Kim Hoa.
3.3.1 Phương thức vận chuyển:
Hình 1.5 Sơ đồ phương thức vận chuyển
Vận chuyển thẳng
Nguồn hàng Kho của KH
Vận chuyển qua kho (Cty)
Trong thực tế công ty sử dụng phương thức vận chuyển thẳng và vận chuyển qua kho. Do công ty nhập hàng là dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng trong nước.
Vận chuyển thẳng áp dụng khi thời gian giao hàng trùng với thời gian nhận hàng từ phía Trung Quốc về Việt Nam, khi tới thời hạn giao hàng thì công ty thuê hãng vận tải đưa hàng đến nơi khách hàng yêu cầu.
Vận chuyển qua kho áp dụng khi hàng nhập về để dự trữ lắp đặt thay thế cho khách hàng khi đến kì hạn bảo hành sản phẩm, có khả năng phải thay thế chi tiết mới.
3.3.2 Lựa chọn loại hình vận chuyển:
Lựa chọn loại hình vận chuyển: đường thủy và ô tô.
Nguồn hàng nhập khẩu của công ty là ở Trung Quốc nhận và giao hàng tại các cửa khẩu. Tùy vào vị trí nguồn hàng và khách hàng của công ty mà chọn địa điểm nhận hàng sao cho khoảng cách gần so với kho của khách hàng hoặc kho lưu trữ của công ty.
Do địa hình ở khu vực này kết hợp với tính chất lô hàng nhập khẩu loại hình vận chuyển mà công ty lựa chọn là đường thủy. Khi hàng nhận hàng về thì khi vận chuyển hàng đến nơi khách hàng yêu cầu thì công ty vận chuyển bằng ô tô.
Hiệu quả đạt được trong quản trị vận chuyển:
Đối với khách hàng ở Hải Phòng, Quảng Ninh khi khách hàng đặt mua thang máy thì khi nhập hàng từ Trung Quốc về sẽ được đưa thẳng tới nơi khách hàng yêu cầu. Với việc lựa chọn loại hình vận chuyển là đương thủy trong nhập khẩu và cung cấp hàng cho khách là bằng ô tô sẽ đem lại hiệu qua cao trong cung ứng cho khách hàng ở khu vực Hải Phòng và Quảng Ninh.
• Đối với vận chuyển bằng đường thủy:
Do công ty chưa có bộ phận chuyên về logistics, đặc biệt là quản trị vận chuyển nên hiệu quả đạt được là chưa cao, việc thuê tàu gặp khá nhiều khó khăn do không hiểu sâu về nghiệp vụ. Mặt khác khi nhập hàng theo giá CIF công ty gặp một số bất lợi sau: phía Mitsubishi SMEC- Thượng Hải họ kết thúc trách nhiệm đối với hàng khi hàng đã được đưa qua khỏi lan can tàu ở cảng đi bên Trung Quốc, chứ không chịu trách nhiệm tới tận cảng đến ở Việt Nam. Mitsubishi SMEC- Thượng Hải chịu trách nhiệm mua bảo hiểm hàng, vì quyền lợi của người mua và nếu hàng bị hư, mất do tàu, công ty sẽ khiếu nại
người bảo hiểm để được bồi thường, chứ không khiếu nại Mitsubishi hãng SMEC- Thượng Hải. Điều này rất bất lợi cho công ty vì bảo hiểm do Mitsubishi hãng SMEC- Thượng Hải mua ở Trung Quốc sẽ rất mất thời gian để lấy được tiền bảo hiểm và giải quyết vụ việc.
• Chính sách đối với vận chuyển bằng ô tô:
-Mục đích: Hỗ trợ khách hàng về dịch vụ vận chuyển giao nhận nhằm tạo ra các giá trị gia tăng cho sản phẩm khi khách hàng mua sản phẩm tại công ty CPTM Kim Hoa.
-Đối tượng áp dụng: Tất cả các khách hàng mua sản phẩm tại công ty CPTM Kim Hoa Đối với các sản phẩm điện tử, điện lạnh, gia dụng:
-Khu vực áp dụng:
+ Nội thành thành phố Hà Nội (bao gồm các quận: Đống Đa, Ba Đình, Hoàn Kiếm, Hai Bà Trưng. Thanh Xuân, Hoàng Mai, Cầu Giấy, Long Biên).
+ Ngoại thành Hà Nội và các tỉnh thành khác thuộc Việt Nam. Đối với các sản phẩm thang máy, tấm ốp nhôm composite -Quy định chung:
+Ngay sau khi xác nhận việc mua bán giữa hai bên, tiến hành giao hàng ngay cho khách hàng theo đúng như thỏa thuận về phương thức và thời gian giao nhận vận chuyển đã được khách hàng thông qua.
Thông thường, công ty chỉ phục vụ bán hàng và giao hàng miễn phí cho khách hàng ở các quận nội thành thuộc khu vực Thành phố Hà nội. Đối với khách hàng ở ngoại thành và các tỉnh xa sẽ sẵn sàng phục vụ với chi phí giao hàng hợp lý nhất.
Khi đặt hàng, khách hàng phải điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết theo yêu cầu để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên công ty trong việc cung cấp hàng hóa và nhận thanh toán nhanh chóng. Công ty có quyền kiểm tra các thông tin này và có quyền từ chối đăng kí tài khoản không xác định rõ danh tính cũng như hủy bỏ các đơn đặt hàng không rõ ràng, công ty cũng không chịu trách nhiệm đối với những trường hợp giao hàng chậm trễ vì các thông tin do khách hàng cung cấp không chính xác.
+ Khách hàng cần biết thêm thông tin chi tiết hoặc có yêu cầu gì, thì liên hệ với công ty. -Các điều kiện khi áp dụng dịch vụ vận chuyển giao nhận
+ Khách hàng có thể lựa chọn hình thức "Tự vận chuyển" hoặc sử dụng "Dịch vụ vận chuyển giao nhận" của công ty. Việc này sẽ được thỏa thuận và thống nhất giữa khách hàng và nhân viên của công ty.
+ Khi khách hàng đã hoàn thành thủ tục thanh toán tại phòng kế toán hoặc ngay sau khi nhận được giấy báo nhận tiền từ ngân hàng hoặc tài khoản (đối với trường hợp bán hàng qua mạng), tiến hành vận chuyển giao hàng cho khách hàng. Công ty sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc hàng hoá đảm bảo chất lượng và đủ số lượng trong quá trình vận chuyển hàng hoá tới địa điểm nhận hàng của khách hàng
+ Nếu địa điểm giao hàng là ngoại thành Hà Nội hoặc các tỉnh phía Bắc hoặc nội thành Hà Nội nhưng địa điểm giao hàng khác với địa điểm thanh toán công ty sẽ thu tiền trước 100% giá trị hàng + phí vận chuyển trước khi giao hàng.
-Vận chuyển giao nhận miễn phí:
+ Trường hợp khách hàng đến mua hàng trực tiếp tại công ty:
- Đối với các khách hàng ở các quận nội thành Hà Nội khi mua thang máy do là mặt hàng có kích thước lớn công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển giao nhận tại nhà miễn phí.
- Đối với những khách hàng ở ngoại thành Hà Nội và các tỉnh phía Bắc Việc vận chuyển giao nhận sẽ được tính như sau:
+ Miễn phí 15 Km tính từ công ty đến địa chỉ của khách hàng.
- Đối với những khách hàng có đơn hàng lớn và có địa chỉ ở ngoại thành Hà Nội hoặc ở các tỉnh xa, công ty sẽ vận chuyển miễn phí 15 km đầu tính từ kho hàng của công ty. Các km tiếp theo khách hàng phải trả với mức phí vận chuyển công ty quy định
- Đối với những khách có đơn hàng nhỏ hoặc khu vực ngoại thành Hà Nội và các tỉnh thành khác thuộc Việt Nam công ty sẽ hỗ trợ vận chuyển giao nhận tại nhà với mức phí khách hàng phải trả theo quy định cho các mặt hàng vận chuyển bằng ô tô tính từ kho của công đến địa chỉ nhà khách hàng.
- Trường hợp khách hàng tự lắp đặt sản phẩm: Khách hàng tự chịu trách nhiệm về kỹ thuật cài đặt cũng như mọi rủi ro, sai lệch, thiệt hại liên quan đến sản phẩm.
+Các trường hợp vận chuyển ngoài 50km (1 chiều) sẽ áp dụng mức phí riêng.
+Chi phí cầu đường hoặc chi phí đường vào của thôn xã hoặc chi phí đỗ xe tại các chung cư do khách hàng tự thanh toán.
+Phương tiện vận chuyển miễn phí do công ty quyết định điều phối. -Thời gian giao hàng:
Về thời gian giao hàng cho khách hàng sẽ được tiến hành theo sự thỏa thuận giữa nhân viên của công ty và khách hàng trên cơ sở như sau:
- Khách mua hàng trước 14h00: giao hàng cho khách trong ngày.
*Một số lưu ý:
+ Khi khách hàng đã hoàn thành thủ tục thanh toán tại công ty, nhân viên của công ty có trách nhiệm thông báo trước thời gian giao nhận cho khách hàng.
+ Đối với trường hợp mua hàng qua mạng online nếu trong vòng 3 ngày khách hàng không chuyển tiền cho công ty có quyền hủy đơn hàng đó.
+ Chỉ chấp nhận những Đơn đặt mua hàng khi cung cấp đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại liên lạc, số điện thoại cố định (bắt buộc phải có đối với trường hợp mua hàng qua mạng). Sau khi khách đặt mua hàng, nhân viên công ty sẽ liên lạc để kiểm tra thông tin và các thỏa thuận có liên quan.
+ Hiện tại công ty chỉ phục vụ bán hàng online đối với khách hàng ở khu vực Hà Nội và các tỉnh thành khác thuộc nước Việt Nam.
3.3.3 Lựa chọn hãng vận tải:
Căn cứ để lựa chọn đơn vị vận tải:
-Căn cứ vào đặc trưng chi phí và dịch vụ các phương tiện vận tải để lựa chọn đơn vị vận tải đáp ứng nhu cầu dịch vụ với tổng chi phí thấp nhất.
-Căn cứ vào việc phân tích khả năng lợi nhuận để lựa chọn đơn vị vận tải ứng với trình độ dịch vụ tối ưu.
-Căn cứ vào việc phân tích tổng chi phí liên quan đến loại phương tiện vận tải. -Căn cứ vào tình hình phân bố khách hàng.
-Tổng chi phí vận chuyển: chi phí vận chuyển trực tiếp và các chi phí khác như: đóng gói, bốc dỡ, tiền cước vận chuyển và lộ trình vận chuyển của các hãng khác nhau là rất khác nhau. Vì vậy, người có nhu cầu vận chuyển cần thu thập đầy đủ thông tin về các hãng vận chuyển.
-Một yếu tố không kém phần quan trọng đó là mối quan hệ với các hãng vận tải, hãng vận tải thân quen, có nối quan hệ tốt thường tạo điều kiện thuận lợi cho công ty giải quyết tốt nhu cầu của mình.
-Ngoài ra cần căn cứ vào một số yếu tố khác như: +Mặt hàng nhập khẩu, cung ứng cho khách hàng. +Thời gian giao hàng cho khách hàng.
+Mức độ đảm bảo an toàn. +Chí phí phù hợp.
+Mức độ hài lòng với đơn vị vận tải lựa chọn: Công ty đã lựa chọn một số hãng vận tải sau:
• DANKO LOGISTIS CO, LTD. Ho Chi Minh branch Address: 386/7 Le Van Sy Street, Ward 14.
District 3, Ho Chi Minh City, Việt Nam
• Overseas Transport Corporation
2nd Floor, 89 Luong Dinh Cua Street , Phuong Mai Ward, Dong Da District, Hanoi , Vietnam .
Tel: 84.4.5.764186 ( 8 lines) Fax: 84.4.5.764165/64 Mob: 84 - 983 066 165
• Shenzhen A&E Container Transportation Co., Ltd - Shanghai Branch Tex:021-63550526-803/13917894045
Fax:021-63550527
Nhìn chung các hãng vận tải đáp ứng được yêu cầu về thời gian giao hàng của công ty, lộ trình vận chuyển, đảm bảo sự an toàn hàng hóa. Nhưng về chi phí vận chuyển còn khá cao, do giá xăng dầu ở Việt Nam tăng đột biến, thậm trí khó kiểm soát.
3.3.4 Nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu:
Nguồn hàng nhập khẩu: +Trung Quốc (thang máy hiệu Mitsubishi hãng SMEC- Thượng Hải.
Nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu của công ty CPTM Kim Hoa đươc thực hiện theo trình tự sau:
• Yêu cầu người bán thông báo bằng e-mail hoặc fax về toàn bộ thông tin về chuyến hàng.
• Liên lạc với đại diện hãng vận chuyển.
• Chuẩn bị bộ tờ khai hải quan theo quy định của hải quan Việt Nam.
• Hợp đồng (sao y bản chính).
• Khai báo hải quan qua mạng Internet.
• Làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu mà hàng đến.
• Ra kho hàng nhận hàng.
• Thuê chuyên chở về kho cơ quan hoặc khách hàng. Cụ thể:
• Yêu cầu người bán thông báo bằng e-mail hoặc fax về toàn bộ thông tin về chuyến hàng:
+Vận đơn, hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói. +Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
+Bảo hiểm nếu mua bằng giá CIF để xem có hợp không để nhận hàng.
• Liên lạc với đại diện hãng vận chuyển: +Lịch trình cập cảng, biên giới, bến đỗ. +Giao hàng tránh lưu kho.
• Chuẩn bị bộ tờ khai hải quan theo quy định của hải quan Việt Nam: +Tờ khai hải quan: 2 bộ chính.
+Phục lục tờ khai: 2 bộ (nếu hàng có nhiều danh mục). +Tờ khai trị giá tính thuế: 2 bộ chính.
• Hợp đồng (sao y bản chính):
+Hợp đồng thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao. +Chi tiết đóng gói: 1 bản chính, 1 bản sao. +Ủy quyền nhận hàng của đại lý hãng tàu.
• Khai báo hải quan qua mạng Internet.
Thực hiện khai báo cho hải quan biết về thời điểm và lịch trình chuyến tàu sẽ cập cảng.
• Làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu mà hàng đến.
Làm một số thủ tục cần thiết theo quy định của hải quan Việt Nam.
• Ra kho hàng nhận hàng.
Cử người ra kho hàng nhận hàng đã bốc dỡ: kiểm tra số hàng có bị hưng hại không…
• Thuê chuyên chở về kho cơ quan hoặc khách hàng:
Thuê phương tiện vận chuyển về kho hàng của công ty nếu hàng hóa chưa giao cho khách hàng.
Thuê phương tiện vận chuyển về kho hàng hoặc địa điểm của khách hàng nếu khách yêu cầu (hạn giao hàng).
• Khi hàng hóa nhập khẩu được thuê vận chuyển từ cảng về kho của công ty:
-Chuẩn bị giấy tờ hàng hóa liên quan: giấy nhận hàng, biên lait hu phí vận chyển.. -Làm đơn xin kiểm tra lai hàng tại kho riêng kèm theo hồ sơ thủ tục nhập khẩu hải quan nếu nguồn hàng được vận chuyển qua dường thủy.
-Hàng hóa được vận chuyển về kho được kiểm tra dưới sự giám sát của các bộ phận trong kho.
• Khi hàng hóa nhập khẩu về tại cảng thuê vận chuyển đến kho của khách hàng: -Chuẩn bị hàng hóa: hàng hóa được chuẩn bị đầy đủ về số lượng, chất lượng đã được ký kết trong hợp đồng, chuẩn bị các giấy tờ có liên quan tới hàng hóa, tiến hành vận chuyển hàng hóa về địa điểm giao hàng cho người vận chuyển.
-Xử lý các giấy tờ:Trước khi hàng hóa được giao cho người vận chuyển cần tiến hành giao các giấy tờ cần thiết cho người vận chuyển, đồng thời người vận chuyển cũng giao các giấy tờ có liên quan cho công ty để cả hai bên có thể tiến hành kiểm tra đồng thời lẫn nhau.
-Giao hàng cho người vận chuyển: Công tác này phải điều hành và giám sát của cả hai bên tham gia vận chuyển và giao hàng.
CHƯƠNG IV
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUẢN TRỊ VẬN CHUYỂN TRONG KINH DOANH XNK TẠI CÔNG TY CPTM KIM HOA