- Sổ kế toán là phơng tiện đợc dùng để thu thập, cung cấp, lu trữ thông tin theo từng đối tợng kế toán, phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý thờng xuyên, kịp thời theo dõi mọi đối tợng kế toán.
- Sổ kế toán là phơng tiện để cập nhật và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phất sinh theo từng đối tợng kế toán. Đối tợng kế toán thờng là rất đa dạng và phong phú về nội dung kinh tế, về hoạt động và quản lý. Mặt khác xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý và quá trình phát triển công nghệ đồng thời dựa vào loại hình kinh doanh của công tyTNHH Bình Minh EPC đã chọn hình thức “chứng từ ghi sổ”. Các mẫu sổ đợc sử dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trởng Bộ Tài Chính. - Đặc điểm của chứng từ ghi sổ : Các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh trên chứng từ gốc để đợc phân loại tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ từ đó ghi vào các sổ kế toán tổng hợp
Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các sổ sau:
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Sơ đồ 2.3. Tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu - Trình tự ghi sổ: 37 Họ và tên: Đặng Ngọc Ánh Chứng từ gốc TK 334, 338
Sổ quỹ và sổ tài sản Sổ kế toán chi
tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334,338 Bảng cân đối TK 334, 338
+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ quỹ và các sổ chi tiết có liên quan.
+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào chứng từ ghi sổ.
+ Sau đó chứng từ ghi sổ đợc đối chiếu ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
+ Từ sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ cái các tài khoản có liên quan.
+ Cuối tháng căn cứ vào sổ (thẻ) chi tiết để vào bảng tổng hợp chi tiết. + Cuối tháng căn cứ vào sổ cái để vào bảng cân đối tài khoản.
+ Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo chi tiết
+ Cuối tháng đối chiếu sổ đăng kí chứng từ gốc ssổ với bảng cân đối tài khoản.
+ Cuối tháng đối chiếu sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết.
- Mẫu sổ: Chứng từ ghi sổ Ngày ... tháng ... năm ... Số ... Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Cộng x x X Kèm theo …….chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bộ (Sở) Năm…….. Đơn vị Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT Cộng - Cộng tháng - Luỹ kế từ đầu quý Ngày….. tháng… năm…..
Ngời ghi sổ Kế toán Trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
39 Họ và tên: Đặng Ngọc Ánh
Bộ (Sở)………….. sổ cái Đơn vị….………… Năm 200……. Tài khoản…… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ-
ghi sổ Số hiệu diễn giải
Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 -Số d đầu tháng -Cộng phát sinh tháng -Số d cuối tháng -Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày….tháng….năm
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
2.5. Thực trạng công tác quản lý tiền lơng và các khoản phải trích theo l- ơng tại Công ty TNHH Bình Minh EPC.
2.5.1. Công tác quản lý tiền lơng và các khoản trích theo lơng.2.5.1.1.Quy mô cơ cấu lao động, phân loại lao động 2.5.1.1.Quy mô cơ cấu lao động, phân loại lao động
Công ty TNHH Bình Minh EPC là một đơn vị chuyên xây dựng các công trình, sản xuất cơ khí cho lên lao động là yếu tố cơ bản của quá trình xây dựng các công trình vì thế mà việc tổ chức và quản lý lao động có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng các công trình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Hạch toán quy mô lao động: Cơ cấu lao động của công ty đợc chia làm 2 khối là khối phòng ban và khối sản xuất.
Công ty có tổng số lao động là 111 ngời, trong đó có 31 ngời tham gia đóng BHXH và có sổ lao động. Để theo dõi hạch toán số lợng lao động công ty phải sử dụng các sổ nh: Sổ danh sách lao động của công ty, sổ danh sách lao động của các phòng ban.
+ Hạch toán phân lao động: Phân loại lao động dựa trên trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên trong công ty đợc thể hiện qua bảng sau:
Biểu số 2.1.Phân loại lao động trong công ty TNHH Bình Minh EPC
ST T Trình độ cấp bậc CNV Số lợng lao động Tỷ lệ (%) 1 Trình độ đại học 4 3,6 2 Trình độ cao đẳng, trung cấp 17 15,3 3 Trình độ sơ cấp 4 3,6 4 Trình độ tay nghề bậc thợ 24 21,6 5 Trình độ khác 62 55,9 Tổng cộng 111 100
- Quyền của ngời lao động trong công ty:
+ Ngời lao động đợc trả lơng trong ngày 05 ngày của tháng kế tiếp, mức tiền lơng do ngời lao động thoả thuận với công ty căn cứ vào công việc và năng lực của mỗi ngời nhng đảm bảo không thấp hơn mức lơng tối thiểu do Nhà nớc quy định.
41 Họ và tên: Đặng Ngọc Ánh
+ Đợc trang bị các phơng tiện, dụng cụ cần thiết phục vụ cho công việc mà mình đảm nhiệm nhằm hoàn thành nhiệm vụ đợc giao.
+ Đợc hởng các phụ cấp liên quan nh phụ cấp công tác phí, phụ cấp ăn ca, phụ cấp trách nhiệm chức vụ, …mức phụ cấp cụ thể sẽ do công ty quyết định trên cơ sở mặt bằng thu nhập và công việc mà ngời lao động phụ trách.
+ Ngời lao động đợc quyền tham gia đóng bảo hiểm xã hội.
+ Đợc quyền tham gia đóng góp ý kiến nhằm phát triển công ty, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật nâng cao năng suất lao động, chất lợng sản phẩm.
+ Đợc công ty tạo điều kiện về mặt thời gian và vật chất (nếu có) để tham gia các lớp học nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
- Nghĩa vụ của ngời lao động:
+ Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của công ty về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi và các quy định về an toàn lao động, vệ sinh lao động.
+ Tuân thủ sự chỉ đạo điều hành của ngời phụ trách quản lý mình.
+ Có thái độ cầu thị, nghiêm túc, tập trung vào công việc để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao.
+ Giữ gìn, bảo quản các số liệu, tài liệu trong phạm vi trách nhiệm đợc giao, giữ gìn các trang thiết bị đã đợc cấp nhằm đảm bảo vận hành an toàn, đúng niên hạn sử dụng đúng quy định.
+ Tuyệt đối chấp hành nội quy, quy chế nơi làm việc.
+ Tận tuỵ phục vụ công ty hết mình, không lợi dụng chức vụ, quyền hạn để làm trái các quy định của công ty thu lợi nhuận cho cá nhân và làm thiệt hại đến lợi ích, uy tín của công ty.
+ Trong khi làm việc, nghiêm cấm sử dụng các chất kích thích nh: Thuốc lá, rợu bia và các chất kích thích khác.
2.5.1.2. Định mức về lao động tiền lơng.
Tiền lơng của ngời lao động trong công ty đợc tính theo thang lơng do công ty quy định và đăng ký với phòng thuế, Sở lao động tỉnh Hải Dơng. Thang lơng, bậc lơng của công ty đợc quy định nh sau:
Biểu số 2.2. Hệ thống thang lơng, bảng lơng
(Mức lơng cơ bản mà công ty áp dụng là 830.000 đồng) (ĐVT: đồng) Chức vụ Hệ số mức lơng Bậc lơng I II III IV Giám đốc 2,6 3,2 3,8 4,4 2.158.000 2.656.000 3.154.000 3.652.000 Phó giám đốc 2,34 2,84 3,34 3,84 1.942.200 2.357.200 2.772.200 3.187.200 Kế toán tr- ởng 2,34 2,74 3,14 3,54 1.942.200 2.274.200 2.606.200 2.938.200 Kế toán viên 2,17 2,47 2,77 3,07 1.801.100 2.050.100 2.299.100 2.548.100 NV văn phòng 1,52 1,7 1,88 2,06 1.261.600 1.411.000 1.560.400 1.709.800 Thủ kho, thủ quỹ 1,53 1,99 2,45 2,97 1.269.900 1.651.700 2.033.500 2.465.100 CN kỹ thuật 2,181.809.400 2,52.075.000 2,882.390.400 3,322.755.600 CN xây dựng, sản xuất 1,55 1,85 2,22 2,65 1.286.500 1.535.500 1.842.600 2.199.500 Lái xe 2,17 2,37 2,57 2,77 1.801.100 1.967.100 2.133.100 2.299.100 Bảo vệ 1,5 1,78 2,06 2,34 1.245.000 1.477.400 1.709.800 1.942.200
* Bên cạnh đó thì công ty cũng có mức phụ cấp nh sau:
Biểu số 2.3. Bảng hệ số phụ cấp trách nhiệm theo chức vụ
( Mức lơng cơ bản mà công ty áp dụng là 830.000 đồng ) (ĐVT: đồng) Chứ c vụ Giám đốc Phó giám đốc Kế toán tr- ởng Trởng phòng Phó phòng Đội tr-ởng Hệ số 0,5 0,4 0,4 0,3 0,25 0,2 Số 415.000 332.000 332.000 249.000 207.500 166.000 43 Họ và tên: Đặng Ngọc Ánh
tiền
2.5.1.3. Tổ chức hạch toán lao động.
- Hạch toán số lợng lao động là hạch toán về từng loại lao động theo tay nghề, công việc, trình độ, độ tuổi.
- Hạch toán về thời gian lao động là việc ghi chép theo dõi kịp thời số ngày giờ làm việc thực tế của từng nhân viên, từng bộ phận trong công ty. Thực hiện theo đúng quy định của nhà nớc thảo thuận theo lao động tập thể, mỗi ngày làm việc 8 tiếng/1 ngày và 6 ngày/tuần.
Chứng từ hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công bảng này đợc lập riêng cho từng bộ phận trong đó ghi rõ ngày làm, nghỉ việc của ngời lao động, để từ đó có căn cứ tính trả lơng cho từng ngời trong công ty
- Hạch toán kết quả lao động là việc theo dõi, ghi chép kết quả của từng lao động, từng cán bộ công nhân viên đợc biểu hiện bằng chất lợng các công trình hoàn thành và tiến độ hoàn thành công trình. Hạch toán kết quả lao động đợc hạch toán trên chứng từ nh phiếu xác nhận hoàn thành công việc,…. Đây sẽ là cơ sở để tính lơng cho phù hợp, kích thích tinh thần làm việc của công nhân. 2.5.2. Các loại chứng từ sổ sách mà công ty dùng trong tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Công ty TNHH Bình Minh EPC là một công ty áp dụng đúng và đầy đủ các chứng từ và sổ sách theo đúng quy định của pháp luật mà nhà nớc quy định. Những chứng từ chủ yếu mà công ty sử dụng trong kế toán tiền lơng là:
+ Bảng chấm công (Mẫu số 01a - LĐTL):
Mục đích: Bảng này dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hởng BHXH,… để có căn cứ tính trả lơng, BHXH trả thay lơng cho ngời lao động.
Phơng pháp: Hằng ngày tổ trởng ở các phòng ban hoặc ngời đợc uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công của ngời lao động theo từng ngày. Cuối tháng ngời chấm công và ngời phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công rồi chuyển bảng chấm công và các chứng từ khác có liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu và tính lơng, BHXH cho ngời lao động.
+ Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số 01b- TĐTL)
Mục đích: Theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho ngời lao động trong đơn vị.
Phơng pháp: Hàng ngày tổ trởng hoặc ngời đợc ủy quyền căn cứ vào số giờ làm thêm thực tế công việc theo yêu cầu của bộ phận mình để chấm công làm thêm giờ cho tong ngời trong ngày. Cuối tháng ngời chấm công, phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công làm thêm giờ và chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu và tính lơng.
+ Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu 02 - LĐTL):
Mục đích: Đây là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lơng, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lơng cho ngời lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lơng cho ngời lao động làm việc trong doanh nghiệp đồng thời cũng là căn cứ để thống kê về lao động tiền lơng.
Phơng pháp: bảng thanh toán tiền lơng đợc lập hàng tháng. Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lơng là bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành,…
Cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán tiền lơng lập bảng thanh toán tiền lơng, chuyển cho kế toán trởng duyệt làm căn cứ để làm phiếu chi và phát lơng, bảng lu lại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lơng thì ngời lao động phải trực tiếp ký vào cột ký nhận.
+ Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số 06 – LĐTL)
Mục đích: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền lơng, tiền công làm thêm giờ mà ngời lao động đợc hởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ phải kèm theo bảng chấm công làm thêm giờ của tháng đó, có chữ ký đầy đủ của ngời lập biểu , kế toán trởng, giám đốc hoặc ngờ đợc ủy quyền duyệt.
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05 – LĐTL) Mục đích: Là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân ngời lao động, làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng hoặc tiền công cho ngời lao động.
45 Họ và tên: Đặng Ngọc Ánh
Phiếu này do ngời giao việc lập thành 2 liên: Liên 1 lu liên 2 chuyển đến kế toán tiền lơng để làm thủ tục thanh toán cho ngời lao động. Trớc khi chuyển đến kế toán phải có chữ ký đầy đủ của ngời giao, ngời nhận viêc, ngời kiểm tra chất lợng và ngời duyệt.
+ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (Mẫu số 07 – LĐTL)
Mục đích: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền đã thanh toán cho ngời đợc thuê để thực hiện những công việc không lập đợc hợp động: Lao động bốc vác, xây công trình…
Chứng từ do ngời thuê lao động lập, ghi họ và tên ngời thuê thuộc bộ phận nào, ghi rõ nội dung, địa điểm và thời gian thuê.
+ Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH (Mẫu số 11 – LĐTL):
Mục đích: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lơng, tiền công thực tế phải trả ngời lao động, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối t- ợng sử
dụng lao động.
Nội dung của bảng: Hàng tháng kế toán tiền lơng tiến hành tổng hợp và phân bổ tiền lơng thực tế phải trả cho cán bộ công nhân viên của công ty và tính toán các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo mức độ trích quy định.
Phơng pháp lập bảng: Lập bảng phân bổ tiền lơng dựa trên bảng tiền lơng hạch toán chi phí sản xuất để từ đó tính ra tổng tiền lơng thực tế phải trả cho công nhân viên trong toàn bộ công ty theo công việc của mỗi ngời lao động.
+ Hợp đồng giao khoán – Mẫu số 08-LĐTL
+ Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán – Mẫu số – 09- LĐTL
Khi thanh toán với ngời lao động thì kế toán sử dụng: Phiếu chi, giấy báo nợ,… cho ngời lao động đồng thời đây cũng là cơ sở để các cơ quan chức năng kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện các quy định của công ty đối với nhà n- ớc.
Đối với các khoản trích theo lơng bao gồm có: BHXH, BHYT, KPCĐ thì đ- ợc tính trên tiền lơng của ngời lao động với tỷ lệ % khác nhau theo quy định. Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ hợp lệ nh:
+ Biên bản điều tra tai nạn lao động + Bảng thanh toán BHXH
Sổ cái TK 334
Sổ cái TK 338
Sử dụng quỹ lơng
Tiền lơng của công ty là toàn bộ số tiền lơng trả cho công nhân viên do công ty quản lý, sử dụng và chi trả. Quỹ lơng bao gồm:
Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm việc thực tế.
Các khoản phụ cấp nh: Phụ cấp thờng xuyên, phụ cấp ăn ca, phụ cấp trách nhiệm,…
Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian lao động do những nguyên nhân khách quan nh: Đi học, nghỉ phép…