TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ
2.2.1. Thực trạng công tác mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí
2.2.1.1. Thực trạng về công tác xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí
Căn cứ vào các đơn hàng Công ty nhận được trong năm cũng như trong kỳ. Dựa vào các đơn hàng đó, Công ty sẽ lập cho mình kế hoạch sản xuất và kế hoạch về
Căn cứ vào tình hình tiêu thụ ở các kỳ trước và trên cơ sở phân tích, dự báo các nhân tố thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất kinh doanh dẫn đến thay đổi cầu nguyên vật liệu của kỳ.
Nguyên vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Đồng thời, nguyên vật liệu cũng là căn cứ để lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính và các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức vật tư cho mỗi sản phẩm, Công ty sẽ thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu của các đơn hàng.
Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm do Công ty xây dựng. Định mức này là cơ sở cho việc cấp phát vải, phụ kiện cho công đoạn may một cách chính xác, hợp lý và tiết kiệm.
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu
• Định mức vải tiêu hao được xác định như sau: Đv = Smc + B + Hc
Trong đó: Đv: Định mức vải
B: Hao phí vào khoảng trống khe hở giữa các chi tiết trong sơ đồ Smc: Diện tích mẫu cứng
Hc: Hao phí đầu bàn, mép biên và đầu tấm không thu hồi được
( Hc là hao phí trung bình vào công đoạn cắt bao gồm hao phí đầu bàn, mép biên và hao phí đầu tấm không thu hồi được)
Hc được xác định như sau: Hc = a x l x K
Với a: Độ dư 2 đầu bàn do 1 lớp vải cắt L: Tổng số lớp vải cắt của lô hàng K: Hệ số (trong khoảng 0,005 đến 0,01)
• Định mức vải còn được xác định dựa vào giá trị trung bình của một sản phẩm trong lô hàng:
Smc1 x P1 + Smc2 x P2 + … + Smcn x Pn
P1 + P2 + … + Pn
Trong đó: Pj : Số lượng sản phẩm loại j
Smcj : Diện tích mẫu cứng sản phẩm j
Để xác định được các Smcj có thể dùng máy đo dưới sự trợ giúp của máy tính.
• Định mức chỉ tiêu hao là lượng chỉ cần thiết may hoàn chỉnh sản phẩm trong sản xuất hàng loạt và là cơ sở cấp phát chỉ cho các dây chuyền may khi nhận được kế hoạch sản xuất số lượng sản xuất của một cỡ số.
Định mức chỉ tiêu hao được xác định dựa vào chiều dài đường may và độ dày của các lớp vải liên kết:
L = n x l x Dm
Trong đó: L: Lượng chỉ tiêu hao n: Mật độ mũi may l: Chiều dài đường may Dm: Lượng chỉ tiêu hao/1cm
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch
Sản phẩm của Công ty Minh Trí đa dạng với nhiều chủng loại, mẫu mã và kiểu dáng khác nhau, vì thế các sản phẩm cần dùng đến nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất và một loai nguyên vật liệu có thể được dùng để sản xuất nhiều loại sản phẩm.
• Cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch QD i = ∑QD ij Với QD ij = Đij x Qj x (1 + Tk) Trong đó: QD
i cầu nguyên vật liệu i kỳ kế hoạch QD
ij : Cầu vật liệu i để sản xuất sản phẩm j trong kỳ kế hoạch Đij: Định mức tiêu dùng vật liệu i để sản xuất đơn vị sản phẩm j Qj: Sản lượng kế hoạch sản phẩm j sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch Tk: Tỷ lệ hao hụt vật liệu
• Chi phí nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm j (Cij) C = QD x P (Với P : Giá nguyên vật liệu i)
Ví dụ: Theo kế hoạch, Quý I năm 2013, Công ty sản xuất 44.000 áo( mỗi loại cỡ 11.000 chiếc) và 24000 quần (mỗi loại cỡ 6000 chiếc) bằng vải Cotton jersey xám. Tỷ lệ hao hụt là 2%, tính nhu cầu vải Cotton jersey xám biết định mức tiêu dùng loại vải này như sau:
Loại cỡ S M XL XXL
Áo (m) 1,1 1,15 1,2 1,22
Quần (m) 1,38 1,4 1,43 1,47
Nhu cầu vải Cotton jersey xám để sản xuất áo là:
(1,1 + 1,15 + 1,2 + 1,22) x 11.000 x (1 + 0,02) = 52.400 (m) Nhu cầu vải Cotton jersey xám để sản xuất quần là:
( 1,38 +1,4 + 1,43 + 1,47) x 7000 x (1 + 0,02) = 40.555 (m) Nhu cầu vải cotton jersey xám cho sản xuất Quý I năm 2008:
52.400 + 40.555 = 92.955 (m)
Trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và khối lượng các đơn hàng, Công ty lâp kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch.
Bảng 3 Bảng định xác định nhu cầu nguyên vật liệu của công ty TNHH Minh Trí trong quý I năm 2014
(đơn vị tính:1000đ) STT Tên nguyên liệu Đơn vị tính Nhu cầu Đơn giá Thành tiền
1 Vải Cotton jersey xám M 93.000 12,5 1.162.500
2 Vải Cotton jersey trắng M 44.000 11,0 484.000
3 Vải Cotton jersey xanh M 162.100 14,0 2.269.400
4 Vải Cotton Rib trắng M 170.200 21,3 3.625.260
5 Vải Cotton Rib đen M 133.500 17,5 2.336.250
6 Vải tổng hợpvàng M 115.200 9,2 1.059.840 7 Vải tổng hợp xanh lục M 28.800 8,6 247.680 8 Vải tổng hợp đen M 21.000 10,0 210.000 9 Vải tổng hợp đỏ M 87.000 8,5 739.500 10 Vải Interlock M 73.000 16,5 1.204.500 11 Vải Voan 2 da M 57.500 14,0 805.000
12 Vải Satin Tricot M 148.200 14,3 2.119.260
13 Vải dệt kim CVC M 57.600 13,2 760.320
14 Vải Valisere trắng M 61.500 16,0 984.000
15 Vải Valisere hồng M 129.000 14,0 1.806.000
16 Vải Micro fibre xanh M 125.000 16,0 2.000.000
17 Vải Micro fibre tím M 127.200 15,0 1.908.000
18 Vải Polyester trắng M 75.000 11,2 840.000
19 Vải Polyester đen M 30.000 12,3 369.000
20 Vải Lycra M 125.000 19,0 2.375.000
21 Vải Oxford đỏ M 148.400 22,0 3.264.800
22 Vải Oxford vàng cam M 170.200 21,3 3.625.260
23 Vải Nylon affeta hồng M 127.500 13,6 1.734.000
24 Vải Nylon affeta xanh M 94.500 11,0 1.039.500
25 Vải Rayon M 155.000 13,5 2.092.500
26 Khuy 15N trắng/20NJR Cái 193.300 0,4 77.320
27 Dây chun trong M 36.820 2,3 84.686
(Nguồn phòng kinh doanh XNK) Từ việc định mức tiêu dùng nguyên vật liệu giúp công ty dễ dàng trong việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đảm bảo tính chính xác, giảm được chi phí sản xuất từ đó làm tăng lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên việc thực hiện công tác định mức nguyên vật liệu ở Công ty Minh Trí còn một số hạn chế đó là ý thức sử dụng nguyên vật liệu của cán bộ công nhân viên còn chưa cao nên một số nguyên vật liệu dùng quá định mức, dẫn đến một số trường hợp thiếu hụt vật liệu cho quá trình sản
xuất, gây khó khăn cho hoạt động quản lý nguyên vật liệu cũng như công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trính sản xuất.
2.2.1.2. Tìm và lựa chọn nhà cung ứng
Công ty thường sử dụng 3 hình thức chính để tìm các nhà cung ứng mới - Thông qua các báo giá của các nhà cung ứng
- Khách hàng giới thiệu cho công ty
- Chủ động thu thập, tiếp cận thông tin về các nhà cung ứng nguyên vật liệu trên internet
Về công tác đánh giá nhà cung ứng công ty thường tập trung vào các nhà cung ứng đã từng giao dịch trước đây vì điều này có thể giúp công ty hạn chế được rủi ro. Tuy nhiên việc tìm kiếm được nhà cung ứng mới tốt hơn có thể sẽ giúp công ty có nhiều những cơ hội hơn.
Khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu của Công ty dựa trên cơ sở uy tín, thông tin thu thập về các nhà cung ứng để đưa ra những quyết định mua sắm vật tư. Nhà cung ứng được lựa chọn phải đảm bảo chất lượng, tiến độ cung ứng, chất lượng vật tư và giá cả phù hợp. Thông thường, Công ty lựa chọn những nhà cung ứng cũ đã quen thuộc: Grandeza, Golden Wheat, Hang Tung, Phong Phú, … , trong đó hai nhà cung ứng chính là Golden Wheat và Hang Tung. Công ty và nhà cung ứng đều đã quan hệ với nhau ổn định và khá am hiểu và nhau. Những nhà cung ứng này đảm bảo độ tin cậy và Công ty không sợ rủi ro, tuy nhiên, phương thức và chất lượng nguyên vật liệu ít có sự thay đổi.
Tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng:
Việc lựa chọn các nhà cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu: + Đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất. + Đảm bảo giá cả và phương thức thanh toán hợp lý.
+ Đủ năng lực và độ tin cậy về chất lượng cũng như thời gian cung ứng.
Nhà cung ứng phải có năng lực đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty, đảm bảo về thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yếu tố khác, tránh tình
trạng thiếu vật tư làm gián đoạn quá trình sản xuất dẫn tới chậm tiến độ hoàn thành các đơn hàng .
Độ tin cậy về chất lượng nguyên vật liệu là yếu tố rất quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung ứng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của Công ty trên thị trường.
Giá cả và chất lượng hàng hoá phải hợp lý, phù hợp với giá cả thị trường. Nguyên vật liệu phải đảm bảo chất lượng, đồng thời mức giá không quá cao, hình thức thanh toán thuận tiện với điều kiện tài chính hiện có của Công ty. Công ty không chấp nhận nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn cũng như mức giá quá cao, các điều kiện thanh toán không thoả đáng, hoặc trị giá nguyên vật liệu nhà cung ứng buộc Công ty chấp nhận vượt quá điều kiện cho phép của Công ty.
Công ty sẽ dựa vào hồ sơ quy trình cung ứng cụ thể của những nhà cung ứng đã từng cung ứng cho Công ty, uy tín trên thị trường(chứng nhận, bằng khen,…nhà cung ứng nhận được), và theo những thông tin mà Công ty thu thập được để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng.
Bảng danh sách các nhà cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh TRÍ
Tuy nhiên công tác tìm và lựa chọn nhà cung ứng còn nhiều hạn chế như: Bộ tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng chưa được xây dựng một cách hoàn chỉnh, vẫn còn mang tính chất tượng trưng chưa được áp dụng một cách thực tế để đánh giá nhà cung ứng một cách cụ thể.
Chưa xây dựng được một thang đo cụ thể, chưa xác định được hệ số cân bằng cho các tiêu chí lựa chọn. Do đó chưa thực hiện đầy đủ các thủ tục đánh giá lựa chọn cho điểm và tổng kết một cách rõ ràng.
Chưa đưa ra được phương pháp đánh giá hiệu quả, việc lựa chọn theo thói quen, theo cảm tính thường khó chính xác dẫn đến nhầm lẫn làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty chưa thực sự phát huy được hiệu quả.
Sau khi lựa chọn nhà cung ứng thì công ty không còn tập trung vào công tác thu thập thông tin về các nhà cung ứng nguyên vật liệu tiềm năng khác trên thị
trường nữa mà chỉ cập nhật thông tin về tình hình thực hiện hợp đồng của các nhà cung ứng hiện tại thông qua hệ thống lưu trữ thông tin nội bộ của công ty.
2.2.1.3. Thương lượng và đặt hàng
Là một công ty may và nguyên vật liệu chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài nên kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Minh Trí dựa trên các đơn đặt hàng từ phía các đối tác nước ngoài. Khi nhận được các đơn hàng, Công ty sẽ lập kế hoạch sản xuất cho kỳ và kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho kỳ sản xuất. Lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng được xác định căn cứ vào các kế hoạch sản xuất trong kỳ.
Quy trình mua nguyên vật liệu với những đơn hàng mà đối tác không trực tiếp cung ứng nguyên vật liệu của Công ty Minh Trí được thể hiện qua sơ đồ sau:
Trách nhiệm Sơ đồ Các phòng ban Đủ, xuất Thủ kho Thiếu các phòng ban Không đạt Ban giám đốc
P. kinh doanh xuất nhập khẩu
P. kinh doanh xuất nhập khẩu không đạt
Ban giám đốc Đạt
P. Kinh doanh- Xuất nhập khẩu P. kinh doanh xuất nhập khẩu, nhà cung ứng
P. kỹ thuật, nhà cung ứng Không đạt, xử lý
Đạt
Thủ kho
Sơ đồ 3. Quy trình mua nguyên vật liệu đối với đơn hàng mà đối tác không trực tiếp cung ứng NVL tại Công ty Minh Trí
Lập nhu cầu cấp nguyên vật liệu Kiểm tra tồn kho
Lập dự toán sản xuất Duyệt Lựa chọn nhà cung ứng Lập đơn đặt hàng Duyệt Đặt hàng Ký hợp đồng và thu mua nguyên vật liệu
Kiểm tra
Quy trình mua nguyên vật liệu với những đơn hàng mà đối tác trực tiếp cung ứng nguyên vật liệu của Công ty Minh Trí được thể hiện qua sơ đồ sau:
Trách nhiệm Sơ đồ Các phòng ban Các phòng ban Không đạt Ban giám đốc Đạt
P.Kinh doanh - Xuất nhập khẩu
Không đạt Ban giám đốc
Đạt P. Kinh doanh- Xuất nhập khẩu
không đạt Khách hàng
Đạt P. kinh doanh xuất nhập khẩu,
nhà cung ứng
P. kỹ thuật, nhà cung ứng Không đạt, xử lý
Đạt Thủ kho
Sơ đồ 4. Quy trình mua nguyên vật liệu đối với đơn hàng mà đối tác trực tiếp cung ứng NVL tại Công ty Minh Trí
Đối với các đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, sau khi nhận đơn hàng , Công ty Minh Trí sẽ tính toán các định mức, xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất (có tính đến hao hụt, tổn thất). Công ty sẽ
Lập nhu cầu cấp nguyên vật liệu Lập dự toán sản xuất Duyệt Lập yêu cầu cấp nguyên vật liệu Duyệt
Gửi yêu cầu Duyệt
Cấp phát nguyên vật liệu
Kiểm tra
thoả thuận, bàn bạc với đối tác để đi đến thống nhất lượng nguyên vật liệu cần nhập về.
Đối với các đơn hàng mà công ty phải tự thu mua nguyên vật liệu, khi có đơn hàng , Công ty sẽ lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Thủ kho sẽ kiểm tra vật liệu tồn trong kho, nếu đủ thì xuất dùng, nếu thiếu thì sẽ làm theo các bước được trình bày ở sơ đồ trên. (Mẫu đơn hàng biểu mẫu 2.2.1 được trình bày ở phụ lục )
Với những đơn hàng trên, Công ty đã thông báo cho nhà cung ứng về số lượng, chủng loại và yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu, thời gian, địa điểm và phương thức thanh toán. Nếu đơn hàng được chấp nhận thì quá trình mua bán sẽ được diễn ra
Chỉ khi có đơn hàng, Công ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Nhu cầu cấp nguyên vật liệu của Công ty được tính toán căn cứ vào lượng nguyên vật liệu cần để đáp ứng các đơn hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất của Công ty. Lượng nguyên vật liệu này cũng chính là lượng dự trữ cần thiết trong Công ty. Với cách đặt mua hàng như vậy, Công ty sẽ giảm bớt được phần chi phí lưu kho, chi phí cho hoạt động bảo quản nguyên vật liệu,… Tuy nhiên, hình thức này cũng tạo ra một khó khăn lớn cho Công ty khi đơn hàng nhiều, Công ty không đưa ra định mức kịp thời như thế có thể dẫn đến tình trạng đình công.
Nguyên nhân xảy ra việc đình công là do Công ty quá chậm trong việc đưa ra định mức cho các đơn đặt hàng. Do vậy, đại bộ phận công nhân của Công ty phải làm việc trong tình trạng không biết trong tháng sẽ phải làm bao nhiêu hàng và định mức cụ thể ra sao. Đáng ra, khi bắt đầu có đơn đặt hàng mới, Công ty phải tính định mức sớm để công nhân có căn cứ làm việc. Tuy nhiên, bộ phận tính định mức lao động chưa có sự bàn bạc chưa thống nhất, chưa nhạy bén với công việc nên đã chưa đưa ra định mức kịp thời. Như vậy, cách đặt hàng của Công ty có thể tiết kiệm được chi phí lưu kho, bảo quản, …. Tuy nhiên, điều đó sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc đưa ra định mức, khi nhà cung ứng không có nguyên vật liệu để đáp ứng cho yêu cầu của Công ty sẽ dẫn đến tăng thời gian máy móc ngừng hoạt động, người lao động không đủ việc để làm,…. dẫn đến tăng chi phí cho sản xuất kinh doanh, làm giảm lợi nhuận của Công ty. Hơn nữa, với việc mua sắm nguyên vật liệu