Khi khách hàng đến trực tiếp kho của công ty để mua hàng kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và viết hoá đơn bán lẻ giao trực tiếp cho khách hàng. Các hóa đơn bán lẻ này sau đó sẽ được tập hợp vào Bảng kê chi tiết bán hàng.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hoá của mậu dịch viên, trường hợp mậu dịch viên nộp số tiền phù hợp với doanh thu bán ra thì kế toán ghi:
Nợ TK 111: theo tổng giá thanh toán
Có TK 511: theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331- thuế GTGT phải nộp
Trường hợp, số tiền mậu dịch viên thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hoá thì mậu dịch viên phải bồi thường, kế toán ghi:
Nợ TK 111 - tiền mặt
Nợ TK 1388 - phải thu khác
Có TK 511: theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Trường hợp, số tiền mậu dịch viên thực nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê hàng hoá thì khoản thừa được hạch toán vào khoản thu nhập khác của doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 111: theo số tiền mậu dịch viên thực nộp
Có TK 511: doanh thu theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp,
Có TK 711 : thu nhập khác (theo số tiền thừa). Kế toán xác định giá vốn hàng bán trong kỳ ghi:
Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán Có TK 156 - hàng hoá
*) Kế toán các trường hợp giảm trừ doanh thu
Khi có khách hàng quen, có quan hệ mua bán với công ty lâu năm và mua với số lượng lớn thì công ty cũng thực hiện việc giảm giá hàng bán cho khách hàng đó. Tuy nhiên, việc giảm giá này thực hiện ngay tại thời điểm thỏa thuận khi ký hợp đồng với khách hàng và trước khi viết hóa đơn GTGT, nên sự giảm giá này không làm giảm doanh thu bán hàng.
Khi thanh toán có phát sinh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng do thanh toán tiền sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng thì kế toán ghi
Nợ TK 635 : Chi phí tài chính Có TK 111 : Tiền mặt
Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 : Phải thu khách hàng (theo số tiền thực chiết khấu cho khách).
- Chiết khấu thương mại:
Khi phát sinh CKTM giảm trừ cho khách hàng thì kế toán ghi Nợ TK 5211: CKTM (theo số chiết khấu cho khách hàng) Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (tính trên khoản chiết khấu) Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 : Phải thu khách hàng theo tổng số phải thu. - Giảm giá hàng bán
Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán ra do kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách ghi trong hợp đồng thì kế toán ghi Nợ TK 5213 : Giảm giá hàng bán (theo giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 : Thuế GTGT (tính trên trị giá hàng bị giảm giá)
Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 112 : Tiền gửi
Có TK 131 : Phải thu khách hàng (theo tổng giá thanh toán).
- Hàng bán bị trả lại
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại kế toán phản ánh doanh thu bán hàng bị trả lại, ghi: Nợ TK 5212 : Hàng bán bị trả lại (theo giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 : Thuế GTGT (tính trên trị giá hàng bị giảm giá)
Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 112 : Tiền gửi
Có TK 131 : Phải thu khách hàng (theo tổng giá thanh toán). Khi hàng bị trả lại đã được chuyển về nhập kho, kế toán ghi :
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
Nếu hàng bị trả lại chưa được chuyển về nhập kho thì kế toán ghi: Nợ TK 157 : Hàng gửi bán
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán theo giá trị thực của hàng bán bị trả lại.
*) Kế toán giá vốn hàng bán:
Căn cứ vào sổ chi tiết nhập kho và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của hàng hóa, thì hàng hóa thành phẩm nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, giá hàng hóa thành phẩm xuất dùng được tính theo giá nhập kho lần trước và lần lượt xuất theo giá nhập kho của các lô hàng kế tiếp.
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê tính giá đơn vị bình quân các mặt hàng và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hóa, kế toán tính và phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán vào sổ nhật ký chung, định khoản tài khoản này như sau:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Giá trị hàng hóa xuất kho
Sau đó ghi vào sổ cái tài khoản 632 và các sổ cái tài khoản có liên quan. Sau đó, kế toán kết chuyển giá vốn của hàng đã bán:
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán.
*) Kế toán công nợ phải thu khách hàng
Đối với nợ phải thu khách hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán kế toán vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng và theo từng ngày. Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng lập bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. Số liệu trên bảng tổng hợp này được đối chiếu với TK 131 trên sổ cái và là căn cứ để vào chỉ tiêu nợ phải thu khách hàng - loại A trên bảng cân đối kế toán mà không phân biệt thành nợ ngắn hạn và dài hạn.
Khi bán hàng, khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán phản ánh vào sổ: ghi tăng khoản phải thu khách hàng (Nợ TK 131), đồng thời ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua (chi tiết cho từng khách hàng)sổ cái TK 131 và các sổ liên quan khác.
Nợ TK 111: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Nợ TK 112 : Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Đồng thời kế toán phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, sau đó là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 131.
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, kế toán lập Sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng.
*) Kế toán thuế GTGT phải nộp
Trước ngày 20 mỗi tháng kế toán căn cứ vào các Hóa đơn GTGT mua vào, bán ra để tập hợp vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra, sau đó kế toán tiến hành tính thuế GTGT phải nộp và thuế GTGT còn phải nộp sau khi khấu trừ cho tháng vừa qua và lập một bộ hồ sơ thuế GTGT. Bộ hồ sơ này bao gồm: Tờ khai thuế GTGT, Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào; Bảng kê hóa đơn chứng từ, hàng hóa, dịch vụ bán ra; Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính.
Kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ, hạch toán như sau: Nợ TK 333(3331) : Thuế và các khoản nộp Nhà nước
Có TK133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Khi nộp thuế GTGT vào Ngân sách Nhà nước, hạch toán như sau: Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111 - Nộp bằng tiền mặt
Có TK 112 - Nộp bằng tiền gửi ngân hàng