III. Kết quả điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn quy trình thực hiện hợp đồng chuyển giao công nghệ sản xuất bánh kẹo.
2. Phân tích kết quả điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn quy trình thực hiện hợp
đồng chuyển giao công nghệ sản xuất bánh kẹo
2.1. Xin giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng CGCN
Melchers là bên giao công nghệ từ nước ngoài, trong khi pháp luật Việt Nam yêu cầu bên xin giấy chứng nhận phải là bên nhận công nghệ, do đó trong công đoạn này, Melchers chỉ phải cung cấp thông tin về công nghệ, giúp đỡ bên nhận công nghệ hoàn thành việc xin giấy chứng nhận nhanh chóng hơn. Qua phỏng vấn, các cán bộ nhân viên của Melchers đều khẳng định bước này thường rất thuận lợi, tuy nhiên, đôi khi vẫn có sự sai lệch thông tin trong hợp đồng được đăng ký.
2.2. Mở L/C hoặc gửi chứng từ nhờ thu D/C:
100% các cán bộ kinh doanh đều cho rằng bước này thường không mắc phải sai sót gì. Điều này có được là do danh tiếng của Melchers trên thị trường công nghệ là rất lớn, các hợp đồng được ký kết với Melchers thường được khách hàng rất xem trọng và chuẩn bị kỹ càng. Bên cạnh đó, ngân hàng được lựa chọn là ngân hàng có uy tín và có kinh nghiệm làm việc cao, do đó việc mở L/C hay D/C được hỗ trợ ở mức tối đa, đem đến rất nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp.
2.3. Tiếp nhận thông tin cần thiết cho việc lắp đặt, sản xuất dây chuyền:
Trên thực thế tiến hành, trước khi ký kết hợp đồng, trong giai đoạn chào hàng của bên giao công nghệ (hoặc giai đoạn hỏi hàng của bên nhận công nghệ), hai bên doanh nghiệp đã có sự trao đổi về thông tin sản phẩm. Bên nhận công nghệ cung cấp mẫu sản phẩm muốn thực hiện, cùng với nguyên liệu mà bên nhận công nghệ muốn sử dụng cho bên giao CN. Bên giao công nghệ từ đó mà cho sản xuất thử, giao thành phẩm cho bên nhận công nghệ để đánh giá và lựa chọn.
Do đó, đa số nhân viên đều chỉ đánh giá bước này là bước cần thiết chứ không phải bước quan trọng nhất. Tuy vậy, hiệu quả thực hiện của bước này lại không cao do các nguyên nhân:
Bảng 3.3: Mức độ thường gặp, độ khó và hiệu quả xử lý các sự cố
Các sự cố Mức độ thường gặp TB Mức độ khó TB Đánh giá hiệu quả xử lý TB
Thiếu thông tin 4.0 3.2 4.7
Thông tin sai 3.2 4.2 4.5
Thiếu điều kiện trao đổi thông tin để
có sự thống nhất hai chiều 3.0 4.2 4.3
Kỳ vọng của khách hàng quá lớn 4.5 4.6 4.0
Thay đổi thông tin 4.5 4.6 3.5
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm Do sự không thống nhất về thông tin của bên nhận công nghệ, dẫn đến việc thu thập thông tin bị kéo dài. Bên cạnh đó, chất lượng của thông tin từ phía khách hàng thường không cao do sản phẩm cuối cùng là bánh kẹo, độ ngọt, độ tan cho vừa miệng cả khách hàng là những khái niệm rất định tính, phải thử nghiệm nhiều lần mới tìm được độ và lượng phù hợp. Ngoài ra, kỳ vọng của khách hàng dẫn đến sự chủ quan trong đánh giá cũng là một vấn đề thường gặp. Đây là những vấn đề mà công ty cần phải tìm cách khắc phục để tránh bị chậm hợp đồng.
2.4. Sản xuất dây chuyền, máy móc thiết bị
Bước này trong hợp đồng chuyển giao công nghệ được coi như là bước chuẩn bị hàng hóa trong các hợp đồng kinh tế thông thường. Các nhân viên của Melchers đánh giá trong bảng câu hỏi trắc nghiệm và trả lời phỏng vấn một cách tự hào rằng Melchers có thâm niên trong việc sản xuất dây chuyền thiết bị với các quy chuẩn quốc tế. Không nhiều lỗi được tìm thấy trong bước này, đa số là các lỗi nhỏ về sai sót kỹ thuật, nhầm lẫn thông tin, đơn hàng, tuy nhiên đều được khắc phục nhanh chóng và chưa để lại ảnh hưởng gì liên quan tới thời gian giao hàng cho bên nhận công nghệ.
2.5. Giao hàng và các thủ tục liên quan
Công ty Melchers không trực tiếp thực hiện việc giao hàng và làm các thủ tục về bảo hiểm, hải quan mà giao cho một công ty dịch vụ vận chuyển. Công ty
vận chuyển này thực hiện mọi nghĩa vụ như hợp đồng đã ký kết với bên nhận công nghệ. Theo các cán bộ nhân viên tại Melchers, nhờ sử dụng loại hình dịch vụ này, Melchers tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí, phản hồi của khách hàng mua công nghệ cũng rất tích cực nhờ đúng thời gian và thiết bị máy móc được đảm bảo an toàn. Độ hiệu quả trung bình mà bước này được đánh giá là mức 5.0, mức hiệu quả cao nhất.
2.6. Lắp đặt dây chuyền thiết bị
100% nhân viên được phỏng vấn và làm phiếu điều tra đều cho rằng đây là công đoạn rất quan trọng (mức độ 5). Theo kết quả phỏng vấn, kỹ sư Nguyễn Minh An cho biết sự cố thường gặp nhất và cũng rất khó xử lý là việc kỹ sư bên nhận thiếu kiến thức chuyên môn cần thiết, ngoài ra còn một số trường hợp kỹ sư bên nhận công nghệ không hợp tác với chuyên gia nước ngoài do bất đồng về ngôn ngữ và quan điểm.
Ngoài ra còn có các sự cố sau:
Bảng 3.4: Mức độ thường gặp, độ khó và hiệu quả xử lý các sự cố
Các sự cố Mức độ thường gặp TB Mức độ khó TB Đánh giá hiệu quả xử lý TB Điều kiện cơ sở hạ tầng bên nhận
công nghệ không đáp ứng 2.7 3.8 4.6
Điều kiện lắp đặt chưa đảm bảo (Độ
ẩm, nhiệt độ phòng,…) 2.6 3.2 4.7
Kỹ sư bên nhận thiếu kiến thức 3.7 4.6 3.2
An toàn lao động 2.2 4.8 4.8
Vấn đề bí quyết sản xuất 4.2 4.7 3.2
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm Sự cố về điều kiện lắp đặt được các kỹ sư của Melchers đánh giá rằng những năm gần đây đã ít gặp hơn, nhờ điều kiện đã được nâng cao hơn rất nhiều. Trong 2 năm vừa qua, cơ sở vật chất tại các nhà máy xí nghiệp sản xuất bánh kẹo Việt Nam đã cải thiện đáng kể, các điều kiện lắp đặt như trong hợp đồng đã nêu được bên nhận công nghệ chuẩn bị tốt, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Vấn đề lớn thường gặp phải là bên nhận rất coi trọng việc bảo vệ bí quyết ản xuất của mình. Đối với ngành công nghiệp sản xuất thực phẩm nói chung và bánh kẹo
nói riêng, thì bí quyết sản xuất là một điều rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, sức cạnh tranh, chỗ đứng trên thị trường. Khi lắp đặt dây chuyền thiết bị, các kỹ sư và chuyên gia phải đảm bảo không có ghi chép riêng về nguyên liệu hay quy trình pha chế đặc biệt, các giấy tờ đều phải xem xét cẩn thận.
2.7. Đào tạo, chuyển giao công nghệ đi kèm dây chuyền
Công nghệ mà Melchers chuyển giao không chỉ là công nghệ đi kèm thiết bị như các công nghệ sấy, lọc, công nghệ tạo xốp… mà còn có những bí quyết để bánh kẹo được thơm như giữ nhiệt độ bao nhiêu trong quá trình sấy và sấy trong bao nhiêu lâu, để có độ ngọt mát thì cần có thêm điều kiện gì trong khâu bao bì….
Ngoài các sự cố thông thường như kỹ sư bên nhận thiếu năng lực, kiến thức chuyên môn, qua phỏng vấn, kỹ sư và nhân viên phòng kế hoạch của Melchers còn đưa ra các sự cố như : Chi phí phát sinh cho chuyên gia và lịch làm việc của chuyên gia bị thay đổi. Những sự cố này có nguyên nhân xuất phát từ những thay đổi trong khâu kế hoạch của bên nhận (hoặc bên giao) công nghệ. Chuyên gia đến chuyển giao và đào tạo là chuyên gia nước ngoài chứ không phải kỹ sư Việt Nam, do đó phải sắp xếp lịch trình bao gồm ăn ở, đi lại và cả thời khóa biểu đào tạo. Nếu có bất cứ sự thay đổi nào trong lịch làm việc, chuyên gia phải sắp xếp lại lịch và có thể phải mất 1-2 tháng sau, chuyên gia đào tạo mới quay lại Việt Nam để tiếp tục đào tạo được. Điều này gây tổn thất cả về thời gian và chi phí cho hai bên chủ thể của hợp đồng.
Bên cạnh đó, sau quá trình đào tạo, thông thường sẽ có những bài test để đánh giá kết quả đào tạo, bài test này có mục đích để chuyên gia đào tạo đánh giá được mức độ tiếp thu về quy trình công nghệ của bên nhận, tuy nhiên các kỹ sư bên nhận lại sợ ảnh hưởng tới đánh giá của người quản lý đối với họ, làm giảm thu nhập nên làm test không trung thực, ảnh hưởng đến việc đánh giá của chuyên gia. Điều này gây khó khăn cho việc tổng hợp thông tin của Melchers, lấy kinh nghiệm cho những lần chuyển giao sau.
Bảng 3.5: Mức độ thường gặp, độ khó và hiệu quả xử lý các sự cố
Các sự cố Mức độ
xử lý TB
Kỹ sư bên nhận thiếu năng lực 3.7 4.5 3.2
Chi phí phát sinh cho chuyên gia 3.7 3.7 4.6
Thay đổi lịch làm việc của chuyên
gia 3.2 4.2 3.7
Đánh giá kết quả không chính xác 4.2 3.5 4.6
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm
2.8. Nghiệm thu kết quả chuyển giao
Công đoạn nghiệm thu trên thực tế là sự diễn ra độc lập của hai bên để sau đó có sự so sánh đối chiếu về kết quả. Theo bảng trắc nghiệm, các nhân viên cho rằng sự cố thường xảy ra nhất là sai số liệu, hai nguyên nhân chính là do sự nhầm lẫn của người nghiệm thu và do số liệu bên nhận công nghệ đã cung cấp sai. Việc xử lý vấn đề này rất mất thời gian do còn phải dò các số liệu lại cho chính xác, có trường hợp phải tiến hành chạy thử lại để đánh giá chính xác.
Bảng 3.6: Mức độ thường gặp, độ khó và hiệu quả xử lý các sự cố
Các sự cố Mức độ
thường gặp TB
Mức độ
khó TB Đánh giá hiệu quả xử lý TB
Nhầm lẫn thứ tự nghiệm thu giai đoạn 2.2 2.7 4.2
Sai số liệu 4.7 3.7 3.5
Kết quả nghiệm thu hai bên khác nhau 2.5 3.5 3.7
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm
2.9. Bảo hành, khiếu nại
Theo phiếu điều tra trắc nghiệm, việc khiếu nại không thường xuyên xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Do yêu cần lắp đặt, đào tạo, nghiệm thu đều do hai bên cùng bàn bạc và làm việc, thực hiện, do đó những khó khăn, vấn đề khúc mắc đều được giải quyết ngay trong khi thực hiện hợp đồng.
Thời hạn bảo hành cho máy móc thiết bị nói chung trung bình là 3 năm kể từ ngày ký kết hợp đồng. Quá trình điều tra cho thấy dịch vụ sau bán của Melchers luôn được đánh giá rất tốt. Hiện tại, chưa có vụ việc nào tại Việt Nam phải đưa ra giải quyết bằng pháp luật.