d. Hệ thống sổ sách
3.1.2. Những hạn chế, tồn tại và nguyên nhân.
- Công ty áp dụng cả hình thức thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm nhưng hiện nay trong công tác kế toán vẫn chưa thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Vì vậy, khi có trường hợp không đòi được số nợ thì việc phản ánh doanh thu bán hàng của công ty sẽ không đảm bảo được tính chính xác và hợp lý.
- Công ty bán nhiều sản phẩm mỗi loại sản phẩm có những đặc tính riêng. Để bộ phận kế toán và các bộ phận khác có thể sử dụng được thống nhất, tránh nhầm lẫn trong quản lý hàng hóa trên máy vi tính, công ty đã lập được hệ thống mã số cho từng loại sơn. Tuy nhiên, hiện nay công ty vẫn chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung. Việc áp dụng hình thức kế toán này cho thấy công ty đã biết khai thác khả năng về chuyên môn đội ngũ nhân viên kế toán toàn công ty, giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán. Tuy nhiên, để cung cấp nhanh nhất, chính xác những thông tin kinh tế phục vụ cho quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung và tình hình tiêu thụ của công ty nói riêng, theo em công ty nên bổ sung thêm một số sổ nhật ký đặc biệt như: sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng.
3.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán sản phẩm cửa nhôm kính tại công ty Cổ phần tư vấn thiết kế đầu tư xây dựng Đại Nam. kính tại công ty Cổ phần tư vấn thiết kế đầu tư xây dựng Đại Nam.
Hoàn thiện công tác nghiệp vụ bán hàng là yêu cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán tại công ty Cổ phần tư vấn thiết kế đầu tư xây dựng Đại Nam , em nhận thấy: về cơ bản công tác kế toán của công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán của Nhà nước và Bộ tài chính ban hành, đồng thời cũng rất phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực mà công ty đã đạt được, công tác tổ chức kế toán bán hàng vẫn không tránh khỏi những mặt còn tồn tại chưa hợp lý. Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến và giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng ở công ty như sau:
* Hạch toán phương pháp kế toán lập dự phòng phải thu khó đòi
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện nay vẫn chưa được sử dụng. Vì thế công ty nên tiến hành trích lập dự phòng, bởi vì khách hàng của công ty hiện nay trả chậm khá nhiều, có các khách hàng mua hàng đã lâu, quá hạn hợp đồng nhưng vì nhiều lý do không thích hợp mà vẫn chưa thanh toán cho công ty làm cho vốn của công ty bị chiếm dụng nhiều. Vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, ngoài việc phải theo dõi tình hình công nợ, kế toán cần trích lập khoản Dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí quản lý doanh nghiệp, tài khoản sử dụng TK1592 “Dự phòng phải thu khó đòi” với phương pháp hạch toán như sau:
+ Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước, thì Công ty phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch lớn hơn, bút toán ghi sổ:
Nợ TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1592: Dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số dự phòng cần trích lập ở kỳ kế toán này thấp hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì Công ty phải hoàn nhập phần chênh lệch, ghi giảm chi phí:
Nợ TK 1592: Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 6422: Chi phí quản lý DN (hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi) + Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được, được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6422: Chi phí quản lý DN (nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131: Số nợ phải thu của khách hàng được xoá Có TK 138: Số nợ phải thu của khách hàng chưa được xoá Đồng thời ghi:
Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý
+ Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xoá nợ, Công ty vẫn phải theo dõi riêng trên sổ sách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biệp pháp thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, Công ty hạch toán vào thu nhập khác.
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 711: Thu nhập khác.
Đồng thời ghi:
Có TK 004: Số nợ được thu hồi.
Do đó, để tính toán kết quả kinh doanh được chính xác, kế toán nên mở thêm TK 159.
* Hạch toán phương pháp kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh phần giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho khi lập báo cái tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện của HTK nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Dự phòng được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính và khi lập dự phòng phải tuân theo các quy định của chuẩn mực 02 “Hàng tồn kho”
Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan như: Bảng kê lập dự phòng, Chứng từ lập và hoàn nhập dự phòng. Đồng thời, căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng HTK thực tế của từng loại hàng hoá để xác lập dự phòng theo công thức:
Mức lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá cho năm Kế hoạch = Số lượng vật tư, hàng hoá giảm giá tại thời điểm cuối năm báo cáo
* { Giá trị ghi sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của các mặt hàng tương ứng }
Nội dung TK 1593 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá HTK.
Kết cấu:
Bên Nợ: Phản ánh giá trị dự phòng giảm giá HTK được hoàn nhập ghi giảm giá
vốn hàng bán trong kỳ.
Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá HTK đã lập tính vào giá vốn của hàng bán
trong kỳ.
Số dư bên có: Giá trị dự phòng giảm giá HTK hiện có cuối kỳ.
Trình tự hạch toán
Cuối kỳ kế toán năm khi lập dự phòng giảm giá HTK lần đầu tiên, kế toán ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632) và ghi Có TK dự phòng giảm giá hàng tồn kho (1593)
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn kế toán ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK dự phòng giảm giá hàng tồn kho (1593).
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn ghi: Nợ TK dự phòng giảm giá hàng tồn kho (1593), ghi Có TK giá vốn hàng bán (632).
Bảng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trình bày ở (Phụ lục 3.4)
* Hạch toán sổ kế toán
Công ty nên sử dụng thêm sổ Nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (hoặc khách hàng thanh toán trực tiếp cũng có thể phản ánh vào sổ này).
Mẫu sổ nhật ký thu tiền (Phụ lục 3.1) Mẫu sổ nhật ký chi tiền (Phụ lục 3.2) Mẫu sổ Nhật ký bán hàng (Phụ lục 3.3)
- Hoàn thiện sổ kế toán
Nếu chỉ căn cứ vào sổ kế toán chi tiết thanh toán với người mua (Người bán), và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua (Người bán) như chế độ sổ kế toán và hình thức kế toán ban hành theo quyết định số : QĐ48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính sẽ không có đầy đủ thông tin để bóc tách công nợ thành ngắn hạn và dài hạn để phản ánh vào các chỉ tiêu tương ứng.
Để có số liệu lập và trình bày trên báo cáo tài chính các sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết thanh toán với người mua … phải mở thêm cột thời hạn thanh toán. Khi ghi sổ khoản công nợ kế toán căn cứ vào hợp đồng đã ký về điều khoản thanh toán phản ánh thời hạn thanh toán của từng hoá đơn.
Mẫu Sổ Chi tiết Thanh Toán với Người Mua (Phụ lục 2.9)
Cuối niên độ kế toán trước khi lập BCTC, kế toán căn cứ vào số dư công nợ của từng đối tượng và thời hạn thanh toán trên sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp công nợ cuối niên độ. Số liệu trên Bảng tổng hợp là cơ sở để lập và trình bày các chỉ tiêu công nợ ngắn hạn, công nợ dài hạn.
Mẫu Bảng tổng hợp Công Nợ Phải Thu Khách hàng cuối niên độ (Phụ lục 3.5)