Trong các giao dịch TMQT, phương thức thanh toán chủ yếu được các doanh nghiệp sử dụng là tín dụng chứng từ. Công ty Makxim cũng vậy, các nhân viên trong công ty cho biết với hình thức thanh toán này rủi ro được chia đều cho cả bên bán và bên mua. Các bước mở LC:
Bước 1: Làm thủ tục vay vốn tại ngân hàng.
Phòng XNK soạn yêu cầu mở thư tín dụng tại ngân hàng mà người bán đã thỏa thuận lựa chọn khi ký kết hợp đồng và chuyển hồ sơ mở LC cho phòng tài chính - kế toán. Sau đó phòng tài chính kế toán sẽ làm việc trực tiếp với ngân hàng để
mở thư tín dụng đúng thời hạn đã lựa chọn từ trước. Trước khi đưa đơn mở thư tín dụng, công ty sẽ gửi tới ngân hàng một phương án vay vốn nhập khẩu. Thông thường công ty đề nghị vay vốn bằng trị giá vốn nhập khẩu. Các ngân hàng công ty thường thực hiện mở LC:
- Ngân hàng Sacombank - Ngân hàng Vietcombank Bước 2: Viết đơn xin mở LC
Đơn xin mở LC theo mẫu của từng ngân hàng. Nội dung chủ yếu là: tên ngân hàng mở LC, loại LC, tên người thụ hưởng, người mở LC, số ngày phát hành, ngày hết hiệu lực LC, tên hàng, đơn giá, trị giá, quy cách phẩm chất, thời hạn giao hàng, thanh toán, bảo hành, điều kiện giao hàng, cảng đến, cảng đi, chứng từ được yêu cầu, số tiền được ký quỹ...
Trong quá trình thu thập phiếu điều tra, em thấy rằng, 100% các giao dịch nhập khẩu máy lọc nước công ty đều sử dụng LC không hủy ngang. LC không hủy ngang phổ biến trong hầu hết các giao dịch TMQT. Nó đảm bảo quyền lợi cho cả bên bán và bên mua. Sau khi mở thư tín dụng, công ty có trách nhiệm thông báo với bên XK Singapo tiếp tục thực hiện nghĩa vụ của mình.
Bước 3: Nộp bộ hồ sơ xin mở LC và lệ phí mở LC. Hiện tại, bộ hồ sơ đầy đủ xin mở L/C của công ty bao gồm:
- Đơn yêu cầu mở L/C
- Hợp đồng ngoại thương gốc (trường hợp ký hợp đồng qua FAX thì đơn vị phải ký và đóng dấu trên bản phôtô).
- Cam kết Thanh toán, Hợp đồng Tín dụng (trường hợp vay vốn), công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của ngân hàng mở LC (trường hợp mở L/C trả chậm).
- Bản giải trình mở L/C do phòng Tín dụng của Chi nhánh lập được Giám đốc chi nhánh hoặc người được Giám đốc uỷ quyền phê duyệt (trường hợp ký quỹ dưới 100% trị giá L/C).
giao dịch lần đầu với ngân hàng, các công ty thường phải ký quỹ với tỷ lệ 100% giá trị LC. Tuy nhiên, công ty Makxim, sau một thời gian hoạt động đã có mối quan hệ với các ngân hàng nên công ty chỉ phải ký quỹ 10% giá trị LC, với lệ phí 0,15% giá trị LC. Đối với LC trả chậm, công ty còn phải trả thêm 0,2% - 0.5% giá trị LC cho mỗi quý tùy theo mặt hàng nhập khẩu.
Theo số liệu điều tra, 80% nhân viên đánh giá quá trình mở LC là khá, số còn lại đánh giá trung bình, không có ai đánh giá kém. Lý do là, các nhân viên phòng tài chính kế toán có kinh nghiệm và nắm vững quy trình làm việc với ngân hàng nên các bước đều chính xác, tuy nhiên phòng XNK lập nên hợp đồng thương mại, nhưng phòng tài chính kế toán là phòng trực tiếp làm việc với ngân hàng, nhưng cho nên không tránh khỏi nhầm lẫn hoặc sai xót trong khâu viết đơn xin mở LC.
Số lần xuất hiện %
viet sai don xin mo LC 3 60.0
thieu ban giai trinh mo LC 1 20.0
thieu cam ket thanh toan 1 20.0
Tổng 5 100.0
Bảng trên là những thiếu sót mà công ty hay mắc phải khi làm thủ tục mở LC của công ty cổ phần thương mại và XNK Makxim.
3.3.3 Kiểm tra chứng từ và thanh toán
Như đã nói ở bước 1, mặt hàng máy lọc nước được công ty thanh toán bằng hình thức LC không hủy ngang, tùy từng lô hàng và tại các thời điểm khác nhau mà hai bên thỏa thuận trả tiền ngay hay trả tền chậm.
Với LC không hủy ngang, trả tiền ngay (at sight) thì bên NK và ngân hàng sẽ thống nhất với nhau về thời gian và số lượng tiền thanh toán cụ thể là: Khi nộp bộ hồ sơ mở L/C thì công ty phải nộp ngay 10% ký quỹ lần đầu cho ngân hàng,
sau đó ngân hàng mới tiến hành làm thủ tục L/C và phát hành L/C gốc. Thanh toán đợt 2 được tiến hành dựa trên các điều khoản quy định trong hợp đồng, thông thường là sau khi bộ chứng từ gốc về tới ngân hàng cấp phát. Lúc đó công ty phải nộp nốt 20% cho ngân hàng để ngân hàng thanh toán toàn bộ giá trị của lô hàng cho nhà XK. Điều này đồng nghĩa với việc ngân hàng cho công ty NK vay 70% trên tổng giá trị lô hàng (phương án vay vốn và các thoả thuận vay vốn phụ thuộc vào mối quan hệ giữa doanh nghiệp và ngân hàng). Quá trình thanh toán và quá trình giao hàng là hai khâu hoàn toàn tách biệt nhau về mặt thời gian. Tức là khi Ngân hàng cấp phát nhận được bộ chứng từ gốc thì bắt buộc trong 5 ngày phải thanh toán toàn bộ giá trị của L/C một cách vô điều kiện, kể cả trong trường hợp hàng chưa về tới cảng đến hoặc đang trên đường vận chuyển.
Khâu thanh toán này phải được thực hiện trước khi làm thủ tục hải quan. Khi bộ chứng từ gốc về tới ngân hàng thì phòng thanh toán quốc tế phải có trách nhiệm kiểm tra cùng doanh nghiệp về các điều khoản và điều kiện ghi trên bộ chứng từ đó. Nếu trong trường hợp nó ảnh hưởng tới quyền lợi của bên mua hoặc làm ảnh hưởng đến thời gian giao hàng thì doanh nghiệp phải có biện pháp chỉnh sửa hoặc cùng bên bán đàm phán lại cho hài hoà quyền lợi của hai bên.
Với LC không hủy ngang, trả chậm, trình tự thanh toán diễn ra như trên, nhưng thời điểm thanh toán là theo thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng và phương tiện thanh toán (hối phiếu).
Và theo thống kê một số hợp đồng trong năm 2009, em thấy 87.5% số hợp đồng thỏa thuận trả sau, 20% số hợp đồng thỏa thuận trả ngay. Chủ yếu các lô hàng thỏa thuận trả ngay đều là các lô hàng cần nhập về gấp chuẩn bị cho hội chợ Xuân, gần dịp Tết nguyên đán. Hầu hết các lô hàng này không được nhập từ những khách hàng làm ăn lâu năm nên nhà cung ứng yêu cầu trả ngay. Cũng trong các dịp tham gia hội chợ Xuân, một lực lượng lớn nhân viên tham gia vào hoạt động nhập khẩu hàng hóa nên không tránh khỏi những nhân viên bổ sung này không nắm rõ tình hình nhập khẩu của cả quá trình nên 20% nhân viên lựa
chọn thời điểm thanh toán tiền hàng là trả ngay, 80% nhân viên lựa chọn trả sau. Toàn bộ quá trình thanh toán bằng LC đều do ngân hàng đảm nhiệm, nhiệm vụ của doanh nghiệp chỉ là làm đúng thủ tục mở LC, viết chính xác đơn xin mở LC và kết hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ thanh toán của nhà XK.
Trong khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, công ty thường thấy có những sai sót nghiêm trọng như sau:
Số lần xuất hiện %
thieu hoa don thuong mai 2 40.0
thieu hoac sai thong tin tren hoi phieu 1 20.0 thieu hoac sai thong tin tren van don 2 40.0
Tổng 5 100.0
Những sai sót này đều xuất phát từ bên XK, nếu bộ chứng từ bên XK cung cấp không đúng, ngân hàng mở LC sẽ không chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên, với những sai sót mà nhà cung cấp của công ty Makxim mắc phải như trên, nếu ngân hàng mở LC hoặc công ty Makxim không kiểm tra kỹ có thể ảnh hưởng tói lợi ích của chính mình. Chẳng hạn 40% số người chọn thiếu hoặc sai thông tin trên hóa đơn thương mại. Những bất hợp lệ trên hóa đơn thương mại là:
- Tên và địa chỉ của các bên có liên quan được ghi trên hoá đơn thương mại khác với L/C và các chứng từ khác.
- Số bản hoá đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C.
- Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hoá, tổng trị giá, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá trên hoá đơn không chính xác với nội dung của L/C.
- Số L/C và ngày mở L/C không chính xác.
- Các dữ kiện về vận tải hàng hoá không phù hợp với B/L. - Không có chữ ký theo quy định của L/C.
Hoặc 40% số người chọn thiếu hoặc sai thông tin trên vận đơn. Những bất hợp lệ trên vận đơn mà công ty gặp phải:
- Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp theo quy định của L/C
- Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập( chữ ký và con dấu)
-Vận đơn thiếu tính chính xác thực do người lập vận đơn không nêu rõ tư cách pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chở lô hàng này
- Số L/C và ngày mở L/C không chính xác
- Các điều kiện dóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không theo đúng quy định của L/C
- Số hiệu container hay lô hàng không khớp với các chứng từ khác như chứng từ bảo hiểm, hoá đơn..