* Phát hành thư tín dụng.
• Tiếp nhận, xử lý hồ sơ xin mở L/C của khách hàng.
Khách hàng có yêu cầu mở L/C phải gửi NHNo bộ hồ sơ gồm:
- Thư yêu cầu mở L/C có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng. - Bản sao có xác nhận sao y bản chính của khách hàng về: hợp đồng nhập khẩu; văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành
•Thẩm định hồ sơ mở thư tín dụng.
- Tại Chi nhánh, thanh toán viên kiểm tra hồ sơ mở L/C và các giấy tờ cần thiết, kiểm tra sự chính xác, phù hợp trong thư yêu cầu mở L/C, nếu có sai sót phải hướng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh trước khi mở L/C mà không được tự động sửa chữa hoặc bổ sung các chi tiết thay khách hàng.
- Việc kiểm tra nguồn vốn thanh toán, xác định số dư tiền gửi, nhận tiền ký quỹ do phòng Kế toán thực hiện. Phòng Tín dụng sẽ xác định tỷ lệ ký quỹ trên cơ sở thẩm định từng đối tượng khách hàng. Nếu khách hàng đề nghị vay vốn để thanh
toán L/C, phòng Tín dụng sẽ xem xét hồ sơ cho vay theo chế độ tín dụng hiện hành, đề xuất mức ký quỹ mở L/C (NHNo không cho khách hàng mở L/C vay để chuyển vào tài khoản ký quỹ).
•Chọn ngân hàng thông báo/ ngân hàng thương lượng.
- Trường hợp khách hàng không chỉ định ngân hàng thông báo thì ưu tiên chọn ngân hàng thông báo/ ngân hàng thương lượng có quan hệ đại lý với NHNo.
- Trường hợp khách hàng chỉ định ngân hàng thông báo L/C không có quan hệ đại lý với NHNo, thanh toán viên ghi tên ngân hàng thông báo vào trường 57.
- Trường hợp khách hàng chỉ định L/C không hạn chế ngân hàng thương lượng và không cho phép đòi tiền bằng điện, trong L/C phải yêu cầu ngân hàng thương lượng thông báo bằng điện có mã xác nhận đã gửi chứng từ đòi tiền và ghi rõ số biên lai gửi chứng từ.
•Mở L/C.
- Khi khách hàng đã đáp ứng được đầy đủ các điều kiện quy định trong bước trên, thanh toán viên sẽ đưa dữ liệu vào máy tính để tiến hành mở L/C.
- Hiện nay, chi nhánh chỉ mở L/C bằng điện, không trực tiếp mở bằng thư. Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu mở bằng thư, chi nhánh sẽ mở bằng SWIFT sử dụng mẫu điện MT700, MT701 nhưng phải có chỉ thị "bằng thư" tại trường 72/79 và ngân hàng nhận điện là Sở giao dịch NHNo có nhiệm vụ chuyển L/C theo chỉ thị của chi nhánh.
- Sau khi được lập, điện mở L/C sẽ được thanh toán viên trình phụ trách phòng cùng toàn bộ hồ sơ, báo cáo lãnh đạo chi nhánh ký duyệt, sau đó giao một bản cho khách hàng và một bản lưu hồ sơ theo dõi. Mẫu điện hoàn chỉnh (mẫu trên giấy đã có đầy đủ các chữ ký cần thiết) sẽ được tính ký hiệu mật và chuyển đến sở giao dịch NHNo qua mạng máy tính để sở giao dịch tiếp tục kiểm tra. Nếu điện đã phù hợp thì gửi đi nước ngoài.
* Sửa đổi thư tín dụng.
Sau khi L/C được phát hành, nếu muốn sửa đổi thì khách hàng phải xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C theo mẫu kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người
bán (nếu có). Căn cứ yêu cầu của khách hàng và ý kiến của phòng tín dụng (nếu bằng vốn tín dụng), thanh toán viên phát hành sửa đổi gửi ngân hàng thông báo theo mẫu điện SWIFT MT707 (Amendment of a Documentary Credit).
* Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ đòi tiền của ngân hàng nước ngoài.
Chứng từ được ngân hàng nước ngoài gửi trực tiếp về cho chi nhánh thông qua bưu điện, chuyển phát nhanh...
Tại chi nhánh, thanh toán viên ký nhận chứng từ do bộ phận văn thư giao và mở sổ theo dõi; kiểm tra, đối chiếu chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan (nếu có), kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau và phù hợp của chứng từ với UCP 600 của ICC, ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ và trình phụ trách phòng kiểm tra lại, báo cáo lãnh đạo. Căn cứ quyết định của Lãnh đạo để trả tiền hoặc thông báo cho khách hàng. Việc kiểm tra chứng từ, thông báo từ chối chỉ được tiến hành trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ (kể cả thời gian luân chuyển chứng từ trong nội bộ Ngân hàng).
* Thông báo cho người xin mở thư tín dụng.
Sau khi kiểm tra chứng từ, chi nhánh thông báo kết quả kiểm tra chứng từ cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán (hoặc từ chối thanh toán trong trường hợp chứng từ không hợp lệ).
* Thanh toán cho ngân hàng nước ngoài.
Trong trường hợp Ngân hàng nước ngoài điện đòi tiền, thông báo chứng từ phù hợp hoặc thông báo chứng từ có sai sót và khách hàng đã chấp nhận sai sót, NHNo đã trả tiền, nhưng khi nhận chứng từ, kiểm tra có sai sót hoặc phát hiện thêm sai sót, thanh toán viên phải lập thông báo trình Phụ trách Phòng báo cáo Giám đốc để từ chối thanh toán và ghi rõ chờ sự chấp nhận của người mở L/C, đồng thời thông báo để khách hàng cho ý kiến. Nếu khách hàng chấp nhận sai sót, thanh toán viên lập điện thông báo chấp nhận chứng từ và đòi phí sai sót. Nếu khách hàng không chấp nhận sai sót, thanh toán viên lập điện từ chối và đòi hoàn trả tiền, đồng thời trả lại chứng từ cho nước ngoài và hạch toán xuất ngoại bảng số tiền trên chứng
từ trả lại.
Trong trường hợp chứng từ không phù hợp, khách hàng chưa chấp nhận thanh toán: trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày điện thông báo sai sót cho ngân hàng nước ngoài, nếu không nhận được chỉ thị của ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên lập điện nhắc lại lần thứ 2 và thông báo cho khách hàng về việc hoàn trả chứng từ. Trong vòng 05 ngày làm việc tiếp theo, nếu không nhận được ý kiến trả lời của khách hàng thì NHNo chủ động hoàn trả lại nguyên trạng bộ chứng từ cho ngân hàng nước ngoài, đồng thời hạch toán xuất ngoại bằng số tiền trên chứng từ trả lại.
Riêng trường hợp ngân hàng đã phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để khách hàng đi nhận hàng, thanh toán viên không thông báo cho khách hàng về sai sót của bộ chứng từ mà chỉ kê lỗi để trừ phí ngân hàng nước ngoài và lập điện chấp nhận thanh toán.
Việc từ chối thanh toán L/C (toàn bộ hay một phần) rất dễ dẫn đến tranh chấp với ngân hàng nước ngoài. Chi nhánh phải xem xét , cân nhắc kỹ các căn cứ từ chối trước khi quyết định từ chối. Cần chú ý rằng khi đã mở L/C, ngân hàng phát hành là người chịu trách nhiệm pháp lý thanh toán L/C, do đó ý kiến của khách hàng và các cơ quan, tổ chức khác về bộ chứng từ chỉ có giá trị tham khảo. Khi từ chối thanh toán, vẫn phải phong toả tài khoản ký quỹ, tài khoản tiền gửi số tiền tương ứng thanh toán L/C và các hồ sơ vay vốn (nếu có) để đề phòng việc từ chối không đúng, phải trả tiền cho ngân hàng nước ngoài thì thực hiện thanh toán cho nước ngoài (kể cả tiền phạt chậm trả - nếu có) từ các nguồn vốn này của khách hàng.
* Giao chứng từ cho khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc giao chứng từ cho khách hàng chỉ được thực hiện sau khi khách hàng đã trả tiền cho NHNo từ tài khoản tiền gửi, tiền vay.
Chứng từ phù hợp hoặc chứng từ không phù hợp nhưng khách hàng đã nhận hàng (ký hậu vận đơn hoặc bảo lãnh nhận hàng), thanh toán viên giao chứng từ cho khách hàng, yêu cầu khách hàng ký nhận (ghi rõ ngày, giờ nhận và tên người ký nhận).