III ) Phõn tớch thực trạng hoạt động đấu thầu mua sắm tại cụng ty cổ phần tập đoàn cụng nghệ CMC :
1) Quy trỡnh đấu thầu tại cụng ty cổ phần tập đoàn cụng nghệ CMC :
1.5) Kiểm soỏt chất lượng hồ sơ thầu: Cụng việc thực hiện
Cụng việc thực hiện
• Giữ 1 bản gốc phõn cụng cụng việc đó được thống nhất; theo dừi kiểm soỏt tiến độ cụng việc thực hiện đến đõu và cập nhật kết quả kiểm tra lần cuối của cỏc hồ sơ được gửi đi xem xột
• Kiểm tra lần cuối cỏc nội dung của hồ sơ. Nếu khụng đỏp ứng, đối với phần bị lỗi Phụ trỏch đấu thầu yờu cầu cỏc cỏn bộ phụ trỏch cỏc phần đú điều chỉnh lại
• Trong quỏ trỡnh theo dừi, kiểm tra cần chỳ ý:
o Bảng chào giỏ từ nhà cung cấp gửi cho Trung tõm phõn phối dự ỏn hoặc Trung tõm kinh doanh phải cú đầy đủ cỏc thụng tin như thời hạn hiệu lực bỏo giỏ, thời hạn giao hàng, thời hạn bảo hành xuất xứ, thuế VAT, loại giỏ chào thầu (EXW, COD Hà Nội,…), vv….
o Để đảm bảo sự chớnh xỏc cao nhất cỏc thụng tin trong hồ sơ chào giỏ: Giỏ đầu vào, số lượng, xuất xứ, bảo hành, VAT, cụng thức tớnh giỏ, vv... thỡ lónh đạo hoặc phụ trỏch đấu thầu chỉ định một cỏn bộ khỏc trong trung tõm kiểm tra lại cỏc thụng tin đú trước khi in ra bản chào giỏ cuối cựng.
o Việc kiểm tra thụng tin kỹ thuật trong hồ sơ chào giỏ: Cấu hỡnh, giải phỏp kỹ thuật, bảng tuyờn bố đỏp ứng kỹ thuật, vv.… phải được kiểm tra bởi một cỏn bộ kỹ thuật cú đủ năng lực đảm nhận .
o Đảm bảo sự phối hợp, trao đổi thụng tin của cỏc bộ phận cú liờn quan trong quỏ trỡnh làm hồ sơ thầu (lónh đạo cụng ty, PTĐT, PTHS, PTKT,…):
• Phụ trỏch đấu thầu chịu trỏch nhiệm cập nhật cỏc thụng tin thay đổi về giỏ.
• Phụ trỏch kỹ thuật chịu trỏch nhiệm cập nhật cỏc thụng tin thay đổi về kỹ thuật như thay đổi phương ỏn lựa chọn thiết bị chào thầu, P/N, cấu hỡnh kỹ thuật, …
• Phụ trỏch hồ sơ chịu trỏch nhiệm cập nhật cỏc thụng tin thay đổi liờn quan đến hồ sơ chung.