Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan. Hồ sơ hải quan bao gồm: - Hợp đồng nhập khẩu: 01 bản sao
- Hóa đơn thương mại: 01 bản chính, 01 bản sao
- Bản chi tiết đóng gói hàng hóa: 01 bản gốc, 01 bản sao - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
- Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hóa
- Vận đơn: 01 bản sao có ký hậu của ngân hàng và có xác nhận của hãng tàu
- Tờ khai phụ (trị giá tính thuế): 01 bản - Lệnh giao hàng: 01 bản sao
- Giấy ủy quyền: 02 bản. - Bản kê khai thủ tục: 01 bản
Sau khi cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ trên, cơ quan hải quan chấp nhận, công ty nhận mã số tờ khai, khai báo và bổ sung vào hồ sơ hải quan để làm căn cứ phân loại luồng hồ sơ hàng hoá.
Ở bước này, 40% số người lựa chọn công ty thường thiếu vận đơn có ký hậu của ngân hàng. Chứng từ này rất quan trọng, nếu không có, hàng của công ty không thể thông quan. Để có được chứng từ này, công ty phải gửi tới ngân hangfthuw phát hanh bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn và bên trong thư nêu rõ những lý do mà công ty cần ngân hàng làm như vậy. Công ty không dễ dàng lấy được chứng từ này nên thường nộp sau.
20% số người lựa chọn bộ hồ sơ hải quan của công ty thiếu giấy ủy quyền. Đây là giấy ủy quyền cho hãng vận tải nhận hàng giúp doanh nghiệp. Nguyên nhân thiếu giấy tờ này là nhân viên hải quan của công ty vì nhiều lý do không thể tiến hành khai hải quan nên các nhân viên viên khác làm thay. Vì không quen nghiệp vụ nên các nhân viên này thường thiếu 01 bản giấy ủy quyền.
20% số người lựa chọn công ty thường thiếu phụ lục chi tiết các mặt hàng nhập khẩu đối với những đợt công ty nhập quá 03 mặt hàng.
Bước 2; Khai báo và nộp hồ sơ hải quan.
Theo kết quả điều tra, có 100% phiếu điều tra cho biết công ty sử dụng cả 2 hình thức khai hải quan trực tiếp và khai hải quan điện tử. Tuy nhiên hiện nay để tiết kiệm thời gian và thuận lợi hơn, công ty sử dụng hình thức khai nhập khẩu chuyển tiếp, có nghĩa là công ty chỉ cần khai báo tại cảng Gia Thụy - cảng nội địa và mọi thông tin sẽ được chuyển cho cảng Hải Phòng sau đó hàng vẫn tiếp tục được vận chuyển về kho của công ty.
Ngoài khai báo hải quan, nhân viên của công ty còn tự phân loại hàng hóa, áp mã hàng hóa, áp thuế NK.
Ở bước này, công ty chưa gặp khó khăn gì do mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan nên thường được ưu tiên và hướng dẫn cụ thể từng lần nhập hàng.
Bước 3: Phối hợp hải quan để thông quan
60% lô hàng của công ty được phân vào luồng xanh, 40% lô hàng của công ty bị phân vào luồng đỏ. Nguyên nhân có lẽ do doanh nghiệp thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với cơ quan hải quan. Những đợt hàng bị chuyển sang luồng vàng là do doanh nghiệp nhập cùng lúc nhiều mặt hàng khác nhau nên cơ quan hải
quan cần kiểm tra chi tiết hồ sơ.
Đối với những lô hàng được phân vào luồng xanh thì doanh nghiệp tiến hành bước 4.
Đối với những lô hàng bị phân vào luồng vàng thì cơ quan hải quan cần tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.
Bước 4: Chấp hành các nghĩa vụ về thuế và nộp lệ phí
Thông thường trong toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa, khâu quan trọng nhất là làm thủ tục hải quan. Vì vậy khi đã được ký thông quan, các doanh nghiệp đều nhanh chóng hoàn thành nghĩa vụ nộp lệ phí của mình.
Bước 5: Thông báo tới các bên liên quan
Sau khi đã thực hiện xong các bước để thông quan hàng hoá, bộ phận xuất nhập khẩu của công ty cổ phần Makxim thông báo đến các phòng ban để tất cả các bộ phận nắm rõ về hiện trạng hàng hoá để có kế hoạch kinh doanh phù hợp. Cụ thể là thông báo cho bộ phận kinh doanh của công ty, thông báo cho bộ phận tài chính về các nghĩa vụ thuế, lệ phí thực hiện đến đâu.. Đồng thời thông báo cho đối tác phía Singapo về lô hàng nhập khẩu về chất lượng, tiêu chuẩn có đúng như yêu cầu đưa ra không.
Thông thường, công ty thông báo lại cho đối tác sau khi hàng đã được chuyển về kho vì công ty nhận hàng hóa tại kho của mình. Toàn bộ rủi ro trên đường vận chuyển từ Hải Phòng về kho do hãng vận chuyển chịu trách nhiệm.
80% nhân viên đánh giá bước làm thủ tục hải quan của công ty là tốt, số còn lại cho rằng khá.