám định viên của công ty bảo hiểm trên đến trực tiệp giám định và lập Biên bản giám định để làm căn cứ cho công ty đòi người bảo hiểm bồi thường. Việc giám định do công ty bảo hiểm tại Việt Nam đảm nhận. Nếu nhập theo giá CIF hoặc CIP, người giám định tại Việt Nam do công ty bảo hiểm tại Việt Nam làm đại lý thực hiện giám định dưới sự ủy quyền của công ty bảo hiểm nước ngoài. Ngoài ra công ty phải gửi hồ sơ khiếu nại người bảo hiểm nước ngoài bồi thường thông qua công ty bảo hiểm trong nước làm đại diện, khiến thời gian nhận tiền bồi thường chậm trễ nếu so với việc mua bảo hiểm tại Việt Nam.
• Lập ra bộ phận chuyên về quản trị vận chuyển:
Qua tìm hiểu thực tế công ty CPTM Kim Hoa chưa có bộ phận nào đảm nhận về logistics nói chung và quản trị vận chuyển nói riêng. Do đó thời gian tới công ty nên thành lập ra một phòng ban, bộ phận chuyển về các nghiệp vụ vận chuyển trong nhập khẩu cũng như cung ứng sản phẩm cho khách hàng.
Khi thành lập riêng ra bộ phận quản trị vận chuyển thì các hoạt động liên quan đến vận chuyển như: thuê phương tiện vận chuyển, lựa chọn hãng vận chuyển…công ty sẽ tiến hành một cách chuyên nghiệp và thuận lợi hơn, đặc biệt là chi phí vận chuyển sẽ hợp lý hơn do có bộ phận chuyên về lĩnh vực này. Do đó đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh
nghiệp trước mắt là giá cả các sản phẩm của công ty sẽ có khả năng cạnh tranh với các đối thủ hiện tại trên thị trường mục tiêu.
• Sử dụng chi phí vận chuyển một cách hợp lý:
Hiện nay vấn đề xăng dầu đang là vấn được quan tâm rất cao, hiện tải giá xăng là 16.950 đồng. Vì vậy giá nhiên liệu cho phương tiện vận tải chiếm tỷ trọng ngày càng cao. Tuy nhiên công ty đầu tư thêm phương tiện thì tổng chi phí nhiên liệu sẽ tăng lên nhưng hao phí bình quân sẽ giảm. Để có thể giảm hao phí về nhiên liệu thì phải sử dụng phương tiện hiện đại.
Chi phí về cầu phà, bến bãi gần như cố định, khoản chi phí này không thể điều chỉnh được. Mỗi lần các phương tiện lưu hành trên đường thì đều phải chịu các chi phí về cầu đường. Khoản chi phí này do Nhà nước và các đơn vị chủ quản quyết định.
Kết hợp vận chuyển hàng hóa:
Trong quá trình tổng kết chi phí vận chuyển tháng 3 năm 2009 ta có tổng số chi phí tiền xăng là 20 triệu đồng. Đây chỉ là chi phí tiền xăng dầu của tháng 3 và chưa tính đến chi phí nhân công bốc xếp và tiền công của lái xe vận chuyến, tiền cầu đường. Số tiền này không bao gồm cả tiền xăng dầu mà công ty thuê phương tiện vận tải ngoài. Đây là số liệu do phòng kế toán cung cấp.
Nhìn vào chi phí xăng dầu này chưa thấy hết được cả chi phí bỏ ra để vận chuyển hàng hóa từ kho của công ty đến địa điểm yêu cầu của khách hàng: chung ta chỉ cần tính riêng tiền xăng để so sánh khi công ty kết hợp vận chuyển hàng hóa cho 2 tỉnh Hải Dương và Quảng Ninh. Nếu công ty không kết hợp vận chuyển hàng hóa mà vận chuyển riêng hàng hóa cho Quảng Ninh ngày hôm nay và hôm sau mới vận chuyển hàng hóa cho khách hàng ở Hải Dương thì sẽ tăng chi phí xăng dầu cho 2 lần vận chuyển này.
• Đào tạo nhân sự:
-Công ty nên dành một phần kinh phí để đầu tư nâng cao tay nghề cho đội ngũ nhân viên như: nâng cao khả năng vận chuyển cho đội ngx lái xe, đầu tư trang thiết bị cho bốc xếp và vận chuyển hàng hóa.
-Hiện nay các nhân viên của công ty nhiều bộ phận phải kiêm quá nhiều công việc như: giới thiệu sản phẩm, chào bán, vận chuyển hàng hóa, ngoài ra họ còn phải chuẩn bị
thủ tục pháp lý giao hàng cho khách hàng. Việc phải làm nhiều công việc một lúc làm cho các nhân viên thấy mệt mỏi, từ đó dẫn tới việc lam giảm năng suất trong quá trình làm việc. Để khắc phục tình trạng trên công ty nên tuyển chon thêm nguồn nhân sự có kinh nghiệm trong từng công việc cụ thể, qua đó phân phối bố trí lại công việc cho từng