* Giai đoạn chuẩn bị trước giờ ăn
Công việc chuẩn bị trước giờ khách đến là một hoạt động quan trọng trong quy trình phục vụ tiệc, đảm bảo đồ dùng, dụng cụ phục vụ một cách nhanh chóng, thuận tiện. Thông thường thời gian chuẩn bị cho phục vụ tiệc ngồi thường mất từ 4 – 6 tiếng. Trước tiên nhân viên bộ phận buồng sẽ tiến hành làm vệ sinh phòng tiệc, lối ra vào, phòng vệ sinh. Sau đó, các nhân viên nam sẽ tiến hành kê xếp bàn ghế, dựng sân khấu, treo phông tiệc, trong khi đó các nhân viên nữ tiến hành lau lại các dụng cụ ăn uống phục vụ trong bữa tiệc. Sau khi bàn ghế được kê xếp ngay ngắn các nhân viên trải khăn bàn rồi tiến hành đặt bàn. Cách đặt bàn được tiến hành như sau:
- Đối với tiệc Âu: Đầu tiên đặt đĩa kê cách mép bàn 2cm, đặt tiếp đĩa ăn thường (nếu có súp thì ssặt dĩa ăn sâu lòng) trong lòng đĩa kê. Tiếp đó đặt khăn ăn lên trên đĩa ăn thường. Nếu phục vụ theo kiểu xuất thì chỉ đặt khăn ăn lên trên đĩa kê. Đặt dao ăn thường, dao ăn cá bên phải đĩa kê, cách mép đĩa kê 2cm. Đặt dĩa ăn thường và dĩa ăn cá bên trái đĩa kê, hai dĩa cách nhau 2cm. Nếu trong thực đơn có súp thì đặt thìa súp bên phải đĩa kê. Tất cả dao, thìa, dĩa đặt song song với nhau và cách mép bàn 2cm. Dụng cụ ăn tráng miệng đặt phía trên đĩa kê, cách mép đĩa kê 1cm, chuôi dao hoặc thìa hướng sang phải, chuôi dĩa huớng sang trái khách, vuông góc với dao và dĩa ăn chính. Thìa và dĩa đều đặt ngửa. Nếu đồ tráng miệng của khách là cafe hay kem caramen thì khi khách sử dụng mới bê ra đặt trên bàn, quai tách và chuôi thìa song song với nhau. Các ly, cốc được đặt trên đầu đĩa kê hoặc chếch về
Thu dọn Thanh toán và tiễn khách Phục vụ khách ăn uống Đón và dẫn khách Chuẩn bị trước giờ khách đến
bên phải khách sao cho tâm của chúng thẳng nhau, cách nhau 1cm tính từ chỗ phình to nhất theo thứ tự từ to đến nhỏ, từ cao đến thấp, từ trái qua phải. Các gia vị dùng chung, lọ hoa, lọ tăm, thực đơn được bày ngay ngắn giữa bàn.
- Đối với tiệc Á: Đầu tiên đặt đĩa kê nông cách mép bàn 2cm, đặt tiếp một bát ăn cơm lên trên đĩa kê, trong lòng bát đặt một khăn ăn. Bên phải đĩa kê đặt một đôi đũa nằm dọc cách mép đĩa kê 2cm, chuôi đũa cách mép bàn 2cm, 1/3 đôi đũa được đặt lên gối đũa. Chén nước chấm cá nhân được đặt phía trên gối đũa, cách đầu đũa 2cm. Đĩa kê thìa được đặt dưới bát nước chấm cá nhân, cách bát nước chấm cá nhân 2cm và cách thân đũa 4cm. Thìa được đặt úp lên đĩa kê thìa, chuôi thìa chếch về bên phải khách, cách mép bàn 3cm. Các ly cốc thuỷ tinh đặt phía trên đĩa kê cách bộ đồ ăn tráng miệng 1cm, được bày từ to đến nhỏ tính từ trái qua phải, từ cao xuống thấp, thẳng tâm nhau, cách nhau 1cm tính từ chỗ phình to nhất. Giữa bàn tiệc bày lọ hoa, các gia vị dùng chung, lọ tăm, gạt tàn, thực đơn được đặt cân xứng trên bàn tiệc, sau cùng lần lượt bày đồ uống và các món nguội lên bàn tiệc sao cho cân đối, thuận tiện cho khách khi lấy thức ăn, đồ uống.
Kết thúc việc đặt bàn, nhân viên giám sát kiểm tra lại toàn bộ việc kê xếp bàn ghế, cách set up bàn tiệc để kịp thời sửa chữa các sai sót nếu có. Sau đó, nhân viên chấn chỉnh lại trang phục, đầu tóc, diện mạo để chuẩn bị đón khách.
* Giai đoạn đón dẫn khách
Khách đến, nhân viên phục vụ kết hợp với chủ tiệc đứng ở cửa chào đón khách. Nếu là khách VIP thì trưởng bộ phận đích thân ra đón khách và kết hợp với chủ tiệc dẫn khách vào chỗ ngồi. Trong khách sạn ASEAN nhân viên phục vụ tiệc không đưa khách tới bàn tiệc mà chỉ có chủ tiệc mời và dẫn khách vào bàn tiệc (trừ khách VIP).
* Giai đoạn phục vụ khách ăn uống
Trong khi chủ tiệc phát biểu ý kiến, nhân viên phục vụ nhanh chóng rót đồ uống cho khách trước khi chủ tiệc phát biểu ý kiến xong. Sau đó, nhân viên phục vụ
bưng đồ ăn nóng từ bếp ra phục vụ theo trình tự thực đơn. Trong quá trình phục vụ khách nhân viên phục vụ luôn tuân theo sự điều phối của trưởng ca/ giám sát viên để đặt món ăn, tránh hiện tượng có bàn đặt thừa, có bàn lại đặt thiếu món ăn. Trong trường hợp số lượng khách quá đông, nhân viên phục vụ chưa phục vụ kịp thời thì trưởng ca hỗ trợ việc đặt đồ ăn cho khách. Nhân viên phục vụ luôn chú ý quan sát để đáp ứng nhu cầu của khách như hướng dẫn khách lối đi vệ sinh; lấy thêm đũa, thìa, kê thêm ghế vào bàn ngồi ghép 7 người; lấy thêm đá viên cho khách thu dọn các đĩa thức ăn đã hết, dụng cụ ăn đã dùng xong để thuận tiện cho khách trong khi ăn và thuận tiện cho nhân viên đặt các món ăn kế tiếp. Trong giai đoạn này nều phát sinh thêm so với đặt tiệc ban đầu thì trưởng ca nhận yêu cầu của chủ tiệc và điều phối nhân viên, nhân viên phục vụ nhanh chóng vừa phục vụ những khách mới vào vừa thu dọn những bàn đã dùng xong để tạo khoảng trống setup bàn tiệc mới.
* Giai đoạn thanh toán và tiễn khách
Đối với tiệc ngồi tại khách sạn ASEAN việc thanh toán chi phí và các khoản phát sinh trong bữa tiệc được chủ tiệc hoặc đại diện của chủ tiệc thanh toán với trưởng bộ phận cùng nhân viên thu ngân, việc tiễn khách do chủ tiệc đảm nhiệm.
* Giai đoạn thu dọn
Do đặc điểm phục vụ tiệc là phục vụ khối lượng khách rất đông, vì vậy ngay khi có dãy bàn nào khách đứng dậy nhân viên phục vụ tiệc tiến hành thu dọn dụng cụ ăn trên mặt bàn, công việc thu dọn được luân phiên cho đến bàn tiệc cuối cùng. Khi khách dự tiệc đã về hết nhân viên nam tiến hành khiêng bát đĩa xuống khu vực rửa bát, trút khăn bàn đưa xuống bộ phận giặt là và kê xếp ghế lên trên bàn, nhân viên nữ tiến hành quét dọn phòng tiệc, đồng thời nhân viên vệ sinh tiến hành lau dọn phòng tiệc.