- Hạch toán số lợng lao động là hạch toán về từng loại lao động theo tay nghề, công việc, trình độ, độ tuổi.
- Hạch toán về thời gian lao động là việc ghi chép theo dõi kịp thời số ngày giờ làm việc thực tế của từng nhân viên, từng bộ phận trong công ty. Thực hiện theo đúng quy định của nhà nớc thảo thuận theo lao động tập thể, mỗi ngày làm việc 8 tiếng/1 ngày và 6 ngày/tuần.
Chứng từ hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công bảng này đợc lập riêng cho từng bộ phận trong đó ghi rõ ngày làm, nghỉ việc của ngời lao động, để từ đó có căn cứ tính trả lơng cho từng ngời trong công ty
- Hạch toán kết quả lao động là việc theo dõi, ghi chép kết quả của từng lao động, từng cán bộ công nhân viên đợc biểu hiện bằng chất lợng các công trình hoàn thành và tiến độ hoàn thành công trình. Hạch toán kết quả lao động đợc hạch toán trên chứng từ nh phiếu xác nhận hoàn thành công việc,…. Đây sẽ là cơ sở để tính lơng cho phù hợp, kích thích tinh thần làm việc của công nhân. 2.5.2. Các loại chứng từ sổ sách mà công ty dùng trong tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Công ty TNHH Bình Minh EPC là một công ty áp dụng đúng và đầy đủ các chứng từ và sổ sách theo đúng quy định của pháp luật mà nhà nớc quy định. Những chứng từ chủ yếu mà công ty sử dụng trong kế toán tiền lơng là:
+ Bảng chấm công (Mẫu số 01a - LĐTL):
Mục đích: Bảng này dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hởng BHXH,… để có căn cứ tính trả lơng, BHXH trả thay lơng cho ngời lao động.
Phơng pháp: Hằng ngày tổ trởng ở các phòng ban hoặc ngời đợc uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công của ngời lao động theo từng ngày. Cuối tháng ngời chấm công và ngời phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công rồi chuyển bảng chấm công và các chứng từ khác có liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu và tính lơng, BHXH cho ngời lao động.
+ Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b- TĐTL)
Mục đích: Theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho ngời lao động trong đơn vị.
Phơng pháp: Hàng ngày tổ trởng hoặc ngời đợc ủy quyền căn cứ vào số giờ làm thêm thực tế công việc theo yêu cầu của bộ phận mình để chấm công làm thêm giờ cho tong ngời trong ngày. Cuối tháng ngời chấm công, phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công làm thêm giờ và chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu và tính lơng.
+ Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu 02 - LĐTL):
Mục đích: Đây là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lơng, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lơng cho ngời lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lơng cho ngời lao động làm việc trong doanh nghiệp đồng thời cũng là căn cứ để thống kê về lao động tiền lơng.
Phơng pháp: bảng thanh toán tiền lơng đợc lập hàng tháng. Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lơng là bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành,…
Cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán tiền lơng lập bảng thanh toán tiền lơng, chuyển cho kế toán trởng duyệt làm căn cứ để làm phiếu chi và phát lơng, bảng lu lại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lơng thì ngời lao động phải trực tiếp ký vào cột ký nhận.
+ Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số 06 – LĐTL)
Mục đích: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền lơng, tiền công làm thêm giờ mà ngời lao động đợc hởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải kèm theo bảng chấm công làm thêm giờ của tháng đó, có chữ ký đầy đủ của ngời lập biểu , kế toán trởng, giám đốc hoặc ngờ đợc ủy quyền duyệt.
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05 – LĐTL) Mục đích: Là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân ngời lao động, làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng hoặc tiền công cho ngời lao động.
45 Họ và tên: Đặng Ngọc Ánh
Phiếu này do ngời giao việc lập thành 2 liên: Liên 1 lu liên 2 chuyển đến kế toán tiền lơng để làm thủ tục thanh toán cho ngời lao động. Trớc khi chuyển đến kế toán phải có chữ ký đầy đủ của ngời giao, ngời nhận viêc, ngời kiểm tra chất lợng và ngời duyệt.
+ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (Mẫu số 07 – LĐTL)
Mục đích: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền đã thanh toán cho ngời đợc thuê để thực hiện những công việc không lập đợc hợp động: Lao động bốc vác, xây công trình…
Chứng từ do ngời thuê lao động lập, ghi họ và tên ngời thuê thuộc bộ phận nào, ghi rõ nội dung, địa điểm và thời gian thuê.
+ Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH (Mẫu số 11 – LĐTL):
Mục đích: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lơng, tiền công thực tế phải trả ngời lao động, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối t- ợng sử
dụng lao động.
Nội dung của bảng: Hàng tháng kế toán tiền lơng tiến hành tổng hợp và phân bổ tiền lơng thực tế phải trả cho cán bộ công nhân viên của công ty và tính toán các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo mức độ trích quy định.
Phơng pháp lập bảng: Lập bảng phân bổ tiền lơng dựa trên bảng tiền lơng hạch toán chi phí sản xuất để từ đó tính ra tổng tiền lơng thực tế phải trả cho công nhân viên trong toàn bộ công ty theo công việc của mỗi ngời lao động.
+ Hợp đồng giao khoán – Mẫu số 08-LĐTL
+ Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán – Mẫu số – 09- LĐTL
Khi thanh toán với ngời lao động thì kế toán sử dụng: Phiếu chi, giấy báo nợ,… cho ngời lao động đồng thời đây cũng là cơ sở để các cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện các quy định của công ty đối với nhà n- ớc.
Đối với các khoản trích theo lơng bao gồm có: BHXH, BHYT, KPCĐ thì đ- ợc tính trên tiền lơng của ngời lao động với tỷ lệ % khác nhau theo quy định. Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ hợp lệ nh:
+ Biên bản điều tra tai nạn lao động + Bảng thanh toán BHXH
Sổ cái TK 334
Sổ cái TK 338
Sử dụng quỹ lơng
Tiền lơng của công ty là toàn bộ số tiền lơng trả cho công nhân viên do công ty quản lý, sử dụng và chi trả. Quỹ lơng bao gồm:
Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm việc thực tế.
Các khoản phụ cấp nh: Phụ cấp thờng xuyên, phụ cấp ăn ca, phụ cấp trách nhiệm,…
Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian lao động do những nguyên nhân khách quan nh: Đi học, nghỉ phép…
2.4.Sơ đồ các sổ kế toán và trình tự vào sổ
Ghi chú :
47 Họ và tên: Đặng Ngọc Ánh
Phiếu nghiệm thu, Bảng chấm công, Phiếu nghỉ hởng BHXH
Bảng thanh toán lơng Sổ chi tiết thanh toán với CNV Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH Bảng tổng hợp lơng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết các TK 622, 642 Sổ cái TK 334, 338
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
2.6. Tính lơng và BHXH phải trả cho công nhân viên.
2.6.1.Phơng pháp tính lơng.
Công ty TNHH Bình Minh thực hiện hai phơng pháp tính lơng cho công nhân viên đó là: Tính lơng thời gian và tính lơng theo sản phẩm.
* Phơng pháp tính lơng theo thời gian.
Lơng thời gian = Số ngày làm việc thực tế x Đơn giá lơng một ngày công
Trong đó : Đơn giá một ngày
công =
Mức tiền lơng cơ bản + các khoản phụ cấp lơng 26 ngày
Căn cứ vào bảng chấm công tháng 4 của phòng kỹ thuật, kế toán sẽ lập bảng thanh toán tiền lơng.
Ví dụ: Dựa vào bảng chấm công của phòng kỹ thuật ta có thể tính lơng của ông Trần Văn Phòng – Giám đốc công ty nh sau:
Số ngày làm việc thực tế trong tháng 4 là 26 ngày công. Mức lơng cơ bản là: 3.652.000 đồng.
Lơng của ông
Trần Văn Phòng =
3.652.000 x 26 = 3.652.000 (đồng)
26
Tiền điện thoại + công tác phí: Là số tiền đ ợc hởng theo chức vụ của từng ngời.
Tiền điện thoại +công tác phí mà ông Phòng đợc hởng là: 750.000 đồng
Phụ cấp ăn ca: Là số tiền đợc hởng theo số ngày công làm việc thực tế.
Ăn ca = số ngày công x 20.000 = 26 x 20.000 = 520.000 (đồng)
Phụ cấp trách nhiệm: Là số tiền do công ty quy định, phụ cấp này chi trả nhằm nâng cao công tác quản lý đối với từng vị trí trong công ty. Phụ cấp trách nhiệm của ông Trần Văn Phòng là: 325.000 (đồng). Tổng lơng là: 3.652.000 +750.000 + 520.000 + 415.000 = 5.337.000 (đồng)
Các khoản khấu trừ vào lơng theo quy định là:
+ BHXH = Lơng cơ bản x 7% = 3.652.000 x 7% = 255.640 (đồng) + BHYT = Lơng cơ bản x 1,5% = 3.652.000 x 1,5% = 54.780 (đồng) + BHTN = Lơng cơ bản x 1% = 3.652.000 x 1% = 36.520 ( đồng)
Vậy số tiền thực lĩnh là: 5.337.000 – 255.640 – 54.780 - 36.520 = 4.990.060 (đồng)
* Phơng pháp tính lơng theo sản phẩm. áp dụng đối với bộ phận sản xuất.
Tiền lơng cấu kiện bê
tông =
Đơn giá cấu kiện bê
tông x
Số lợng cấu kiện bê tông Ví dụ: Lơng tháng 4 của anh Trần Văn Sơn Tổ trởng bộ phân sản xuất đ- ợc tính nh sau:
Hệ số lơng cơ bản : 2,65
Hệ số phụ cấp trách nhiệm: 0,2
Đơn giá lơng cấu kiện bê tông là: 16.000( đồng) Tháng 4 sản xuất đợc 100 cấu kiện bê tông
Lơng ngày = 2.199.50026 = 84.596 (đồng)
Lơng sản phẩm = 100 x 16.000 = 1.600.000 (đồng) Lơng trách nhiệm = 0,2 x 830.000 = 166.000 (đồng) Ăn ca = số ngày công x 20.000 = 520.000 (đồng) Tiền điên thoại, công tác phí: 450.000(đồng) Nghỉ đợc hởng 1 ngày lơng: 84.596(đồng)
Tổng lơng: 1.600.000 + 166.000 + 520.000 + 450.000+ 84.596 = 2.820.596 (đồng)
Các khoản khấu trừ lơng theo tỷ lệ quy định:
+ BHXH = Lơng cơ bản x 7% = 2.199.500 x 7% = 153,965(đồng) + BHYT = Lơng cơ bản x 1,5% = 2.199.500 x 1,5% = 32.993 (đồng) + BHTN = Lơng cơ bản x 1% = 2.199.500 x 1% = 21.995 (đồng)
Số thực lĩnh: 2.820.596 - 153.965 – 32.993 – 21.995 = 2.611.643(đồng) Ngoài hình thức tính lơng trên thì do tính chất của công việc là luôn thay đổi địa điểm hoạt động lên công ty còn thuê thêm lao động bên ngoài ở những địa điểm mà công ty có các công trình xây dựng. Tổng số lao động thuê ngoài tính đến hết 31 tháng 03 năm 2012 là 80 lao động. Do đây là số lao động thuê ở những nơi có công trình xây dựng lên công ty cũng vẫn áp dụng hình thức trả lơng theo ngày công . Số lao động này thuê với thời gian ngắn lên số tiền lơng của những lao động này sẽ không phải trích nộp vào BHXH, BHYT theo quy định. Mỗi ngày công đối với một công nhân là 120.000 đồng, mức lơng này là do sự thoả thuận giữa hai bên.
Nh vậy thì tổng tiền lơng thuê ngoài trong tháng 03 là:
49 Họ và tên: Đặng Ngọc Ánh
∑ Tiền lơng = Đơn giá một ngày công x ∑ ngày công thực tế x ∑ lao
động
= 120.000 x 28 x 80 = 268.800.000 (đồng)
Số tiền lơng này vào cuối tháng sẽ đợc kết chuyển vào TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, sau đó đựơc phân phân bổ cho từng công trình để làm cơ sở tính giá trị các công trình hoàn thành.
Biểu số 2.4.Ký hiệu chấm công
Lơng sản phẩm SP Thai sản T S Nghỉ bù NB Lơng thời gian
+ Tai nạn T Nghỉ không lơng KL
ốm, điều d- ỡng
Ô Nghỉ phép P Ngừng việc N
Con ốm Cô Hội nghị, học
tập
Đơn vị: Công ty TNHH Bình Minh EPC Mẫu số 01a- TĐTL
Địa chỉ: 411 Thái Học 3 - Sao Đỏ - Chí Linh - Hải Dơng (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC Bộ phận: Phòng tổ chức hành chính. Ngày 20/03/2006 của Bộ trởng- BTC) Bảng chấm công Tháng 04 năm 2012 S ố T T Họ và tên Ngành bậc lơng và cấp bậc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 … 30 Số công hởng l- ơng SP Số công h- ởng lơng thời gian Số công nghỉ việc, ngừng việc hởng 100% Số công nghỉ việc, ngừng việc hởng…% lơng Số công hởng BHXH 1 Trần Văn Phòng 4,4 + + + L 25 1 2 Phạm Xuân Tiến 3,84 + + + L 25 1 3 Nguyễn Văn Trờng 3,32 + + + L 25 1
4 Nguyễn Minh Hoà 3,32 + + + L 25 1
5 Huỳnh Nhất Sơn 3,32 + + + L 25 1
6 Đỗ Văn Công 3,32 + + + L 25 1
7 Hoàng Văn Thế 2,77 + + + L 25 1
Cộng 175 7
Ngời chấm công Phụ trách bộ phận Ngời duyệt Ngày 28 tháng 04 năm 2012 Lơng Thị Ngân Nguyễn Văn Trờng Trần Thị Giang
Đơn vị: Công ty TNHH Bình Minh EPC Mẫu số 02- TĐTL
Địa chỉ: 411 Thái Học 3 - Sao Đỏ - Chí Linh - Hải Dơng (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC
Bộ phận: Phòng tổ chức hành chính. Ngày 20/03/2006 của Bộ trởng- BTC)
Bảng thanh toán tiền lơng
Tháng 04 năm 2012 ĐVT: đồng S
T T
Họ và
tên Chức vụ Lơng cơ bản
Lơng thời gian việc hởng Ngừng, nghỉ …%
lơng Phụ cấp Tổng lơng Các khoản trích theo lơng
Thực
lĩnh Ký nhận Số
công Số tiền Số công Số tiền Số tiền BHXH BHYT BHTN Cộng
A B C 1 2 3 4 5 6 7=3+6 8=1x7% 9=1x1,% 10=1x1% 11=8+9+10 12=7-11 13 1 Trần Văn Phòng GĐ 3.652.000 25 3.652.000 1 146.080 1.685.000 5.337.000 255.640 54.780 36.520 346.940 4.990.060 2 Phạm Xuân Tiến PGĐ 3.187.200 25 3.187.200 1 127.488 1.552.000 4.739.200 223.104 47.808 31.872 302.784 4.436.416 3 Nguyễn Văn Tr- ờng TPKT 2.755.600 25 2.755.600 1 110.024 1.419.000 4.174.600 192.892 41.334 27.556 261.782 3.912.818 4 Nguyễn Minh Hoà PPKT 2.755.600 25 2.755.600 1 110.024 1.227.500 3.983.100 192.892 41.334 27.556 261.782 3.721.318 5 Huỳnh Nhất Sơn CBĐN 2.755.600 25 2.755.600 1 110.024 970.000 3.725.600 192.892 41.334 27.556 261.782 3.463.818 6 Đỗ Văn Công CBKT 2.755.600 25 2.755.600 1 110.024 970.000 3.725.600 192.892 41.334 27.556 261.782 3.463.818 7 Hoàng Văn Thế LX 2.299.100 25 2.299.100 1 91.964 970.000 3.269.100 160.937 34.486 22.991 218.414 3.050.686 Tổng cộng x 20.160.700 175 20.160.700 7 809.628 8.793.500 28.954.200 1.411.249 302.410 201.607 1.915.266 27.038.934
Số tiền bằng chữ:Hai mơi bảy triệu, không trăm ba mơi tám nghìn, chín trăm ba t đồng./.
Ngày 28 tháng 04 năm 2012 Ngời lập biểu
Đơn vị: Công ty TNHH Bình Minh EPC Mẫu số 01a- TĐTL Địa chỉ: 411 Thái Học 3- Sao Đỏ - Chí Linh - Hải Dơng (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC Bộ phận: Phòng hành chính- kế toán Ngày 20/03/2006 của Bộ trởng- BTC)
Bảng chấm công Tháng 04 năm 2012 Số T T Họ và tên Ngành bậc lơng và cấp bậc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 … 30 Số công hởng lơng SP Số công hởng l- ơng thời gian Số công nghỉ việc, ngừng việc hởng 100% Số công nghỉ việc, ngừng việc hởng…% l- ơng Số công hởng BHXH 1 Trần Thị Giang 3,54 + + + L 25 1 2 Vũ Thanh Bình 3,32 + + + L 25 1 3 Lơng Thị Ngân 3,07 + + + L 25 1 4 Trần Văn Quảng 2,97 + + + L 25 1 5 Nguyễn Thị Hoa 2,06 + + + L 25 1 6 Mạc Thị Nguyệt 2,06 + + + L 25 1 7 Trần Văn Lâm 3,07 + + + L 25 1 Cộng 175 7
Ngời chấm công Phụ trách bộ phận Ngời duyệt Ngày 28 tháng 04 năm 2012 Lơng Thị Ngân Nguyễn Văn Trờng Trần Thị Giang
Đơn vị: Công ty TNHH Bình Minh EPC Mẫu số 02- TĐTL
Địa chỉ: 411 Thái Học 3 - Sao Đỏ - Chí Linh - Hải Dơng (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC