Sau khi làm thủ tục hải quan xong, thông thường công ty thường sử dụng phương tiện vận tải bằng đường bộ để chuyển hàng hóa về tới kho. Tại công ty Makxim, toàn bộ quá trình nhận hàng tại cảng và chuyển hàng về tới kho, công ty đều ủy quyền cho hãng vận tải của mình. Để hãng vận tải có thể làm việc dễ dàng với các cơ quan chức năng, công ty phải lập 02 giấy ủy quyền cho hãng vận tải. 01 bản được lưu tại bộ hồ sơ hải quan, 01 bản hãng vận tải giữ lại nhằm
thuận tiện trong việc lưu thông trên đường. Công ty thường nhận hàng và kiểm hàng ngay khi hàng vừa về tới kho. Tìm hiểu thêm thì em được biết công ty chưa bao giờ thuê tổ chức giám định, thông thường công ty tự tiến hành kiểm tra hàng hóa. Có lẽ do công ty có mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.
Trong quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng, một số khó khăn công ty hay gặp phải:
Số lần xuất hiện %
nhan hang thieu 2 40.0
nhan hang muon 2 40.0
nhan hang sai quy cach 1 20.0
Tổng 5 100.0
Dựa vào bảng thống kê ta thấy đa số công ty thường bị nhận hàng thiếu hoặc hàng về muộn. Đối với vấn đề hàng về bị thiếu, nếu lô hàng đó được phân vào luồng xanh thì doanh nghiệp không phải chịu phạt nhưng nếu bị phân vào luồng vàng thì ngoài việc phát sinh chi phí nộp phạt, doanh nghiệp còn bị chậm trễ giao hàng tới cho khách hàng. Khi phát sinh các vấn đề trên, công ty cần tìm hiểu xem nguyên nhân là do đâu, có thể do bên bán, bên vận chuyển để có biện pháp xử lý và khiếu nại kịp thời. Nguyên nhân chủ yếu là do bên XK. Mối quan hệ làm ăn lâu dài mang đến nhiều thuận lợi cho công ty nhưng cũng mang lại cho công ty nhiều vấn đề nghiêm trọng.
3.3.6 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Thông thường, căn cứ vào kết quả giám định khiếu nại và những quy định trong hợp đồng, nếu thấy phát sinh khiếu nại thì phòng XNK sẽ thực hiện nhiệm vụ khiếu nại. Hồ sơ khiếu nại bao gồm:
- Bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ liên quan.
Thực tế, khi được hỏi, 80% nhân viên cho biết đã từng khiếu nại một số lần. Bởi lẽ khi rủi ro xảy đến với công ty thì lúc này công ty phải xem xét, tìm hiểu nguyên nhân do ai và vì sao để tìm cách giải quyết phù hợp. Các nhân viên được điều tra cho rằng 60% các vụ khiếu nại là khiếu nại bên bán, 40% khiếu nại bên vận chuyển. Nguyên nhân là do bên XK và công ty có mối quan hệ làm ăn đã lâu dài nên thường cả nể nhau. Khi phát sinh những khiếu nại, công ty và đối tác thông thường cùng nhau thương lượng, giải quyết trên cơ sở hòa bình, hữu nghị, hai bên có lợi. Và chưa bao giờ công ty nhờ tới sự giúp đỡ của các tòa án kinh tế hay trọng tài.
THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG MÁY LỌC NƯỚC TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MAKXIM