TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ
2.2.2. Thực trạng về công tác tổ chức dự trữ nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí
Minh Trí
2.2.2.1. Tổ chức dự trữ nguyên vật liệu về mặt hiện vật
Do đặc thù kinh doanh của ngành may nên nguyên vật liệu của công ty chủ yếu bao gồm vải vóc và các nguyên phụ liệu... vì thế công tác tổ chức dự trữ nguyên vật liệu về mặt hiện vật giúp công ty dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu được tốt hơn, hạn chế được việc thất thoát nguyên vật liệu và còn giúp cho việc vận chuyển, cung ứng nguyên vật liệu trong kho dễ dàng hơn
Về công tác giao nhận nguyên vật liệu vào kho. Bộ phận giao nhận nguyên vật liệu của của công ty luôn nhận đúng số lượng chất lượng theo hợp đồng mà nhà cung ứng và bộ phận mua hàng kí kết. Sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu thì tiến hành chuyển vào kho. Công tác vận chuyển nguyên vật liệu vào kho chủ yếu bằng các xe nhỏ chuyên dụng nên rất thuận tiện..
Về công tác tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa. Công ty bố trí hệ thống trang thiết bị hợp lý, đặc biệt có sử dụng các phương tiện phòng cháy, chữa cháy, quạt thông gió và có các nội quy an toàn trong kho nhằm đảm độ khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc và tiêu hao nguyên vật liệu . Các loại nguyên vật liệu trong kho được bố trí hợp lý để thuận lợi cho sử dụng và kiểm kê.
Đối với nguyên vật liệu là vải vóc thì phải luôn được kê cao hơn để tránh ẩm mốc. Các loại vải khác nhau về chủng loại thì luôn được sắp xếp ở các vị trí theo quy định trong kho nhằm thuận tiện trong công tác xuất và kiểm kê nguyên vật liệu.
Đối với nguyên vật liệu là các phụ kiện, cúc, kim,... cũng được sắp xếp đúng vị trí. Với những nguyên vật liệu này bộ phận kho luôn phải chú ý về bao bì tránh bị rách nhằm mục đích giảm lượng thất thoát nguyên vật liệu.
Về công tác giao xuất nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho công tác này được thực hiện một cách chặt chẽ, việc giao xuất nguyên vật liệu của công ty luôn thực hiện theo đúng nguyên tắc
- Khi xuất nguyên vật liệu thì phải có phiếu xuất, chỉ xuất đầy dủ số lượng, quy cách nguyên vật liệu theo trong phiếu xuất kho
- Về công tác tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu
Bộ phận kế toán của công ty cũng thường xuyên kiểm kể hàng hóa để đảm bảo số lượng, chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của công ty.
Nhìn chung công tác tổ chức dựng trữ nguyên vật liệu về mặt hiện vật tại công ty luôn được thực hiện tốt. Tuân thủ các nguyên tắc, công ty đã tận dụng được tối đa diện tích của kho. Các cán bộ quản lý kho luôn bố trí sắp xếp công nhân viên theo dõi, kiểm tra và vệ sinh các kho hàng, phun, diệt côn trùng...giúp công ty dự trữ, bảo quản tốt nguyên vật liệu trong kho.
2.2.2.2. Tổ chức dự trữ nguyên vật liệu về mặt giá trị.
Nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng về chủng loại nên công ty thường hạch toán theo phương pháp nhập trước xuất trước. Với phương pháp này những nguyên vật liệu nhập vào trước sẽ được xuất trước. Vì nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là vải vóc nên việc dự trữ quá lâu thì một số nguyên vật liệu sẽ bị hỏng, úa màu...nên công ty chọn phương pháp hạch toán này là hợp lý.
Bảng 4. giá trị nguyên vật liệu được dự trữ trong kho
STT Tên nguyên vật liệu Giá trị ( nghìn đồng)
1 Vải Oxford 15.625.260
2 Vải Cotton Rib 14.325.480
3 Vải Cotton jersey 12.725.000
4 Vải Valisere 12.842.000
5 Vải Micro fibre 4.290.800
6 Vải Lycra 3.375.000
7 Vải Nylon affeta 2.769.500
8 Vải tổng hợp 2.310.500
9 Vải Rayon 1.962.500
10 Vải Satin Tricot 1.701.920
11 Vải Interlock 1.680.400
12 Vải Polyester 1.664.000
13 Vải Voan 2 da 1.491.260
14 Vải dệt kim CVC 1.484.000
15 Chỉ 236.000
16 Dây chun trong 183.200
(Nguồn phòng kế toán - tài chính) Đối với những nguyên vật liệu có giá trị cao hơn công ty cần có những giỏ pháp để bảo quản, dự trữ cần được chú trọng hơn.
Trong các doanh nghịêp sản xuất, tồn kho nguyên vật liệu là điều không thể tránh khỏi. Đối với Công ty Minh Trí, nguyên vật liệu tồn kho là do lượng dự trữ nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, do hạn chế hao hụt, thất thoát hoặc do tiết kiệm nguyên vật liệu so với định mức trong sản xuất. Nguyên vật liệu tồn kho của Công ty TNHH Minh Trí bao gồm vật liệu thừa sau khi sản xuất của đối tác hoặc của chính Công ty... Tuy nhiên, mấy năm gần đây Công ty đã tự thiết kế sản phẩm, chào hàng và tìm các khách hàng mới. Vì thế, lượng nguyên vật liệu tồn kho không còn bó hẹp trong phạm vi sở hữu của khách hàng mà gia tăng rất nhiều lượng sở hữu của Công ty. 2.2.2.3. Tổ chức hệ thống kho tại công ty TNHH Minh Trí
Nguyên vật liệu của Công ty Minh Trí chủ yếu bao gồm các loại vải vóc với đặc trưng tách rời giữa quá trình mua sắm và sử dụng, vì vậy nhất thiết phải có hệ thống kho tàng để dự trữ các loại nguyên vật liệu này. Hơn nữa, các điều kiện thị trường luôn luôn biến động, dự trữ càng có ý nghĩa hơn, nó giúp giảm bớt những nguy cơ không có lợi cho Công ty: thị trường khan hiếm, giá cả leo thang,…làm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn và Công ty chủ yếu đầu tư xây dựng kho bãi để bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu.
Trong các công ty may nói chung và công ty TNHH Minh Trí nói riêng, công việc bảo quản nguyên vật liệu rất quan trọng, đặc biệt là bảo quản vải vóc. Tất cả hệ thống kho đều được xây dựng từ khi thành lập Công ty và ít khi được sửa chữa. Tuy nhiên, hệ thống kho được xây dựng kiên cố nên vẫn đảm bảo yêu cầu bảo quản. Kho vải của Công ty được bố trí ở tầng 3, phía trên của khu vực chuyền may. Kho thành phẩm được bố trí ở một khu riêng biệt, được xây dựng từ khi thành lập Công ty và đã qua nhiều lần sửa chữa. Kho có diện tích bãi trống rộng lớn để các phương tiện vận chuyển có thể ra vào. Hệ thống kho tàng của Công ty bao gồm kho nguyên phụ liệu, kho cắt và bán thành phẩm, kho thành phẩm.
Kho nguyên liệu được chia thành kho nguyên vật liệu chính và kho phụ liệu. Kho chứa nguyên vật liệu chính là kho vải, bao gồm nhiều loại vải khác nhau phục
vụ cho sản xuất. Mỗi loại vải có những đặc tính, chủng loại khác nhau và được quản lý bằng các mã số khác nhau.
Kho chứa phụ liệu bao gồm chỉ các loại, khóa, cúc, …
Kho cắt bao gồm các bán thành phẩm phục vụ công đoạn may và vải được mang xuốn chờ cắt.
Kho thành phẩm chứa thành phẩm và các loại vật tư bao gói: các loại thùng cacton, bao nilon, nhãn mác,… phục vụ cho quá trình bao gói, hoàn thiện sản phẩm. Diện tích các kho như sau:
Bảng 5. Diện tích các kho của Công ty Minh Trí
Diện tích các khu vực Cơ sở I Cơ sở II Cơ sở III
Kho nguyên liệu 1200m2 400m2 3400m2
Kho cắt và bán thành phẩm
1200m2 400m2 2000m2
Kho thành phẩm 1800m2 200m2 3200m2
(Nguồn: Phòng tổ chức – hành chính) Do nhu cầu và cường độ sử dụng và đặc tính của mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau nên Công ty bố trí, sắp xếp về vị trí cũng như diện tích của mỗi loại khác nhau. Kho cắt của Công ty được bố trí ngay cạnh kho nguyên vật liệu chính tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và giảm hao hụt mất mát vật liệu khi sử dụng.
Hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng hợp lý và khoa học, giảm lượng nguyên vật liệu hao hụt và không đạt tiêu chuẩn, điều đó góp phần nâng cao hiệu quả quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty.
Tổ chức hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu của Công ty Minh Trí là sự tham gia có kế hoạch của các phương tiện vận chuyển để vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi mua đến các kho và từ các kho đến các phân xưởng sản xuất,…
Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu trong Công ty có mục tiêu nhằm đảm bảo vận chuyển nguyên vật liệu đến đúng thời gian, địa điểm với chi phí vận chuyển thấp nhất. Để thực hiện điều này, Công ty luôn xây dựng và hoàn thiện các kế hoạch vận chuyển, thực hiện vận chuyển theo đúng kế hoạch.
Việc vận chuyển thường do Công ty đảm nhận để đảm bảo tính chủ động, một số ít trường hợp là do bên cung ứng đảm nhận. Nếu Công ty tự tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển sẽ bao gồm chi phí cố định: chi phí mua xe, xây dựng bãi xe; chi phí biến đổi bao gồm chi phí bảo dưỡng, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí bốc dỡ hàng hoá,… Nếu Công ty không vận chuyển hàng hoá mà nhà cung ứng đứng ra tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển được tính theo quãng đường vận chuyển và sẽ tính vào giá mua nguyên vật liệu. Tuỳ theo từng trường hợp Công ty sẽ ưu tiên lựa chọn hình thức vận chuyển có chi phí thấp hơn.
Trên thực tế, các kế hoạch vận chuyển Công ty xây dựng chưa hiệu quả do chưa căn cứ theo kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất, do đó dẫn đến việc chí phí cho hoạt động vận chuyển còn cao và vẫn có trường hợp chưa đáp ứng nguyên vật liệu kịp thời cho quá trình sản xuất.
2.3.Các kết luận về thực trạng công tác tổ chức cung ứng NVL tại công ty TNHH Minh Trí.